Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik prac biurowych
Kwalifikacja: EKA.06 - Wykonywanie prac biurowych
Data rozpoczęcia: 31 maja 2025 17:44
Data zakończenia: 31 maja 2025 18:13

Egzamin zdany!

Wynik: 23/40 punktów (57,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Jakiego urządzenia należy użyć, aby chronić powierzchnię dokumentu przed wpływem wilgoci oraz promieniowaniem UV?

A. Laminatora

B. Bindownicy

C. Gilotyny

D. Trymera

Odpowiedzi typu bindownica, gilotyna czy trymer nie pasują do tematu ochrony dokumentów przed szkodliwymi rzeczami jak wilgoć czy promieniowanie UV, bo każde z tych urządzeń ma inne zastosowanie. Przykładowo, bindownica łączy kartki papieru w jedną całość, co jest ok, jeśli robisz broszury, ale nie chroni dokumentów przed wilgocią. Tak więc, dokumenty mogą się psuć. Gilotyna to narzędzie do cięcia papieru, ale też nie zabezpiecza niczego. Jej rola to jedynie obcinanie papieru do odpowiednich rozmiarów. No i trymer, mimo że przydatny do przycinania, nie ma nic wspólnego z ochroną dokumentów. Kiedy mówisz o zabezpieczaniu druku, powinno się korzystać z najlepszych praktyk, które mówią, że laminowanie to dobry sposób na ochronę przed uszkodzeniami, wilgocią czy promieniowaniem UV. Więc użycie bindownicy, gilotyny czy trymera w tym kontekście to częsty błąd, który bierze się z niezrozumienia ich funkcji.

Pytanie 2

W jakim układzie treści dokumentu stosuje się pojedyncze odstępy pomiędzy wierszami, dodatkową interlinię między akapitami oraz zwiększone wcięcie do 10 znaków?

A. Amerykańskim

B. Angielskim

C. Francuskim

D. Niemieckim

Wybór niepoprawnej odpowiedzi opiera się na powszechnych nieporozumieniach dotyczących układów treści pisma. Układ niemiecki, angielski i amerykański różnią się pod względem zastosowania odstępów i wcięć. W podejściu niemieckim preferowane są często większe odstępy między akapitami, co wpływa na ogólną kompozycję dokumentu, ale nie zawsze wprowadza dodatkową interlinię, co jest istotne w układzie francuskim. Z kolei układ angielski może wykorzystywać pojedyncze lub podwójne odstępy między wierszami, ale rzadko stosuje powiększone wcięcia akapitowe, co jest kluczowe dla odpowiedzi francuskiej. Układ amerykański z reguły preferuje prostotę i może wykorzystywać różne odstępy, ale również nie kładzie nacisku na powiększone wcięcia. Przyczyną błędnych odpowiedzi jest często uproszczenie i generalizacja zasad formatowania, co prowadzi do niezrozumienia różnic między tymi stylami. Osoby odpowiadające mogą nie zdawać sobie sprawy, że każdy z wymienionych układów ma swoje unikalne cechy, co jest istotne w kontekście przygotowywania dokumentów, oraz że zrozumienie tych różnic jest kluczowe w praktyce profesjonalnej. Przykłady dokumentów akademickich i biznesowych ilustrują różnorodność zastosowań tych układów, podkreślając, jak ważne jest ich właściwe stosowanie w różnych kontekstach.

Pytanie 3

W jakim systemie kancelaryjnym dokonuje się rejestracji spraw w oparciu o rzeczowy wykaz akt?

A. Bezdziennikowym

B. Dwudziennikowym

C. Jednodziennikowym

D. Dziennikowym

Odpowiedź bezdziennikowa jest prawidłowa, ponieważ w tym systemie kancelaryjnym stosuje się rejestrowanie spraw według rzeczowego wykazu akt, co oznacza, że sprawy są klasyfikowane według określonych kategorii tematycznych. W praktyce umożliwia to zorganizowane, systematyczne zarządzanie dokumentacją bez konieczności prowadzenia tradycyjnego dziennika spraw. Taki sposób klasyfikacji spraw jest szczególnie korzystny w instytucjach, które obsługują dużą liczbę akt, ponieważ ułatwia szybkie wyszukiwanie i odnajdywanie informacji. Na przykład, w urzędach administracji publicznej, gdzie obieg dokumentów musi być przejrzysty i zgodny z regulacjami prawnymi, system bezdziennikowy pozwala na efektywne zarządzanie sprawami poprzez przyporządkowanie ich do odpowiednich kategorii, co zwiększa efektywność pracy oraz minimalizuje ryzyko zagubienia dokumentów. To podejście jest zgodne z dobrymi praktykami w zarządzaniu informacją oraz standardami archiwizacji dokumentów, które zalecają utrzymanie porządku i spójności w klasyfikacji akt.

Pytanie 4

Po otwarciu koperty z przychodzącym pismem, co należy zrobić?

A. ponownie schować pismo do koperty

B. sporządzić kopię tego dokumentu

C. niezwłocznie przekazać pismo przełożonemu

D. odcisnąć pieczątkę wpływu na piśmie

Odciskanie pieczątki wpływu na piśmie przychodzącym jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania dokumentami w każdej organizacji. Pieczątka ta jest potwierdzeniem, że pismo zostało przyjęte przez odpowiednią instytucję i wskazuje datę jego wpływu. Umożliwia to ścisłe monitorowanie obiegu dokumentów oraz zapewnia transparentność w działaniach administracyjnych. Przykładowo, w przypadku kontroli audytorskiej, posiadanie odcisku pieczątki wpływu na dokumentach może być kluczowe dla wykazania zgodności z procedurami i przepisami prawa. Ponadto, praktyka ta wspiera organizację w utrzymaniu systemu archiwizacji dokumentów; każdy dokument z pieczątką jest łatwiejszy do zidentyfikowania i przyporządkowania do odpowiedniego folderu czy sprawy. Warto również zauważyć, że odpowiednie zaznaczenie daty wpływu na dokumenty przyczynia się do lepszego zarządzania czasem oraz zasobami, co jest zgodne z ogólnymi zasadami efektywnego i odpowiedzialnego zarządzania biurowego.

Pytanie 5

Który z wymienionych formularzy stanowi druk o ścisłym zarachowaniu w placówce edukacyjnej?

A. Blankiet legitymacji

B. Formularz zamówienia

C. Formularz faktury VAT

D. Polecenie wyjazdu służbowego

Blankiet legitymacji jest dokumentem o ścisłym zarachowaniu, który służy do potwierdzania tożsamości ucznia oraz jego statusu w placówce edukacyjnej. W kontekście szkoły, legitymacja jest nie tylko identyfikatorem, ale także potwierdzeniem uprawnień do korzystania z różnych ulg, takich jak zniżki w transporcie publicznym czy dostęp do specjalnych ofert. Zgodnie z obowiązującymi standardami, każdy blankiet legitymacji powinien być odpowiednio zabezpieczony przed fałszerstwem, co oznacza, że jego wydanie i ewidencjonowanie powinno odbywać się zgodnie z rygorystycznymi procedurami. Przykładem dobrego zastosowania jest systematyczne kontrolowanie stanu blankietów, ich wydawanie na podstawie zweryfikowanych informacji o uczniach oraz archiwizacja danych, co zapewnia pełną przejrzystość i odpowiedzialność w zarządzaniu dokumentacją szkolną.

Pytanie 6

Który z poniższych programów komputerowych można użyć do stworzenia oferty handlowej z tekstem i grafiką?

A. Microsoft Word

B. Microsoft OneNote

C. Microsoft Paint

D. Microsoft Access

Microsoft Word to wszechstronny edytor tekstu, który jest idealny do tworzenia ofert handlowych. Umożliwia użytkownikom wprowadzanie tekstu, formatowanie go oraz dodawanie różnorodnych elementów graficznych, takich jak zdjęcia, wykresy czy tabele. Dzięki bogatej bibliotece szablonów, użytkownicy mogą szybko stworzyć profesjonalnie wyglądające dokumenty, które łatwo można dostosować do specyficznych potrzeb klienta. Dodatkowo, program wspiera funkcje takie jak sprawdzanie pisowni, komentarze i śledzenie zmian, co jest niezwykle pomocne przy współpracy z innymi osobami. Integracja z aplikacjami z rodziny Microsoft Office, takimi jak Excel, pozwala na łatwe wstawianie danych i wykresów bezpośrednio z arkuszy kalkulacyjnych. W praktyce, wiele firm korzysta z Microsoft Word do przygotowywania ofert, ponieważ program ten nie tylko ułatwia estetyczne przedstawienie informacji, ale także przyczynia się do efektywności pracy zespołowej.

Pytanie 7

Dodatkowe elementy umieszczane poniżej tekstu pisma po lewej stronie, na poziomie podpisu, nie obejmują informacji odnoszących się do

A. listy osób, które podpisały pismo

B. rozdzielacza

C. załączników oraz ich liczby

D. innych odbiorców, którzy otrzymują pismo

Wybór odpowiedzi dotyczącej rozdzielników, załączników i ich liczby oraz innych odbiorców, którzy otrzymują pismo, jasno wskazuje na powszechny błąd w rozumieniu struktury dokumentów urzędowych i biznesowych. Rozdzielnik, umieszczany w dokumentach, pełni funkcję wizualnego oddzielania różnych sekcji tekstu, co jest kluczowe dla czytelności i przejrzystości dokumentu. Załączniki są istotnymi elementami, które mogą dostarczać dodatkowych informacji i wyjaśnień, co czyni je nieodłącznym składnikiem formalnych pism. W przypadku odbiorców, którzy otrzymują pismo, ich wymienienie podpisuje profesjonalny charakter korespondencji i zapewnia, że wszystkie zainteresowane strony są na bieżąco z informacjami. Użycie tych elementów jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie obiegu dokumentów. Zatem pomylenie ich z listą osób podpisujących pismo, które nie jest standardowym elementem dodatkowym, prowadzi do nieporozumień dotyczących struktury pisma oraz jego zawartości. Konsekwentne stosowanie poprawnych elementów w dokumentach jest kluczowe dla profesjonalizmu w komunikacji, a błędy w tym zakresie mogą wpływać na postrzeganie organizacji oraz jakość jej obiegu dokumentów.

Pytanie 8

Który z wewnętrznych dokumentów jest podstawą do określenia zakresu obowiązków dla różnych stanowisk w urzędzie gminnym?

A. Instrukcja do kancelarii

B. Regulamin organizacyjny

C. Zasady archiwizacji

D. Regulamin zatrudnienia

Regulamin organizacyjny jest kluczowym dokumentem wewnętrznym, który określa strukturę organizacyjną urzędu gminy, a także zakres odpowiedzialności poszczególnych stanowisk pracy. Stanowi on fundament dla opracowania szczegółowych zakresów czynności, ponieważ precyzyjnie definiuje role, zadania i kompetencje pracowników. Przykładowo, jeśli w regulaminie organizacyjnym wskazano na istnienie stanowiska kierownika wydziału, to zakres czynności dla tego stanowiska zostanie sporządzony w oparciu o zapisy zawarte w regulaminie, uwzględniając odpowiedzialność za zarządzanie zespołem oraz podejmowanie kluczowych decyzji. Dobrze opracowany regulamin organizacyjny wspiera efektywność działania urzędów, stwarzając przejrzystość struktury oraz ułatwiając identyfikację odpowiedzialności. Zgodnie z najlepszymi praktykami w zarządzaniu, regulamin powinien być regularnie aktualizowany, aby odzwierciedlał zmiany w organizacji oraz wymogi prawne.

Pytanie 9

Jaka powinna być minimalna powierzchnia podłogi pokoju biurowego, nieobjęta urządzeniami technicznymi i sprzętem, przypadająca na jednego pracownika w metrach kwadratowych?

A. 1 m2

B. 5 m2

C. 2 m2

D. 6 m2

Odpowiedzi 1 m², 6 m² oraz 5 m² nie spełniają wymogów dotyczących ergonomii i komfortu pracy w biurze. Przypisanie jedynie 1 m² na pracownika jest wyjątkowo nieodpowiednie, gdyż tak minimalna przestrzeń nie pozwala na swobodne poruszanie się oraz umiejscowienie niezbędnych urządzeń biurowych. Takie podejście może prowadzić do zwiększenia stresu oraz obniżenia wydajności pracy, co jest sprzeczne z współczesnymi standardami projektowania przestrzeni biurowych, które kładą nacisk na dobrostan pracowników. Odpowiedzi 6 m² oraz 5 m² wydają się bardziej rozsądne, ale nadal są niewłaściwe w kontekście efektywnego zarządzania przestrzenią. Większa powierzchnia może prowadzić do nieefektywnego wykorzystania biura, co wiąże się z wyższymi kosztami eksploatacyjnymi. W projektowaniu biur dąży się do optymalizacji przestrzeni, co oznacza, że każdy metr kwadratowy powinien być funkcjonalny, a jednocześnie komfortowy dla pracowników. Ważne jest, aby dostosowywać przestrzeń do potrzeb zespołu, a nie tylko do sztywnych norm, które mogą nie uwzględniać specyfiki danego miejsca pracy. Taki brak zrozumienia podstawowych zasad ergonomii i efektywności prowadzi do nieprawidłowych wniosków i nieefektywnego projektowania przestrzeni biurowych.

Pytanie 10

Metoda indukcyjna w tworzeniu treści pism polega na

A. formułowaniu krótkich, jednoznacznych zdań, pojedynczych.

B. przechodzeniu od ogólnego przedstawienia sprawy do szczegółowych stwierdzeń.

C. przechodzeniu od szczegółowych stwierdzeń do ogólnych.

D. stosowaniu w treści pisma znaków specjalnych.

Wielu ludzi myli różne metody sporządzania treści pism, co może prowadzić do nieporozumień. Przykładowo, przechodzenie od ogólnego naświetlenia sprawy do stwierdzeń szczegółowych nie jest metodą indukcyjną, lecz dedukcyjną. Dedukcja polega na formułowaniu ogólnych stwierdzeń, które następnie są poparte konkretnymi przykładami lub dowodami. Warto zauważyć, że takie podejście może być przydatne w niektórych kontekstach, ale nie spełnia kryteriów metody indukcyjnej. Innym błędnym założeniem jest skupienie na formułowaniu zdań jednoznacznych, krótkich i pojedynczych, co w rzeczywistości odnosi się bardziej do stylu pisania czy jasności komunikacji niż do samej struktury argumentacji. Używanie znaków specjalnych w treści pisma jest również zupełnie odrębnym zagadnieniem, które nie ma wpływu na to, w jaki sposób rozwijamy nasze myśli w kontekście indukcji. Chociaż jasność i zwięzłość są istotne w każdym dokumencie, kluczowym aspektem jest zrozumienie, jak różne metody myślenia i argumentacji wpływają na skuteczność komunikacji. Przekonania, że indukcja może obejmować te elementy, mogą wynikać z niepełnego zrozumienia podstawowych zasad metodologicznych, co może prowadzić do tworzenia mniej efektywnych pism i dokumentów.

Pytanie 11

Kiedy w dokumentach biurowych cały wyraz jest napisany dużymi literami, to w wersji tekstowej w piśmie Braille'a powinno się zastosować

A. podwójny znak dużej litery przed tym wyrazem

B. pojedynczy znak dużej litery przed tym wyrazem

C. podwójny znak dużej litery przed każdą literą wyrazu

D. pojedynczy znak dużej litery przed każdą literą wyrazu

Jak użyjesz tylko jednego znaku wielkiej litery przed wyrazem w Braille'u, to jest to błąd. To przez to, że nie pokazuje, że cały wyraz jest wielkimi literami. Na przykład, jak zapiszesz 'KONTAKT' w Braille'u z jednym znakiem, to ktoś może pomyśleć, że tylko pierwsza litera jest duża. To może być mylące dla osób, które polegają na tym systemie. W praktyce może to prowadzić do problemów, bo osoby czytające mogą nie zrozumieć, co autor miał na myśli. Używanie jednego znaku zamiast podwójnego to po prostu złe podejście i zgodnie z tym, jak powinno się komunikować z osobami niewidomymi. Warto pamiętać, że w wielu krajach na całym świecie stosuje się podwójny znak jako standard, a używanie jednego znaku naprawdę może pogorszyć jakość dokumentów dla osób z problemami ze wzrokiem.

Pytanie 12

W sześciopunktowym systemie pisma Braille'a zestaw punktów [25] wskazuje na

A. średnik

B. kropkę

C. dwukropek

D. przecinek

Odpowiedź 'dwukropek' jest poprawna, ponieważ w sześciopunktowym piśmie Braille'a, oznaczenie punktów [25] odpowiada właśnie tej interpunkcji. W systemie Braille'a, każda litera i znak interpunkcyjny mają swoje unikalne kombincje punktów, które są podzielone na dwie kolumny po trzy punkty. Dwukropek w Braille'u jest reprezentowany przez punkty 2 i 5, co w połączeniu z innymi punktami może tworzyć różne znaki. Użycie Braille'a w codziennym życiu osób niewidomych czy niedowidzących jest kluczowe, aby umożliwić im niezależność oraz dostęp do informacji. Przykładowo, dwukropek jest często stosowany w literaturze i dokumentach do wskazywania przerw w zdaniu, co jest istotne dla poprawnej interpretacji tekstu. Rozpoznawanie i poprawne użycie znaków interpunkcyjnych w Braille'u jest fundamentalne dla efektywnej komunikacji.

Pytanie 13

Wskaź właściwie zapisany skrót dla określenia "spółka z ograniczoną odpowiedzialnością"?

A. sp. z O.O.

B. sp. zoo

C. Sp. ZOO.

D. sp. z o.o.

Odpowiedź \"sp. z o.o.\" jest poprawnym zapisem skrótu oznaczającego spółkę z ograniczoną odpowiedzialnością, co jest zgodne z obowiązującymi normami prawnymi oraz standardami językowymi w Polsce. Skrót ten pochodzi z pełnej formy \"spółka z ograniczoną odpowiedzialnością\" i jest powszechnie używany w dokumentacji prawnej, umowach oraz w kontekście formalnym, takim jak rejestracja spółek w Krajowym Rejestrze Sądowym. Zapis \"sp. z o.o.\" stosuje małe litery oraz kropki po skrócie \"sp.\" oraz po \"o.\" co jest zgodne z zasadami tworzenia skrótów w języku polskim. Prawidłowe użycie tego skrótu jest istotne, ponieważ pozwala na jednoznaczne określenie rodzaju podmiotu prawnego, co jest niezbędne w sytuacjach prawnych, finansowych oraz podczas zawierania umów. Dobrą praktyką jest także stosowanie tego skrótu w materiałach marketingowych oraz w komunikacji z klientami, aby zapewnić przejrzystość i profesjonalizm w działaniach firmy."

Pytanie 14

Jakie dokumenty powinny być umieszczone w części B akt osobowych pracownika?

A. Umowa stron dotycząca rozwiązania umowy o pracę

B. Potwierdzenie, że pracownik zapoznał się z regulaminem pracy

C. Świadectwo pracy z wcześniejszego zatrudnienia

D. Dyplom potwierdzający posiadane kwalifikacje zawodowe

Potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z regulaminem pracy jest kluczowym dokumentem, który powinien znaleźć się w części B akt osobowych pracownika. Zgodnie z przepisami prawa pracy, każdy pracownik ma obowiązek zapoznania się z regulaminem pracy oraz innymi dokumentami regulującymi zasady zatrudnienia w danym zakładzie. Włączenie tego potwierdzenia do akt osobowych stanowi dowód na to, że pracownik był świadomy obowiązujących go zasad i regulacji, co jest istotne w kontekście ewentualnych sporów czy nieporozumień w przyszłości. Praktycznie, takie dokumenty mogą być niezbędne podczas kontroli inspekcji pracy, a ich brak może prowadzić do sankcji dla pracodawcy. Dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją osobową wskazują, że należy dbać o pełną transparentność i dostępność informacji, co potwierdza właściwe podejście do zarządzania zasobami ludzkimi. W związku z tym, dokument ten nie tylko spełnia wymogi prawne, ale także wspiera kulturę organizacyjną opartą na przestrzeganiu zasad i odpowiedzialności.

Pytanie 15

Dokumenty, które po pięciu latach przechowywania w archiwum, powinny zostać poddane przeglądowi przez eksperta, który zdecyduje o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu, powinny być oznaczone symbolem

A. AS

B. B5

C. Bc5

D. BES

Wybór innych symboli, takich jak B5, Bc5 czy AS, może wynikać z błędnego zrozumienia zasad archiwizacji dokumentów. Symbol B5 sugeruje, że dokumenty powinny być przechowywane przez pięć lat, jednak nie zawiera informacji o konieczności ich przeglądu przez specjalistę, co jest kluczowym elementem procesu selekcji dokumentów. Brak tego aspektu prowadzi do potencjalnego gromadzenia zbędnych dokumentów, co z kolei zwiększa koszty przechowywania oraz może stwarzać ryzyko utraty istotnych informacji. Podobnie, wybór Bc5 może wynikać z mylnego założenia, że sam proces przechowywania przez pięć lat wystarczy, aby zapewnić zgodność z regulacjami prawnymi, co jest niewystarczające. Z kolei symbol AS nie odnosi się do procedur przeglądu dokumentów, przez co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania danymi, w tym do zjawiska "zatrzymania dokumentów", czyli gromadzenia ich bez odpowiedniej analizy. W praktyce, ignorowanie potrzeby konsultacji z ekspertem przy podejmowaniu decyzji o przyszłości dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów dotyczących ochrony danych oraz zwiększonego ryzyka utraty istotnych informacji. Dlatego kluczowe jest przestrzeganie standardów zarządzania dokumentacją, które uwzględniają zarówno czas przechowywania, jak i konieczność przeglądu przez wykwalifikowany personel.

Pytanie 16

Jaką aplikację należy wykorzystać do przedstawienia wyników działalności firmy na slajdach?

A. Outlook

B. Word

C. PowerPoint

D. OneNote

PowerPoint to aplikacja, która została zaprojektowana z myślą o tworzeniu prezentacji multimedialnych, co czyni ją idealnym narzędziem do przedstawiania wyników działalności firmy. Dzięki funkcjom umożliwiającym dodawanie tekstu, obrazów, wykresów oraz multimediów, PowerPoint pozwala na efektywne przekazywanie skomplikowanych informacji w przystępnej formie. W dobrych praktykach prezentacyjnych podkreśla się znaczenie wizualizacji danych, a PowerPoint oferuje wiele narzędzi do ich wizualizacji, takich jak wykresy słupkowe czy kołowe, które pomagają w zrozumieniu trendów i wyników. Przykładowo, podczas prezentacji wyników kwartalnych firmy, można wykorzystać szereg slajdów do przedstawienia poszczególnych wskaźników oraz ich analizy, co pozwala na interaktywną dyskusję z uczestnikami. Ponadto, PowerPoint umożliwia korzystanie z szablonów, co przyspiesza proces tworzenia estetycznych i profesjonalnych prezentacji, co jest kluczowe w świecie biznesu.

Pytanie 17

Zarządzanie oraz kontrolowanie pracy działu administracyjnego w dużej organizacji należy do obowiązków

A. pracownika biura

B. kierownika działu administracyjnego

C. asystenta ds. personalnych

D. recepcjonisty

Asystent do spraw personalnych, pracownik kancelarii oraz recepcjonista mają swoje specyficzne role i obowiązki, które różnią się istotnie od zadań kierownika działu administracyjnego. Asystent do spraw personalnych koncentruje się głównie na kwestiach związanych z zarządzaniem zasobami ludzkimi, takimi jak rekrutacja, szkolenia oraz administracja wynagrodzeniami. W jego codziennej pracy dominują zadania związane z obsługą dokumentacji kadrowej oraz wsparciem w procesach związanych z zatrudnianiem, co nie obejmuje nadzorowania pracy całego działu administracyjnego. Pracownik kancelarii pełni rolę wsparcia administracyjnego, zajmując się obsługą dokumentów oraz bieżącą korespondencją, ale nie ma odpowiedzialności za organizację i kierowanie zespołem. Z kolei recepcjonista jest odpowiedzialny za pierwsze kontakty z klientami i gośćmi firmy oraz zarządzanie kalendarzem spotkań, co nie wiąże się z nadzorem nad pracą działu. Typowym błędem jest mylenie zakresów obowiązków oraz nieprecyzyjne rozumienie struktury organizacyjnej. Osoby odpowiedzialne za administrację powinny mieć szeroką wiedzę na temat zarządzania, procesów biurowych oraz umiejętność podejmowania decyzji, co znacząco wykracza poza zadania wyżej wymienionych ról.

Pytanie 18

Jakiej aplikacji należy użyć, aby przedstawić wyniki działalności firmy w formie slajdów?

A. Word

B. OneNote

C. Outlook

D. PowerPoint

PowerPoint to najbardziej odpowiednia aplikacja do prezentacji wyników działalności firmy w formie slajdów. Jest to narzędzie zaprojektowane z myślą o tworzeniu wizualnych prezentacji, które pozwalają na skuteczne przekazywanie informacji. Użytkownicy mogą korzystać z różnorodnych szablonów, animacji i efektów przejścia, co znacznie zwiększa zaangażowanie odbiorców. Zastosowanie PowerPointa w kontekście raportowania wyników przedsiębiorstwa pozwala na wizualizację danych za pomocą wykresów, diagramów i zdjęć, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie komunikacji biznesowej. Przykładowo, podczas rocznego podsumowania działalności firmy, można stworzyć slajdy ilustrujące kluczowe wskaźniki finansowe, trendy sprzedaży czy osiągnięcia zespołu. Dzięki temu informacje są nie tylko bardziej przystępne, ale także łatwiejsze do zapamiętania. Warto wspomnieć, że PowerPoint jest powszechnie stosowany w wielu organizacjach i branżach, co czyni go standardowym narzędziem w prezentowaniu wyników i strategii.

Pytanie 19

Sekretariat zajmujący się administracyjną i techniczną obsługą kierownika lub jego zastępcy, który występuje w dużych firmach posiadających wydzielone kancelarie ogólne, to sekretariat

A. osobisty

B. imprez

C. uniwersalny

D. działowy

Wybór odpowiedzi uniwersalny, imprez czy działowy nie odpowiada na pytanie dotyczące sekretariatu obsługującego konkretnego kierownika lub jego zastępcę. Sekretariat uniwersalny, choć może pełnić wiele funkcji, nie jest dedykowany dla jednego przełożonego, co czyni go mniej efektywnym w kontekście osobistej współpracy. Sekretariat imprezowy skoncentrowany jest na organizacji wydarzeń, co także nie odpowiada na potrzeby administracyjne i techniczne, jakie są wymagane przez kierownika. Z kolei sekrety działowy, mimo że obsługuje konkretne działy, nie jest właściwy dla indywidualnych potrzeb kierownika lub jego zastępcy. Takie rozumienie sekretariatów może prowadzić do nieporozumień w organizacji pracy i niewłaściwego przydzielania zadań. W praktyce, efektywne zarządzanie w dużych przedsiębiorstwach wymaga wyraźnego rozdzielenia ról oraz funkcji, co pozwala na lepszą efektywność i komunikację. Błędy w interpretacji funkcji różnych typów sekretariatów mogą prowadzić do chaosu organizacyjnego oraz spadku jakości obsługi, co jest sprzeczne z powszechnie przyjętymi standardami dobrych praktyk w zarządzaniu administracyjnym.

Pytanie 20

Przedstawiony fragment specyfikacji urządzenia biurowego dotyczy

n n n n

„...W jednym cyklu pracy, nanosi na kopertę cztery stemple:
- stempel znaczka pocztowego z wartością opłaty pocztowej;
- stempel z datą i miejscem wysłania korespondencji;
- stempel reklamowy np. logo firmy;
- stempel kategorii listu np.: POLECONY, PRIORYTET..."

A. frankownicy.

B. falcerki.

C. kopertownicy.

D. adresarki.

Frankownica to urządzenie biurowe, którego główną funkcją jest automatyczne nanoszenie stempli na przesyłki pocztowe. Specyfikacja przedstawiona w pytaniu odnosi się bezpośrednio do tego procesu, co sprawia, że odpowiedź jest prawidłowa. W kontekście biur, frankownice znacznie usprawniają proces wysyłki korespondencji, eliminując potrzebę ręcznego naklejania znaczków pocztowych. Przykładowo, urządzenia te mogą nanosić daty, kategorie listów oraz inne informacje, co jest zgodne z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania korespondencją. Frankownice są szczególnie przydatne w dużych organizacjach, gdzie ilość wysyłanych przesyłek jest znaczna, co pozwala na optymalizację kosztów i czasu. Warto zauważyć, że stosowanie frankownic jest zgodne z wymaganiami Poczty Polskiej i innymi standardami w zakresie nadawania przesyłek, co czyni je niezbędnym narzędziem w nowoczesnym biurze.

Pytanie 21

Kierownik polecił pracownikowi stworzenie dokumentu, w którym ma być zawarta prośba do zewnętrznej jednostki o przesłanie informacji dotyczących oferowanych produktów oraz ich cen. Pracownik powinien przygotować

A. ofertę

B. specyfikację

C. zamówienie

D. zapytanie ofertowe

Zapytanie ofertowe jest dokumentem, który służy do zbierania informacji o produktach i usługach oferowanych przez zewnętrzne jednostki. W przypadku zlecenia od kierownika, w którym pracownik ma przygotować pismo z prośbą o przesłanie informacji na temat towarów i ich cen, zapytanie ofertowe jest najbardziej odpowiednią formą. W praktyce zapytanie ofertowe może być wykorzystywane w różnych sytuacjach, na przykład przy wyborze dostawcy, co pozwala na uzyskanie porównania różnych ofert oraz lepsze zrozumienie rynku. Standardy branżowe, takie jak ISO 9001, wskazują na znaczenie dokumentowania takich zapytań w procesach zakupowych i zarządzania jakością. Warto podkreślić, że dobrze sformułowane zapytanie ofertowe powinno zawierać szczegółowe informacje na temat wymaganych produktów, ich specyfikacji oraz oczekiwanego terminu realizacji, co zwiększa szanse na otrzymanie konkretnych i użytecznych odpowiedzi od dostawców.

Pytanie 22

Jak długo powinno się archiwizować dokumenty klasyfikowane jako B5?

A. 10

B. 15

C. 20

D. 5

Dokumenty z kategorią archiwalną B5 trzyma się przez 5 lat. To oznacza, że po tym czasie, jak minie 5 lat od roku, kiedy zostały stworzone, można je spokojnie zniszczyć. To jest zgodne z przepisami o archiwizacji. Na przykład, księgowe papiery, które już nie są potrzebne do audytów czy sprawozdań, można usunąć. Warto, żeby firmy regularnie przeglądały swoje archiwa, bo to pomaga w zarządzaniu przestrzenią i zmniejsza koszty przechowywania. No i stosowanie zasad archiwizacji to dobry sposób, żeby uniknąć różnych problemów prawnych związanych z niewłaściwym trzymaniem dokumentów.

Pytanie 23

Gdy dokument podpisuje dwie lub więcej osób, informacje o załącznikach powinny być umieszczone

A. z lewej strony dokumentu, poniżej podpisów

B. z prawej strony dokumentu, przed podpisami

C. z lewej strony dokumentu, przed podpisami

D. z prawej strony dokumentu, poniżej podpisów

Odpowiedź 'z lewej strony pisma, poniżej podpisów' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi standardami dotyczącymi formy pism urzędowych, informacje o załącznikach powinny być umieszczane w miejscu, które nie zakłóca czytelności dokumentu. Umieszczenie tych informacji poniżej podpisów, z lewej strony, jest zgodne z zasadami estetyki dokumentów oraz ułatwia ich analizę przez odbiorcę. Tego rodzaju praktyka jest powszechnie stosowana w formalnej korespondencji, na przykład w urzędach, gdzie ważne jest, aby wszystkie kluczowe elementy były łatwo dostępne. Dzięki jasnemu umiejscowieniu informacji o załącznikach, odbiorca ma natychmiastowy dostęp do wiedzy na temat dodatkowych materiałów, które towarzyszą pisma, co jest szczególnie istotne w kontekście dokumentacji prawnej lub administracyjnej. Warto również podkreślić, że stosowanie jednorodnego formatu w dokumentach zwiększa profesjonalizm i spójność, co jest istotne w każdym procesie komunikacji pisemnej.

Pytanie 24

Jakiego rodzaju pismo ma charakter perswazyjny?

A. informacja.

B. reklamacja.

C. certyfikat.

D. raport.

Pisma, które mają charakter informacyjny, takie jak sprawozdania czy zaświadczenia, nie pełnią funkcji przekonywania odbiorcy do podjęcia określonych działań. Sprawozdanie jest dokumentem, który ma na celu przedstawić zebrane dane i informacje na dany temat, a nie wyrażenie opinii czy żądania. W kontekście administracyjnym, sprawozdania zazwyczaj wykorzystywane są do przekazywania wyników badań lub analizy sytuacji, co czyni je narzędziem raczej informacyjnym niż perswazyjnym. Podobnie, zaświadczenie jest dokumentem potwierdzającym określony stan faktyczny, na przykład zatrudnienie danej osoby lub odbycie pewnego kursu. Nie ma ono na celu perswadowania, lecz jedynie stwierdzania faktów. Z kolei awizo jest zawiadomieniem o konieczności odebrania przesyłki i nie jest dokumentem, który miałby na celu wyrażenie niezadowolenia lub żądania. Takie zrozumienie tych terminów może prowadzić do błędnych wniosków, ponieważ koncentruje się na funkcji informacyjnej pism, ignorując ich potencjalne zastosowanie w kontekście przekonywania. Właściwe rozróżnienie między tymi rodzajami pism jest kluczowe dla skutecznej komunikacji w środowisku biznesowym.

Pytanie 25

Dokumenty o charakterze niejawnym, którym przypisano klauzulę "tajne", oznaczane są symbolem

A. Z

B. Pf

C. 00

D. 0

Dokumenty niejawne, których klauzulę określa się jako "tajne", są oznaczane symbolem 0. To oznaczenie jest zgodne z klasyfikacją dokumentów w polskim systemie prawnym, w tym Ustawą z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych. Klauzula "tajne" wskazuje na szczególną ochronę tych dokumentów, ponieważ ich ujawnienie mogłoby spowodować poważne naruszenie bezpieczeństwa państwa lub interesów obronnych. Przykłady zastosowania tego oznaczenia obejmują dokumenty związane z planami obrony, informacjami wywiadowczymi czy strategiami administracyjnymi. Znajomość zasad klasyfikacji dokumentów niejawnych jest kluczowa dla osób pracujących w administracji publicznej i sektorze obronnym, gdzie zarządzanie informacjami wrażliwymi ma fundamentalne znaczenie dla zapewnienia bezpieczeństwa narodowego. W praktyce, stosowanie właściwych klauzul i symboli jest niezbędne do ochrony informacji, które mogą być szczególnie istotne w kontekście międzynarodowym i wewnętrznym.

Pytanie 26

W firmie "ERGODOM" dyrektor ma dwóch zastępców, z czego każdy z nich nadzoruje po trzech kierowników działów. Pod każdym kierownikiem działu znajdują się pracownicy zatrudnieni na równorzędnych stanowiskach. Jaką strukturę organizacyjną opisuje powyższy układ?

A. funkcjonalną

B. liniową

C. sztabowo-liniową

D. macierzową

Wybór innej struktury organizacyjnej wskazuje na niepełne zrozumienie podstawowych różnic pomiędzy różnymi typami hierarchii zarządzania. Struktura funkcjonalna, na przykład, dzieli organizację na różne działy, takie jak marketing, produkcja czy sprzedaż, gdzie każdy dział ma swoich menedżerów, co może prowadzić do problemów z komunikacją między działami. Nie jest to model, który odpowiada opisanej sytuacji w 'ERGODOM', ponieważ nie ma mowy o podziale na funkcje, a raczej o hierarchii opartej na bezpośrednich relacjach. Struktura macierzowa wprowadza jeszcze większą złożoność, łącząc różne struktury funkcjonalne z projektami, co może prowadzić do niejasności w zakresie odpowiedzialności i raportowania. W organizacji, w której kierownicy odpowiadają zarówno za funkcje, jak i projekty, mogą wystąpić konflikty interesów. Wreszcie, struktura sztabowo-liniowa łączy cechy struktury liniowej z dodatkowym wsparciem sztabowym, co nie jest reprezentatywne dla opisanej sytuacji, ponieważ brakuje w niej elementów wsparcia od sztabu. Zrozumienie tych struktur jest kluczowe w projektowaniu efektywnej hierarchii w organizacji i unikanie typowych błędów myślowych, które mogą prowadzić do niewłaściwego wyboru formy zarządzania.

Pytanie 27

Pierwszym etapem obiegu dokumentów jest

A. rejestracja.

B. dekreting.

C. podział.

D. przyjmowanie.

W obrębie obiegu pism pojęcia dekretacji, rozdzielania oraz rejestracji są często mylone, co prowadzi do nieporozumień w praktyce zarządzania dokumentami. Dekretacja to proces, w którym osoba lub zespół ocenia, jakie działania należy podjąć w odniesieniu do konkretnego dokumentu. Choć jest to ważny etap, następuje on dopiero po przyjęciu dokumentu. W praktyce, nieprawidłowe przypisanie dekretacji jako pierwszego etapu może prowadzić do chaosu w organizacji, gdyż nie można dokonać analizy treści dokumentu, który jeszcze nie został przyjęty i zarejestrowany. Rozdzielanie natomiast odnosi się do podziału dokumentów na różne kategorie, co również nie jest pierwszym krokiem w obiegu pism. Bez wcześniejszego zebrania i zarejestrowania tych dokumentów, rozdzielanie staje się nieefektywne, gdyż brak jest kontekstu dla poszczególnych pism. Rejestracja, chociaż kluczowa w obiegu dokumentów, również nie może odbyć się przed przyjęciem pisma. Zrozumienie hierarchii procesów oraz ich prawidłowej kolejności jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Ignorowanie tego porządku może prowadzić do opóźnień, błędów w przetwarzaniu oraz utraty ważnych informacji, co w konsekwencji może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie całej organizacji.

Pytanie 28

Regulamin jednostki organizacyjnej zawiera dane dotyczące między innymi

A. metod przyjmowania oraz wysyłania korespondencji

B. organizacji organów zarządzających i nadzorczych jednostki

C. wydawania i niszczenia dokumentacji

D. struktury oraz harmonogramu pracy

Wybór odpowiedzi dotyczący wydzielania i brakowania dokumentacji, systemu i rozkładu czasu pracy oraz sposobu przyjmowania i wysyłania korespondencji nie odnosi się bezpośrednio do treści statutu jednostki organizacyjnej. Wydzielanie i brakowanie dokumentacji to procesy związane z zarządzaniem dokumentami, które mogą być regulowane odrębnymi procedurami wewnętrznymi, ale nie są elementem statutu. Statut koncentruje się na zasadach funkcjonowania jednostki oraz jej strukturze zarządzania, a nie na operacyjnych aspektach administracyjnych, takich jak dokumentacja. Podobnie, system i rozkład czasu pracy są kwestiami regulowanymi przez przepisy prawa pracy oraz wewnętrzne regulaminy, które są istotne dla organizacji, ale nie stanowią kluczowych elementów statutu. W odniesieniu do korespondencji, jej przyjmowanie i wysyłanie zazwyczaj reguluje polityka komunikacyjna organizacji, co również nie jest bezpośrednio związane z zapisami w statucie. Typowym błędem jest zatem mylenie kluczowych dokumentów regulacyjnych, które służą do różnych celów organizacyjnych. Warto zrozumieć, że statut jest podstawowym aktem prawnym, określającym zasady działania, a nie operacyjne procedury, co może prowadzić do nieporozumień w zakresie zarządzania i organizacji pracy.

Pytanie 29

W jednolitym rzeczowym wykazie dokumentów opartym na systemie klasyfikacji dziesiętnej, standardowe akta dotyczące zarządzania i spraw kadrowych zazwyczaj są klasyfikowane w przedziałach

A. 0 - 1

B. 2 - 3

C. 6 - 7

D. 4 - 5

Wybór odpowiedzi 2 - 3, 4 - 5 lub 6 - 7 jest wynikiem nieporozumienia dotyczącego klasyfikacji akt w jednolitym rzeczowym wykazie. Klasy 2 - 3 są zazwyczaj związane z aktami dotyczącymi organizacji i prowadzenia działalności, natomiast klasy 4 - 5 odnosi się do spraw finansowych i majątkowych. Odpowiedzi te mogą być mylące, ponieważ wiele osób może nie zdawać sobie sprawy, że akta kadrowe i zarządzające nie są klasyfikowane w tych przedziałach. Istotnym błędem jest założenie, że każda sprawa administracyjna musi być związana z wyższymi klasami klasyfikacyjnymi, co jest niezgodne z rzeczywistością. Klasyfikacja 0 - 1 jest celowo zaprojektowana, aby ułatwić zarządzanie dokumentami kadrowymi, które są kluczowe dla funkcjonowania organizacji. Ignorując tę strukturę, można napotkać trudności w odnalezieniu potrzebnych informacji, co prowadzi do opóźnień w procesach kadrowych i zarządczych. Właściwe zrozumienie systemu klasyfikacji i jego zastosowania jest istotne dla skutecznego zarządzania aktami, dlatego warto poświęcić czas na przyswojenie tej wiedzy.

Pytanie 30

Czym jest pismo sprawozdawcze?

A. powiadomienie

B. upoważnienie

C. zamówienie

D. raport

Pismem sprawozdawczym jest raport, ponieważ dokument ten ma na celu przedstawienie szczegółowych informacji na temat określonego zagadnienia, wyników badań lub działań podjętych w danym okresie. Raporty są stosowane w różnych dziedzinach, takich jak zarządzanie, finanse, nauka czy projektowanie, gdzie kluczowe jest dokumentowanie postępów oraz wyników. W kontekście standardów branżowych, raportowanie jest niezbędne do podejmowania decyzji opartych na faktach oraz do analizy efektywności działań. Na przykład, w przedsiębiorstwie produkcyjnym raport roczny może zawierać informacje na temat wyników finansowych, analizę sprzedaży oraz plany na przyszłość, co jest istotne dla zarządzania ryzykiem i strategii rozwoju. W praktyce, umiejętność pisania raportów jest cenna, ponieważ pozwala na skuteczne komunikowanie kluczowych informacji interesariuszom oraz wspiera transparentność organizacji.

Pytanie 31

W protokole odbioru należy wskazać nazwy

A. wyłącznie strony odbierającej

B. strony odbierającej oraz prezesa firmy

C. tylko strony przekazującej

D. strony przekazującej i odbierającej

Wybór ograniczonej informacji o stronach biorących udział w przekazaniu mienia jest nieprawidłowy i może prowadzić do szeregu problemów. Ograniczenie się jedynie do wskazania strony odbierającej lub strony przekazującej nie tylko nie spełnia wymogów formalnych, ale także zagraża przejrzystości całego procesu. Na przykład, jeśli dokumentacja zawiera tylko dane strony odbierającej, to brakuje kluczowych informacji o osobie przekazującej, co może prowadzić do nieporozumień lub sporów dotyczących odpowiedzialności. Taki brak może również komplikować proces audytu, gdzie każda strona musi być w stanie udokumentować swoje działania i odpowiedzialność. W kontekście dobrych praktyk, standardy zarządzania dokumentacją, takie jak normy ISO, podkreślają konieczność pełnej identyfikacji obu stron w każdym dokumencie, aby uniknąć niejasności. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich odpowiedzi, to mylenie się w zakresie odpowiedzialności oraz niedocenianie znaczenia pełnej dokumentacji. W praktyce każda transakcja wymaga pełnej transparentności, aby zapewnić, że wszelkie przyszłe roszczenia mogą być odpowiednio rozwiązane na podstawie rzetelnych danych w dokumentacji.

Pytanie 32

Gdy dwa podpisy znajdują się na piśmie, to informację o załącznikach umieszcza się

A. pod treścią pisma po prawej stronie

B. pod treścią pisma po lewej stronie

C. pod podpisem umieszczonym po prawej stronie

D. pod podpisem umieszczonym po lewej stronie

Prawidłowa odpowiedź to umieszczenie informacji dotyczącej załączników pod podpisem złożonym po lewej stronie. W praktyce dokumentów oficjalnych, w tym pism urzędowych i handlowych, istnieją ustalone zasady dotyczące lokalizacji istotnych informacji. Umieszczając tę informację pod podpisem po lewej stronie, zachowujemy odpowiednią hierarchię i przejrzystość dokumentu. Przykładem mogą być pisma kierowane do instytucji państwowych, gdzie często wymagane jest podanie informacji o załącznikach w wyznaczonej sekcji dokumentu. Zgodnie z przyjętymi normami, takie umiejscowienie sprzyja lepszemu zrozumieniu treści pisma przez odbiorcę, co jest szczególnie ważne w sytuacjach formalnych. Dodatkowo, w kontekście wzorów dokumentów, wiele organizacji zaleca jednolitą formę prezentacji, co ułatwia pracę zarówno autorom, jak i odbiorcom. Znajomość tych zasad pozwala na tworzenie profesjonalnych i zgodnych z normami dokumentów, co ma kluczowe znaczenie w działalności biznesowej i administracyjnej.

Pytanie 33

Krótkie pismo handlowe, które informuje o nadaniu przesyłki to

A. rachunek

B. awizo

C. zamówienie

D. propozycja

Oferta to dokument, który przedstawia warunki sprzedaży towarów lub usług, a więc ma charakter propozycji, a nie informacji o wysyłce. Jest to ważny dokument w procesie handlowym, jednak nie spełnia funkcji powiadomienia o konkretnej transakcji. Faktura to formalny dokument, który potwierdza dokonanie transakcji oraz zobowiązanie do zapłaty za towary lub usługi. Zawiera szczegóły dotyczące sprzedawcy, nabywcy, przedmiotu transakcji oraz kwoty do zapłaty, ale nie informuje o wysyłce. Zamówienie, z kolei, jest prośbą klienta o dostarczenie towarów lub usług, a nie dokumentem informującym o ich wysyłce. Często myli się te pojęcia, ponieważ wszystkie są istotnymi elementami procesu handlowego, jednak ich funkcje są różne. Typowym błędem jest założenie, że jakikolwiek dokument związany z handlem może być użyty zamiennie z innym bez uwzględnienia ich specyficznych ról. Zrozumienie różnic między tymi dokumentami jest kluczowe dla efektywnego zarządzania procesami biznesowymi, a ich właściwe wykorzystanie wpływa na poprawność całej procedury logistycznej. W praktyce, znajomość i umiejętność posługiwania się tymi dokumentami jest niezbędna dla skutecznego funkcjonowania w środowisku biznesowym.

Pytanie 34

Kancelaria, w której dokumentowane są sprawy, a nie poszczególne dokumenty, funkcjonuje jako system

A. jednodziennikowy

B. dziennikowy

C. bezdziennikowy

D. dwudziennikowy

Odpowiedź 'bezdziennikowym' jest poprawna, ponieważ system kancelaryjny bezdziennikowy koncentruje się na rejestrowaniu spraw jako całości, a nie na poszczególnych dokumentach. W takim systemie każda sprawa jest traktowana jako odrębny byt, co umożliwia lepsze zarządzanie, śledzenie postępu oraz archiwizację informacji. Przykładem takiego systemu może być ewidencjonowanie spraw w sądach, gdzie rejestrowane są kluczowe informacje dotyczące sprawy, takie jak numer sprawy, strona, daty oraz terminarze, ale nie poszczególne pisma czy dokumenty. W praktyce oznacza to, że użytkownicy mogą łatwo monitorować stan każdej sprawy, co zwiększa efektywność pracy kancelarii. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją podkreślają znaczenie tworzenia zintegrowanych systemów, które umożliwiają śledzenie informacji w kontekście sprawy, co jest kluczowe dla transparentności i efektywności procesów prawnych. W kontekście kancelarii prawnych i administracji publicznej, zastosowanie systemów bezdziennikowych wspiera także lepszą komunikację między różnymi działami oraz ułatwia dostęp do informacji dla pracowników, co w efekcie prowadzi do szybszego i bardziej efektywnego rozpatrywania spraw.

Pytanie 35

W systemie kancelaryjnym bez rejestru każde pismo związane z określoną sprawą należy archiwizować

A. w dzienniku korespondencyjnym

B. w teczce akt osobowych

C. w rejestrze korespondencyjnym

D. w teczce aktowej

Prawidłowa odpowiedź wskazuje na konieczność przechowywania pism dotyczących danej sprawy w teczce aktowej, co jest zgodne z zasadami zarządzania dokumentacją w systemach kancelaryjnych bezdziennikowych. Teczka aktowa jest miejscem, w którym gromadzone są wszystkie dokumenty związane z konkretną sprawą, co umożliwia łatwy dostęp do informacji oraz ich efektywne zarządzanie. W praktyce, każdy dokument powinien być archiwizowany w sposób systematyczny, aby zapewnić spójność i przejrzystość. W kontekście dobrych praktyk w zarządzaniu dokumentacją, kluczowe jest stosowanie jednorodnych zasad archiwizacji, co pozwala na zgodność z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami firmy. Dobrze zorganizowana teczka aktowa ułatwia również procesy audytowe i kontrolne, a także wspiera zachowanie poufności informacji. Przykładem zastosowania tych zasad może być prowadzenie teczki aktowej dla każdego klienta w kancelarii prawnej, co pozwala na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w przyszłości oraz na skuteczną obsługę klienta.

Pytanie 36

Na spotkanie partnerów firmy pracownik przygotował pokaz multimedialny. Jakie urządzenie będzie kluczowe do zaprezentowania prezentacji?

A. Dyktafon

B. Flipchart

C. Projektor

D. Kamera

Projektor jest kluczowym urządzeniem do wyświetlania prezentacji multimedialnych, ponieważ umożliwia przeniesienie obrazu z komputera na większy ekran lub ścianę, co jest niezbędne w kontekście zebrania wspólników. Projektory są zaprojektowane do pracy z różnymi formatami, w tym PowerPoint, PDF oraz filmami, co pozwala na zróżnicowane i dynamiczne prezentacje. W praktyce korzystanie z projektora zapewnia lepszą widoczność i umożliwia zaangażowanie wszystkich uczestników zebrania. Warto również zauważyć, że standardy branżowe zalecają, aby projektory miały odpowiednią jasność (mierzoną w lumenach), aby zapewnić komfort oglądania w różnych warunkach oświetleniowych. Dobre praktyki sugerują również, aby przed prezentacją przetestować sprzęt oraz przygotować kopię zapasową prezentacji na nośniku zewnętrznym. Efektywne wykorzystanie projektora, w połączeniu z dobrze zorganizowaną prezentacją, może znacząco wpłynąć na jakość komunikacji w zespole oraz na podejmowane decyzje.

Pytanie 37

Miejsce pracy z monitorem ekranowym powinno być zlokalizowane w biurze w taki sposób, aby odległość pomiędzy sąsiednimi monitorami wynosiła przynajmniej

A. 0,6 m

B. 0,9 m

C. 0,2 m

D. 0,4 m

Odpowiedź 0,6 m jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z normą PN-EN 527-1:2011, odległość między monitorami ekranowymi w stanowiskach pracy powinna wynosić co najmniej 0,6 m. Taka odległość jest kluczowa dla zapewnienia komfortu pracy oraz minimalizacji ryzyka wystąpienia problemów zdrowotnych, takich jak zmęczenie oczu czy bóle głowy. W praktyce oznacza to, że pracownicy nie będą narażeni na nadmierne odblaski czy zakłócenia wizualne, które mogą pojawić się, gdy monitory są zbyt blisko siebie. Dodatkowo, odpowiednia odległość umożliwia lepszą ergonomię stanowiska, co jest szczególnie istotne w kontekście długotrwałego korzystania z komputera. Warto również zauważyć, że przestrzeganie tych norm jest częścią polityki BHP w miejscu pracy, co może przyczynić się do zwiększenia efektywności i zadowolenia pracowników.

Pytanie 38

Kierownik firmy polecił sekretarce przesłać aktywny arkusz kalkulacyjny do dyrektorów oddziałów przedsiębiorstwa. Dyrektorzy powinni wprowadzić dane do arkusza, które będą automatycznie przeliczone. W jaki sposób należy dostarczyć arkusz do wypełnienia?

A. Za pośrednictwem poczty tradycyjnej — listem poleconym

B. Za pośrednictwem poczty tradycyjnej — listem zwykłym

C. Za pośrednictwem linii telefonicznej — faksem

D. Za pośrednictwem poczty elektronicznej — jako załącznik do maila

Wysyłanie arkuszy kalkulacyjnych za pośrednictwem poczty elektronicznej jako załączników to standardowa praktyka w nowoczesnych organizacjach. Dzięki temu możliwe jest szybkie i efektywne przekazywanie dokumentów, które mogą być natychmiast otwierane i edytowane przez odbiorców. Arkusz kalkulacyjny z formułami, które automatycznie przeliczają wprowadzone dane, stanowi istotne narzędzie do zbierania informacji w sposób zorganizowany. Przesyłając arkusz w formie elektronicznej, zapewniamy również, że dyrektorzy filii mogą łatwo przesyłać swoje uzupełnione dokumenty z powrotem, co minimalizuje czas i koszty związane z tradycyjną korespondencją. W praktyce, korzystanie z poczty elektronicznej umożliwia także zastosowanie dodatkowych funkcji, jak np. monitorowanie stanu wiadomości, co jest istotnym atutem w zarządzaniu projektami. Warto również zaznaczyć, że w obecnych czasach, z uwagi na globalizację i zdalne miejsca pracy, przesyłanie plików drogą elektroniczną stało się kluczowym elementem efektywnej komunikacji w organizacjach.

Pytanie 39

Skrót "a.a." umieszczony na dokumentach oznacza, że pismo

A. powinno zostać skierowane do ostatecznej akceptacji

B. zawiera informacje szczególnie chronione

C. należy dołączyć do akt sprawy

D. zostało zaklasyfikowane jako tajne

Wybór odpowiedzi dotyczącej szczególnej ochrony danych, poufności, czy skierowania do ostatecznej aprobaty można zrozumieć jako próbę klasyfikacji dokumentu w kontekście jego wagi czy stopnia tajności. Niemniej jednak, każde z tych podejść nie odnosi się bezpośrednio do specyficznego znaczenia skrótu "a.a.". Oznaczenie dokumentu jako zawierającego dane szczególnie chronione stosuje się w kontekście aktów wymagających dodatkowej ochrony ze względu na wrażliwość informacji, co nie jest równoznaczne z procedurą archiwizacji. Odpowiedź sugerująca, że pismo zostało zakwalifikowane jako poufne, również nie jest trafna, ponieważ skrót "a.a." nie odnosi się do stopnia tajności, ale do konieczności dołączenia dokumentu do akt. Kryteria poufności są regulowane przez inne przepisy i oznaczenia, takie jak "poufne" czy "tajne". Natomiast skierowanie dokumentu do ostatecznej aprobaty to proces oceny i zatwierdzenia treści pisma, co również jest oddzielnym działaniem od archiwizacji. Błędne podejścia mogą wynikać z niepełnego rozumienia terminologii związanej z dokumentacją oraz jej obiegiem. Zrozumienie, że "a.a." jednoznacznie związane jest z archiwizacją, jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją i unikania potencjalnych problemów związanych z brakującymi informacjami w przyszłości.

Pytanie 40

Jakie działanie należy podjąć w pierwszej kolejności przy organizacji zebrania?

A. Sformułowanie porządku obrad

B. Wybór osoby odpowiedzialnej za protokół

C. Zarezerwowanie miejsca na konferencję

D. Określenie celu i tematu zebrania

Zarządzanie zebranie to naprawdę ważna sprawa. Jak się nie określi celu, to może być chaos, uczestnicy nie będą wiedzieć, co robić i co ich czeka. Na przykład, jak spotykasz się z zespołem projektowym, to warto mieć na celu omówienie postępów w pracy i rozwiązanie ewentualnych problemów. Dobrze jest też stworzyć zarys, żeby każdy wiedział, co przygotować i co przynieść. W moim doświadczeniu, warto korzystać z zasady SMART przy definiowaniu celu – żeby był jasny, mierzalny, dał się osiągnąć, realistyczny i w określonym czasie. Jak zebranie jest dobrze zaplanowane, to szansy na sukces rosną, a uczestnicy bardziej się angażują. Poza tym, taki plan pozwala ogarnąć czas spotkania, co jest mega istotne w pracy zespołowej.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej