Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
  • Data rozpoczęcia: 8 kwietnia 2025 16:23
  • Data zakończenia: 8 kwietnia 2025 16:34

Egzamin zdany!

Wynik: 34/40 punktów (85,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Mapy używane w planowaniu przestrzennym powinny być najpierw uporządkowane według jednostek

A. rzeczowych
B. obszarowych
C. alfabetycznych
D. tematycznych
Mapy dotyczące planowania przestrzennego powinny być w pierwszej kolejności segregowane według jednostek obszarowych, ponieważ to właśnie obszar stanowi podstawowy kontekst dla wszelkich działań związanych z planowaniem przestrzennym. Jednostki obszarowe, takie jak gminy, powiaty czy regiony, są kluczowe dla analizy i podejmowania decyzji, ponieważ różne obszary mogą mieć odmienną charakterystykę, potrzeby oraz plany rozwoju. Dobrą praktyką jest, aby w procesie planowania przestrzennego uwzględniać mapy, które jasno przedstawiają granice jednostek obszarowych, co ułatwia identyfikację zasobów, analizę zagrożeń oraz efektywne zarządzanie przestrzenią. Na przykład, w planowaniu terenów pod zabudowę, istotne jest zwrócenie uwagi na lokalne warunki, takie jak ukształtowanie terenu, infrastrukturę oraz istniejące plany zagospodarowania przestrzennego, które często różnią się w zależności od jednostki obszarowej. Rekomendowane normy, takie jak wytyczne Ministerstwa Infrastruktury oraz lokalne strategie rozwoju, podkreślają znaczenie planowania obszarowego jako podstawa do skutecznego zarządzania przestrzenią.
Pytanie 2

Inwentarz archiwalny dla zorganizowanego zespołu (zbioru) tworzy się wyłącznie dla dokumentów kategorii

A. A
B. B10
C. B25
D. B50
Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ inwentarz archiwalny sporządza się wyłącznie dla dokumentacji kategorii A, co oznacza najważniejsze i najcenniejsze dokumenty, które mają długoterminowe znaczenie dla instytucji lub społeczeństwa. Kategoria A obejmuje dokumenty, które są niezbędne do pełnienia funkcji organizacyjnych oraz mają wartość historyczną i prawną. Przykładem zastosowania inwentarza archiwalnego może być dokumentacja związana z aktami prawnymi, decyzjami administracyjnymi lub projektami, które miały istotny wpływ na rozwój regionalny lub narodowy. W praktyce, sporządzanie inwentarzy archiwalnych dla dokumentacji kategorii A jest kluczowym elementem zarządzania zasobami informacyjnymi, umożliwiającym efektywne przechowywanie, udostępnianie oraz ochronę najważniejszych dokumentów. Zgodnie z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją, prawidłowe prowadzenie inwentarzy archiwalnych wspiera transparentność i odpowiedzialność organizacji w zakresie przechowywania informacji.
Pytanie 3

Na podstawie danych zawartych w tabeli wskaż niewłaściwie dobraną metodę opracowywania zbiorów archiwalnych.

Rodzaj dokumentacjiMetoda opracowywania
A.aktowastrukturalno-organizacyjna
B.geodezyjnaschematyczno-rzeczowa
C.fotograficznaschematyczno-rzeczowa
D.technicznakancelaryjna

A. A.
B. D.
C. B.
D. C.
Wybór niewłaściwej metody opracowania zbiorów archiwalnych jest częstym błędem, który może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją. Odpowiedzi A, B oraz C, które mogą wydawać się poprawne na pierwszy rzut oka, nie uwzględniają specyficznych potrzeb związanych z dokumentacją techniczną. Wiele osób zakłada, że metody opracowania stosowane w biurach, takie jak kancelaryjna czy systemowa, są uniwersalne, co jest mylące. Metoda kancelaryjna, na przykład, skupia się na organizacji dokumentów zgodnie z ich obiegiem w danym okresie, co nie odpowiada wymaganiom dokumentacji technicznej, gdzie kluczowe jest zachowanie kontekstu oraz specyfiki technicznej. Metody takie jak klasyfikacja czy inwentarzowanie w kontekście technicznym muszą być dostosowane do rodzaju dokumentów. Użycie nieodpowiednich metod prowadzi do utraty istotnych informacji, co może wpłynąć na przyszłe wykorzystanie tych zbiorów. Przykładowo, niewłaściwe skatalogowanie rysunków technicznych może uniemożliwić ich odnalezienie, co jest szczególnie problematyczne w przypadku projektów, które wymagają długoterminowego przechowywania. Zrozumienie, jak różne metody wpływają na archiwizację, jest kluczowe dla zapewnienia trwałości i dostępności dokumentów, zgodnie z najlepszymi praktykami archiwalnymi.
Pytanie 4

Jakiego typu dokumenty są klasyfikowane jako materiały archiwalne?

A. Rejestracja środków trwałych i nietrwałych
B. Dokumenty finansowe
C. Podania o urlop
D. Protokoły z posiedzeń kolegium
Protokoły posiedzeń kolegium są dokumentami, które dokumentują przebieg i wyniki spotkań organów decyzyjnych w instytucjach. Zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami archiwizacji, dokumenty te mają charakter materiałów archiwalnych, gdyż są niezbędne do analizy procesów decyzyjnych i są dowodem działalności instytucji. Dobrą praktyką w zarządzaniu dokumentacją jest systematyczne archiwizowanie takich protokołów, co pozwala na zachowanie ciągłości informacji oraz ułatwia pracę w przyszłości. Przykładem zastosowania tych protokołów może być sytuacja, w której potrzebujemy odtworzyć przebieg podjętych decyzji w odpowiedzi na audyt lub kontrolę, co jest kluczowe dla transparentności działań instytucji. Dodatkowo, protokoły te mogą być wykorzystywane do celów szkoleniowych oraz jako materiał dowodowy w przypadku sporów prawnych, co podkreśla ich znaczenie w kontekście archiwizacji. W związku z tym, ich właściwe przechowywanie i klasyfikacja są niezbędne dla efektywnego zarządzania informacją w organizacji.
Pytanie 5

Zaleca się, aby tworzenie kopii zapasowych danych przechowywanych na elektronicznych nośnikach danych następowało co

A. 2 lata
B. 6 lat
C. 5 lat
D. 3 lata
Przechowywanie kopii bezpieczeństwa danych co 5 lat jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania danymi i bezpieczeństwem informacji. Wiele organizacji stosuje ten okres jako standard, aby upewnić się, że dane są chronione przed utratą, uszkodzeniem czy atakami. W praktyce, kopie zapasowe powinny być realizowane nie tylko co pięć lat, ale także regularnie w krótszych odstępach czasu, na przykład co miesiąc lub co kwartał, w zależności od krytyczności danych. Należy również uwzględnić różne metody tworzenia kopii zapasowych, takie jak pełne, różnicowe czy przyrostowe, które mogą zwiększyć efektywność zarządzania danymi. Przykład przydatności takiej strategii to sytuacje awaryjne, takie jak awaria sprzętu, które mogą skutkować utratą danych, jeżeli kopie zapasowe nie są tworzone na czas. W aspekcie zgodności regulacyjnej, wiele branż wymaga posiadania polityki ochrony danych, która obejmuje regularne tworzenie kopii zapasowych, co czyni ten pięcioletni okres częścią strategii zarządzania ryzykiem.
Pytanie 6

Karty katalogowe dla dokumentacji technicznej, które znajdują się w archiwum inwestora, powinny być uporządkowane według

A. numerów porządkowych z księgi inwentarzowej
B. terminów zakończenia inwestycji
C. budowli, obiektów i branż
D. nazw przedsiębiorstw realizujących projekt
Poprawna odpowiedź, czyli układ kart katalogowych według budów, obiektów i branż, jest zgodna z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją techniczną. Taki sposób organizacji umożliwia łatwe i szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest kluczowe w procesie inwestycyjnym oraz podczas późniejszych prac konserwacyjnych czy modernizacyjnych. Ułożenie dokumentacji według kategorii budów czy branż pozwala na lepsze zarządzanie całym cyklem życia danego projektu, od etapu planowania, przez realizację, aż po eksploatację. Na przykład, w przypadku obiektów budowlanych, segregacja kart według branż, takich jak budownictwo ogólne, instalacje elektryczne czy sanitarno-hydrauliczne, umożliwia inżynierom i technikom szybkie odnalezienie właściwej dokumentacji w razie potrzeby. Ponadto, zgodność z normami ISO 9001 w zakresie zarządzania jakością dokumentacji podkreśla znaczenie systematyczności i przejrzystości w archiwizacji materiałów technicznych, co przekłada się na efektywność operacyjną całej organizacji.
Pytanie 7

Umieszczone w załączonym opisie teczki aktowej daty nazywa się datami

Ministerstwo Ziem Odzyskanych

Regulaminy organizacyjne
i schematy Ministerstwa

1945 - 1952

AAN
2/121/0/736

A. całkowitymi.
B. początkowymi.
C. końcowymi.
D. skrajnymi.
Odpowiedź "skrajnymi" jest na dobrym tropie, bo dotyczy najwcześniejszych i najpóźniejszych dat w teczce aktowej. W archiwizacji to istotna sprawa, bo te skrajne daty pomagają ustalić, jak długi jest okres, którego dotyczą zgromadzone dokumenty. Na przykład, jeżeli mamy dokumenty z lat 1945 i 1952, to te daty wyznaczają ramy czasowe, które są przydatne do ogarnięcia całego zbioru. W praktyce, wiedza o tych skrajnych datach ułatwia planowanie działań związanych z konserwacją czy digitalizacją archiwów. Przestrzegając dobrych praktyk archiwistycznych, możemy lepiej zorganizować dokumentację, co zdecydowanie ułatwia późniejsze badania i analizy. Warto pamiętać, że w wielu systemach zarządzania dokumentami skrajne daty są wręcz wymagane, więc to pokazuje ich wagę, zwłaszcza w kontekście administracyjnym i prawnym.
Pytanie 8

Jakie dane są kluczowe do stworzenia opisu dokumentacji kartograficznej?

A. "Stary oberek"; Franciszek Golan; skrzypce; nagranie 1952 r
B. Temat: Prezydent Ignacy Mościcki w Juracie w 1937 roku
C. Etap: projekt budowlany i wykonawczy
D. Skala 1:5000
Skala 1:5000 jest kluczowym elementem w dokumentacji kartograficznej, ponieważ określa, w jakiej proporcji rzeczywiste wymiary terenu są przedstawione na mapie. Skala wpływa na szczegółowość i dokładność odwzorowania obiektów geograficznych. W przypadku skali 1:5000, jeden centymetr na mapie odpowiada pięciu tysiącom centymetrów w rzeczywistości, co oznacza, że mapy wykonane w tej skali mogą prezentować szczegóły, takie jak granice działek, drogi czy budynki, z dużą precyzją. W praktyce użycie właściwej skali jest niezbędne dla architektów, urbanistów i geodetów, którzy muszą analizować przestrzeń i planować inwestycje. Standardy takie jak ISO 19110 dotyczące opisu obiektów przestrzennych oraz normy krajowe regulujące tworzenie map wskazują, że skala jest podstawowym parametrem, który powinien być określony w każdej dokumentacji kartograficznej. Zastosowanie odpowiedniej skali zapewnia również, że odbiorca dokumentacji może w sposób efektywny zinterpretować przedstawione dane.
Pytanie 9

W którym rozdziale inwentarza dokumentów należy zamieścić informację o przebiegu losów akt?

A. Zawartość zespołu.
B. Charakterystyka archiwalna zespołu.
C. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu.
D. Dzieje zespołu.
Odpowiedź 'Dzieje zespołu' jest właściwa, bo ten rozdział w inwentarzu jest poświęcony tym wszystkim rzeczom, które się działy z danym zespołem archiwalnym. Tu zbiera się informacje o losach dokumentów, ich zmianach miejsc oraz statusach prawnych i fizycznych. Z mojego doświadczenia, dobrze prowadzona dokumentacja jest kluczowa, żeby zachować porządek i ciągłość zbiorów archiwalnych. Standardy, jak ISAD(G), podkreślają, jak ważne są te informacje dla przyszłych badaczy. Uważam, że troska o dokumentowanie dziejów zespołu archiwalnego pomaga lepiej rozumieć kontekst historyczny, w którym dany zespół działał, co jest naprawdę istotne w pracach naukowych i edukacyjnych.
Pytanie 10

Dla zbioru nagrań nie jest prowadzona

A. Dziennik wpływów
B. Rejestr nabytków i ubytków
C. Skorowidz alfabetyczny autorów
D. Katalog rzeczowy
Dziennik wpływów nie jest potrzebny, jeśli chodzi o nagrania. Jego głównym zadaniem jest rejestrowanie wszystkich materiałów, które wpływają do instytucji, jak książki czy różne dokumenty. Nagrania mają swój sposób ewidencji, używa się do tego innych systemów, na przykład katalogów rzeczowych albo skorowidzów alfabetycznych autorów. Katalog rzeczowy pomaga w klasyfikacji nagrań według tematów, co jest super dla tych, którzy szukają konkretnych treści. Z kolei skorowidz alfabetyczny autorów pomoże szybko znaleźć prace danej osoby. No i nie możemy zapomnieć o rejestrze nabytków i ubytków, który jest ważny, bo pozwala śledzić, co się zmienia w zbiorach. Tak że, brak dziennika wpływów dla nagrań jest całkowicie ok, bo są lepsze sposoby, żeby to ogarnąć w archiwach i bibliotekach.
Pytanie 11

Co stanowi zwięzłe podsumowanie dokumentu?

A. sumariusz
B. indeks
C. regest
D. kapitularz
Regest to zwięzłe streszczenie dokumentu, które zazwyczaj zawiera kluczowe informacje dotyczące jego treści, takie jak autor, tytuł, daty, oraz główne tematy. Umożliwia to szybkie zrozumienie zawartości dokumentu bez konieczności jego pełnego przeglądania. W praktyce, regesty są szczególnie pomocne w archiwach, bibliotekach oraz w kontekście badań naukowych, gdzie czasami dostępnych jest wiele dokumentów, a kluczowe jest szybkie odnalezienie istotnych informacji. Stosując regesty, można efektywniej zarządzać informacjami i lepiej organizować prace badawcze. Regesty są zgodne z dobrymi praktykami w archiwistyce i zarządzaniu dokumentacją, gdzie ich wykorzystanie pomaga w systematyzacji zasobów oraz zwiększa ich dostępność. Warto pamiętać, że regest powinien być zgodny z określonymi standardami, takimi jak ISAD(G) w kontekście archiwizacji, które określają, jakie elementy powinien zawierać taki dokument, aby był w pełni użyteczny dla użytkowników.
Pytanie 12

W jaki sposób powinien być zorganizowany spis teczek osobowych?

A. dowolny
B. alfabetyczny w ramach całego spisu
C. chronologiczny w oparciu o daty zakończenia pracy
D. alfabetyczny według działów organizacyjnych
Odpowiedź "alfabetyczny w obrębie całego spisu" jest prawidłowa, ponieważ spis teczek osobowych powinien być uporządkowany w sposób, który umożliwia łatwe i szybkie odnajdywanie informacji. Porządek alfabetyczny w obrębie całego spisu zapewnia przejrzystość i organizację, co jest szczególnie ważne w kontekście administracji kadrowej oraz zarządzania dokumentacją. Przykładem praktycznego zastosowania tego podejścia jest sytuacja, gdy pracownik działu HR musi szybko zlokalizować teczkę konkretnego pracownika; alfabetyczne uporządkowanie pozwala na efektywne przeszukiwanie. Dodatkowo, zgodnie z standardami zarządzania dokumentacją, takimi jak ISO 9001, zachowanie systematyczności i porządku w dokumentach wpływa pozytywnie na jakość zarządzania procesami. Umożliwia to nie tylko łatwe odnajdywanie informacji, ale również efektywne audyty i kontrole, które są nieodłącznym elementem zarządzania zgodnością z przepisami prawa pracy.
Pytanie 13

Jedną lub więcej fotografii, które są ze sobą związane tematycznie, osobą lub zdarzeniem, zrobionych w jednym miejscu i czasie, nazywamy

A. grupą
B. tematem
C. zbiorem
D. zespołem
Wybierając odpowiedź "temat", trafiłeś w sedno. W fotografii to pojęcie odnosi się do zestawu zdjęć, które łączy wspólna treść, osoba, wydarzenie, a nawet konkretne miejsce i czas, w którym zostały zrobione. Na przykład, seria zdjęć z festiwalu muzycznego, gdzie widać zarówno występy artystów, jak i reakcje publiczności, świetnie pokazuje, jak temat może koncentrować się na konkretnym wydarzeniu. Temat jest naprawdę istotny, gdy chcesz, by twoje zdjęcia miały jakiś przekaz czy emocje. To dlatego wiele wystaw czy galerii stara się grupować prace wokół wyraźnych tematów. Z mojej perspektywy, zrozumienie, jak ważny jest temat w fotografii, może naprawdę pomóc w lepszym wyrażaniu swoich pomysłów przez obrazy.
Pytanie 14

Zbiór wszystkich materiałów zarchiwizowanych, niezależnie od rodzaju nośnika i metody utrwalenia, stworzonych przez twórcę, to

A. zespół archiwalny
B. zasób archiwalny
C. inwentarz archiwalny
D. przewodnik archiwalny
Zespół archiwalny to termin odnoszący się do całości materiałów archiwalnych, które zostały wytworzone przez określonego twórcę, niezależnie od rodzaju nośnika czy metody ich utrwalenia. W kontekście zarządzania informacją, zespół archiwalny ma kluczowe znaczenie dla organizacji, ponieważ pozwala na gromadzenie, katalogowanie oraz ochronę dokumentów, które mają wartość historyczną, prawną lub informacyjną. Przykładowo, w instytucjach publicznych zespół archiwalny obejmuje dokumenty takie jak akt osobowych pracowników, protokoły posiedzeń, czy korespondencję, które mogą być istotne zarówno dla bieżącej działalności, jak i dla przyszłych pokoleń. Właściwe zarządzanie zespołem archiwalnym opiera się na standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy Standard Opisania Zasobów Archiwalnych), które umożliwiają efektywne porządkowanie i udostępnianie materiałów archiwalnych. Wspierając takie praktyki, instytucje archiwalne mogą lepiej zarządzać swoimi zasobami, co zwiększa ich dostępność oraz wartość informacyjną.
Pytanie 15

Które z kryteriów oceny dokumentacji technicznej nie jest zaliczane do kryteriów pomocniczych?

A. Wygodnej postaci dokumentacji
B. Aktualnej użyteczności dokumentacji technicznej
C. Rangi twórcy dokumentacji technicznej oraz jego wpływu w życiu publicznym kraju lub regionu
D. Znaczenia i głębokości informacyjnej
Wybór odpowiedzi dotyczącej ważności i głębi informacyjnej jako kryterium wartościowania dokumentacji technicznej jest prawidłowy, ponieważ kryterium to odnosi się do fundamentów jakości dokumentacji. Ważność i głębia informacyjna są kluczowe dla efektywnego przekazywania wiedzy oraz dla podejmowania decyzji opartych na solidnych danych. Na przykład, w branży inżynieryjnej, dokumentacja techniczna, która nie zawiera szczegółowych informacji dotyczących specyfikacji materiałów, procedur testowych czy bezpieczeństwa, może prowadzić do błędnych decyzji i kosztownych pomyłek. Dobry standard dokumentacji, taki jak ISO 9001, podkreśla, jak istotne jest posiadanie dokumentacji, która nie tylko odpowiada na bieżące potrzeby, ale również dostarcza informacji o przyszłych zastosowaniach. W kontekście praktycznym, dobrze sprecyzowana dokumentacja techniczna, która jest ważna i bogata w informacje, znacznie zwiększa efektywność pracy zespołów inżynieryjnych, umożliwiając im szybsze wprowadzanie innowacji oraz redukcję ryzyka błędów. Właściwe dokumentowanie procesów, produktów czy usług jest zatem kluczowe, aby zapewnić ich jakość i trwałość.
Pytanie 16

Operat szacunkowy stanowi przykład dokumentacji

A. geodezyjnej
B. technicznej
C. kartograficznej
D. aktowej
Operat szacunkowy to taki dokument, który dokładnie analizuje, ile warta jest nieruchomość. Można go traktować jako coś w rodzaju technicznej dokumentacji, bo ma na celu dostarczenie wiarygodnych informacji o wartości rynkowej i stanie majątku. Często korzysta się z operatów podczas wycen, zarówno jak chcemy coś sprzedać, jak i przy kwestiach podatkowych. Ważne, żeby sporządzanie tego dokumentu odbywało się zgodnie z aktualnymi normami, jak Ustawa o gospodarce nieruchomościami czy Krajowe Standardy Wyceny. Te ostatnie mówią, jakie metody i zasady mamy stosować, żeby rzetelnie wykonać operat. Przykładowo, jeśli sprzedajemy nieruchomość, to dobra wycena naprawdę ma ogromne znaczenie, żeby obie strony były zadowolone.
Pytanie 17

Określ typ dokumentu, którego opis zewnętrzny powinien być uzupełniony o wskazanie nośnika informacji?

A. Papierowy
B. Audiowizualny
C. Pergaminowy
D. Elektroniczny
Pergaminowy to taki materiał, na którym można zapisywać różne treści, ale warto dodać, że jego opis powinien zawierać informację o tym, na jakim nośniku jest zapisany. Pergamin ma długą historię i był używany już w starożytności i średniowieczu, np. do tworzenia ważnych dokumentów i manuskryptów. Jego trwałość jest naprawdę imponująca, dlatego wiele starych dokumentów przetrwało do naszych czasów. W archiwistyce bardzo ważne jest, żeby takie dokumenty były przechowywane w odpowiednich warunkach, bo to znacząco wpływa na ich stan. Co ciekawe, dziś pergamin wciąż ma swoje miejsce w sztuce, kaligrafii, a nawet przy produkcji certyfikatów czy dyplomów. Zrozumienie roli pergaminu jako nośnika informacji może pomóc lepiej zarządzać dokumentami, co jest istotne, gdy chodzi o archiwizację i ich konserwację.
Pytanie 18

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 19

W dokumentacji kartograficznej dodatkowa mapa boczna, powiązana z mapą główną i umieszczona w obrębie arkusza mapy, lecz nie będąca samodzielną jednostką archiwalną, określana jest jako

A. karton
B. operat ewidencyjny
C. atlas
D. plan sytuacyjny
Karton to termin używany w kartografii, który odnosi się do mapy bocznej, umieszczonej w obrębie arkusza mapy głównej, ale nie stanowiącej odrębnej jednostki archiwalnej. W praktyce oznacza to, że karton może zawierać dodatkowe informacje, takie jak szczegółowe dane dotyczące terenów, które nie są bezpośrednio przedstawione na mapie głównej, ale są istotne dla jej interpretacji. Przykładem zastosowania kartonu mogą być mapy tematyczne przedstawiające dodatkowe dane, jak na przykład gęstość zaludnienia, które są umieszczane w obrębie mapy głównej, aby dostarczyć użytkownikowi szerszy kontekst. W kontekście standardów kartograficznych, karton odgrywa ważną rolę w zapewnieniu, że mapy są nie tylko informacyjne, ale także użyteczne w różnych zastosowaniach, takich jak planowanie przestrzenne czy zarządzanie zasobami. Dobre praktyki kartograficzne sugerują, aby takie dodatki były jasno oznaczone i opatrzone legendą, co ułatwia ich interpretację przez użytkowników.
Pytanie 20

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 21

Akta stanu cywilnego w ramach zespołu archiwalnego są grupowane

A. w porządku chronologiczno-rzeczowym
B. według grup tematycznych, a w ramach tych grup alfabetycznie
C. w systemie dziesiętnym z podziałem na teczki tematyczne
D. w seriach rzeczowych, a w obrębie serii porządkuje się chronologicznie
Organizacja jednostek archiwalnych akt stanu cywilnego w innych układach, takich jak dziesiętny, tematyczny czy chronologiczno-rzeczowy, nie odpowiada standardom archiwalnym i może prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu dokumentami. Przykładowo, układ dziesiętny z podziałem na teczki rzeczowe, choć stosowany w niektórych systemach, jest mniej praktyczny dla archiwów stanu cywilnego, gdzie kluczowe jest szybkie odnalezienie konkretnych dokumentów. Tego rodzaju organizacja może prowadzić do skomplikowanego systemu katalogowania, który zniechęca użytkowników i może wprowadzać nieporządek. Ponadto, grupowanie dokumentów w tematyczne kategorie z alfabetycznym porządkiem również nie uwzględnia chronologii, co jest istotne dla akt stanu cywilnego. Z perspektywy archiwistyki, istotne jest nie tylko grupowanie według tematyki, ale także zapewnienie, że dokumenty są uporządkowane w sposób, który odzwierciedla ich naturalny kontekst tworzenia. W przypadku archiwizacji, priorytetem powinno być zachowanie chronologii, co pozwala na odtworzenie historii zdarzeń oraz ułatwia zrozumienie kontekstu danego dokumentu. Zastosowanie podejścia chronologiczno-rzeczowego może prowadzić do bałaganu, jako że dokumenty mogą być rozproszone w różnych seriach i trudno dostępne w przypadku potrzeby ich przeszukania. Te błędy w myśleniu wynikają z ignorowania podstawowych zasad archiwizacji, które kładą nacisk na spójność, dostępność i łatwość wyszukiwania dokumentów.
Pytanie 22

Podaj jednostkę inwentarzową stosowaną w dokumentacji kartograficznej?

A. Schemat organizacyjny
B. Atlas geograficzny
C. Matryca topograficzna
D. Dokument geodezyjny
Atlas geograficzny stanowi jednostkę inwentarzową dla dokumentacji kartograficznej, ponieważ jest to zorganizowany zbiór map i informacji geograficznych, które ukazują różne aspekty terenu, takie jak ukształtowanie powierzchni, sieć hydrograficzna, granice administracyjne czy zagospodarowanie przestrzenne. Przykładowo, atlas geograficzny może być wykorzystywany w pracach geodezyjnych do analizy przestrzennej danego obszaru lub w planowaniu urbanistycznym, gdzie istotne jest zrozumienie relacji między różnymi elementami środowiska. W kontekście standardów branżowych, atlas geograficzny powinien być zgodny z wytycznymi, takimi jak norma ISO 19110 dotycząca opisu obiektów geograficznych, co zapewnia jego użyteczność i zgodność w szerokim zakresie zastosowań. Atlas jest również ważnym narzędziem w edukacji, umożliwiającym naukę geografii poprzez wizualizację i analizy danych przestrzennych.
Pytanie 23

Na zamieszczonym formularzu spisu zdawczo-odbiorczego ewidencjonowana jest dokumentacja

Lp.Symbol klasyfikacyjnyTytuł teczki (nazwa zespołu tematycznego) pzgł.Nry ewid. wg oznaczeńDaty skrajneLiczba ark.Uwagi (rodzaj materiałów)
1234567

A. aktowa.
B. kartograficzna.
C. audiowizualna.
D. techniczna.
Dokumentacja kartograficzna obejmuje wszelkiego rodzaju materiały związane z mapami, planami, atlasami oraz innymi reprezentacjami geograficznymi. W kontekście formularza spisu zdawczo-odbiorczego, analiza zawartości kolumn takich jak "Symbol klasyfikacyjny" i "Tytuł tekstów (nazwa zespołu tematycznego)" wskazuje na potrzebę ewidencjonowania informacji, które są kluczowe dla organizacji i zarządzania dokumentami kartograficznymi. W praktyce, ewidencjonowanie dokumentacji kartograficznej jest istotne w kontekście zarządzania zasobami geoinformacyjnymi, co jest zgodne z normami ISO 19115, które definiują metadane dla danych geograficznych. Ponadto, dobra praktyka w tej dziedzinie obejmuje wykorzystanie standardów takich jak INSPIRE, które mają na celu wspieranie interoperacyjności danych przestrzennych w Europie. Właściwe ewidencjonowanie pozwala na efektywne wykorzystanie zasobów geoinformacyjnych w różnych zastosowaniach, takich jak planowanie przestrzenne, zarządzanie środowiskiem, a także w działaniach ratunkowych i ochrony ludności, co podkreśla znaczenie posiadania dobrze zorganizowanej dokumentacji kartograficznej.
Pytanie 24

Podczas klasyfikacji dokumentacji filmowej do odpowiedniego działu rzeczowego nie bierze się pod uwagę

A. sygnatury filmu
B. nazwy filmu
C. spisu treści filmu
D. zakresu czasowego
Podejmowanie się kwalifikacji dokumentacji filmowej bez uwzględnienia sygnatury filmu jest mylące, ponieważ sygnatura jest istotnym elementem identyfikacji w systemach archiwalnych. Niemniej jednak, to nie sygnatura, a inne elementy, takie jak regest treści, tytuł oraz zakres chronologiczny, decydują o merytorycznym przypisaniu filmu do konkretnego działu rzeczowego. Regest treści filmu pełni funkcję synapsy, łącząc jego tematykę z odpowiednim działem, a tytuł filmu jest pierwszym wskaźnikiem tematycznym dla klasyfikacji. Zakres chronologiczny umożliwia dodatkowe konteksty historyczne, co jest kluczowe w przypadku filmów o tematyce historycznej lub dokumentalnej. Często mylenie sygnatury z kluczowymi elementami merytorycznymi wynika z niepełnego zrozumienia roli, jaką różne informacje odgrywają w archiwizacji. Sygnatura to identyfikator, który wspiera administrację dokumentów, ale to treść, tytuł i kontekst chronologiczny są decydującymi czynnikami przy przypisywaniu filmów do działów. W praktyce, zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla efektywnej pracy w archiwach i instytucjach zajmujących się dokumentacją filmową.
Pytanie 25

Mapy związane z planowaniem przestrzennym powinny być najpierw uporządkowane według

A. oznaczeń numerów ewidencyjnych
B. jednostek obszarowych
C. symboli klasyfikacyjnych
D. kryterium tematycznego
Segregacja map dotyczących planowania przestrzennego według jednostek obszarowych jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania przestrzenią. Jednostki obszarowe, takie jak gminy, powiaty czy województwa, stanowią podstawowy kontekst, w którym realizowane są różne projekty rozwojowe. Dobrą praktyką jest grupowanie map według tych jednostek, ponieważ umożliwia to łatwe odnalezienie potrzebnych informacji i analizę danych w kontekście lokalnym. Na przykład, podczas planowania nowej infrastruktury, takich jak drogi czy obiekty użyteczności publicznej, istotne jest, aby mieć dostęp do map z danymi dotyczącymi konkretnej jednostki obszarowej, co pozwala na lepsze dostosowanie planów do lokalnych uwarunkowań. Ponadto, zgodnie z wytycznymi dotyczącymi gospodarki przestrzennej, segregacja według jednostek obszarowych wspiera proces podejmowania decyzji oraz umożliwia efektywniejsze zarządzanie zasobami w danym regionie.
Pytanie 26

Która czynność kończy proces porządkowania właściwej dokumentacji?

A. Wycofanie dokumentacji
B. Przeprowadzenie konserwacji
C. Nadanie sygnatury archiwalnej
D. Przepakowanie dokumentacji
Nadanie sygnatury archiwalnej to kluczowy krok kończący etap porządkowania właściwego dokumentacji. Sygnatura archiwalna pełni rolę unikalnego identyfikatora, który umożliwia łatwe odnalezienie i klasyfikację dokumentów w przyszłości. Jest to zgodne z zasadami zarządzania dokumentacją oraz archiwizacji, które nakładają obowiązek organizowania i opisania dokumentów w sposób systematyczny. Przykładowo, w instytucjach publicznych i przedsiębiorstwach prywatnych, każda kategoria dokumentów, takie jak umowy czy raporty, powinna otrzymać indywidualną sygnaturę, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami. Nadanie sygnatury archiwalnej jest również istotne z perspektywy prawnej, gdyż ułatwia późniejsze audyty oraz kontrolę zgodności z regulacjami, jak np. Ustawa o archiwizacji. Dodatkowo, sygnatury pozwalają na lepsze zrozumienie kontekstu dokumentu oraz jego znaczenia w szerszej strukturze organizacyjnej, co jest fundamentem dobrych praktyk archiwizacji i zarządzania informacją.
Pytanie 27

W archiwach, określenie: stan fizyczny zachowania: dobry, sugeruje, że

A. dopuszcza się ostrożne udostępnianie
B. konieczna jest zgoda dyrektora na udostępnienie
C. jednostka nie może być udostępniana
D. jednostka może być udostępniana
Odpowiedź, że jednostka może być udostępniana, jest prawidłowa, ponieważ stan fizyczny zachowania określany jako 'dobry' oznacza, że materiały archiwalne są w odpowiednim stanie, aby mogły być przetwarzane i udostępniane badaczom oraz innym użytkownikom. W praktyce, jednostki archiwalne o dobrym stanie fizycznym nie wymagają specjalnej zgody ani nadzoru podczas udostępniania, co ułatwia dostęp do zasobów. Na przykład, w przypadku archiwów publicznych, dokumenty zarchiwizowane w dobrym stanie mogą być prezentowane w czytelniach, w którym użytkownicy mogą korzystać z nich w celach badawczych. Dobrą praktyką jest regularna konserwacja i monitorowanie stanu jednostek archiwalnych, co w rezultacie pozwala na ich efektywne udostępnienie. Takie podejście jest zgodne z zasadami zarządzania archiwami, które podkreślają znaczenie dostępności informacji oraz zachowania ich integralności.
Pytanie 28

Sygnatura archiwalna obejmuje numer spisu zdawczo-odbiorczego oraz

A. numer spisu w zestawieniu spisów zdawczo-odbiorczych.
B. symbol twórcy akt.
C. symbol z repertorium akt.
D. numer pozycji w tym spisie.
Sygnatura archiwalna odgrywa kluczową rolę w systemie zarządzania dokumentacją, ponieważ pozwala na jednoznaczną identyfikację akt w archiwum. Poprawna odpowiedź, czyli numer pozycji na spisie zdawczo-odbiorczym, jest istotna, ponieważ ten numer wskazuje na konkretne miejsce w zbiorze dokumentów przekazanych do archiwum. Spis zdawczo-odbiorczy stanowi podstawowy dokument, który rejestruje akta przekazywane do archiwum, a jego numeracja odpowiada poszczególnym pozycjom, co umożliwia efektywne wyszukiwanie. W praktyce oznacza to, że w przypadku potrzeby odnalezienia konkretnego dokumentu, możemy korzystać z sygnatury archiwalnej, aby zlokalizować odpowiednią pozycję. Wiele instytucji archiwalnych stosuje standardy, takie jak ISAD(G) czy ISAAR(CPF), które uwzględniają zasady tworzenia i zarządzania sygnaturami archiwalnymi, co wpływa na spójność i efektywność procesów archiwalnych. Wiedza na temat właściwego użycia sygnatury archiwalnej jest zatem niezbędna dla specjalistów zajmujących się archiwizacją i zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 29

Testament stanowi przykład rodzaju dokumentacji

A. normatywnej
B. notarialnej
C. sądowej
D. osobowej
Testament jest dokumentem notarialnym, co oznacza, że musi być sporządzony w formie aktu notarialnego, aby miał moc prawną. Dokumenty notarialne są tworzone przez notariusza, który czuwa nad ich prawidłowością oraz zgodnością z obowiązującym prawem. Testament jako dokument notarialny zapewnia większe bezpieczeństwo dla spadkodawcy, ponieważ notariusz potwierdza tożsamość osób oraz ich zdolność do sporządzania takiego dokumentu. Przykładem praktycznym zastosowania testamentu jest możliwość precyzyjnego określenia, kto ma odziedziczyć majątek po śmierci spadkodawcy, co pozwala na uniknięcie konfliktów rodzinnych. Dodatkowo, testament notarialny jest trudniejszy do podważenia w sądzie, co zwiększa jego wiarygodność w oczach wszystkich zainteresowanych. Warto również pamiętać, że testament notarialny powinien być przechowywany przez notariusza, co zabezpiecza go przed zgubieniem lub zniszczeniem, a także ułatwia dostęp do dokumentu po śmierci spadkodawcy. W kontekście dobrych praktyk, zaleca się konsultację z prawnikiem przed sporządzeniem testamentu, aby upewnić się, że dokument jest zgodny z wolą spadkodawcy oraz z przepisami prawa.
Pytanie 30

Najbardziej szczegółowy typ ewidencji archiwalnej, który oprócz hasła i sygnatury zawiera regest dokumentu, stosowany najczęściej w przypadku zasobu staropolskiego, to

A. dziennik
B. sumariusz
C. ewidencja
D. katalog
Katalog, dziennik i ewidencja, mimo że są popularnymi formami ewidencji, nie mają tej samej rozbudowy i funkcjonalności co sumariusz. Katalog to spis zbiorów, który skupia się na organizacji i klasyfikacji dokumentów, ale nie zawsze zawiera szczegółowy opis treści poszczególnych pozycji. Często ogranicza się do podstawowych danych, takich jak tytuł, autor i daty, co nie wystarcza w kontekście archiwów staropolskich, gdzie znajomość kontekstu dokumentu jest kluczowa do jego zrozumienia. Dziennik, z drugiej strony, jest narzędziem do rejestrowania bieżących działań, takich jak przyjęcia lub wydania dokumentów, a nie do szczegółowego opisu zawartości archiwaliów. Ewidencja to termin ogólny, który może odnosić się do różnych form rejestracji dokumentów, jednak również nie dostarcza tak szczegółowych informacji jak regesty w sumariuszach. Takie nieporozumienia mogą prowadzić do błędnych wniosków przy klasyfikacji dokumentów oraz utrudniać pracę badawczą. Kluczowe jest zrozumienie, że sumariusz, jako forma ewidencji, ma swoje unikalne zalety w kontekście archiwalnym, które nie są obecne w innych typach rejestracji. Dlatego zrozumienie i rozróżnianie tych pojęć jest istotne dla prawidłowego zarządzania archiwaliami oraz dla efektywnego dostępu do informacji historycznych.
Pytanie 31

Jakie urządzenie powinno być wykorzystane, aby otrzymać papierową wersję dokumentu elektronicznego?

A. Skanera
B. Drukarki
C. Kserokopiarki
D. Niszczarki
Drukarka to urządzenie, które umożliwia przekształcanie dokumentów elektronicznych w formę papierową, co jest niezwykle istotne w codziennej pracy biurowej oraz w wielu innych zastosowaniach. W kontekście druku dokumentów, istnieją różne technologie, takie jak druk atramentowy, laserowy czy termosublimacyjny, które różnią się wydajnością, jakością oraz kosztami eksploatacji. Na przykład, drukarki laserowe są często preferowane w biurach ze względu na ich szybkość i niskie koszty na stronę w porównaniu do drukarek atramentowych. Drukowanie dokumentów jest również związane z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją, w tym archiwizacją i bezpieczeństwem danych. Warto również zaznaczyć, że wiele firm wprowadza polityki ograniczające drukowanie w celu zmniejszenia kosztów oraz wpływu na środowisko, co prowadzi do większego wykorzystania dokumentów elektronicznych. W związku z tym, aby uzyskać wersję papierową dokumentu elektronicznego, drukarka jest właściwym wyborem, zgodnym z obowiązującymi standardami w dziedzinie zarządzania dokumentami.
Pytanie 32

Jakim krokiem w organizacji dokumentów powinna być poprzedzona systematyzacja akt?

A. Uzupełnieniem opisów dokumentów
B. Inwentaryzacją dokumentów
C. Brakowaniem dokumentów
D. Kwalifikacją archiwalną
Inwentaryzacja dokumentacji, brakowanie akt oraz uzupełnienie opisów dokumentacji to procesy, które chociaż są istotne w zarządzaniu dokumentacją, nie powinny być mylone z kwalifikacją archiwalną, która jest etapem kluczowym w systematyzacji akt. Inwentaryzacja dokumentacji polega na spisie i zebraniu informacji o poszczególnych aktach, co jest pomocne, ale nie decyduje o ich wartości. Oprócz tego, brakowanie akt, czyli proces likwidacji dokumentów, które nie spełniają kryteriów archiwalnych, następuje dopiero po przeprowadzeniu kwalifikacji archiwalnej. Bez tego kroku, organizacja może nieświadomie zniszczyć dokumenty o znaczeniu historycznym, co jest poważnym błędem. Uzupełnienie opisów dokumentacji również nie jest odpowiednim krokiem przed systematyzacją, gdyż powinno odbywać się równolegle do innych procesów, jednak nie zastępuje oceny wartości archiwalnej. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich niepoprawnych wniosków, polegają na myleniu procesów związanych z fizycznym porządkowaniem dokumentacji z tymi, które mają na celu ich merytoryczną ocenę. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją wymaga zrozumienia hierarchii tych kroków oraz ich znaczenia w kontekście długoterminowej ochrony i konserwacji informacji.
Pytanie 33

Która zasada archiwalna uwzględnia związki między materiałami archiwalnymi wchodzącymi w skład zespołu archiwalnego i określa jednocześnie niepodzielność tego zespołu?

A. Przynależności zespołowej
B. Przynależności terytorialnej
C. Wolnej proweniencji
D. Wspólnego dziedzictwa
Zasada przynależności zespołowej to naprawdę ważny temat w archiwistyce. Mówi o tym, jak istotne jest, aby materiały archiwalne były przechowywane razem, bo tylko wtedy zachowujemy ich kontekst i sens. Wyobraź sobie, że archiwizujesz dokumenty konkretnej instytucji. Jeśli wszystkie akta są w jednym miejscu, to łatwiej analizować, co ta instytucja robiła w danym czasie. No i to wszystko jest zgodne z międzynarodowymi standardami, jak ISO 15489, które mówią o tym, jak ważne jest gromadzenie dokumentacji w taki sposób, by odzwierciedlała jej pierwotny kontekst. W sumie, zachowanie przynależności zespołowej pomaga nie tylko w badaniach, ale też ułatwia zarządzanie wiedzą w archiwach.
Pytanie 34

W przypadku materiałów archiwalnych w formie elektronicznej, zebranych w systemach informatycznych EZD (lub w systemach do elektronicznego zarządzania dokumentami), klasyfikowanych w akta spraw według jednolitego rzeczowego wykazu akt, jednostką archiwalną jest

A. klasa
B. dokument
C. teczka aktowa
D. sprawa
W przypadku materiałów archiwalnych w postaci elektronicznej, jednostką archiwalną jest sprawa, co jest zgodne z założeniami jednolitego rzeczowego wykazu akt (JRWA). Sprawa to zespół dokumentów powiązanych ze sobą tematycznie i proceduralnie, dotyczących konkretnego zagadnienia lub wydarzenia. Przykładowo, w kontekście administracji publicznej, sprawą może być wniosek o pozwolenie na budowę, który obejmuje wszelkie dokumenty związane z tym procesem, takie jak decyzje administracyjne, opinie, czy protokoły z zebrań. W praktyce, odpowiednie grupowanie akt w sprawy zapewnia łatwiejszy dostęp do informacji oraz skuteczniejsze zarządzanie dokumentacją. Standardy archiwalne, takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie właściwego klasyfikowania i organizowania materiałów archiwalnych, co przyczynia się do efektywności operacyjnej instytucji oraz transparentności w działaniach administracyjnych.
Pytanie 35

Cyfrowa reprodukcja materiałów archiwalnych, przeznaczona do krótkoterminowego przechowywania, nosi nazwę

A. wzorcowa
B. zastępcza
C. użytkowa
D. zabezpieczająca
Kopia użytkowa materiałów archiwalnych to forma cyfrowego przechowywania, która jest przystosowana do codziennego wykorzystania, ale nie jest przeznaczona do trwałego archiwizowania. Jej głównym celem jest umożliwienie łatwego dostępu i szybkiego wykorzystania, co sprawia, że jest idealna dla instytucji, które potrzebują regularnego dostępu do danych, takich jak biblioteki czy biura. Przykładowo, w archiwach publicznych często tworzy się kopie użytkowe dokumentów, które są udostępniane użytkownikom w formie cyfrowej, co pozwala na oszczędność miejsca oraz szybsze przetwarzanie informacji. Zgodnie z normami ISO 14721:2012 (Open Archival Information System), kopie użytkowe powinny być regularnie aktualizowane, aby zapewnić ich zgodność z oryginałami oraz przydatność w przyszłości. Warto również zauważyć, że kopie użytkowe różnią się od kopii zabezpieczających, które są tworzone w celu ochrony oryginalnych materiałów przed utratą lub zniszczeniem oraz kopii wzorcowych, które służą jako referencja dla innych wersji dokumentów.
Pytanie 36

Dokumentacja, której kopia zapasowa powinna zostać wykonana, to

A. raport finansowy przygotowany tylko w jednym egzemplarzu.
B. roczny harmonogram działań.
C. zdjęcie analogowe stanowiące załącznik do teczki pracowniczej.
D. multimedialna prezentacja zapisana na płycie CD.
Prezentacja multimedialna zapisana na płycie CD jest dokumentem, który powinien być objęty procedurą tworzenia kopii bezpieczeństwa ze względu na swoją unikalność oraz potencjalną wagę informacji, które może zawierać. Kopie zapasowe są kluczowym elementem zarządzania informacją, a ich celem jest ochrona danych przed utratą spowodowaną awarią sprzętu, przypadkowym skasowaniem czy innymi nieprzewidzianymi okolicznościami. W kontekście standardów branżowych, takie jak ISO 27001 dotyczące zarządzania bezpieczeństwem informacji, zazwyczaj rekomenduje się tworzenie kopii zapasowych dla wszystkich istotnych danych. Przykładowo, w organizacjach, które często posługują się materiałami multimedialnymi w procesach szkoleniowych lub marketingowych, zabezpieczenie takich prezentacji może być kluczowe dla kontynuacji działalności i ochrony reputacji. Nie tylko zapewnia to ciągłość działania, ale także spełnia wymogi prawne w zakresie ochrony danych, co jest istotne w wielu branżach.
Pytanie 37

Jakim terminem nazywa się zbiór logicznie związanych z dokumentem elektronicznym, uporządkowanych informacji, które opisują ten dokument, a także ułatwiają jego odnajdywanie, kontrolowanie, rozumienie oraz długoterminowe przechowywanie i zarządzanie?

A. Metadane
B. Formaty
C. Kwalifikatory
D. Identyfikatory
Metadane to taki zbiór informacji, który pomaga nam opisać różne dane, na przykład dokumenty, które mamy w formie elektronicznej. Dzięki nim łatwiej jest nam wyszukiwać i ogólnie zarządzać tymi dokumentami. Przykład? No, w systemach do zarządzania treścią metadane zawierają różne info, jak autor, data stworzenia, format czy słowa kluczowe. To naprawdę przyspiesza wyszukiwanie. W branży informacji i dokumentacji mamy różne standardy, jak Dublin Core czy ISO 19115, które mówią o zestawach metadanych. Są one szeroko stosowane do opisywania zasobów, zarówno w bibliotekach, jak i w systemach GIS. Jak masz dobrze zaprojektowane metadane, to nie tylko łatwiej sięgać po info, ale też lepiej przechowujesz te zasoby. Można powiedzieć, że dzięki metadanym kontekst i znaczenie dokumentów są zachowane, co przydaje się przyszłym użytkownikom.
Pytanie 38

Elementem identyfikacyjnym teczki aktowej, który nie jest wewnętrzny, jest

A. format
B. znak sprawy
C. adresat
D. pieczątka wpływu
Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zauważyć, że adresat jest kluczowym elementem, który pozwala na określenie, do kogo dokument jest skierowany. W kontekście teczki aktowej, adresat jest istotny, ponieważ umożliwia zidentyfikowanie strony, której dokumenty dotyczą, co jest niezbędne w sytuacjach prawnych oraz administracyjnych. Jeżeli chodzi o pieczątkę wpływu, to jest to kolejny istotny element identyfikacji. Pieczątka ta dokumentuje, kiedy i przez kogo dokument został przyjęty, co ma ogromne znaczenie w kontekście terminowości oraz formalności obiegu dokumentów. Z kolei znak sprawy, zazwyczaj składający się z unikalnego numeru sprawy, jest niezbędny do efektywnego zarządzania dokumentacją. Umożliwia on szybkie odnalezienie i skojarzenie dokumentów z daną sprawą. Dlatego też, każdy z tych elementów ma swoje znaczenie i funkcję w systemie zarządzania dokumentacją. Często błędem jest pomylenie formatu dokumentu z jego identyfikacją, co prowadzi do nieporozumień w zakresie organizacji teczek aktowych. Pomocne jest zrozumienie, że format jest bardziej technicznym aspektem, który nie wpływa na identyfikację sprawy, natomiast pozostałe elementy są kluczowe do jej prawidłowego funkcjonowania.
Pytanie 39

Katalog zawierający wszystkie pieczęcie przechowywane w archiwum jest uporządkowany według

A. daty wykonania odcisku
B. nazwisk i imion właścicieli
C. wielkości inwentaryzowanego odcisku
D. widocznych haseł na wizerunkach
Właściwe usystematyzowanie inwentarza pieczęci w archiwum według nazw i imion własnych właścicieli jest zgodne z praktykami archiwizacyjnymi, które kładą szczególny nacisk na identyfikację podmiotów związanych z danymi dokumentami. Taki sposób klasyfikacji ułatwia nie tylko odnalezienie konkretnego odcisku, ale także pozwala na lepsze zrozumienie kontekstu historycznego, w jakim dany właściciel funkcjonował. Na przykład, w przypadku pieczęci królewskich, ich przypisanie do konkretnego monarchi może dostarczyć cennych informacji o okresie, z którego pochodzi dany artefakt. Ponadto, organizowanie zbiorów według właścicieli sprzyja realizacji standardów międzynarodowych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które rekomendują jasno zdefiniowane zasady dotyczące opisu zbiorów archiwalnych. Takie podejście nie tylko ułatwia zarządzanie zbiorami, ale również zwiększa ich dostępność dla badaczy oraz osób zainteresowanych historią i kulturą, co jest kluczowe w pracy archiwisty.
Pytanie 40

Do działań związanych z porządkowaniem zbioru archiwalnego nie zalicza się

A. reprografia
B. systematyzacja
C. segregacja
D. klasyfikacja
Reprografia to w sumie proces robienia kopii dokumentów, zarówno tych papierowych, jak i cyfrowych, ale to nie jest to samo co porządkowanie archiwum. Jak dla mnie, porządkowanie archiwum to coś więcej – trzeba tu klasyfikować, segregować i systematyzować dokumenty. Klasyfikacja to przypinanie dokumentów do odpowiednich kategorii, co ułatwia potem ich odnalezienie. Segregacja? To oddzielanie dokumentów według różnych kryteriów, na przykład dat, typów czy znaczenia. A jak już mówimy o systematyzacji, to chodzi o tworzenie logicznego porządku w archiwum, co naprawdę pomaga w zarządzaniu informacjami. Takie standardy jak ISAD(G) pokazują, jak ważne są te etapy dla organizacji i opieki nad zbiorami. Dobrą praktyką jest używanie cyfrowych narzędzi do zarządzania dokumentacją, co łączy te wszystkie procesy i znacznie ułatwia pracę archiwistów.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej