Dokumentacja techniczna powinna być uporządkowana według kryterium branżowego, ponieważ każda branża ma swoje specyficzne wymagania i normy dotyczące dokumentacji. Uporządkowanie dokumentów według branż pozwala na efektywne zarządzanie informacjami oraz ułatwia pracownikom z danej dziedziny szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów. Na przykład, w branży budowlanej dokumentacja związana z projektami budowlanymi, normami budowlanymi, oraz specyfikacjami materiałów jest kluczowa. Dlatego, segregując dokumenty według branż, można uniknąć pomyłek i nieporozumień, co przekłada się na wyższą jakość pracy. Dodatkowo, wiele organizacji korzysta z systemów zarządzania dokumentacją, które wspierają takie klasyfikacje, co jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu projektami oraz zgodnością z normami ISO, które podkreślają znaczenie uporządkowania dokumentacji według kontekstu, w jakim jest używana.
Uporządkowanie dokumentacji według metadanych, tematów czy formatów, choć może wydawać się logiczne, nie jest praktycznym rozwiązaniem w kontekście zarządzania dokumentacją techniczną. Metadane odnoszą się do danych o danych, takich jak autorzy, daty stworzenia czy słowa kluczowe, co w przypadku technicznych dokumentów nie zawsze ułatwia ich wyszukiwanie i klasifikację. Tematy mogą być zbyt ogólne i nie uwzględniać specyficznych potrzeb branżowych, co może prowadzić do zagubienia istotnych informacji w nadmiarze dokumentów. Również uporządkowanie dokumentów według formatów, takich jak PDF, DOCX czy JPEG, nie odnosi się do zawartości merytorycznej dokumentacji. Przykładowo, dokumenty w różnych formatach mogą dotyczyć tej samej branży, a ich segregacja według formatu nie ułatwi użytkownikom odnalezienia konkretnych informacji. Tego rodzaju podejścia mogą prowadzić do frustracji i marnotrawienia czasu, ponieważ pracownicy nie znajdą szybko potrzebnych dokumentów. W praktyce, efektywne zarządzanie dokumentacją powinno być zgodne z najlepszymi praktykami branżowymi, które preferują klasyfikację według kontekstu i zastosowania, co umożliwia łatwiejsze dotarcie do informacji oraz zwiększenie efektywności pracy.
