Numer faktury jest kluczowym elementem każdej faktury, ponieważ umożliwia jednoznaczną identyfikację dokumentu w systemie księgowym. Według przepisów prawa podatkowego w Polsce, każda faktura musi być oznaczona unikalnym numerem, który powinien być nadawany w sposób ciągły i chronologiczny. Brak numeru faktury może prowadzić do problemów w ewidencji podatkowej oraz w kontaktach z organami skarbowymi. Na przykład, w przypadku kontroli skarbowej, brak numeracji może oznaczać, że faktura nie istnieje w systemie, co może skutkować nałożeniem kar finansowych na przedsiębiorcę. W praktyce, numer faktury powinien być umieszczony w widocznym miejscu, aby ułatwić jego identyfikację. Dobrą praktyką jest również prowadzenie rejestru faktur w formacie elektronicznym, co ułatwia zarządzanie dokumentacją oraz zapewnia jej bezpieczeństwo i dostępność w przyszłości. Systemy ERP często oferują funkcjonalności, które automatycznie generują numery faktur zgodnie z obowiązującymi przepisami, co minimalizuje ryzyko błędów.
Wszystkie inne elementy wymienione jako odpowiedzi, takie jak wartość słownie, podpis sprzedawcy czy podpis nabywcy, choć mogą być istotne w kontekście ogólnej poprawności dokumentu, nie są kluczowe z punktu widzenia przepisów prawa podatkowego regulujących faktury. Wartość słownie, choć może być pomocna w unikaniu nieporozumień, nie jest obligatoryjna na fakturze. W praktyce, wiele firm decyduje się na jej dodanie, aby zwiększyć przejrzystość dokumentu, ale nie jest to wymóg formalny. Podpis sprzedawcy lub nabywcy również nie jest wymagany przez prawo, co może być zaskakujące dla osób nieznających przepisów. Często pojawia się mylne przekonanie, że faktura musi być podpisana, aby była ważna, co nie jest prawdą. W rzeczywistości, faktura elektroniczna może być uznawana za ważną bez podpisu, pod warunkiem, że spełnia inne wymogi, takie jak poprawne dane sprzedawcy i nabywcy oraz odpowiednia identyfikacja transakcji. Powszechnym błędem jest także przyjmowanie, że wszystkie elementy są równo istotne, co prowadzi do niepotrzebnych komplikacji w procesie wystawiania faktur. W celu uniknięcia tych nieporozumień, warto dokładnie zapoznać się z aktualnymi przepisami dotyczącymi wystawiania faktur oraz standardami branżowymi, które mogą się różnić w zależności od specyfiki działalności gospodarczej.
