Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 23 maja 2025 18:02
Data zakończenia: 23 maja 2025 18:15

Egzamin zdany!

Wynik: 29/40 punktów (72,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Kiedy porządkuje się zdjęcia, zaleca się ich klasyfikację według

A. dat wykonania

B. formatów

C. tematów

D. nazwisk autorów

Prawidłowa odpowiedź to grupowanie fotografii według tematów, co jest kluczowym elementem w procesie archiwizacji i organizacji zasobów wizualnych. Tematyczne kategoryzowanie zdjęć umożliwia efektywne zarządzanie kolekcjami i sprawia, że wyszukiwanie oraz późniejsze odnajdywanie konkretnych obrazów staje się znacznie łatwiejsze. Na przykład, w przypadku organizacji zdjęć z różnych wydarzeń, takich jak wakacje, przyjęcia czy uroczystości rodzinne, grupowanie ich według tematu pozwala na szybkie przeszukiwanie kolekcji i dodaje kontekst do zbioru. W praktyce, standardy takie jak Dublin Core czy ISO 14721:2012 (OAIS) podkreślają znaczenie metadanych związanych z tematyką, co jest pomocne nie tylko dla użytkowników, ale również dla przyszłych archiwistów. Prawidłowe grupowanie zdjęć według tematów wspiera również procesy kreatywne, umożliwiając artystom i projektantom łatwy dostęp do inspiracji z przeszłości.

Pytanie 2

Ile egzemplarzy należy przygotować dla metryczki nagrania?

A. W dwóch egzemplarzach

B. W pięciu egzemplarzach

C. W czterech egzemplarzach

D. W trzech egzemplarzach

W przypadku metryczki nagrania, kluczowym aspektem jest zrozumienie, jakie są potrzeby związane z jej sporządzaniem. Odpowiedzi sugerujące, że należy wykonać więcej niż dwa egzemplarze, mogą wynikać z mylnego przekonania o potrzebie intensywnej dokumentacji w różnych lokalizacjach lub przez różne zespoły. W praktyce jednak, posiadanie trzech, czterech czy pięciu egzemplarzy metryczki w większości przypadków jest zbędne i może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu dokumentacją. Przechowywanie zbyt wielu kopii może również wprowadzać zamieszanie, utrudniając identyfikację aktualnych i ważnych dokumentów. Warto zauważyć, że w kontekście archiwizacji, najważniejsze jest, aby mieć dostęp do odpowiednich informacji, a nie do ich nadmiaru. Niekiedy zbyt duża liczba egzemplarzy może prowadzić do nieścisłości, gdyż różne wersje mogą wprowadzać niespójności w danych. Ponadto, standardy branżowe wskazują, że kluczowym celem dokumentacji jest zapewnienie jej dostępności oraz łatwości w obiegu, a nie jej nadmiar. Dlatego najrozsądniejszym podejściem jest sporządzanie dwóch egzemplarzy, które są wystarczające dla większości zastosowań.

Pytanie 3

Dokumentacja zarchiwizowana, stworzona przez pojedynczego autora w trakcie realizacji obowiązków merytorycznych i terytorialnych, tworzy zespół

A. Jednolity

B. aktywny

C. pasywny

D. złożony

Odpowiedź "prosty" jest jak najbardziej trafna. Zespół dokumentacji archiwalnej, który tworzony jest przez jednego twórcę w trakcie jego pracy, to typowy przykład zespołu prostego. Zespół prosty to po prostu zbiór dokumentów, które nie są podzielone na jakieś podzespoły i mają prostą strukturę. W praktyce to znaczy, że wszystko robi jedna osoba lub jednostka, co ułatwia utrzymanie porządku i spójności w dokumentach. W archiwistyce, standardy takie jak ISAD(G) czy normy ISO 15489 podkreślają, jak ważne jest określenie kto stworzył dokumenty i w jakim kontekście, żeby móc je dobrze przechowywać i udostępniać. Na przykład, kiedy specjalista pracuje nad projektem i zbiera wszystkie materiały w jedną całość, to właśnie to podejście zwiększa efektywność zarządzania. Moim zdaniem, to bardzo istotna sprawa, żeby mieć dobrze zorganizowane dokumenty.

Pytanie 4

Dokument archiwalny nie stanowi

A. inwentarz kartkowy

B. wypis zdawczo-odbiorczy

C. przewodnik po zasobie archiwum

D. preliminarz

Preliminarz to taki dokument, który jest bardziej narzędziem do planowania i organizowania działań, niż do archiwizacji. Czyli, nie jest to coś, co służy do zapisywania historii. Zamiast tego mamy dokumenty jak spisy zdawczo-odbiorcze czy inwentarze, które pomagają w archiwizacji. Spis zdawczo-odbiorczy to ważna rzecz, bo pozwala rejestrować, co i komu zostało przekazane. Dzięki temu można łatwiej śledzić, co się dzieje z dokumentami i utrzymać porządek w archiwum. Inwentarz kartkowy to też fajne narzędzie, bo ułatwia katalogowanie dokumentów, a to oznacza, że szybciej znajdziemy to, czego szukamy. Przewodniki po zasobach archiwum też są bardzo przydatne, bo dają nam info o tym, co mamy w archiwum. W ogóle, w archiwizacji ważne jest, aby korzystać z dobrych narzędzi, żeby wszystko było jasne i trwałe.

Pytanie 5

Jaką czynnością kończy się etap właściwego porządkowania dokumentacji?

A. Wykonaniem konserwacji

B. Przeorganizowaniem dokumentacji

C. Usunięciem brakujących dokumentów

D. Nadaniem sygnatury archiwalnej

Wybrakowanie dokumentacji, przeprowadzenie konserwacji oraz przepakowanie dokumentacji to działania, które mogą być częścią różnych procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją, ale nie są one kluczowe dla etapu porządkowania właściwego. Wybrakowanie dokumentacji oznacza usunięcie zbędnych lub nieaktualnych dokumentów, co jest ważne, ale dokonuje się tego na wcześniejszych etapach procesu archiwizacji, a nie na końcu porządkowania. Konserwacja dokumentacji to natomiast czynność mająca na celu zapewnienie jej trwałości i ochrony, ale nie jest ona bezpośrednio związana z nadawaniem sygnatury. Przepakowanie dokumentacji służy raczej logistycznym celom, takim jak reorganizacja przestrzeni archiwalnej, niż formalizacji jej statusu w systemie archiwalnym. Właściwe zrozumienie tych procesów jest kluczowe, aby uniknąć błędnych wniosków o końcowych krokach w archiwizacji. Często przyczyną takich nieporozumień jest mylenie działań związanych z zarządzaniem dokumentami z formalnymi krokami archiwizacji, co może prowadzić do nieefektywności oraz dezorganizacji w zarządzaniu zasobami informacyjnymi.

Pytanie 6

Jak nazywa się zasada uznawania relacji między archiwami a obszarem, na którym zostały utworzone?

A. Pertynencji

B. Kancelaryjna

C. Registratury

D. Proweniencji

Odpowiedź 'pertynencji' odnosi się do zasady w archiwistyce, która mówi o tym, jak ważne jest połączenie między zespołami archiwalnymi a miejscem, gdzie te dokumenty powstały. Wiesz, to jest naprawdę istotne, bo pomaga lepiej zrozumieć, dlaczego dane dokumenty są takie, jakie są oraz jak potem je przechowujemy i udostępniamy. W praktyce to znaczy, że archiwa powinny brać pod uwagę lokalne warunki, co ma duże znaczenie dla tworzenia polityki archiwalnej w danym rejonie i dla ochrony dziedzictwa kulturowego. Na przykład, archiwizując dokumenty lokalnych instytucji, zyskujemy nie tylko ważne źródło informacji, ale też odzwierciedlamy unikalność naszych terenów. Dobrze zorganizowane archiwa, zgodnie z zasadą pertynencji, są w stanie lepiej wspierać lokalne społeczności oraz badaczy, którzy szukają informacji o swoim regionie. Dlatego, uwzględnianie tej zasady w archiwistyce jest kluczowe dla lepszego zarządzania zasobami archiwalnymi i wspierania działań na rzecz ochrony kultury.

Pytanie 7

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać w spisie zdawczo-odbiorczym elektronicznych dokumentów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego?

A. Liczba porządkowa

B. Znak teczki

C. Tytuł sprawy

D. Liczba dokumentów w sprawie

W spisie zdawczo-odbiorczym archiwalnych dokumentów ważne jest, by wiedzieć, jakie informacje są kluczowe do dobrej archiwizacji i późniejszego odnajdywania tych dokumentów. Tu chodzi o tytuł sprawy, liczbę dokumentów i ich liczby porządkowe. Tytuł sprawy daje kontekst, co naprawdę ułatwia potem szukanie i identyfikację dokumentów. Liczba dokumentów w sprawie pozwala na kontrolowanie, ile tego jest, co ma znaczenie przy rezerwowaniu miejsca w archiwum. Liczba porządkowa też jest istotna, bo pomaga w organizacji i dostępności dokumentów, a to wszystko ma swoje zasady. Znak teczki w tym kontekście może stworzyć zamieszanie, bo to wewnętrzny element klasyfikacji, który nie za bardzo pasuje do archiwizacji państwowej. Dobrze byłoby zrozumieć te zasady i zastosować je w praktyce, żeby nie było problemów z dokumentami. Jak się nie przestrzega tych zasad, to można stracić dokumenty albo mieć problemy z ich znalezieniem, a w najgorszym wypadku narazić się na kłopoty prawne.

Pytanie 8

Jakie urządzenie powinno być użyte do otwierania dokumentacji zapisanej na płytach CD?

A. Komputer

B. Kserokopiarka

C. Ploter

D. Skaner

Aby odtwarzać dokumentację przechowywaną na płytach CD, najodpowiedniejszym urządzeniem jest komputer. Komputery są wyposażone w napędy CD, które umożliwiają odczyt danych oraz ich interpretację przez odpowiednie oprogramowanie. Dzięki temu użytkownicy mogą przeglądać, edytować oraz zarządzać dokumentami zapisanymi na płytach. Komputery obsługują różne formaty plików, co czyni je uniwersalnym narzędziem do pracy z dokumentacją. Na przykład, korzystając z systemów operacyjnych takich jak Windows czy macOS, wystarczy umieścić płytę w napędzie, a system automatycznie rozpozna zawartość, umożliwiając jej łatwy dostęp. Dodatkowo, komputery pozwalają na zapisanie danych z płyt CD na dysku twardym, co ułatwia organizację dokumentów oraz ich późniejsze archiwizowanie. W związku z tym, wykorzystanie komputera w kontekście odtwarzania dokumentacji z płyt CD jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu informacją.

Pytanie 9

Zamieszczony formularz jest fragmentem

Sygnatura aktualna	Tytuł jednostki, treść	Daty	Opis zewnętrzny	Dawna sygnatura	Uwagi

A. inwentarza kartkowego.

B. kartoteki zespołów.

C. przewodnika po zasobie.

D. inwentarza książkowego.

Formularz przedstawiony na zdjęciu rzeczywiście odnosi się do inwentarza książkowego, co jest kluczowe w kontekście archiwistyki. Inwentarz książkowy to dokument, który służy do szczegółowego ewidencjonowania jednostek archiwalnych, umożliwiając zachowanie porządku i ułatwiając dostęp do informacji o zasobach. Wspomniane kolumny, takie jak 'Sygnatura aktualna', 'Tytuł jednostki, treść', 'Daty', 'Opis zewnętrzny', 'Dawna sygnatura' oraz 'Uwagi', są typowe dla tego rodzaju dokumentacji. Przykładowo, sygnatura aktualna pozwala na szybką identyfikację jednostki, co jest niezbędne w pracy archiwisty. Dobrą praktyką jest również regularne aktualizowanie inwentarza, co pozwala na zachowanie jego rzetelności i aktualności. W kontekście standardów, inwentarze książkowe powinny być sporządzane zgodnie z obowiązującymi wytycznymi, co zapewnia ich użyteczność i przystępność dla przyszłych pokoleń badaczy oraz użytkowników archiwów.

Pytanie 10

W jaki sposób powinno się uporządkować w teczce dokumenty dotyczące zakończonych spraw, które były prowadzone w systemie kancelaryjnym dziennikowym?

A. Zgodnie z instytucjami, które wysyłały dokumenty

B. Zgodnie z datą dekretacji dokumentów

C. Zgodnie z kolejnością wszczynania spraw

D. Zgodnie z datą rejestracji dokumentów w kancelarii

Ułożenie akt skompletowanych spraw w teczce według kolejności wszczynania spraw jest zasadniczym elementem efektywnego zarządzania dokumentacją w systemie kancelaryjnym. Taka praktyka umożliwia łatwe śledzenie postępów w danej sprawie oraz ułatwia odnalezienie konkretnych dokumentów, co jest kluczowe w kontekście zachowania porządku i przejrzystości. W procesach kancelaryjnych, gdzie czas reakcji na różne wydarzenia jest ograniczony, szybki dostęp do akt może mieć decydujące znaczenie. Na przykład, jeśli sprawa wymaga szybkiego odniesienia do wcześniejszej decyzji, możliwość natychmiastowego znalezienia dokumentów w porządku chronologicznym pozwala na szybsze podejmowanie decyzji. Dodatkowo, zgodność z tą metodą archiwizacji odpowiada standardom jakości ISO 9001, które podkreślają znaczenie organizacji dokumentacji dla poprawy efektywności procesów. Tego typu systematyzacja dokumentacji jest również zgodna z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania informacją, co zwiększa zaufanie do instytucji prowadzącej sprawy oraz jej profesjonalizm.

Pytanie 11

Zapis dźwięku lub obrazu, który jest utrwalany i odtwarzany za pomocą urządzeń mechanicznych, określamy jako dokument

A. aktowy

B. techniczny

C. audiowizualny

D. geodezyjny

Odpowiedź "audiowizualny" jest prawidłowa, ponieważ dokumenty audiowizualne to wszelkie materiały, które łączą dźwięk i obraz, umożliwiając ich zapis, przechowywanie oraz odtwarzanie. W kontekście nowoczesnych technologii, dokumenty te są często wykorzystywane w filmach, programach telewizyjnych, prezentacjach multimedialnych oraz w edukacji, gdzie wizualizacja informacji wspiera proces uczenia się. Ważnym aspektem dokumentów audiowizualnych jest ich forma i jakość, które powinny być zgodne z odpowiednimi standardami, takimi jak MPEG dla wideo czy MP3 dla audio. Dobrze zaprojektowane materiały audiowizualne mogą znacznie zwiększyć efektywność komunikacji i przekazu informacji, co jest szczególnie istotne w środowisku biznesowym oraz edukacyjnym. Przykłady zastosowania obejmują e-learning, gdzie wykłady są nagrywane i udostępniane studentom, a także kampanie marketingowe, gdzie wizualizacja produktu w połączeniu z dźwiękiem zwiększa jego atrakcyjność. Dokumenty audiowizualne są również niezbędne w dokumentacji procesów, takich jak szkolenia czy audyty, gdzie wizualne potwierdzenie działań jest kluczowe.

Pytanie 12

Zasada terytorialnej pertynencji odnosi się do

A. regulacji dotyczących rozmieszczenia zasobów w wielostronnych stosunkach międzynarodowych

B. zachowania odrębności poszczególnych zespołów archiwalnych

C. ochrony zasobów archiwalnych przed ich przemieszczaniem i rozpraszaniem

D. poszanowania związku zespołów archiwalnych z terytorium, na którym zostały stworzone

Zasada pertynencji terytorialnej odnosi się do fundamentalnego związku pomiędzy zespołami archiwalnymi a terytorium, na którym zostały one utworzone. Poszanowanie tej zasady jest kluczowe dla ochrony i zachowania kontekstu kulturowego oraz historycznego dokumentów archiwalnych. Przykładem praktycznego zastosowania tej zasady jest sposób, w jaki różne państwa traktują archiwa z okresów kolonialnych lub wojennych, gdzie ważne jest, by dokumentacja związana z danym terytorium była zarządzana i konserwowana w miejscu jej powstania, co wspiera lokalne tożsamości i historię. Dobre praktyki w archiwistyce, takie jak standardy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają konieczność uwzględnienia kontekstu terytorialnego w praktykach archiwalnych. Przestrzeganie zasady pertynencji terytorialnej przyczynia się do lepszego zrozumienia i interpretacji historycznych materiałów, co jest niezbędne w badaniach naukowych oraz w edukacji.

Pytanie 13

Jaką rolę pełni kwalifikator w dokumentacji technicznej?

A. określa strukturę dokumentacji technicznej w zespole

B. identyfikuje autora dokumentacji

C. podaje informacje dotyczące specyfikacji technicznej obiektu

D. określa kategorie archiwalne dla dokumentacji technicznej

Wybór odpowiedzi, która odnosi się do specyfikacji technicznej obiektu, wskazuje na nieporozumienie dotyczące roli kwalifikatora dokumentacji. Specyfikacja techniczna to zbiór wymagań i opisów dotyczących konkretnego produktu lub materiału, natomiast kwalifikator jest narzędziem do organizacji dokumentów w sposób systematyczny. Oznacza to, że podczas gdy specyfikacja jest kluczowa dla zrozumienia funkcjonowania obiektu, nie ma ona związku z klasyfikacją dokumentacji archiwalnej. W przypadku układu dokumentacji, odpowiedź sugerująca, że kwalifikator wskazuje na to, jak zorganizowane są dokumenty w obrębie zespołu, ignoruje podstawową funkcję kwalifikatora, która obejmuje kategoryzację na poziomie archiwum. Z kolei identyfikacja twórcy dokumentacji to aspekt dotyczący autorstwa, a nie klasyfikacji; nie ma on zastosowania w kontekście archiwizacji. W praktyce, błędne zrozumienie tych pojęć może prowadzić do chaosu w zarządzaniu dokumentacją, co w efekcie utrudnia dostęp do informacji oraz ich długoterminowe przechowywanie. Kluczowym zagadnieniem w zarządzaniu dokumentacją jest jej systematyczne podejście, które wspomaga zgodność z wytycznymi i normami branżowymi, a także zapewnia efektywność procesów organizacyjnych.

Pytanie 14

Jak określa się zespół archiwalny, którego bardzo niski stan zachowania umożliwia zidentyfikowanie twórcy zespołu, lecz uniemożliwia pełne zrozumienie jakichkolwiek kluczowych aspektów jego działalności?

A. Skomplikowany

B. Elementarny

C. Dostępny

D. Szczątkowy

Odpowiedź "szczątkowy" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do zespołu archiwalnego, którego zachowane materiały są minimalne, co uniemożliwia pełne zrozumienie działalności twórcy. W archiwistyce termin "szczątkowy" jest używany do opisania zbiorów, które posiadają skąpe lub zniszczone dokumenty, co skutkuje ograniczoną zdolnością do analizy historycznej. Na przykład, jeśli archiwum zawiera jedynie kilka listów lub notatek, to mimo że możemy zidentyfikować autora, brakuje nam kontekstu, który pozwoliłby na pełniejsze zrozumienie jego pracy i wpływu. Praktyczne zastosowanie tego pojęcia jest istotne przy tworzeniu strategii archiwizacji i selekcji dokumentów. W ramach standardów ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją, ważne jest, aby archiwiści zrozumieli, kiedy zestaw dokumentów ma charakter szczątkowy i jakie kroki należy podjąć, aby zabezpieczyć to, co zostało.

Pytanie 15

Jaką czynność należy przeprowadzić w archiwum państwowym po otrzymaniu prawidłowo uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru fotografii?

A. Skontrum

B. Uporządkowanie

C. Kwalifikacja

D. Brakowanie

Skontrum to kluczowa czynność w zarządzaniu archiwami, polegająca na weryfikacji stanu ewidencji zbiorów. Po przejęciu dobrze uporządkowanego i zewidencjonowanego zespołu fotografii, przeprowadzenie skontrum pozwala na potwierdzenie, że wszystkie elementy zbioru są zgodne z ewidencją oraz na identyfikację ewentualnych braków czy niezgodności. W praktyce skontrum polega na fizycznym porównaniu stanu zbioru z dokumentacją, co jest zgodne z zasadami dobrej praktyki archiwalnej, które zalecają regularne kontrole stanu zbiorów w celu zapewnienia ich integralności oraz bezpieczeństwa. Ważnym elementem skontrum jest również dokumentowanie wyników kontroli, co pozwala na dalsze zarządzanie zbiorami oraz podejmowanie decyzji dotyczących ich przechowywania i konserwacji. Przykładowo, w archiwum państwowym po przeprowadzeniu skontrum można zauważyć, które fotografie wymagają dodatkowej ochrony lub digitalizacji, co jest kluczowe w kontekście zachowania dziedzictwa kulturowego. Skontrum powinno być regularnie wykonywane, aby zapewnić, że zasoby archiwalne są w dobrym stanie oraz dostępne dla przyszłych pokoleń.

Pytanie 16

Badanie oznaczeń pochodzących od autora zespołu archiwalnego, na przykład odcisków pieczęci, to

A. sprawdzenie stanu zachowania zbioru (zespołu)

B. rozpoznanie przynależności zespołowej

C. segregacja

D. systematyzacja

Odpowiedź "rozpoznanie przynależności zespołowej" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do procesu identyfikacji źródła pochodzenia dokumentów archiwalnych na podstawie ich oznaczeń, takich jak odciski pieczęci. W kontekście archiwistyki, skuteczne rozpoznanie przynależności zespołowej jest kluczowe dla właściwej klasyfikacji i przechowywania zbiorów. Przykładem zastosowania tej wiedzy jest analiza pieczęci na dokumentach historycznych, co może ujawnić informacje o organizacji, instytucji lub osobie, która je stworzyła. Dobrze przeprowadzona analiza pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu powstania dokumentu, co jest niezbędne do jego późniejszego badania i wykorzystania. W praktyce archiwalnej, rozpoznanie przynależności zespołowej oparte jest na standardach takich jak ISAD(G), które podkreślają znaczenie dokładnego opisywania źródeł informacji oraz ich kontekstu, co sprzyja lepszej organizacji zbiorów i ich udostępnianiu w przyszłości.

Pytanie 17

Zestaw (kolekcja) zdjęć klasyfikuje się według

A. nazwisk autorów

B. dat wykonania

C. tematów

D. formatów

Odpowiedź wskazująca na tematy jako kryterium opracowywania zbioru fotografii jest właściwa z kilku powodów. Po pierwsze, kategoryzowanie zdjęć według tematów pozwala na efektywne zarządzanie kolekcją, umożliwiając łatwe wyszukiwanie i przeglądanie. Przykładowo, w przypadku archiwizacji zdjęć z różnych wydarzeń, segregacja według tematów, takich jak 'śluby', 'wydarzenia sportowe' czy 'krajobrazy', znacząco ułatwia odnalezienie odpowiednich fotografii. Po drugie, w praktyce fotograficznej, tematy są kluczowe dla określenia kontekstu i narracji, co jest szczególnie istotne w projektach artystycznych czy dokumentalnych. Przykłady z branży pokazują, że wiele galeryjnych wystaw fotografii organizowanych jest wokół określonych tematów, co przyciąga widzów i angażuje ich emocjonalnie. Tematyzacja wpływa także na marketing fotografii, gdzie różne segmenty rynkowe mogą poszukiwać obrazów dotyczących określonych obszarów, co jeszcze bardziej uzasadnia wybór tej metody. Dobre praktyki w archiwizacji fotografii sugerują, aby każdy zbiór zdjęć był jednoznacznie powiązany z tematem, co ułatwia zarówno organizację, jak i przyszłe przeszukiwanie zbiorów.

Pytanie 18

Porządkowania jakiego rodzaju dokumentacji archiwalnej dotyczą przedstawione wytyczne?

Fragment wytycznych
(…)
§ 13. 1. (…) Warstwa magnetyczna taśmy powinna znajdować się na wewnętrznej powierzchni zwoju. 2. Na początku i końcu zwoju należy dokleić niemagnetyczny odcinek taśmy. Długość odcinka początkowego i końcowego powinna wynosić po około 1 metr. Jest on niezbędny dla przesuwu taśmy 19 cm/sek. Powinien mieć na początku zwoju kolor żółty, a na końcu czerwony. § 14.1 Zapisaną taśmę magnetofonową przechowuje się w torebce plastikowej oraz w opakowaniu tekturowym (zał. Nr 5). Na grzbiecie opakowania umieszcza się sygnaturę, a na części frontalnej skrócony opis nagrania, na który składają się: 1) nazwa archiwum; 2) tytuł (skrócony); 3) data. W opakowaniu tekturowym taśmy przechowuje się również kartę ewidencyjną korzystających.
(…)

A. Fonograficznej.

B. Aktowej.

C. Filmowej.

D. Geologicznej.

Wybór odpowiedzi dotyczącej fonografii jest całkiem trafny. Przechowywanie i oznaczanie taśm magnetycznych to bardzo istotna część archiwizacji. Te taśmy, które zapisują dźwięk, naprawdę wymagają specjalnej uwagi, żeby nie uległy zniszczeniu. Z moich doświadczeń wynika, że odpowiednie warunki, jak kontrola temperatury i wilgotności, mogą znacząco wydłużyć ich żywotność. Oznaczenia na taśmach i ich opakowania też powinny być zgodne z normami, jak np. ISO 14721. W praktyce, zasady te świetnie sprawdzają się przy archiwizacji koncertów albo wywiadów, które są naprawdę ważnymi źródłami dla badań kulturowych. Dzięki odpowiedniemu przechowywaniu, przyszłe pokolenia będą mogły korzystać z tych cennych materiałów.

Pytanie 19

Jakie kryterium powinno być użyte do uporządkowania nagrań?

A. Chronologiczne

B. Rzeczowe

C. Alfabetyczne

D. Strukturalne

Porządkowanie nagrań według kryteriów alfabetycznych, strukturalnych czy chronologicznych może wydawać się fajnym pomysłem, ale ma to swoje ograniczenia. Kryterium alfabetyczne działałoby tylko, jeśli nagrania mają przewidywalne i jednorodne tytuły, a w praktyce często tak nie jest. Nagrania różnych tematów mogą mieć podobne lub nawet identyczne tytuły, co powiedzmy skutkowałoby chaosem przy szukaniu potrzebnych materiałów. Kryterium strukturalne, które mówi o porządkowaniu według wewnętrznego podziału, może działać tylko w wąskim zakresie tematycznym, bo nie każdy zrozumie tę strukturę. Porządkowanie chronologiczne też nie zawsze się sprawdzi, bo nagrania mogą być używane w dowolnej kolejności. Takie podejścia mogą utrudniać efektywne wyszukiwanie i dostęp do informacji, co jest ważne przy zarządzaniu zawartością multimedialną. Dlatego lepiej zwrócić uwagę na podejście rzeczowe, które pozwala na elastyczne i tematyczne przeszukiwanie nagrań, co pasuje do potrzeb użytkowników.

Pytanie 20

Jak nazywa się numerowanie kolejnych stron dokumentu archiwalnego?

A. paginacja

B. foliacja

C. stemplowanie

D. datowanie

Foliacja to proces numerowania kolejnych kart jednostek archiwalnych, który ma na celu umożliwienie łatwego odnalezienia i identyfikacji dokumentów w zbiorach archiwalnych. Foliacja polega na przypisaniu unikalnych numerów każdej stronie lub jednostce, co jest istotne dla zachowania porządku i organizacji materiałów archiwalnych. Przykładowo, w archiwach państwowych, gdzie gromadzi się ogromne ilości dokumentacji, foliacja ułatwia pracownikom archiwów oraz badaczom dostęp do konkretnych informacji. Warto zaznaczyć, że foliacja jest szczególnie istotna w kontekście przepisów prawa dotyczących ochrony danych i archiwizacji dokumentów, które zalecają prowadzenie takich praktyk, aby zapewnić pełną przejrzystość i możliwość audytu. Stosowanie foliacji jest zgodne z normami ISO 15489, które określają zasady zarządzania dokumentacją oraz archiwizowaniem materiałów w sposób systematyczny i metodyczny.

Pytanie 21

Zasada uwzględnienia relacji między archiwaliami a miejscem ich powstania to zasada

A. prowieniencji

B. pertynencji

C. topografii

D. akcesji

Zasada pertynencji odnosi się do fundamentalnej zasady archiwistyki, która podkreśla, że archiwa powinny być szanowane w kontekście miejsca ich powstania i oryginalnego kontekstu. Oznacza to, że zbiory archiwalne nie są jedynie zbiorami dokumentów, ale mają szczególne znaczenie związane z regionalnymi, społecznymi i kulturowymi aspektami terytoriów, na których powstały. Przykładem zastosowania zasady pertynencji jest archiwizacja dokumentów lokalnych instytucji, która uwzględnia ich historię oraz wpływ na społeczność. W praktyce oznacza to, że archiwa powinny być organizowane z myślą o ich lokalnym kontekście, co jest zgodne z zaleceniami Międzynarodowego Stowarzyszenia Archiwów (ICA), które promuje zachowanie i udostępnianie dokumentów w sposób, który uwzględnia ich terytorialne powiązania. Dzięki temu archiwa mogą lepiej pełnić funkcję edukacyjną i kulturową, wzmacniając zrozumienie lokalnej historii oraz tożsamości.

Pytanie 22

Zbiór elektronicznych informacji dotyczących zasobów archiwalnych, stworzony zgodnie z przyjętymi standardami opisu, to

A. kopie zapasowe

B. system operacyjny

C. baza danych

D. plik elektroniczny

Dokument elektroniczny to termin odnoszący się do dowolnego pliku lub zbioru informacji, który istnieje w formie elektronicznej. Choć dokumenty elektroniczne mogą zawierać informacje dotyczące zasobów archiwalnych, to nie są one systematycznie zorganizowane w formie bazy danych, co jest kluczowe dla efektywnej archiwizacji. System operacyjny, z drugiej strony, to oprogramowanie, które zarządza sprzętem komputerowym oraz umożliwia uruchamianie aplikacji. Nie ma bezpośredniego związku z przechowywaniem oraz organizowaniem zasobów archiwalnych w sposób strukturalny. Kopia zabezpieczająca odnosi się do duplikatów danych w celu ochrony ich przed utratą, co również nie obejmuje systematycznego opisu zasobów archiwalnych. Zrozumienie tych pojęć jest kluczowe do unikania typowych błędów myślowych. Wielu użytkowników myli te terminy, co może prowadzić do nieefektywnego zarządzania danymi w archiwach. W rzeczywistości, aby skutecznie zarządzać zasobami archiwalnymi, konieczne jest posiadanie bazy danych, która umożliwia przechowywanie i organizowanie informacji z zachowaniem odpowiednich standardów opisowych.

Pytanie 23

Dźwiękowych nagrań, które zostały zarejestrowane na analogowym nośniku, nie należy kwalifikować do cyfryzacji z powodu

A. jego artystycznej wartości

B. fizycznego stanu płyty

C. częstotliwości udostępnień

D. miejsca, w którym jest przechowywany

Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zwrócić uwagę na ich niedokładności w kontekście cyfryzacji nagrań dźwiękowych. Wartość artystyczna nagrania nie powinna być podstawą do decyzji o cyfryzacji. Nawet najbardziej wartościowe artystycznie nagrania mogą ulegać degradacji, a ich zachowanie w formie cyfrowej jest kluczowe dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Miejsce przechowywania jest istotne, a nie wartość artystyczna. Co więcej, częstotliwość udostępnień nagrania również nie jest czynnikiem determinującym jego cyfryzację. Nagrania, które rzadko są odtwarzane, mogą wymagać cyfryzacji z powodu ich fizycznego stanu, aby nie uległy one całkowitym zniszczeniu. Odniesienie się do stanu fizycznego płyty również nie jest właściwe. Chociaż stan nośnika ma znaczenie, to kluczowym aspektem jest jego przechowywanie, które bezpośrednio wpływa na jego trwałość. Myślenie, że wartość artystyczna lub częstotliwość udostępnień mogą decydować o procesie cyfryzacji jest błędne; należy skupić się przede wszystkim na technicznych i fizycznych aspektach przechowywania nośników.

Pytanie 24

Zapis dźwięku w formie mechanicznej na analogowym nośniku lub w postaci elektronicznej na cyfrowym nośniku to rodzaj dokumentacji

A. dźwiękowa

B. aktowa

C. elektroniczna

D. technologiczna

Odpowiedzi takie jak „aktowa”, „elektroniczna” i „technologiczna” wprowadzają w błąd, ponieważ nie odzwierciedlają rzeczywistego kontekstu dotyczącego dokumentacji dźwiękowej. Dokumentacja aktowa zazwyczaj odnosi się do zbiorów dokumentów prawnych i administracyjnych, a nie do zapisu dźwięku. Użycie terminu „elektroniczna” może sugerować, że chodzi o dokumentację związaną z systemami informatycznymi, natomiast nie w pełni oddaje naturę dźwięku jako medium. Z kolei określenie „technologiczna” jest zbyt ogólne i nie wskazuje konkretnej dziedziny. W branży audiowizualnej kluczowa jest precyzja terminologii; dokumentacja dźwiękowa ma swoje specyficzne normy i praktyki, które są kluczowe dla zachowania jakości dźwięku. Niepoprawne odpowiedzi mogą prowadzić do nieporozumień w kontekście archiwizacji i produkcji dźwięku, a także do błędnych decyzji w zakresie wyboru odpowiednich procedur dokumentacyjnych. W rzeczywistości, dokumentacja dźwiękowa obejmuje różnorodne techniki nagrywania oraz standardy dotyczące formatów, co jest kluczowe dla profesjonalnej produkcji i archiwizacji dźwięku.

Pytanie 25

Do działań związanych z porządkowaniem zbioru archiwalnego nie zalicza się

A. segregacja

B. systematyzacja

C. klasyfikacja

D. reprografia

Reprografia to w sumie proces robienia kopii dokumentów, zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych, ale to nie jest to samo co porządkowanie archiwum. Jak dla mnie, porządkowanie archiwum to coś więcej – trzeba tu klasyfikować, segregować i systematyzować dokumenty. Klasyfikacja to przypinanie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia potem ich odnalezienie. Segregacja? To oddzielanie dokumentów według różnych kryteriów, na przykład dat, typów czy znaczenia. A jak już mówimy o systematyzacji, to chodzi o tworzenie logicznego porządku w archiwum, co naprawdę pomaga w zarządzaniu informacjami. Takie standardy jak ISAD(G) pokazują, jak ważne są te etapy dla organizacji i opieki nad zbiorami. Dobrą praktyką jest używanie cyfrowych narzędzi do zarządzania dokumentacją, co łączy te wszystkie procesy i znacznie ułatwia pracę archiwistów.

Pytanie 26

Jakim terminem nazywa się zbiór uporządkowanych danych, które są logicznie związane z przesyłką, sprawą lub innymi dokumentami, co ułatwia ich odnajdywanie, kontrolowanie, interpretację oraz długotrwałe przechowywanie i zarządzanie?

A. Metadane

B. Formaty

C. Identyfikatory

D. Kwalifikatory

Metadane to zestaw usystematyzowanych informacji opisujących inne dane. W kontekście przesyłek, spraw czy dokumentacji, metadane pełnią kluczową rolę w zarządzaniu informacjami, umożliwiając ich łatwe wyszukiwanie, kontrolę oraz długotrwałe przechowywanie. Przykładami metadanych mogą być informacje takie jak autor dokumentu, data utworzenia, typ pliku czy słowa kluczowe. W praktyce, metadane są wykorzystywane w systemach zarządzania dokumentami, które pozwalają na efektywne klasyfikowanie i organizowanie informacji, co jest niezbędne w wielu branżach, takich jak prawo, finanse czy medycyna. Standardy takie jak Dublin Core czy ISO 19115 definiują podstawowe elementy metadanych, które powinny być stosowane w różnych kontekstach, co z kolei sprzyja interoperacyjności między systemami. Dlatego zrozumienie i umiejętność stosowania metadanych jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami w każdych warunkach.

Pytanie 27

Kto jest autorem nagrania dźwiękowego dramatu Adama Mickiewicza "Dziady"?

A. wykonawca nagrania

B. archiwum przechowujące to nagranie

C. twórca dramatu

D. firma fonograficzna

Dobra robota z odpowiedzią "wykonawca nagrania"! To faktycznie prawidłowa odpowiedź, bo wykonawca ma ogromne znaczenie, gdy chodzi o interpretację utworu, a w naszym przypadku mówimy o dramacie Mickiewicza "Dziady". Wiesz, że wykonawca to nie tylko ktoś, kto czyta tekst, ale również dodaje emocje, co naprawdę wpływa na to, jak my jako słuchacze odbieramy to dzieło. W branży fonograficznej często działają razem z reżyserami dźwięku czy producentami, żeby osiągnąć zamierzony efekt. A jeśli chodzi o prawa autorskie, to wykonawcy mają prawo do wynagrodzenia za swoje interpretacje – to standardowa praktyka w muzyce i literaturze. Rozumienie roli wykonawcy w nagraniach dźwiękowych to ważna sprawa, bo wpływa na to, jak odbieramy sztukę i chroni prawa twórcze.

Pytanie 28

Czym jest inwentarz archiwalny?

A. Spis materiałów pomocniczych dla archiwistów

B. Zestawienie kosztów utrzymania archiwum

C. Szczegółowy spis jednostek archiwalnych w zespole

D. Lista osób uprawnionych do korzystania z archiwum

Inwentarz archiwalny to kluczowy dokument w pracy każdego archiwisty, który zawiera szczegółowy spis jednostek archiwalnych w obrębie danego zespołu lub zbioru. Jest to podstawowe narzędzie umożliwiające zarządzanie i wyszukiwanie dokumentów w archiwach. Inwentarz zawiera informacje takie jak sygnatura, tytuł, daty skrajne, objętość, a także ewentualne dodatkowe uwagi dotyczące stanu fizycznego dokumentów czy ich zawartości. Z praktycznego punktu widzenia, inwentarz archiwalny pozwala na szybkie zlokalizowanie potrzebnych dokumentów bez konieczności ich fizycznego przeszukiwania, co jest niezwykle istotne w dużych archiwach. Standardy opracowywania inwentarzy archiwalnych mogą się różnić w zależności od instytucji, ale zazwyczaj opierają się na uznanych normach, takich jak ISAD(G), które zapewniają jednolitość i spójność informacji. W pracy archiwisty inwentarz jest nie tylko narzędziem pracy, ale także podstawowym źródłem informacji dla badaczy i użytkowników zewnętrznych, którzy chcą korzystać z zasobów archiwalnych.

Pytanie 29

Określenie destrukt przypisane do jednostki archiwalnej oznacza, że

A. jednostka nie może być udostępniana

B. wymagana jest zgoda dyrektora na udostępnienie jednostki

C. dopuszcza się ostrożne udostępnienie jednostki

D. jednostka może być udostępniana

Termin 'destrukt' w kontekście archiwum oznacza, że jednostka archiwalna jest uznawana za niezdolną do udostępnienia. W praktyce oznacza to, że materiały archiwalne, które są określane jako destrukty, mogą być traktowane jako nieodpowiednie do wglądu przez osoby trzecie z uwagi na ich stan, zawartość lub przepisy prawne. Przykładem mogą być dokumenty usunięte z obiegu, które zawierają informacje poufne, których ujawnienie mogłoby naruszyć prywatność osób lub tajemnice handlowe. Zgodnie z obowiązującymi regulacjami w dziedzinie archiwizacji, takie jednostki powinny być odpowiednio oznaczone, aby uniknąć przypadkowego udostępnienia. Warto zaznaczyć, że w praktyce archiwalnej, gdy jednostki są klasyfikowane jako destrukty, konieczne jest również podejście do ich fizycznej ochrony, aby zapewnić, że nie będą one dostępne dla osób nieuprawnionych. Zgodność z normami archiwalnymi oraz najlepszymi praktykami w tej dziedzinie jest kluczowa dla ochrony informacji oraz zarządzania ryzykiem związanym z ujawnieniem danych.

Pytanie 30

Aplikacja służąca do zarządzania (ewidencjonowania i inwentaryzacji) zbiorów archiwalnych na różnych poziomach ich struktury hierarchicznej – począwszy od całego archiwum, aż po pojedynczy obiekt archiwalny, to

A. System Rejestracji Zasobu Archiwalnego

B. Inwentarze Zespołów Archiwalnych

C. Zintegrowany System Informacji Archiwalnej

D. Rejestracja Ludności w Archiwaliach

Zintegrowany System Informacji Archiwalnej (ZSIA) to kompleksowe narzędzie przeznaczone do zarządzania ewidencją i inwentaryzacją zbiorów archiwalnych na wszystkich poziomach ich hierarchicznej struktury. Obejmuje to zarówno całe archiwum, jak i poszczególne obiekty archiwalne. System ten wspiera archiwistów w efektywnym katalogowaniu zasobów, co jest kluczowe dla późniejszego udostępniania dokumentów użytkownikom. Przykładowo, ZSIA może umożliwić łatwe wyszukiwanie informacji o danym zespole archiwalnym, jego zawartości czy lokalizacji. Dodatkowo, przestrzeganie standardów, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego) oraz ISAAR(CPF) (Międzynarodowy standard opisu osób, rodzin i organizacji), jest niezbędne dla zapewnienia wysokiej jakości i spójności danych. ZSIA pozwala na integrację z innymi systemami informacyjnymi, co zwiększa efektywność pracy archiwum oraz umożliwia lepsze zarządzanie informacjami w skali lokalnej i krajowej.

Pytanie 31

Zespół dokumentów o skomplikowanej strukturze, z powodu istnienia w ramach jednego twórcy kilku niezależnych, najczęściej równorzędnych kancelarii bądź w wyniku przekształcenia dokumentacji innych aktodawców lub w efekcie działania obu tych elementów, to zespół

A. szczątkowy

B. przykładowy

C. typowy

D. złożony

Wybór odpowiedzi "typowy" jest nieadekwatny, ponieważ sugeruje, że zespół archiwalny nie wykazuje złożoności ani specyfiki. Typowy zespół archiwalny zazwyczaj odnosi się do struktury, która jest prostsza, składająca się z jednego podmiotu twórczego, gdzie dokumentacja jest uporządkowana i homogeniczna. W kontekście organizacji archiwalnych, takie podejście może prowadzić do uproszczeń, które nie odzwierciedlają rzeczywistości w przypadku złożonych struktur dokumentacyjnych. Wybór odpowiedzi "szczątkowy" również jest błędny, gdyż implikuje, że zespół archiwalny jest niekompletny lub ograniczony, co nie pasuje do definicji zespołu złożonego. Z kolei odpowiedź "przykładowy" sugeruje, że zespół archiwalny jest jedynie ilustracją, co nie odnosi się do jego rzeczywistej funkcji ani struktury. Powoduje to zamieszanie w rozumieniu archiwistyki jako dziedziny, w której istotne jest rozpoznawanie i kategoryzowanie złożoności dokumentacji. Aby właściwie klasyfikować zbiory archiwalne, ważne jest zrozumienie różnorodności i dynamiki twórców dokumentacji oraz ich wpływu na organizację materiałów archiwalnych. Właściwe podejście do archiwizacji wymaga zaawansowanej analizy, a standardy branżowe podkreślają znaczenie złożoności w opisie i zarządzaniu zbiorami archiwalnymi.

Pytanie 32

Jaką metodę powinno się zastosować do organizacji dokumentacji technicznej?

A. Chronologiczną

B. Strukturalno-organizacyjną

C. Schematyczno-rzeczową

D. Kancelaryjną

Odpowiedź na temat schematyczno-rzeczowej dokumentacji jest całkiem dobra. Ta metoda organizacji pomaga w szybkiej orientacji się w treści, co jest mega ważne, zwłaszcza w technice. Jak dokumentacja jest dobrze podzielona na różne sekcje, to dużo łatwiej znaleźć potrzebne info. Z własnych doświadczeń wiem, że spisy treści, różne diagramy czy tabele naprawdę ułatwiają przeszukiwanie. W IT albo inżynierii to wręcz kluczowe, bo jak zespół dobrze rozumie dokumenty, to praca idzie sprawniej. Kiedy mamy na przykład instrukcję obsługi, to dobrze, żeby była napisana w jasny sposób, właśnie dzięki tej metodzie. No i normy ISO 9001 mówią, że porządna dokumentacja to nie tylko wymóg, ale też najlepsza praktyka, która poprawia efektywność działania.

Pytanie 33

Inwentarz, który stracił wartość użytkową w wyniku swojej praktycznej dezaktualizacji to inwentarz

A. rozstawniczy

B. idealny

C. historyczny

D. realny

Inwentarz historyczny odnosi się do zbiorów, które straciły swoją wartość użytkową z powodu dezaktualizacji, co czyni go przestarzałym w kontekście współczesnych potrzeb. W praktyce oznacza to, że taki inwentarz nie spełnia już wymaganych standardów ani nie jest używany w aktualnych procesach. Przykłady inwentarza historycznego to stare maszyny, które nie są już produkowane i ze względu na postęp technologiczny nie mogą być używane w nowoczesnych zakładach produkcyjnych. W branży muzealnej i archiwalnej, inwentarz historyczny jest niezwykle ważny, ponieważ pozwala zrozumieć ewolucję technologii i kultury, co jest istotne dla zachowania dziedzictwa kulturowego. Utrzymywanie takiego inwentarza w odpowiednich warunkach jest kluczowe dla edukacji i badań naukowych, a także dla przyszłych pokoleń. W związku z tym, klasyfikacja inwentarza historycznego jest niezbędna w zarządzaniu zasobami kulturowymi oraz ich konserwacji, co wpisuje się w standardy najlepszych praktyk w dziedzinie zarządzania zasobami i archiwizacji.

Pytanie 34

Należy zorganizować materiały statystyczne

A. zgodnie z formatem

B. według spisu spraw

C. zgodnie z alfabetem

D. według ich rodzajów

Odpowiedź 'według ich rodzajów' jest prawidłowa, ponieważ uporządkowanie materiałów statystycznych w oparciu o ich typy pozwala na łatwiejsze ich przeszukiwanie i analizowanie. W praktyce, materiały statystyczne mogą obejmować różne kategorie, takie jak dane demograficzne, dane ekonomiczne, dane środowiskowe i inne klasyfikacje tematyczne. Uporządkowanie według rodzajów pozwala użytkownikom szybko znaleźć interesujące ich informacje, co jest kluczowe w analizie danych, gdzie czas jest często ograniczony. Dobre praktyki w zarządzaniu danymi zalecają stosowanie systemów klasyfikacji, które ułatwiają dostęp do informacji i ich interpretację. Na przykład, w instytucjach zajmujących się badaniami społecznymi, dane są często zorganizowane według tematów badawczych, co umożliwia analitykom łatwe odnalezienie odpowiednich materiałów. Tego typu podejście wspiera także zgodność z międzynarodowymi standardami, takimi jak ISO 9001, które podkreślają znaczenie efektywnego zarządzania informacjami.

Pytanie 35

W przypadku, gdy podczas porządkowania zbioru archiwalnego nie można określić daty skrajnej jednostki archiwalnej, szacowane daty (ustalone w przybliżeniu) powinny być podane

A. ze znakiem zapytania, w nawiasie kwadratowym

B. ze znakiem zapytania, w nawiasie okrągłym

C. kursywą i zakończone dwukropkiem

D. z podkreśleniem i znakiem zapytania

Wybór nieodpowiednich form zapisu dat szacowanych w kontekście archiwizacji prowadzi do niejasności i może wprowadzać w błąd osoby korzystające z dokumentacji. Odpowiedzi sugerujące kursywę i zakończenie dwukropkiem nie tylko są niezgodne z przyjętymi standardami, ale także mogą utrudniać identyfikację dokumentów, w których daty są niepewne. Kursywa jest zazwyczaj stosowana do wskazywania tytułów lub nazw, co w kontekście archiwalnym nie odnosi się do szacowania dat. Z kolei zapis ze znakiem zapytania w nawiasie zwykłym sugeruje, że data jest jedynie hipotetyczna, co wprowadza dodatkową niepewność, nie wskazując na fakt, że jest to tylko przypuszczenie. Podobnie, podkreślenie z znakiem zapytania również nie jest praktyką akceptowaną w archiwistyce; nie spełnia wymogów dotyczących jednoznaczności informacji. Błędem jest również przekonanie, że jakikolwiek inny zapis wystarczy do zaznaczenia braku pewności co do daty. Bez stosowania ustalonych konwencji, dokumenty archiwalne mogą stać się trudne do interpretacji, co z kolei może prowadzić do błędnych interpretacji ich znaczenia oraz czasu powstania. Przestrzeganie standardów dotyczących zapisu dat szacowanych jest nie tylko kwestią techniczną, ale również etyczną w kontekście zachowania wiarygodności archiwów.

Pytanie 36

W archiwizacji elektronicznej formą przechowywania kopii zabezpieczającej dokumentację fotograficzną jest

A. skan.

B. negatyw.

C. mikrofilm.

D. kserokopia.

Skan to właściwie sposób na zamienienie papierowych dokumentów na ich cyfrowe wersje. Dzięki temu można je trzymać w komputerze i łatwiej do nich dotrzeć, a także są bardziej bezpieczne przed zniszczeniem. Gdy skanujemy zdjęcia, zachowujemy detale, które mogą być ważne, szczególnie dla archiwów. No i dobrze pamiętać, że według standardu ISO 19005-1:2005, są ustalone zasady, które mówią, jak prawidłowo archiwizować dokumenty w formacie PDF/A. To wszystko sprawia, że skany są lepsze, bo zajmują mniej miejsca i są tańsze w utrzymaniu niż np. mikrofilmy czy tradycyjne papierowe archiwa.

Pytanie 37

Fizyczne oddzielenie z całego zbioru i umieszczenie na osobnych regałach poszczególnych grup archiwalnych to

A. klasyfikacja dokumentacji

B. kwalifikacja dokumentacji

C. segregacja dokumentacji

D. systematyzacja dokumentacji

Segregacja dokumentacji to kluczowy proces w zarządzaniu archiwum, polegający na fizycznym wydzieleniu i uporządkowaniu zespołów archiwalnych na odrębnych regałach. Działanie to ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności w dostępie do dokumentów, ale również ich ochronę przed uszkodzeniem czy zagubieniem. Przykładem praktycznym może być archiwizacja dokumentów finansowych, gdzie segregacja może obejmować wydzielenie faktur, umów i innych dokumentów zgodnie z typem i czasem przechowywania. W branży archiwalnej stosuje się standardy takie jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają segregację jako podstawowy krok w tworzeniu opisu zasobów archiwalnych. Dzięki segregacji, archiwa są bardziej zorganizowane, co przyspiesza proces wyszukiwania i zabezpiecza integralność danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacjami.

Pytanie 38

Pierwszy krok w organizacji zespołu archiwalnego to?

A. weryfikacja typów archiwalnych

B. studia wstępne

C. inwentaryzacja dokumentów

D. usuwanie zbędnej dokumentacji

Studia wstępne to kluczowy pierwszy etap porządkowania zespołu archiwalnego, który polega na dokładnej analizie i ocenie zgromadzonych dokumentów. W trakcie tego etapu identyfikuje się rodzaj akt, ich wartość archiwalną oraz potrzebę ich dalszego przechowywania. Przykładem zastosowania tej praktyki jest przeprowadzanie audytów archiwalnych, które pozwalają na określenie, które dokumenty są istotne dla instytucji, a które mogą być zlikwidowane. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G), podkreśla się znaczenie wstępnych badań oraz klasyfikacji dokumentów w celu zapewnienia ich odpowiedniego zarządzania. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie wyników studiów wstępnych, co ułatwia późniejsze etapy inwentaryzacji i klasyfikacji akt, a także wspiera zrozumienie procesu zarządzania dokumentacją w ramach organizacji.

Pytanie 39

Kartotekowy wykaz nagrań dźwiękowych nie jest podstawą do sporządzenia

A. protokołu brakowania

B. katalogu rzeczowego

C. indeksu osobowego

D. inwentarza książkowego

Inwentarz kartkowy nagrań dźwiękowych, choć jest użytecznym narzędziem do zarządzania zbiorami, nie jest wystarczającą podstawą do sporządzenia wielu formalnych dokumentów, w tym inwentarza książkowego, indeksu osobowego czy katalogu rzeczowego. Inwentarz książkowy zazwyczaj wymaga bardziej szczegółowego podejścia, które obejmuje klasyfikację i systematyzację danych, co nie jest możliwe w przypadku prostego inwentarza kartkowego. Indeks osobowy z kolei wiąże się z tworzeniem bazy danych, w której osoby są klasyfikowane i zorganizowane w sposób umożliwiający szybkie wyszukiwanie, co również nie może być zrealizowane wyłącznie na podstawie kartkowych zapisów. Katalog rzeczowy wymaga zdefiniowanych kategorii i pełnych opisów przedmiotów, co oznacza, że inwentarz kartkowy, który może być jedynie zbiorem podstawowych informacji, jest niewystarczający. Problemy z interpretacją inwentarza kartkowego mogą prowadzić do błędów w zarządzaniu zasobami, takich jak niewłaściwe brakowanie, co negatywnie wpływa na organizację oraz jej efektywność. Warto podkreślić, że dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentami i zasobami podkreślają znaczenie wnikliwej analizy danych i tworzenia pełnej dokumentacji, co jest kluczowe dla zachowania integralności zbiorów oraz zgodności z obowiązującymi standardami.

Pytanie 40

Przydzielanie jednostkom archiwalnym zestawu archiwalnego układu kancelaryjnego (registraturalnego) to

A. inwentaryzacja dokumentacji

B. systematyzacja dokumentacji

C. kwalifikacja dokumentacji

D. segregacja dokumentacji

Systematyzacja dokumentacji jest kluczowym etapem w nadawaniu jednostkom archiwalnym układu kancelaryjnego. Polega ona na uporządkowaniu materiałów w logiczny sposób, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami oraz ich późniejsze wykorzystanie. W praktyce, systematyzacja obejmuje nadawanie jednostkom archiwalnym określonych kategorii, co umożliwia ich łatwe odnalezienie oraz przetwarzanie. W kontekście archiwizacji, ważne jest stosowanie zasad klasyfikacji dokumentów, które są zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentami. Przykładem zastosowania systematyzacji może być tworzenie teczek tematycznych, w których dokumenty są grupowane według określonych kryteriów, takich jak data, temat czy typ dokumentu. Dzięki temu archiwa stają się bardziej przejrzyste, co z kolei ułatwia pracę archiwistów oraz użytkowników poszukujących informacji.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej