Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
  • Data rozpoczęcia: 12 maja 2025 22:17
  • Data zakończenia: 12 maja 2025 22:28

Egzamin zdany!

Wynik: 29/40 punktów (72,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Jak określa się elektroniczną wersję treści, która pierwotnie występuje w formie nieelektronicznej, umożliwiającą jej przyswojenie i zrozumienie bez konieczności dostępu do oryginału?

A. Kopia użytkowa
B. Pierwowzór wydruku
C. Odwzorowanie cyfrowe
D. Kserokopia dokumentu
Kserokopia dokumentu odnosi się do fizycznej reprodukcji dokumentu papierowego, która nie ma zastosowania w kontekście elektronicznego odwzorowania treści. Kserokopie są często wykorzystywane do tworzenia kopii zapasowych, ale nie dostarczają funkcjonalności cyfrowych, takich jak możliwość przeszukiwania treści czy łatwego udostępniania. Ponadto, kserokopie mogą ulegać degradacji w wyniku upływu czasu, podczas gdy odwzorowanie cyfrowe zapewnia trwałość i łatwość w archiwizowaniu. Pierwowzór wydruku to termin, który odnosi się do oryginalnego dokumentu, a nie do jego cyfrowej kopii. W rzeczywistości w przypadku odwzorowania cyfrowego, nie mamy do czynienia z pierwowzorem, lecz z jego elektronicznym odpowiednikiem. Kopia użytkowa również nie jest odpowiednim terminem, ponieważ sugeruje, że chodzi o wersję, która jest dostosowana do użytkowania, a nie o dokładne odwzorowanie treści oryginalnej. Ogólnie rzecz biorąc, koncepcje te mylą różnicę między wersją fizyczną a cyfrową oraz ich odpowiednim użyciem, co prowadzi do nieporozumień w zakresie terminologii i praktyki. Zrozumienie tych różnic jest istotne dla skutecznego zarządzania dokumentacją oraz zapewnienia dostępu do informacji w sposób zgodny z najlepszymi praktykami branżowymi.
Pytanie 2

Która czynność kończy proces porządkowania właściwej dokumentacji?

A. Przeprowadzenie konserwacji
B. Wycofanie dokumentacji
C. Przepakowanie dokumentacji
D. Nadanie sygnatury archiwalnej
Nadanie sygnatury archiwalnej to kluczowy krok kończący etap porządkowania właściwego dokumentacji. Sygnatura archiwalna pełni rolę unikalnego identyfikatora, który umożliwia łatwe odnalezienie i klasyfikację dokumentów w przyszłości. Jest to zgodne z zasadami zarządzania dokumentacją oraz archiwizacji, które nakładają obowiązek organizowania i opisania dokumentów w sposób systematyczny. Przykładowo, w instytucjach publicznych i przedsiębiorstwach prywatnych, każda kategoria dokumentów, takie jak umowy czy raporty, powinna otrzymać indywidualną sygnaturę, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami. Nadanie sygnatury archiwalnej jest również istotne z perspektywy prawnej, gdyż ułatwia późniejsze audyty oraz kontrolę zgodności z regulacjami, jak np. Ustawa o archiwizacji. Dodatkowo, sygnatury pozwalają na lepsze zrozumienie kontekstu dokumentu oraz jego znaczenia w szerszej strukturze organizacyjnej, co jest fundamentem dobrych praktyk archiwizacji i zarządzania informacją.
Pytanie 3

Podczas wprowadzania do systemu ZOSIA informacji z zamkniętych inwentarzy kartkowych do wstępu do inwentarza nie będą odnotowane dane dotyczące

A. charakterystyki archiwalnej grupy
B. zawartości grupy
C. schematów i materiałów twórcy zespołu
D. historii twórcy zespołu
Analiza pozostałych odpowiedzi wskazuje na szereg nieporozumień wynikających z braku zrozumienia roli, jaką pełnią różne elementy dokumentacji w archiwistyce. Dzieje twórcy zespołu są kluczowe dla kontekstu, w jakim tworzono zbiory archiwalne; ich wprowadzenie pozwala na lepsze zrozumienie motywów oraz okoliczności działania twórcy. Z kolei charakterystyka archiwalna zespołu dostarcza istotnych informacji na temat struktury, typu i znaczenia przechowywanych materiałów, co jest fundamentalne dla archiwistów i badaczy. Właściwe zrozumienie i opis tych elementów przyczynia się do lepszego zarządzania zasobami archiwalnymi oraz ich wykorzystania w celach badawczych. Zawartość zespołu również ma kluczowe znaczenie, ponieważ opisuje, jakie konkretnie dokumenty i materiały znajdują się w archiwum, co jest niezbędne do efektywnego poszukiwania i udostępniania zasobów. Wprowadzenie do inwentarza danych dotyczących schematów i materiałów twórcy zespołu, które mogą być postrzegane jako mniej istotne, może prowadzić do nadmiernej szczegółowości w dokumentacji, co z kolei może utrudniać pracę archiwistom, a także użytkownikom, którzy poszukują przystępnych informacji. Zrozumienie tego kontekstu i praktyczne zastosowanie tej wiedzy są kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz ich zgodności z normami i dobrymi praktykami branżowymi.
Pytanie 4

Jakie elementy składają się na sygnaturę archiwalną map, które nie zostały wszyte do akt?

A. z daty uporządkowania oraz skrótu nazwy zespołu
B. ze skrótu nazwy zespołu i numeru pozycji inwentarzowej
C. ze skrótu nazwy archiwum oraz numeru nabytku
D. z daty przyjęcia mapy do archiwum oraz numeru zespołu
Wiesz, jak to jest z sygnaturą archiwalną? Dla map, które nie są wszyte w akta, używamy skrótu nazwy zespołu oraz numeru pozycji inwentarzowej. To wszystko ma na celu, żeby łatwiej było znaleźć i zidentyfikować dokumenty w archiwach. Skrót zespołu daje nam szybko wiedzieć, z jakiego zbioru pochodzi mapa, co jest super ważne, bo często w archiwum jest mnóstwo materiałów. Z kolei numer pozycji inwentarzowej to taki unikalny identyfikator, który umożliwia śledzenie, gdzie jest dany dokument w naszym systemie. Biorąc na przykład archiwum państwowe – każda mapa musi być zarejestrowana według określonych zasad, co sprawia, że zarządzanie materiałami jest dużo łatwiejsze. Dzięki temu też badacze i historycy mogą szybciej znaleźć to, czego szukają. Jak dla mnie, ten system naprawdę działa, bo ułatwia dostęp do informacji.
Pytanie 5

Podczas skanowania dokumentu (w formacie A4 do A3) minimalna wartość rozdzielczości powinna wynosić

A. 150 dpi
B. 200 dpi
C. 100 dpi
D. 250 dpi
Wybór rozdzielczości 200 dpi (punktów na cal) jest zalecany przy skanowaniu rękopisów w formacie A4 do A3, ponieważ zapewnia odpowiednią jakość obrazu, umożliwiając jednocześnie zachowanie detali oraz klarowności tekstu. Przy tej rozdzielczości możliwe jest uzyskanie wyraźnych i czytelnych skanów, które są istotne w kontekście archiwizacji dokumentów oraz ich późniejszego wykorzystania, np. w publikacjach elektronicznych czy w druku. Standardowe praktyki w dziedzinie digitalizacji wskazują, że 200 dpi jest minimalną wartością dla dokumentów tekstowych, ponieważ niższe rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, mogą prowadzić do utraty detali, takich jak drobne czcionki czy skomplikowane ilustracje. To z kolei może wpływać na jakość reprodukcji i użyteczność dokumentu w przyszłości, przede wszystkim w kontekście jego analizy czy przetwarzania. Warto również zauważyć, że przy skanowaniu materiałów historycznych lub delikatnych rękopisów, wyższe rozdzielczości, takie jak 300 dpi, mogą być stosowane, aby zapewnić jeszcze większą precyzję, jednak dla standardowych zastosowań 200 dpi jest uważane za optymalne rozwiązanie.
Pytanie 6

W jaki sposób powinno się zorganizować dokumenty związane z wynagrodzeniami – wykazy płac?

A. Na podstawie dat zakończenia zatrudnienia przez pracownika
B. Zgodnie z nazwami jednostek organizacyjnych
C. W porządku alfabetycznym
D. W kolejności chronologicznej
Uporządkowanie dokumentacji płacowej według nazw komórek organizacyjnych wydaje się logiczne, jednak w praktyce może prowadzić do wielu komplikacji. Przede wszystkim, w firmach o dynamicznie zmieniającej się strukturze organizacyjnej, takie podejście może skutkować nieaktualnością dokumentów, gdyż jednostki organizacyjne mogą się zmieniać, a ich przypisania do płac mogą nie być już aktualne. System ten jest również mało efektywny w kontekście przeszukiwania dokumentacji, gdyż nie każdy pracownik wie, do jakiej komórki organizacyjnej był przypisany w danym czasie. Alfabetyczne porządkowanie dokumentacji, chociaż może być przydatne przy wyszukiwaniu pracowników, nie uwzględnia kontekstu czasowego, co jest kluczowe dla analizy płac. Nie można również ignorować faktu, że różne osoby mogą mieć podobne imiona i nazwiska, co dodatkowo komplikuje wyszukiwanie. Z kolei uporządkowanie według dat zakończenia stosunku pracy przez pracownika, mimo że wydaje się praktyczne, w rzeczywistości zapewnia jedynie ograniczony kontekst, ponieważ nie uwzględnia płynności zatrudnienia oraz zmian w strukturze organizacyjnej w ramach firmy. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentów płacowych powinno brać pod uwagę zarówno aspekty czasowe, jak i organizacyjne, co czyni podejście chronologiczne najefektywniejszym rozwiązaniem.
Pytanie 7

Dokumentacja zarchiwizowana, stworzona przez pojedynczego autora w trakcie realizacji obowiązków merytorycznych i terytorialnych, tworzy zespół

A. pasywny
B. Jednolity
C. aktywny
D. złożony
Odpowiedź "prosty" jest jak najbardziej trafna. Zespół dokumentacji archiwalnej, który tworzony jest przez jednego twórcę w trakcie jego pracy, to typowy przykład zespołu prostego. Zespół prosty to po prostu zbiór dokumentów, które nie są podzielone na jakieś podzespoły i mają prostą strukturę. W praktyce to znaczy, że wszystko robi jedna osoba lub jednostka, co ułatwia utrzymanie porządku i spójności w dokumentach. W archiwistyce, standardy takie jak ISAD(G) czy normy ISO 15489 podkreślają, jak ważne jest określenie kto stworzył dokumenty i w jakim kontekście, żeby móc je dobrze przechowywać i udostępniać. Na przykład, kiedy specjalista pracuje nad projektem i zbiera wszystkie materiały w jedną całość, to właśnie to podejście zwiększa efektywność zarządzania. Moim zdaniem, to bardzo istotna sprawa, żeby mieć dobrze zorganizowane dokumenty.
Pytanie 8

Sygnatura archiwalna obejmuje numer spisu zdawczo-odbiorczego oraz

A. symbol z repertorium akt.
B. symbol twórcy akt.
C. numer spisu w zestawieniu spisów zdawczo-odbiorczych.
D. numer pozycji w tym spisie.
Sygnatura archiwalna odgrywa kluczową rolę w systemie zarządzania dokumentacją, ponieważ pozwala na jednoznaczną identyfikację akt w archiwum. Poprawna odpowiedź, czyli numer pozycji na spisie zdawczo-odbiorczym, jest istotna, ponieważ ten numer wskazuje na konkretne miejsce w zbiorze dokumentów przekazanych do archiwum. Spis zdawczo-odbiorczy stanowi podstawowy dokument, który rejestruje akta przekazywane do archiwum, a jego numeracja odpowiada poszczególnym pozycjom, co umożliwia efektywne wyszukiwanie. W praktyce oznacza to, że w przypadku potrzeby odnalezienia konkretnego dokumentu, możemy korzystać z sygnatury archiwalnej, aby zlokalizować odpowiednią pozycję. Wiele instytucji archiwalnych stosuje standardy, takie jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które uwzględniają zasady tworzenia i zarządzania sygnaturami archiwalnymi, co wpływa na spójność i efektywność procesów archiwalnych. Wiedza na temat właściwego użycia sygnatury archiwalnej jest zatem niezbędna dla specjalistów zajmujących się archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 9

Porównanie starych i nowych sygnatur archiwalnych to

A. indeksowanie.
B. źródło wiedzy.
C. systematyzacja.
D. konkordancja.
Konkordancja to termin używany w archiwistyce, który odnosi się do zestawienia dawnych i nowych sygnatur archiwalnych. Stanowi ona kluczowe narzędzie w porządkowaniu i identyfikowaniu dokumentacji. W praktyce konkordancja umożliwia zrozumienie, jak zmieniała się klasyfikacja dokumentów na przestrzeni lat, co jest niezbędne do poprawnego zarządzania archiwum. Przykładowo, w sytuacjach, gdy archiwum przeszło reorganizację, konkordancja może służyć jako przewodnik, który łączy stare numery sygnatur z nowymi, eliminując tym samym ryzyko zagubienia informacji. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G), podkreśla się znaczenie dokumentacji zmian w systemach klasyfikacyjnych, co czyni konkordancję narzędziem zgodnym z dobrymi praktykami w zakresie zarządzania informacją. Właściwe stosowanie konkordancji przyczynia się do efektywności pracy archiwistów oraz poprawia dostępność danych dla użytkowników.
Pytanie 10

Zbiór wszelkich materiałów zarchiwizowanych, bez względu na nośnik oraz metody utrwalenia, stworzonych przez jednego twórcę na przestrzeni jego działalności, to

A. zespół.
B. zbiór.
C. zasób.
D. kolekcja.
Odpowiedzi takie jak 'zasób', 'zbiór' i 'kolekcja' nie do końca oddają to, o co chodzi w archiwizacji i zarządzaniu informacjami. Termin 'zasób' jest za szeroki, bo obejmuje wszystko, co można znaleźć, niezależnie od pochodzenia. W archiwum zasób może oznaczać pojedyncze dokumenty albo całe zbiory, a to może być mylące. 'Zbiór' z kolei zwykle dotyczy grupy materiałów w jednym miejscu, ale niekoniecznie mają one wspólną historię lub kontekst. Więc użycie tego słowa może prowadzić do nieporozumień, bo ignoruje powiązania między dokumentami. Odpowiedź 'kolekcja' odnosi się do różnych rzeczy, które mogą być gromadzone według różnych kryteriów, jak temat czy forma, ale nie skupia się na twórcy jako najważniejszym punkcie. To może prowadzić do fragmentaryzacji wiedzy o archiwaliach, a także do utraty kontekstu ich stworzenia. W tej dziedzinie kluczowe jest uchwycenie relacji między twórcą a jego dziełami, co jest podstawą każdej analizy i opisu zbiorów. Dlatego tak ważne jest, żeby używać precyzyjnych terminów, które rzeczywiście oddają naturę i strukturę archiwaliów.
Pytanie 11

Który z poniższych elementów nie wchodzi w skład opisu fotografii?

A. opis zdarzenia (lub przedmiotu, obiektu czy osoby) oraz data wykonania zdjęcia
B. data produkcji nośnika
C. imię i nazwisko twórcy fotografii oraz data jej stworzenia
D. temat, numer porządkowy oraz numer kolejnej odbitki w obrębie tematu
Odpowiedź "data produkcji nośnika" jest prawidłowa, ponieważ ta informacja nie jest istotna z perspektywy opisu samej fotografii. W kontekście archiwizacji i dokumentacji fotografii, kluczowymi elementami opisu są imię i nazwisko autora, data wykonania zdjęcia, temat, numer porządkowy oraz numer odbitki. Te dane są istotne dla przyszłego odnalezienia, identyfikacji oraz klasyfikacji zdjęć w zbiorach. Przykładowo, w instytucjach kultury takich jak muzea czy archiwa, opis zdjęcia pomoże w tworzeniu baz danych, które ułatwiają dostęp do informacji zarówno dla badaczy, jak i dla odwiedzających. Pomocne jest także stosowanie standardów, takich jak Dublin Core, które definiują minimalny zestaw elementów do opisu obiektów cyfrowych, w tym fotografii. Te praktyki przyczyniają się do lepszej organizacji i zarządzania zbiorami fotograficznymi.
Pytanie 12

Który z poniższych dokumentów jest uznawany za materiał archiwalny?

A. Paragon ze sklepu
B. Rozkład jazdy
C. Bilet autobusowy
D. Akt notarialny
Akt notarialny jest jednym z najważniejszych dokumentów uznawanych za materiał archiwalny. Jego znaczenie wynika z faktu, że stanowi on oficjalne potwierdzenie czynności prawnej dokonanej w obecności notariusza, który działa jako osoba zaufania publicznego. Zawiera szczegółowe informacje o stronach umowy, przedmiocie transakcji oraz wszelkich warunkach, które zostały uzgodnione. W kontekście archiwistyki, dokument taki ma wartość historyczną, prawną i dowodową. Akty notarialne przechowywane są w archiwach przez długi czas, ponieważ mogą być potrzebne do potwierdzenia praw własności, spadków czy innych kwestii prawnych. Dla archiwistów istotne jest, aby takie dokumenty były odpowiednio opisane i zabezpieczone, aby mogły służyć przyszłym pokoleniom jako wiarygodne źródło informacji o przeszłych wydarzeniach i transakcjach. W praktyce, akty notarialne są często wykorzystywane w badaniach genealogicznych, analizach historycznych czy rozstrzyganiu sporów prawnych. Dlatego zachowanie ich integralności i dostępności jest tak istotne dla całego systemu prawnego i historycznego dziedzictwa.
Pytanie 13

Fizyczne oddzielenie z całego zbioru i umieszczenie na osobnych regałach poszczególnych grup archiwalnych to

A. segregacja dokumentacji
B. systematyzacja dokumentacji
C. kwalifikacja dokumentacji
D. klasyfikacja dokumentacji
Segregacja dokumentacji to kluczowy proces w zarządzaniu archiwum, polegający na fizycznym wydzieleniu i uporządkowaniu zespołów archiwalnych na odrębnych regałach. Działanie to ma na celu nie tylko zwiększenie efektywności w dostępie do dokumentów, ale również ich ochronę przed uszkodzeniem czy zagubieniem. Przykładem praktycznym może być archiwizacja dokumentów finansowych, gdzie segregacja może obejmować wydzielenie faktur, umów i innych dokumentów zgodnie z typem i czasem przechowywania. W branży archiwalnej stosuje się standardy takie jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają segregację jako podstawowy krok w tworzeniu opisu zasobów archiwalnych. Dzięki segregacji, archiwa są bardziej zorganizowane, co przyspiesza proces wyszukiwania i zabezpiecza integralność danych, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania informacjami.
Pytanie 14

Do dokumentacji aktowej zalicza się

A. regulamin organizacyjny
B. zdjęcie pozytywowe
C. operat szacunkowy
D. mapa miasta
Regulamin organizacyjny jest dokumentem, który zawiera zasady i procedury dotyczące funkcjonowania danej organizacji. Jest to kluczowy element dokumentacji aktowej, który określa struktury zarządzania, prawa i obowiązki pracowników, a także zasady funkcjonowania różnych działów. Dzięki regulaminowi organizacyjnemu możliwe jest zapewnienie spójności działań w ramach organizacji oraz transparentność decyzji podejmowanych przez kierownictwo. Przykładem zastosowania regulaminu organizacyjnego może być proces rekrutacji, w którym regulamin określa etapy, kompetencje osób zaangażowanych w proces oraz kryteria oceny kandydatów. Zgodnie z najlepszymi praktykami, regulamin powinien być regularnie aktualizowany, aby odzwierciedlał zmiany w otoczeniu prawnym i organizacyjnym. W kontekście standardów ISO, regulamin organizacyjny może również odgrywać ważną rolę w implementacji systemów zarządzania jakością, gdzie dokumentacja procesów i procedur jest niezbędna do osiągnięcia wysokiej efektywności oraz zgodności z wymaganiami klientów.
Pytanie 15

W skład archiwalnego skorowidza nie wchodzi

A. inwentarz
B. sumariusz
C. repertorium
D. indeks
Zrozumienie różnicy między różnymi narzędziami archiwalnymi jest kluczowe dla efektywnego korzystania z zasobów archiwalnych. Sumariusz, indeks i repertorium to wszystkie formy organizacji informacji, które mają swoje specyficzne zastosowania w archiwistyce. Sumariusz to skrócony opis zbioru, który ma na celu przedstawienie najważniejszych informacji w zwięzłej formie. Indeks natomiast to narzędzie, które służy do szybkiego odnajdywania informacji na podstawie kluczowych słów lub tematów, przyspieszając dostęp do danych. Repertorium jest rodzajem spisu, który może zawierać podział dokumentów według różnych kategorii, co również sprzyja łatwiejszemu ich wyszukiwaniu. W kontekście archiwalnym, te narzędzia różnią się znacząco od inwentarza, który stanowi pełny opis całego zbioru. Typowym błędem myślowym jest utożsamienie tych wszystkich narzędzi jako równorzędnych i zamiennych, co prowadzi do nieporozumień w zakresie ich funkcji i zastosowań. Zrozumienie ich indywidualnych cech i zastosowań jest niezbędne, aby odpowiednio korzystać z zasobów archiwalnych w sposób zgodny z obowiązującymi standardami i praktykami branżowymi.
Pytanie 16

Testament stanowi przykład rodzaju dokumentacji

A. osobowej
B. sądowej
C. normatywnej
D. notarialnej
Testament jest dokumentem notarialnym, co oznacza, że musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, aby miał moc prawną. Dokumenty notarialne są tworzone przez notariusza, który czuwa nad ich prawidłowością oraz zgodnością z obowiązującym prawem. Testament jako dokument notarialny zapewnia większe bezpieczeństwo dla spadkodawcy, ponieważ notariusz potwierdza tożsamość osób oraz ich zdolność do sporządzania takiego dokumentu. Przykładem praktycznym zastosowania testamentu jest możliwość precyzyjnego określenia, kto ma odziedziczyć majątek po śmierci spadkodawcy, co pozwala na uniknięcie konfliktów rodzinnych. Dodatkowo, testament notarialny jest trudniejszy do podważenia w sądzie, co zwiększa jego wiarygodność w oczach wszystkich zainteresowanych. Warto również pamiętać, że testament notarialny powinien być przechowywany przez notariusza, co zabezpiecza go przed zgubieniem lub zniszczeniem, a także ułatwia dostęp do dokumentu po śmierci spadkodawcy. W kontekście dobrych praktyk, zaleca się konsultację z prawnikiem przed sporządzeniem testamentu, aby upewnić się, że dokument jest zgodny z wolą spadkodawcy oraz z przepisami prawa.
Pytanie 17

Dokumenty oznaczone jako 'B5' powinny być przechowywane przez jaki okres czasu?

A. Bezterminowo
B. 10 lat
C. 1 rok
D. 5 lat
Oznaczenie 'B5' w kontekście przechowywania dokumentów odnosi się do kategorii dokumentów, które powinny być przechowywane przez okres 5 lat. Zasady archiwizacji dokumentów w Polsce są ściśle regulowane, a stosowanie takich oznaczeń pomaga w utrzymaniu porządku i przestrzeganiu przepisów. Dokumenty oznaczone jako 'B' (określające czas przechowywania) są przechowywane przez określony czas, po którym mogą zostać zniszczone, chyba że inne przepisy stanowią inaczej. W praktyce oznacza to, że po upływie 5 lat można przystąpić do ich brakowania, czyli selekcjonowania i niszczenia. Ważne jest, aby archiwiści i osoby odpowiedzialne za zarządzanie dokumentacją w firmach i instytucjach były świadome tych regulacji oraz umiały je właściwie stosować. W ten sposób zapewnione jest nie tylko spełnienie wymogów prawnych, ale również efektywne zarządzanie dokumentacją, co pozwala na oszczędność miejsca i zasobów. Z mojego doświadczenia, jeśli zarządzanie dokumentacją jest prowadzone zgodnie z tymi standardami, procesy archiwizacji przebiegają sprawniej i bezproblemowo.
Pytanie 18

Jaką rozdzielczość należy zastosować przy tworzeniu cyfrowego odwzorowania mapy?

A. 350 dpi
B. 250 dpi
C. 200 dpi
D. 300 dpi
Odpowiedź 200 dpi jest prawidłowa, ponieważ ta rozdzielczość jest często wystarczająca do uzyskania wysokiej jakości odwzorowania cyfrowego mapy, zwłaszcza w kontekście publikacji i druku. Rozdzielczość 200 dpi pozwala na zachowanie szczegółowości, co jest kluczowe dla map, gdzie detale topograficzne i tekstowe są istotne. Zastosowanie tej rozdzielczości jest zgodne z ogólnie przyjętymi standardami w branży kartograficznej oraz wydawniczej, które zalecają użycie od 150 do 300 dpi w zależności od docelowego medium. Na przykład, w przypadku map drukowanych, 200 dpi zapewnia dobrą jakość przy zachowaniu rozsądnych rozmiarów plików, co jest ważne dla efektywnego zarządzania danymi. Ponadto, w projektach wymagających interaktywności, jak aplikacje mobilne, 200 dpi może okazać się wystarczające do zapewnienia czytelności i estetyki wizualnej. Kluczowym aspektem jest umiejętność dostosowania rozdzielczości do rodzaju odbiorcy i medium, w którym mapa ma być wykorzystana.
Pytanie 19

Zestaw akt, który jest zszyty i oprawiony zazwyczaj w półsztywny karton, określa się mianem

A. teczki
B. poszytu
C. księgi
D. wiązki
Termin 'poszyt' odnosi się do grupy dokumentów, które zostały zszyte i oprawione w sposób półsztywny, najczęściej w karton. Jest to standardowa praktyka w archiwizacji, która zapewnia zarówno ochronę, jak i łatwy dostęp do zbiorów. Poszyty są często wykorzystywane w instytucjach takich jak biblioteki, archiwa oraz biura, gdzie konieczne jest przechowywanie dokumentów w sposób uporządkowany i trwały. Oprawienie dokumentów w poszyt umożliwia ich długoterminowe przechowywanie oraz łatwą identyfikację dzięki etykietom lub numerom katalogowym na okładkach. Dodatkowo, poszyty są często stosowane do grupowania materiałów o podobnej tematyce, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, poszyty powinny być tworzone z materiałów odpornych na działanie czynników zewnętrznych, takich jak wilgoć czy światło, co znacznie wydłuża ich trwałość.
Pytanie 20

Z której części Wstępu do inwentarza pochodzi zamieszczony fragment tekstu?

Zespół akt Ministerstwa Energii Odnawialnej jest zespołem zamkniętym. Rozmiar zespołu to 1870 j. a., 27,10 m.b. Akta są w dobrym stanie.

A. Dzieje zespołu.
B. Metoda porządkowania akt.
C. Charakterystyka archiwalna zespołu.
D. Charakterystyka zawartości zespołu.
Wybór odpowiedzi, która nie odnosi się do charakterystyki archiwalnej zespołu, może prowadzić do nieporozumień dotyczących klasyfikacji informacji archiwalnych. Metoda porządkowania akt, mimo że istotna w archiwistyce, koncentruje się na technikach organizacji i klasyfikacji dokumentów, a nie na opisie ich stanu czy charakterystyki. Z kolei charakterystyka zawartości zespołu skupia się na treści aktów, a nie na ich fizycznym stanie czy rozmiarze, co czyni tę odpowiedź nieadekwatną. Dzieje zespołu dotyczą historii jego powstania i zmian, jednak również nie zawierają szczegółowych informacji na temat aktualnego stanu zbiorów. Typowe błędy myślowe prowadzące do tych niepoprawnych odpowiedzi często wynikają z mylenia funkcji różnych sekcji w dokumentacji archiwalnej. Istotne jest zrozumienie, że każda z tych odpowiedzi odnosi się do różnych aspektów archiwizacji, które są zazwyczaj ze sobą powiązane, ale nie należy ich mylić. W kontekście archiwistyki, jasno zdefiniowane kategorie dokumentacji zapewniają skuteczniejszą organizację i dostęp do zbiorów. Dlatego ważne jest, aby dokładnie analizować fragmenty tekstu i odnosić je do odpowiednich kategorii w archiwistyce.
Pytanie 21

Zapis dźwięku w formie mechanicznej na analogowym nośniku lub w postaci elektronicznej na cyfrowym nośniku to rodzaj dokumentacji

A. elektroniczna
B. aktowa
C. technologiczna
D. dźwiękowa
Odpowiedzi takie jak „aktowa”, „elektroniczna” i „technologiczna” wprowadzają w błąd, ponieważ nie odzwierciedlają rzeczywistego kontekstu dotyczącego dokumentacji dźwiękowej. Dokumentacja aktowa zazwyczaj odnosi się do zbiorów dokumentów prawnych i administracyjnych, a nie do zapisu dźwięku. Użycie terminu „elektroniczna” może sugerować, że chodzi o dokumentację związaną z systemami informatycznymi, natomiast nie w pełni oddaje naturę dźwięku jako medium. Z kolei określenie „technologiczna” jest zbyt ogólne i nie wskazuje konkretnej dziedziny. W branży audiowizualnej kluczowa jest precyzja terminologii; dokumentacja dźwiękowa ma swoje specyficzne normy i praktyki, które są kluczowe dla zachowania jakości dźwięku. Niepoprawne odpowiedzi mogą prowadzić do nieporozumień w kontekście archiwizacji i produkcji dźwięku, a także do błędnych decyzji w zakresie wyboru odpowiednich procedur dokumentacyjnych. W rzeczywistości, dokumentacja dźwiękowa obejmuje różnorodne techniki nagrywania oraz standardy dotyczące formatów, co jest kluczowe dla profesjonalnej produkcji i archiwizacji dźwięku.
Pytanie 22

Czas przechowywania dokumentacji technicznej w projektach normatywnych (typowe, powtarzalne, unifikacyjne) liczy się od momentu

A. przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego
B. przygotowania dokumentacji projektowej
C. oddania obiektu do użycia
D. wycofania projektu z publikacji
Pierwsza odpowiedź, sugerująca, że okres przechowywania dokumentacji liczy się od daty oddania obiektu do użytku, może prowadzić do nieporozumień w kontekście zarządzania dokumentacją techniczną. Oddanie obiektu do użytku jest końcowym etapem realizacji projektu, jednak nie powinno być to wyznacznikiem rozpoczęcia okresu przechowywania dokumentacji. W praktyce, może się zdarzyć, że dokumentacja projektowa nie jest już potrzebna po zakończeniu budowy, zwłaszcza gdy projekt jest wycofywany lub unieważniany. Koncepcja ta nie uwzględnia również sytuacji, w których dokumentacja może być potrzebna do przyszłych przeglądów, audytów lub kontroli. Następna odpowiedź, mówiąca o sporządzeniu dokumentacji projektowej, również jest myląca. Sporządzenie dokumentacji oznacza jej stworzenie, a nie jej przechowywanie. Okres przechowywania dokumentów powinien być związany z ich wykorzystaniem w praktyce, a nie z momentem ich sporządzenia. Podobne błędy logiczne występują w trzeciej odpowiedzi, która wskazuje na przekazanie dokumentacji do archiwum zakładowego. Przekazanie do archiwum jest bardziej związane z administracyjnym aspektem zarządzania dokumentacją niż z określeniem, kiedy rzeczywiście zaczyna się okres ich przechowywania. Wszystkie te odpowiedzi nie odzwierciedlają rzeczywistych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją techniczną i mogą prowadzić do nieklasowych decyzji dotyczących przechowywania istotnych informacji. Właściwe podejście polega na tym, aby okres przechowywania dokumentacji był uzależniony od sytuacji związanych z jej używaniem oraz dalszymi potrzebami organizacyjnymi.
Pytanie 23

Jakiej informacji nie dodaje się do opisu teczki aktowej?

A. Nazwa teczki.
B. Nazwa komórki.
C. Liczba spraw.
D. Daty skrajne.
Liczba spraw nie jest umieszczana w opisie teczki aktowej, ponieważ nie jest to istotny element identyfikacji lub zarządzania dokumentami. Opis teczki powinien koncentrować się na elementach, które umożliwiają jej szybkie zidentyfikowanie i skatalogowanie. Tytuł teczki, daty skrajne oraz nazwa komórki organizacyjnej są kluczowe dla zrozumienia treści i kontekstu spraw zawartych w teczce. Przykładowo, tytuł teczki może wskazywać na temat sprawy, a daty skrajne informują o okresie, którego dotyczą zgromadzone materiały. W praktyce, dokumenty są często klasyfikowane według tytułów i dat, co ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i archiwizację. Warto również zaznaczyć, że zgodnie z zasadami archiwizacji, brak umieszczania liczby spraw w opisie teczki pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją, eliminując możliwość nieporozumień w przypadku, gdy liczba spraw może się zmieniać.
Pytanie 24

Ile egzemplarzy powinno się przygotować przewodnik kartkowy dotyczący zbioru akt?

A. W czterech egzemplarzach
B. W dwóch egzemplarzach
C. W pięciu egzemplarzach
D. W trzech egzemplarzach
Sporządzanie przewodnika kartkowego po zasobie akt w trzech egzemplarzach jest uznawane za najlepszą praktykę w zakresie zarządzania dokumentacją. Taki standard bazuje na potrzebie zapewnienia odpowiedniego dostępu do informacji dla różnych użytkowników oraz instytucji. Przewodnik ten, jako kluczowy dokument w archiwistyce, powinien być dostępny w formie papierowej oraz elektronicznej, co umożliwia elastyczne korzystanie z zasobów. Przykładowo, jeden egzemplarz można zarezerwować dla głównego archiwum, drugi dla działu obsługi klienta, a trzeci dla współpracujących instytucji, co w praktyce ogranicza ryzyko utraty dostępu do ważnych informacji. Dodatkowo, zgodnie z wytycznymi Europejskiego Archiwum, takie podejście wspiera transparentność i efektywność w zarządzaniu aktami, co przyczynia się do lepszego wykorzystania zasobów archiwalnych. Biorąc pod uwagę te aspekty, sporządzanie przewodnika w trzech egzemplarzach jest optymalne dla zapewnienia ciągłości informacji oraz współpracy między różnymi jednostkami organizacyjnymi.
Pytanie 25

Na podstawie danych zawartych w tabeli wskaż niewłaściwie dobraną metodę opracowywania zbiorów archiwalnych.

Rodzaj dokumentacjiMetoda opracowywania
A.aktowastrukturalno-organizacyjna
B.geodezyjnaschematyczno-rzeczowa
C.fotograficznaschematyczno-rzeczowa
D.technicznakancelaryjna

A. C.
B. A.
C. D.
D. B.
Odpowiedź D jest prawidłowa, ponieważ metoda kancelaryjna, choć powszechnie stosowana w administracji i biurach do zarządzania bieżącymi dokumentami, nie jest adekwatna w kontekście opracowywania zbiorów archiwalnych, w szczególności dokumentacji technicznej. Dokumentacja techniczna często obejmuje rysunki, schematy oraz specyfikacje, które wymagają bardziej złożonych technik opracowania, takich jak metodologia archiwizacji, która uwzględnia zarówno aspekty techniczne, jak i kontekst historyczny tych dokumentów. Przykładowo, w archiwizowaniu rysunków technicznych stosuje się zasady zachowania integralności dokumentów oraz ich kontekstu, co jest kluczowe dla późniejszej analizy i wykorzystania. Dostosowanie metod do charakterystyki dokumentów jest istotnym elementem dobrych praktyk archiwalnych, co znajduje potwierdzenie w wytycznych międzynarodowych, takich jak standard ISO 15489 dotyczący zarządzania dokumentacją. Zrozumienie różnorodności metod opracowania jest fundamentem dla skutecznego zarządzania zbiorami archiwalnymi.
Pytanie 26

W jaki sposób powinna być uporządkowana dokumentacja techniczna?

A. Według daty ostatniej korekty
B. Alfabetycznie według nazwisk twórców
C. Chronologicznie według roku powstania
D. Zgodnie z kategorią dokumentacji
Uporządkowanie dokumentacji technicznej zgodnie z kategorią dokumentacji to kluczowy aspekt w zarządzaniu informacją techniczną. Takie podejście pozwala na łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w zależności od rodzaju projektu czy produktu. Kategoryzacja może obejmować podział na instrukcje obsługi, specyfikacje techniczne, rysunki techniczne, a także dokumentację związanej z konserwacją i naprawami. Dzięki temu każdy z działów w firmie, od produkcji po serwis, ma szybki dostęp do potrzebnych materiałów. Stosowanie tej metody jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwizacji dokumentacji technicznej i jest powszechnie rekomendowane w branży, szczególnie w dużych organizacjach, gdzie ilość dokumentów jest znaczna. Praktyczne zastosowanie tej metody można zauważyć na przykładzie systemów zarządzania dokumentacją (DMS), które umożliwiają kategoryzację i szybkie wyszukiwanie dokumentów według ustalonych kryteriów. W rezultacie, kategoryzacja to nie tylko usprawnienie pracy, ale również minimalizacja ryzyka utraty ważnych informacji.
Pytanie 27

Jakie kryterium powinno być użyte do uporządkowania nagrań?

A. Rzeczowe
B. Alfabetyczne
C. Chronologiczne
D. Strukturalne
Wybór kryterium rzeczowego do porządkowania nagrań ma sens, bo pomaga to w zorganizowaniu materiału według ich treści i tematyki. Dzięki temu łatwiej jest znaleźć odpowiednie nagrania w bazie danych czy archiwum multimedialnym. Przykładowo, w szkołach nagrania wykładów można podzielić na tematy takie jak 'matematyka', 'fizyka' czy 'biologia', co na pewno pomoże studentom szybko trafić do materiałów, które ich interesują. W branży takie podejście jest popularne, zwłaszcza w bibliotekach i archiwach, gdzie wszystko jest uporządkowane tematycznie, co ułatwia dostęp do informacji. Oprócz tego standardy, takie jak Dublin Core, są bardzo przydatne, bo definiują metadane i ułatwiają kategoryzowanie zasobów, co jest naprawdę przydatne, gdy mamy do czynienia z dużymi zbiorami nagrań.
Pytanie 28

Procedura oceny wartości archiwalnej dokumentów nazywana jest?

A. Indeksowaniem
B. Katalogowaniem
C. Digitalizacją
D. Kwalifikacją archiwalną
Kwalifikacja archiwalna to proces niezbędny w zarządzaniu archiwami, który polega na ocenie wartości dokumentów. Głównym celem tej procedury jest identyfikacja dokumentów o znaczeniu historycznym, kulturowym, prawnym lub administracyjnym, które powinny być zachowane na dłuższy czas. W praktyce polega to na analizie treści dokumentów w kontekście ich znaczenia dla instytucji, która je wytworzyła, oraz potencjalnej wartości dla przyszłych badań. Proces ten jest kluczowy dla utrzymania porządku w archiwach i składa się z kilku etapów: analizy dokumentów, przypisania odpowiednich kategorii i podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu lub zniszczeniu. Ważne jest, aby postępować zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami branżowymi, takimi jak zasady Międzynarodowej Rady Archiwów. Właściwe przeprowadzenie kwalifikacji archiwalnej pozwala na efektywne zarządzanie zasobami archiwalnymi i jest fundamentem trwałego zachowania dziedzictwa dokumentalnego.
Pytanie 29

Która część Wstępu do inwentarza zawiera zamieszczony fragment tekstu?

Zespół akt Wileńskiego Towarzystwa Opieki nad Dziećmi jest zespołem szczątkowym. Rozmiar zespołu to 57 j. a., 0,67 m.b. Akta były poddane mikrofilmowaniu.

A. Charakterystyka archiwalna zespołu.
B. Dzieje twórcy zespołu.
C. Analiza metod opracowania.
D. Dzieje zespołu.
Wiesz, wybrane odpowiedzi, jak "Dzieje zespołu" czy "Dzieje twórcy zespołu", pokazują dość powszechny błąd w interpretacji różnych sekcji w dokumentach archiwalnych. Często studenci mylą opisy dotyczące historii z informacjami o charakterystyce archiwalnej. "Dzieje zespołu" to raczej opowieść o chronologii wydarzeń związanych z zespołem archiwalnym, a "Dzieje twórcy zespołu" dotyczą biografii osoby lub grupy, która ten zespół stworzyła. Obydwa aspekty są ważne, ale nie mówią na temat charakterystyki archiwalnej. Takie podejście może prowadzić do pomijania kluczowych informacji, które są ważne, żeby zrozumieć kontekst archiwalny. A ta odpowiedź "Analiza metod opracowania" też nie pasuje, bo ona się zajmuje bardziej technicznymi detalami związanymi z archiwizowaniem, a nie ogólnym opisem zespołu. Właściwe zrozumienie struktury dokumentów archiwalnych jest super ważne do prowadzenia rzetelnych badań i dokumentacji. Dlatego warto znać leksykon archiwalny i standardy organizacji oraz klasyfikacji zasobów archiwalnych.
Pytanie 30

Ostatnim krokiem w procesie tworzenia archiwalnego zbioru filmów jest

A. przygotowanie nowych opisów
B. brakowanie
C. przegranie na inny nośnik
D. sporządzenie inwentarza archiwalnego
Sporządzenie inwentarza archiwalnego to kluczowy etap w zarządzaniu archiwalnymi zasobami filmowymi. To proces, który pozwala na systematyczne zorganizowanie i udokumentowanie wszystkich materiałów archiwalnych, co ma fundamentalne znaczenie dla ich późniejszego wyszukiwania, przetwarzania i udostępniania. Inwentarz archiwalny zawiera szczegółowe informacje o każdym filmie, w tym tytuł, datę produkcji, czas trwania, tematykę, a także techniczne parametry nośnika. Dzięki temu archiwistom i badaczom łatwiej jest zorientować się w zasobach oraz ocenić ich wartość kulturową i historyczną. Ponadto, sporządzanie inwentarza jest zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które zalecają szczegółowe dokumentowanie zasobów archiwalnych. Przykładem zastosowania dobrych praktyk może być wykorzystanie cyfrowych systemów zarządzania archiwami, które automatyzują proces inwentaryzacji, co zwiększa efektywność i precyzję pracy archiwistów.
Pytanie 31

Jak nazywa się zasada uznawania relacji między archiwami a obszarem, na którym zostały utworzone?

A. Kancelaryjna
B. Proweniencji
C. Pertynencji
D. Registratury
Odpowiedzi 'kancelaryjna', 'registratury' i 'proweniencji' nie do końca odnoszą się do tej zasady, która mówi o związku między zespołami archiwalnymi a terytorium, gdzie powstały. Zasada kancelaryjna dotyczy raczej tego, jak dokumenty są tworzone i przechowywane w instytucjach, ale nie uwzględnia lokalnych warunków geograficznych czy kulturowych, które są super ważne dla zrozumienia archiwum. Registratura to bardziej system ewidencji dokumentów, więc to też nie ma dużego związku z terytorium. A zasada proweniencji skupia się na tym, skąd dokumenty pochodzą i kto je tworzył, ale nie patrzy na kontekst terytorialny. Jak nie będziemy brać pod uwagę zasady pertynencji, to możemy źle zrozumieć kontekst archiwizacji, co prowadzi do nieodpowiedniego przechowywania informacji i tracenia lokalnych wartości kulturowych. W moim odczuciu, ważne jest, by zrozumieć, jak archiwa i kontekst geograficzny są ze sobą powiązane, bo to klucz do dobrego zarządzania archiwami i ochrony naszego dziedzictwa kulturowego.
Pytanie 32

Inwentarz rzeczywisty zespołu zawiera dane

A. o wszystkich jednostkach archiwalnych danego zespołu przechowywanych w określonym archiwum
B. o tytule, datach oraz uwagach dotyczących jednostek archiwalnych danego zespołu
C. o treści poszczególnych jednostek archiwalnych
D. o wszystkich jednostkach archiwalnych zespołu, w tym także tych w innych archiwach
Inwentarz realny zespołu archiwalnego to coś jak spis rzeczy w Twoim pokoju, ale bardziej skomplikowane. Umożliwia nam ogarnięcie dokumentów w archiwum, co jest mega ważne. Odpowiedź, która dotyczy wszystkich archiwalnych jednostek w danym archiwum, jest jak najbardziej trafna, bo inwentarz realny to narzędzie, które pomaga w śledzeniu i ochronie tych zasobów. Działa to świetnie, zwłaszcza przy badaniach genealogicznych lub historycznych, gdy szukamy konkretnych dokumentów. Standardy takie jak ISAD(G) mówią, że musimy dokładnie opisywać jednostki archiwalne, żeby wszystko było jasne i zrozumiałe, a to przecież klucz do skutecznego zarządzania dokumentami w lokalnym archiwum.
Pytanie 33

Który z podanych elementów identyfikacyjnych archiwaliów należy do charakterystyk zewnętrznych przy tworzeniu zespołu?

A. Notę marginalną
B. Pieczątkę własnościową
C. Nagłówek pisma
D. Dekretację kierownika
Pieczątka własnościowa to jeden z kluczowych elementów rozpoznawczych archiwaliów, który zalicza się do cech zewnętrznych przy opracowaniu zespołu. Jej obecność na dokumentach stanowi istotny aspekt identyfikacji źródła ich pochodzenia oraz właściciela. W archiwistyce, pieczątka własnościowa pełni nie tylko funkcję identyfikacyjną, ale także prawno-dokumentacyjną, co jest szczególnie ważne w kontekście zarządzania dokumentacją i ochrony dziedzictwa kulturowego. Przykładem zastosowania pieczątki własnościowej jest sytuacja, gdy archiwista analizuje dokumenty z różnych jednostek organizacyjnych; pieczątka pozwala na szybkie przypisanie dokumentu do konkretnego archiwum, co ułatwia dalsze prace związane z opracowaniem i udostępnianiem materiałów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G), podkreśla się znaczenie takich elementów w kontekście opracowywania jednostek archiwalnych oraz zapewnienia ich autentyczności i integralności.
Pytanie 34

Jednym z formatów odpowiednich dla cyfrowej formy archiwalnej dokumentacji fotograficznej w kontekście plików pozytywowych jest

A. TIFF
B. XML
C. PDF
D. ACM
Format TIFF (Tagged Image File Format) jest uznawany za jeden z najbardziej odpowiednich dla archiwizacji dokumentacji fotograficznej, zwłaszcza w przypadku plików pozytywowych. TIFF jest formatem bezstratnym, co oznacza, że nie utraci on jakości obrazu podczas zapisów i zapisów ponownych, co jest kluczowe dla długoterminowego przechowywania wartościowych materiałów wizualnych. Umożliwia on również przechowywanie metadanych dotyczących zdjęcia, takich jak informacje o autorze, dacie wykonania czy ustawieniach aparatu. Dzięki wysokiej rozdzielczości oraz wsparciu dla różnych przestrzeni kolorów, TIFF jest często wykorzystywany w profesjonalnych procesach obróbki zdjęć, skanowania oraz druku. W kontekście archiwizacji, wiele instytucji i archiwów zaleca użycie formatu TIFF jako standardowego formatu zapisu dla dokumentacji fotograficznej, co wpisuje się w najlepsze praktyki w dziedzinie zarządzania informacją oraz archiwizacji. Przykłady zastosowania obejmują takie instytucje jak biblioteki narodowe oraz muzea, które archiwizują swoje zbiory w tym formacie, aby zapewnić ich długotrwałą dostępność i integralność.
Pytanie 35

Karty katalogowe dla dokumentacji technicznej, które znajdują się w archiwum inwestora, powinny być uporządkowane według

A. budowli, obiektów i branż
B. terminów zakończenia inwestycji
C. nazw przedsiębiorstw realizujących projekt
D. numerów porządkowych z księgi inwentarzowej
Poprawna odpowiedź, czyli układ kart katalogowych według budów, obiektów i branż, jest zgodna z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją techniczną. Taki sposób organizacji umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest kluczowe w procesie inwestycyjnym oraz podczas późniejszych prac konserwacyjnych czy modernizacyjnych. Ułożenie dokumentacji według kategorii budów czy branż pozwala na lepsze zarządzanie całym cyklem życia danego projektu, od etapu planowania, przez realizację, aż po eksploatację. Na przykład, w przypadku obiektów budowlanych, segregacja kart według branż, takich jak budownictwo ogólne, instalacje elektryczne czy sanitarno-hydrauliczne, umożliwia inżynierom i technikom szybkie odnalezienie właściwej dokumentacji w razie potrzeby. Ponadto, zgodność z normami ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością dokumentacji podkreśla znaczenie systematyczności i przejrzystości w archiwizacji materiałów technicznych, co przekłada się na efektywność operacyjną całej organizacji.
Pytanie 36

W które miejsce oznaczone zapytaniem, na zamieszczonej fiszce przypominającej opis teczki aktowej, należy wpisać?

Ministerstwo Ziem Odzyskanych
Regulamin Organizacyjny
Ministerstwa z 1944 roku oraz
uzupełnienia z lat 1945, 1947, 1949
?
AAN
2/121/0/736

A. 1944.
B. 1945-1949.
C. 1944-1949.
D. 1944-1945, 1947,1949.
Wybór odpowiedzi innej niż 1944-1949 może wynikać z braku pełnego zrozumienia, co się działo w historii i jak ważne są konkretne daty. Na przykład, wybierając tylko 1944, pomijasz istotne zmiany, które miały miejsce w latach 1945, 1947 i 1949. To może zniekształcać obraz całości sytuacji. Odpowiedź 1945-1949 z kolei wyklucza rok 1944, co jest błąd, bo to wtedy wszystko się zaczęło. A odpowiedź 1944-1945, 1947, 1949 nie uwzględnia pełnego zakresu lat, więc robi się z tego niekompletna dokumentacja. W archiwistyce ważne jest, żeby określić dokładnie, jak długo regulacje obowiązywały, bo to wpływa na to, jak archiwizujemy dokumenty. Warto więc mieć w głowie cały kontekst i chronologię zmian, a nie tylko fragmenty.
Pytanie 37

Ile lat od daty utworzenia, dokumenty elektroniczne powinny być przekazywane do archiwum państwowego?

A. Po 10 latach
B. Po 15 latach
C. Po 5 latach
D. Po 25 latach
Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi, dokumenty elektroniczne powinny być przechowywane przez okres 10 lat, po czym są przekazywane do archiwum państwowego. Taki okres wynika z wymogów dotyczących zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych oraz z zasad archiwizacji, które mają na celu zapewnienie dostępności i ochrony informacji przez odpowiedni czas. Przekazywanie dokumentów do archiwum państwowego po upływie 10 lat ma na celu ich dalsze zabezpieczenie i umożliwienie dostępu dla przyszłych pokoleń oraz zapewnienie zgodności z regulacjami prawnymi, które mogą się zmieniać. Przykładem zastosowania tej zasady może być archiwizacja e-maili związanych z działalnością instytucji publicznych, które po upływie określonego czasu mogą być przekazywane do archiwum, gdzie są zachowane jako część historii administracyjnej. Warto dodać, że prawidłowe archiwizowanie dokumentów elektronicznych jest kluczowe w kontekście ochrony danych osobowych oraz zgodności z Rozporządzeniem o Ochronie Danych Osobowych (RODO).
Pytanie 38

Zespół działań mających na celu zewidencjonowanie zbioru archiwalnego oraz przygotowanie opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej, co umożliwia udostępnienie tego zbioru, to

A. ekstradycja
B. akcesja
C. inwentaryzacja
D. selekcja
Inwentaryzacja to kluczowy proces w zarządzaniu archiwami, który obejmuje zewidencjonowanie zbiorów oraz przygotowanie szczegółowego opisu informacyjnego dla każdej jednostki archiwalnej. W praktyce oznacza to, że podczas inwentaryzacji pracownicy archiwum dokonują szczegółowego przeglądu dokumentów, tworzą spisy, a także klasyfikują materiały zgodnie z przyjętymi standardami. Dzięki inwentaryzacji, archiwa są w stanie efektywnie zarządzać swoimi zbiorami, co przekłada się na łatwiejszy dostęp do informacji dla użytkowników. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie systematycznego i dokładnego podejścia do inwentaryzacji. Przykładem zastosowania inwentaryzacji może być wprowadzenie systemów elektronicznych, które umożliwiają archiwistom szybkie aktualizowanie danych oraz udostępnianie ich zainteresowanym stronom. Inwentaryzacja jest zatem fundamentem, na którym opiera się dalsze zarządzanie dokumentami oraz ich udostępnianie.
Pytanie 39

Dokumenty Stowarzyszenia Przyjaciół Nauki powinny być zorganizowane według porządku

A. alfabetycznego
B. funkcyjnego
C. branżowego
D. naukowego
Odpowiedź dotycząca uporządkowania akt Stowarzyszenia Przyjaciół Nauki według układu funkcyjnego jest prawidłowa, ponieważ ten sposób organizacji dokumentów najlepiej odpowiada ich celom i funkcjom, które pełnią w ramach stowarzyszenia. Uporządkowanie akt wg funkcji polega na klasyfikacji dokumentów według ich przeznaczenia i roli w procesach decyzyjnych i operacyjnych. Przykładowo, można wydzielić kategorie takie jak: dokumenty dotyczące projektów badawczych, raporty z konferencji, protokoły ze spotkań czy korespondencję z członkami. Taki układ ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest szczególnie istotne w kontekście efektywnego zarządzania dokumentacją. Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją zalecają stosowanie systemów klasyfikacyjnych, które wspierają użytkowników w codziennych operacjach, co przekłada się na zwiększenie wydajności organizacji. Ponadto, uporządkowanie według funkcji jest zgodne z zasadami archiwizacji, które sugerują, że dokumenty powinny być łatwo dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych stron, co sprzyja transparentności działań stowarzyszenia.
Pytanie 40

Dokumentacja, której kopia zapasowa powinna zostać wykonana, to

A. raport finansowy przygotowany tylko w jednym egzemplarzu.
B. multimedialna prezentacja zapisana na płycie CD.
C. roczny harmonogram działań.
D. zdjęcie analogowe stanowiące załącznik do teczki pracowniczej.
Prezentacja multimedialna zapisana na płycie CD jest dokumentem, który powinien być objęty procedurą tworzenia kopii bezpieczeństwa ze względu na swoją unikalność oraz potencjalną wagę informacji, które może zawierać. Kopie zapasowe są kluczowym elementem zarządzania informacją, a ich celem jest ochrona danych przed utratą spowodowaną awarią sprzętu, przypadkowym skasowaniem czy innymi nieprzewidzianymi okolicznościami. W kontekście standardów branżowych, takie jak ISO 27001 dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji, zazwyczaj rekomenduje się tworzenie kopii zapasowych dla wszystkich istotnych danych. Przykładowo, w organizacjach, które często posługują się materiałami multimedialnymi w procesach szkoleniowych lub marketingowych, zabezpieczenie takich prezentacji może być kluczowe dla kontynuacji działalności i ochrony reputacji. Nie tylko zapewnia to ciągłość działania, ale także spełnia wymogi prawne w zakresie ochrony danych, co jest istotne w wielu branżach.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej