Dokument przedstawiony na zdjęciu to zapytanie ofertowe, co oznacza, że firma zwraca się do potencjalnych dostawców z prośbą o przedstawienie swoich ofert. Tego rodzaju dokumenty są kluczowe w procesie zakupowym, ponieważ umożliwiają porównanie różnych ofert rynkowych, co jest niezbędne do podjęcia świadomej decyzji. W zapytaniu ofertowym powinny znaleźć się szczegóły dotyczące przedmiotu zamówienia, a także warunki dostawy, płatności oraz ewentualne rabaty. Z perspektywy dobrych praktyk branżowych, zapytanie ofertowe powinno być jasne i konkretne, aby dostawcy mogli przygotować odpowiednie oferty. Przykładowo, jeśli firma potrzebuje materiałów biurowych, zapytanie powinno zawierać specyfikacje dotyczące rodzaju, ilości oraz terminów dostaw. Umożliwia to uzyskanie ofert, które można skutecznie porównać, co w efekcie prowadzi do optymalizacji kosztów oraz wyboru najlepszego dostawcy.
Analiza błędnych odpowiedzi ujawnia szereg nieporozumień w zakresie zrozumienia dokumentacji handlowej. Oferta handlowa, będąca jedną z odpowiedzi, to dokument, który ma na celu przedstawienie konkretnych warunków sprzedaży danego towaru lub usługi przez dostawcę. W przeciwieństwie do zapytania ofertowego, oferta handlowa nie jest inicjatywą kupującego i nie zawiera prośby o złożenie oferty, lecz raczej stanowi odpowiedź na już złożone zapytanie. Kolejnym błędnym podejściem jest interpretowanie dokumentu jako zamówieniem klienta, które jest formalnym potwierdzeniem chęci zakupu towarów lub usług, a więc również różni się od zapytania ofertowego, które nie wiąże się z zobowiązującą decyzją. Umowa kupna to natomiast dokument, który formalizuje transakcję pomiędzy stronami, a jego zawarcie następuje dopiero po akceptacji oferty. Gdyby uczestnicy testu mieli na uwadze fundamentalne różnice pomiędzy tymi dokumentami, łatwiej byłoby im zrozumieć, że zapytanie ofertowe jest kluczowym narzędziem w procesie zakupowym, które pozwala na wyjście z prośbą o oferty do różnych dostawców i nie powinno być mylone z dokumentami, które następują później w procesie transakcyjnym.
