Odpowiedź B jest prawidłowa, ponieważ spełnia wszystkie kryteria wymagane dla spisów zdawczo-odbiorczych. Dokument ten zawiera numer porządkowy, co ułatwia identyfikację oraz ewentualne odniesienie się do niego w przyszłości. Znak teczki i tytuł teczki lub tomu stanowią kluczowe informacje, które pozwalają na szybkie zlokalizowanie dokumentów w archiwum. Daty skrajne dokumentów są niezbędne do określenia okresu, którego dotyczą przekazywane akta, co ma znaczenie przy ich dalszym przetwarzaniu. Kategoria i liczba teczek to kolejne elementy, które są istotne dla organizacji dokumentów w archiwum, a podanie miejsca przechowywania akt pozwala na ich łatwy dostęp w przyszłości. Wreszcie, data przekazania do archiwum jest jednym z podstawowych elementów, który zapewnia, że dokumenty są odpowiednio zarządzane w kontekście przepisów dotyczących archiwizacji. Takie podejście do sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania dokumentami i archiwizacji.
Wybór innej odpowiedzi niż B wskazuje na zrozumienie niewłaściwych lub niepełnych informacji dotyczących sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych. Wiele osób może nie zdawać sobie sprawy z tego, jak ważne jest umieszczenie wszystkich kluczowych elementów w takim dokumencie. Na przykład, brak numeru porządkowego prowadzi do trudności w identyfikacji i odniesienia się do konkretnego spisu w przyszłości, co może powodować chaos informacyjny. Ponadto, zaniechanie wskazania tytułu teczki lub znaku teczki skutkuje niewłaściwą klasyfikacją dokumentów, co jest sprzeczne z zasadami organizacji przestrzeni archiwalnej. Niewskazanie dat skrajnych dokumentów nie tylko uniemożliwia zrozumienie okresu, którego dotyczą dane akta, ale także narusza zasady dotyczące ograniczenia przechowywania dokumentacji w czasie. Kategoria i liczba teczek są kluczowe dla efektywnego zarządzania przestrzenią archiwum. Z kolei brak informacji o miejscu przechowywania akt prowadzi do wydłużenia czasu poszukiwania dokumentów, co z kolei wpływa na efektywność pracy. Nieprawidłowe podanie daty przekazania do archiwum skutkuje brakiem dokładności w zarządzaniu dokumentami, co jest niezgodne z obowiązującymi standardami w obszarze archiwizacji. Aby uniknąć tych problemów, ważne jest, aby zrozumieć i stosować się do standardów oraz dobrych praktyk w zakresie sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych.
