Pismo przewodnie jest dokumentem służącym do przekazywania innych dokumentów lub informacji, co zostało zauważone w treści zamieszczonego pisma. Oprócz przekazywania treści, pismo przewodnie często odnosi się do załączników i wskazuje, jakie dokumenty są do niego dołączone. W praktyce pismo to jest wykorzystywane w różnych kontekstach, zarówno w administracji publicznej, jak i w sektorze prywatnym, jako forma komunikacji pisemnej. Standardy dobrych praktyk w zakresie korespondencji urzędowej podkreślają, że pismo przewodnie powinno być jasne, zwięzłe i zawierać wszystkie niezbędne informacje, aby odbiorca mógł łatwo zrozumieć cel korespondencji. Warto również zwrócić uwagę, że zgodnie z przepisami prawa administracyjnego, pismo przewodnie powinno być sporządzane w formie pisemnej i powinno dostarczać pełnych informacji na temat przesyłanych dokumentów. Takie podejście zapewnia przejrzystość działań administracyjnych oraz ułatwia archiwizację i dostęp do dokumentów.
Zidentyfikowanie pism jako decyzji administracyjnej, notatki służbowej, czy zawiadomienia, może wynikać z nieprawidłowego zrozumienia celów i formatu tych dokumentów. Decyzja administracyjna to akt, który ma na celu rozstrzyganie spraw indywidualnych, często wiąże się z przyznawaniem praw lub obowiązków i jest skierowana do konkretnej osoby, co nie znajduje odzwierciedlenia w analizowanym dokumencie. Notatka służbowa, z kolei, jest wewnętrznym dokumentem, który nie ma charakteru formalnego komunikatu w obiegu publicznym, a przede wszystkim służy do przekazywania informacji wśród pracowników w ramach jednej organizacji, co również nie odpowiada charakterystyce pisma przewodniego. Zawiadomienie jest natomiast rodzajem pisma, które informuje o określonych faktach prawnych lub administracyjnych, ale nie służy do przekazywania innych dokumentów. Interpretacja dokumentów bez uwzględnienia kontekstu i specyfikacji ich funkcji prowadzi do nieprawidłowych wniosków. W praktyce bardzo ważne jest, aby znać różnice między tymi rodzajami dokumentów, ponieważ każdy z nich pełni odmienną rolę w procesach administracyjnych i komunikacyjnych. Błędna klasyfikacja dokumentów może prowadzić do nieporozumień oraz naruszeń procedur, co w dłuższej perspektywie wpływa na efektywność organizacji.
