Zapis księgowy, który wykorzystano przy ewidencjonowaniu faktury VAT za sprzedane towary, jest klasyfikowany jako zapis złożony, ponieważ angażuje więcej niż dwa konta księgowe. W omawianym przypadku zawiera on "Sprzedaż towarów", "VAT należny" oraz "Rozrachunki z odbiorcami". Przykładowo, zapis na koncie "Sprzedaż towarów" po stronie Wn opiewa na kwotę 3 500 zł, co odzwierciedla przychód ze sprzedaży. Z kolei zapis na koncie "VAT należny" również po stronie Wn wynosi 770 zł, co stanowi obowiązek podatkowy od tej sprzedaży. Strona Ma, czyli "Rozrachunki z odbiorcami", pokazuje całkowitą wartość transakcji, wynoszącą 4 270 zł, co jest sumą sprzedaży towarów oraz VAT-u. Taki sposób księgowania jest zgodny z zasadami równości bilansowej, gdzie suma zapisów po stronie Wn musi się równać sumie zapisów po stronie Ma. W praktyce, stosowanie zapisów złożonych pozwala na dokładniejsze śledzenie wpływów oraz zobowiązań, a także ułatwia przygotowanie raportów finansowych i podatkowych. Dzięki temu, księgowość staje się bardziej przejrzysta i zgodna z obowiązującymi przepisami prawa.
Wybór innego typu zapisu księgowego, takiego jak prosty, pojedynczy czy powtórzony, wskazuje na niepełne zrozumienie zasad księgowości. Zapis prosty to taki, który dotyczy tylko jednego konta, co w kontekście ewidencjonowania faktury VAT za sprzedane towary nie znajduje zastosowania. Prosty zapis nie oddaje pełnego obrazu transakcji, ponieważ nie uwzględnia innych istotnych elementów, takich jak VAT. Zapis pojedynczy w ogóle nie jest używany w praktyce księgowej, ponieważ odnosi się do systemów, które nie są zgodne z zasadami podwójnego zapisu. Powtórzony zapis, z kolei, sugeruje wielokrotne księgowanie tej samej operacji, co prowadziłoby do błędów w sprawozdaniach finansowych. Kluczowe w księgowości jest stosowanie podwójnego zapisu, gdzie każda operacja gospodarcza musi być zarejestrowana w dwóch miejscach, co zwiększa dokładność ewidencji i minimalizuje ryzyko błędów. Niezrozumienie tych podstawowych zasad może prowadzić do poważnych konsekwencji, takich jak błędne raportowanie podatków czy niewłaściwe zarządzanie finansami firmy. Prawidłowe księgowanie to fundament rzetelnej księgowości, dlatego znajomość i stosowanie zapisów złożonych jest niezbędne dla każdego księgowego.
