Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 30 marca 2025 08:35
Data zakończenia: 30 marca 2025 08:50

Egzamin zdany!

Wynik: 25/40 punktów (62,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Zaleca się, aby tworzenie kopii zapasowych danych przechowywanych na elektronicznych nośnikach danych następowało co

A. 2 lata

B. 3 lata

C. 5 lat

D. 6 lat

Wybór niewłaściwego okresu dla tworzenia kopii bezpieczeństwa danych może prowadzić do poważnych konsekwencji. Na przykład, wykonanie kopii co 3 lata nie jest wystarczające, jeśli weźmie się pod uwagę dynamiczny charakter danych oraz ryzyko ich utraty. W dzisiejszym świecie, w którym dane są kluczowym zasobem każdej organizacji, tak długi okres bez aktualizacji kopii zapasowych stwarza zagrożenie, że w przypadku awarii dane mogą być nieaktualne lub całkowicie utracone. Analogicznie, wybór 2 lat również nie uwzględnia tempa zmian w danych, co może prowadzić do sytuacji, w której organizacja nie posiada aktualnych informacji w razie potrzeby ich przywrócenia. Odpowiedź na pytanie o 6 lat jest również nieadekwatna, ponieważ oznaczałaby zbyt długi okres do następnej kopii zapasowej, co znowu zwiększa ryzyko utraty istotnych danych. Warto zauważyć, że standardy ISO 27001 oraz inne regulacje dotyczące bezpieczeństwa informacji zalecają regularne wykonywanie kopii zapasowych, co w praktyce oznacza przynajmniej roczne aktualizacje, aby zapewnić integralność i dostępność danych. Takie zarządzanie informacjami nie tylko minimalizuje ryzyko, ale również wspiera zgodność z regulacjami prawnymi, co jest kluczowe dla funkcjonowania każdej organizacji.

Pytanie 2

Zespół działań mających na celu zewidencjonowanie zbioru archiwalnego oraz przygotowanie opisu informacyjnego dla każdej jednostki fizycznej, co umożliwia udostępnienie tego zbioru, to

A. ekstradycja

B. inwentaryzacja

C. selekcja

D. akcesja

Inwentaryzacja to kluczowy proces w zarządzaniu archiwami, który obejmuje zewidencjonowanie zbiorów oraz przygotowanie szczegółowego opisu informacyjnego dla każdej jednostki archiwalnej. W praktyce oznacza to, że podczas inwentaryzacji pracownicy archiwum dokonują szczegółowego przeglądu dokumentów, tworzą spisy, a także klasyfikują materiały zgodnie z przyjętymi standardami. Dzięki inwentaryzacji, archiwa są w stanie efektywnie zarządzać swoimi zbiorami, co przekłada się na łatwiejszy dostęp do informacji dla użytkowników. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie systematycznego i dokładnego podejścia do inwentaryzacji. Przykładem zastosowania inwentaryzacji może być wprowadzenie systemów elektronicznych, które umożliwiają archiwistom szybkie aktualizowanie danych oraz udostępnianie ich zainteresowanym stronom. Inwentaryzacja jest zatem fundamentem, na którym opiera się dalsze zarządzanie dokumentami oraz ich udostępnianie.

Pytanie 3

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 4

Materiały archiwalne (kat. A) dotyczące określonej sprawy powinny być zorganizowane

A. zgodnie z numerami dziennika podawczego

B. alfabetycznie

C. chronologicznie

D. według klas jednolitego rzeczowego wykazu akt

Dokumenty, które są materiałami archiwalnymi (kat. A), powinny być uporządkowane chronologicznie. To jest mega ważne, bo dzięki temu można łatwo zrozumieć, co się działo w danej sprawie i w jakiej kolejności. Jak poskładasz wszystko według dat, to potem łatwiej śledzić, co się działo na przestrzeni czasu, a to bardzo pomaga w analizie czy badaniach historycznych. Na przykład, kiedy archiwizujesz dokumenty związane z jakimś postępowaniem sądowym, to trzeba mieć na uwadze, że kolejność zdarzeń, takich jak złożenie pozwu, rozprawy czy wydanie wyroków, jest kluczowa dla zrozumienia całej sprawy. Właściwie, to najlepsze praktyki mówią, że porządkowanie chronologiczne poprawia zarządzanie informacjami, co jest istotne do późniejszej analizy. Z mojego doświadczenia, jak się trzymasz takich zasad, to potem wszystko działa lepiej. Warto zauważyć, że to wszystko jest zgodne z wytycznymi archiwów krajowych i międzynarodowych standardów, które zwracają uwagę na to, jak ważny jest kontekst czasowy w dokumentacji archiwalnej.

Pytanie 5

Dokumentacja obiektu jest przykładem paszportu

A. audiowizualnej

B. kartograficznej

C. technicznej

D. geodezyjnej

Paszport obiektu jest dokumentem technicznym, który zawiera kluczowe informacje o danym obiekcie budowlanym czy infrastrukturze. Jest to dokumentacja, która dostarcza szczegółowych danych dotyczących parametrów technicznych, stanu technicznego, a także historii obiektu. Na przykład, w kontekście budownictwa, paszport obiektu może zawierać informacje o materiałach użytych w konstrukcji, projektach oraz wszelkich wykonanych pracach remontowych lub modernizacyjnych. Zgodnie z obowiązującymi normami, takimi jak PN-ISO 9001, ważne jest, aby dokumentacja techniczna była aktualna i zgodna z rzeczywistością, co umożliwia efektywne zarządzanie obiektem oraz jego konserwacją. Tego rodzaju dokumentacje są również istotne w przypadku przeprowadzania audytów technicznych i inspekcji, gdzie precyzyjne informacje pomagają w ocenie bezpieczeństwa oraz funkcjonalności obiektu. W praktyce, właściwe przygotowanie paszportu obiektu wpływa na długowieczność budowli oraz zadowolenie użytkowników.

Pytanie 6

Zestaw akt, który jest zszyty i oprawiony zazwyczaj w półsztywny karton, określa się mianem

A. księgi

B. wiązki

C. poszytu

D. teczki

Termin 'poszyt' odnosi się do grupy dokumentów, które zostały zszyte i oprawione w sposób półsztywny, najczęściej w karton. Jest to standardowa praktyka w archiwizacji, która zapewnia zarówno ochronę, jak i łatwy dostęp do zbiorów. Poszyty są często wykorzystywane w instytucjach takich jak biblioteki, archiwa oraz biura, gdzie konieczne jest przechowywanie dokumentów w sposób uporządkowany i trwały. Oprawienie dokumentów w poszyt umożliwia ich długoterminowe przechowywanie oraz łatwą identyfikację dzięki etykietom lub numerom katalogowym na okładkach. Dodatkowo, poszyty są często stosowane do grupowania materiałów o podobnej tematyce, co sprzyja efektywnemu zarządzaniu informacjami. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, poszyty powinny być tworzone z materiałów odpornych na działanie czynników zewnętrznych, takich jak wilgoć czy światło, co znacznie wydłuża ich trwałość.

Pytanie 7

Jak nazywa się numerowanie kolejnych stron dokumentu archiwalnego?

A. paginacja

B. datowanie

C. foliacja

D. stemplowanie

Paginacja, datowanie oraz stemplowanie to terminy, które często mogą wydawać się związane z procesem organizacji dokumentów, jednak w kontekście numerowania kart jednostek archiwalnych nie są one odpowiednie. Paginacja odnosi się głównie do umieszczania numerów na stronach w kontekście publikacji, takich jak książki czy czasopisma. Chociaż paginacja umożliwia śledzenie porządku w obrębie fizycznego dokumentu, nie jest to proces dostosowany do archiwizacji jednostek archiwalnych, które mogą mieć różnorodne formaty i struktury. Z drugiej strony, datowanie to proces przypisywania daty do dokumentu, co jest kluczowe dla zrozumienia kontekstu jego powstania, ale nie ma bezpośredniego związku z numerowaniem kart. Stemplowanie natomiast odnosi się do umieszczania pieczęci lub znaków na dokumentach, co nie ma nic wspólnego z ich numerowaniem. Błędem jest zatem utożsamienie tych procesów z foliacją, co może prowadzić do chaosu w systemie archiwalnym. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej efektywnego przechowywania.

Pytanie 8

Jak określa się zorganizowany zbiór nośników danych w informatyce, który zawiera dokumentację w wersji elektronicznej?

A. Rzeczowy skład dokumentów

B. Skład chronologiczny

C. Zbiór usystematyzowanych dokumentów

D. Skład informatycznych nośników danych

Poprawna odpowiedź to "Skład informatycznych nośników danych", ponieważ termin ten odnosi się do zorganizowanego zbioru danych przechowywanych w formie elektronicznej. W kontekście zarządzania informacją, skład informatycznych nośników danych jest kluczowy dla efektywnego przechowywania, przetwarzania oraz archiwizacji informacji. W praktyce, tego rodzaju skład jest stosowany w instytucjach, które muszą zarządzać dużymi ilościami danych, na przykład w firmach zajmujących się badaniami naukowymi, gdzie różnorodne dane są przechowywane na nośnikach cyfrowych. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, organizacje powinny stosować standardy, takie jak ISO 27001, aby zapewnić bezpieczeństwo i integralność danych w takich zbiorach. Ponadto, efektywne zarządzanie składami informatycznych nośników danych przyczynia się do szybszego dostępu do informacji oraz redukcji ryzyka utraty danych, co jest niezbędne w dobie cyfryzacji.

Pytanie 9

W jaki sposób określa się układ archiwum, w którym do stworzenia schematu struktury zastosowano organizacyjny wzór twórcy aktów?

A. Kancelaryjny

B. Strukturalno-rzeczowy

C. Rzeczywisty

D. Funkcyjny

Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zauważyć, że układ rzeczywisty odnosi się do praktycznego zorganizowania dokumentów w archiwum, co jednak nie wiąże się bezpośrednio z innym schematem organizacyjnym aktotwórcy. Układ ten często nie uwzględnia kontekstu, w jakim dokumenty zostały stworzone, a jego efektywność może być ograniczona przez brak strukturalnego nadzoru. Z kolei układ kancelaryjny definiuje sposób, w jaki dokumenty są wytwarzane i obiegają w instytucji, jednak nie skupia się na ich długoterminowym zarządzaniu ani archiwizacji. Funkcyjny układ natomiast kładzie nacisk na funkcje i zadania wykonywane przez organizację, a nie bezpośrednio na jej strukturę. Te podejścia mogą prowadzić do nieefektywności w archiwizacji, ponieważ dokumenty mogą być trudne do zlokalizowania i klasyfikacji. Typowym błędem myślowym jest zakładanie, że jakiekolwiek zorganizowanie dokumentów wystarczy do ich skutecznej archiwizacji, podczas gdy kluczowym elementem jest ich zgodność z praktykami i strukturą organizacyjną instytucji. Zrozumienie różnicy między strukturą a funkcjami jest istotne dla efektywnego zarządzania dokumentacją.

Pytanie 10

Zespół dokumentów o skomplikowanej strukturze, z powodu istnienia w ramach jednego twórcy kilku niezależnych, najczęściej równorzędnych kancelarii bądź w wyniku przekształcenia dokumentacji innych aktodawców lub w efekcie działania obu tych elementów, to zespół

A. szczątkowy

B. przykładowy

C. typowy

D. złożony

Odpowiedź "złożony" jest prawidłowa, ponieważ zespół archiwalny o układzie powikłanym charakteryzuje się posiadaniem wielu równorzędnych kancelarii lub sukcesji dokumentacji, co prowadzi do złożoności w zarządzaniu i klasyfikacji tych dokumentów. W praktyce, archiwa złożone mogą powstawać w wyniku procesów fuzji instytucji, gdzie różne kancelarie łączą swoje zbiory, co skutkuje skomplikowaną strukturą dokumentacyjną. Dobrym przykładem mogą być archiwa instytucji publicznych, które obsługują wiele działów lub projektów, gdzie każdy wydział generuje swoją dokumentację, tworząc mieszankę materiałów archiwalnych. W takich przypadkach kluczowe jest stosowanie jasnych kryteriów klasyfikacji oraz opracowanie spójnych zasad archiwizacji, aby umożliwić późniejsze wyszukiwanie i dostęp do dokumentów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), podkreśla się znaczenie dokładnego opisu zespołów archiwalnych, co pozwala na ich efektywne zarządzanie i użytkowanie przez badaczy oraz inne zainteresowane strony.

Pytanie 11

W dokumentacji geodezyjnej mapa boczna (uzupełniająca), związana z mapą zasadniczą, umieszczona w granicach arkusza mapy, nie funkcjonująca jako odrębna jednostka archiwalna, to

A. plan sytuacyjny

B. atlas

C. karton

D. operat ewidencyjny

Karton, jako dokumentacja kartograficzna, odgrywa kluczową rolę w organizacji i prezentacji informacji geograficznych. Jest to mapa boczna, która jest powiązana z mapą główną, umieszczona w obrębie arkusza mapy. Z perspektywy praktycznej, karton służy do przedstawienia szczegółowych danych, które są istotne dla użytkowników takich jak geodeci, urbaniści czy planisty miejscy. W związku z tym, karton nie jest odrębną jednostką archiwalną, ale raczej integralnym elementem szerszej dokumentacji. W standardach kartograficznych, takich jak ISO 19115, szczegółowo opisuje się wymagania dotyczące opisu metadanych map, co podkreśla znaczenie kartonów w kontekście identyfikacji i zarządzania danymi geograficznymi. Dobrą praktyką jest stosowanie kartonów w procedurach planowania przestrzennego, gdzie dostarczają one niezbędnych informacji o lokalnych zasobach i infrastrukturze, co wspiera podejmowanie decyzji w zakresie zagospodarowania przestrzennego.

Pytanie 12

Baza danych SEZAM pochodząca z archiwum zawiera dane

A. na temat dokumentacji kartograficznej

B. na temat spisów ludności

C. na temat ksiąg metrykalnych oraz stanu cywilnego

D. o zespołach archiwalnych

Wybór odpowiedzi, które wskazują na dokumentację kartograficzną, księgi metrykalne i stanu cywilnego oraz spisy ludności, nie jest trafny, ponieważ te kategorie nie są bezpośrednio związane z archiwalną bazą danych SEZAM. Dokumentacja kartograficzna zajmuje się mapami i planami, które, chociaż ważne, nie są częścią zespołów archiwalnych w sensie zbioru dokumentów. Księgi metrykalne i stanu cywilnego są zbiorem dokumentów dotyczących narodzin, małżeństw i zgonów, co stanowi istotny element historii społecznej, ale również nie jest klasyfikowane jako zespół archiwalny, lecz jako oddzielna kategoria dokumentacji. Spisy ludności z kolei są zbiorem danych demograficznych, które są ważne dla badań statystycznych i społecznych, jednak także nie mieszczą się w definicji zespołu archiwalnego. Kluczowe jest zrozumienie, że zespoły archiwalne są klasyfikowane jako spójne i zorganizowane kolekcje dokumentów, a nie jako pojedyncze typy dokumentacji. Typowe błędy myślowe prowadzące do wyboru tych opcji mogą wynikać z niepełnego zrozumienia definicji zespołów archiwalnych oraz ich roli w kontekście archiwistyki oraz zmylenia terminologii w obszarze dokumentacji historycznej.

Pytanie 13

Do procesów organizacji zespołu archiwalnego nie wlicza się

A. reprografii

B. systematyzacji

C. segregacji

D. klasyfikacji

Reprografia to proces robienia kopii dokumentów, ale to nie to samo, co porządkowanie zespołu archiwalnego. Z tego, co wiem, archiwizacja to bardziej złożony temat, który obejmuje klasyfikację, segregację i systematyzację. Klasyfikacja to po prostu przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich kategorii – dzięki temu później łatwiej je znaleźć. Segregacja natomiast polega na oddzielaniu dokumentów według ustalonych kryteriów, co naprawdę przyspiesza pracę w archiwum. A systematyzacja to już bardziej o uporządkowaniu dokumentów w logiczny sposób, co jest super ważne, żeby móc je długo przechowywać. Wydaje mi się, że dla archiwistów znajomość tych pojęć jest nieoceniona, bo muszą oni radzić sobie z ogromnymi zbiorami dokumentów i zapewnić ich dostępność, a przy tym jeszcze przestrzegać prawa i norm archiwalnych.

Pytanie 14

Zasada, która określa związek zespołów archiwalnych z obszarem ich powstania, to

A. pertynencji funkcjonalnej

B. proweniencji zespołowej

C. pertynencji terytorialnej

D. poszanowania historycznie narosłego zasobu

Pertynerncja terytorialna odnosi się do zasady, która podkreśla związki archiwów i ich zasobów z danym terytorium, na którym zostały one utworzone. Ta zasada ma kluczowe znaczenie w kontekście zarządzania dokumentacją i archiwami, ponieważ uwzględnia kontekst geograficzny oraz historyczny, który wpływa na sposób, w jaki dokumenty powinny być klasyfikowane, przechowywane i udostępniane. Na przykład, archiwa państwowe w Polsce gromadzą dokumenty, które są nie tylko istotne dla historii kraju, ale także dla jednostek lokalnych i regionalnych. W praktyce, oznacza to, że archiwa powinny dążyć do zachowania dokumentów w kontekście ich miejsca pochodzenia, a także umożliwiać badaczom i obywatelom dostęp do informacji, które są istotne dla zrozumienia lokalnej historii. Przykładem zastosowania zasady pertynencji terytorialnej może być praca archiwistów, którzy organizują wystawy lub publikacje, uwzględniając lokalne dokumenty i ich znaczenie dla społeczeństwa. Wspierając badania lokalne, archiwa stają się kluczowym zasobem dla badaczy, studentów oraz wszystkich zainteresowanych historią regionu.

Pytanie 15

Jaką czynność należy przeprowadzić w archiwum państwowym po otrzymaniu prawidłowo uporządkowanego i zewidencjonowanego zbioru fotografii?

A. Skontrum

B. Brakowanie

C. Kwalifikacja

D. Uporządkowanie

Kwalifikacja, brakowanie oraz uporządkowanie to procesy związane z zarządzaniem zbiorami w archiwum, jednak nie są one odpowiednie w kontekście postępowania po przejęciu zespołu fotografii. Kwalifikacja odnosi się do oceny wartości archiwalnej dokumentów i zbiorów, co jest kluczowe na etapie ich przyjmowania, ale nie jest zadaniem, które należy wykonać po już zakończonym procesie porządkowania i ewidencjonowania. Brakowanie natomiast oznacza proces usuwania zbiorów, które nie mają wartości archiwalnej. W kontekście przejęcia już zewidencjonowanego zespołu fotografii, brakowanie mogłoby prowadzić do utraty cennych dokumentów, co jest sprzeczne z zasadami ochrony dziedzictwa kulturowego. Uporządkowanie, mimo że jest istotnym krokiem w zarządzaniu zbiorami, powinno być przeprowadzane przed zewidencjonowaniem i nie jest wymagane po zakończeniu tych procesów. Praktyka archiwalna wskazuje, że każdy z tych procesów ma swoje miejsce w cyklu życia dokumentów, ale skontrum jest jedynym odpowiednim krokiem na etapie po przejęciu zbiorów, gdyż zapewnia ochronę i weryfikację stanu ewidencji, co jest kluczowe w kontekście zarządzania archiwami.

Pytanie 16

Zespół archiwalny, który otrzymuje materiały archiwalne od swojego aktywnego twórcy, to zespół

A. otwarty

B. szczątkowy

C. złożony

D. prosty

Zespół archiwalny, do którego dopływają materiały archiwalne od jego czynnego twórcy, nazywamy zespołem otwartym. W praktyce oznacza to, że dokumenty i inne materiały mogą być systematycznie dodawane do tego zespołu w miarę ich produkcji przez twórcę. To podejście jest szczególnie ważne w kontekście archiwizacji dokumentacji, która nie jest zamknięta i wciąż ewoluuje. Standardy archiwalne, takie jak ISAD(G) czy Dublin Core, wskazują na konieczność zarządzania informacjami w sposób, który umożliwia ich łatwe aktualizowanie oraz dostęp do bieżących danych. Przykładem zespołu otwartego mogą być archiwa instytucji kultury, które regularnie przyjmują nowe eksponaty i dokumenty, co pozwala na ich bieżące udostępnianie oraz ochronę przed utratą. Dzięki temu użytkownicy mają nieustanny dostęp do aktualnych i wartościowych informacji, a archiwum pozostaje aktualne i użyteczne.

Pytanie 17

Archiwista, przygotowując dokumentację audiowizualną, powinien określić długość filmu zarejestrowanego na taśmie 16 mm w

A. decibelach

B. megabajtach

C. minutach

D. metrach

Podawanie długości filmu w minutach to coś, co w branży filmowej jest standardem. To ułatwia życie każdemu – producentom, reżyserom, a nawet archiwistom. Dzięki temu szybko można zorientować się, jak długi jest dany materiał i zaplanować na przykład projekcję. Weźmy filmy krótkometrażowe, które zazwyczaj trwają od 10 do 30 minut. Jest to istotne dla organizatorów festiwali filmowych, którzy muszą wiedzieć, jak długo trwa dany film. Z mojego doświadczenia, podanie długości w minutach to super sposób na ułatwienie kategoryzacji i wyszukiwania. Archiwiści mogą wtedy sprawniej zarządzać materiałami i lepiej pomagać użytkownikom w ich dostępności.

Pytanie 18

Aby zabezpieczyć dokumentację filmową przechowywaną na nośniku cyfrowym (płycie CD), należy

A. wykonać wydruk zawartości nośnika

B. co dekadę weryfikować poprawność działania nośnika

C. co 20 lat przeprowadzać kontrolę poprawności działania nośnika

D. przekopiować dane z płyty CD na serwer

Przekopiowanie zawartości płyty CD na serwer jest kluczowym krokiem w procesie zabezpieczania dokumentacji filmowej. Nośniki optyczne, takie jak płyty CD, są podatne na degradację w czasie, co może prowadzić do utraty danych. Przekopiowanie danych na serwer, który zapewnia odpowiednie środki ochrony, takie jak redundantne kopie zapasowe i systemy RAID, znacznie zwiększa bezpieczeństwo przechowywanych informacji. Dodatkowo, serwery często oferują lepsze warunki przechowywania danych, a także umożliwiają łatwiejszy dostęp i zarządzanie danymi, co jest istotne w kontekście archiwizacji. Praktyki takie jak regularne tworzenie kopii zapasowych oraz zabezpieczanie danych przed nieautoryzowanym dostępem są zgodne z zasadami zarządzania danymi, które są powszechnie stosowane w branży filmowej i medialnej. Warto również rozważyć wykorzystanie systemów chmurowych, które oferują dodatkowe usługi zabezpieczeń oraz automatyczne aktualizacje, co jeszcze bardziej minimalizuje ryzyko utraty danych.

Pytanie 19

Elementem identyfikacyjnym teczki aktowej, który nie jest wewnętrzny, jest

A. znak sprawy

B. adresat

C. format

D. pieczątka wpływu

Analizując pozostałe odpowiedzi, warto zauważyć, że adresat jest kluczowym elementem, który pozwala na określenie, do kogo dokument jest skierowany. W kontekście teczki aktowej, adresat jest istotny, ponieważ umożliwia zidentyfikowanie strony, której dokumenty dotyczą, co jest niezbędne w sytuacjach prawnych oraz administracyjnych. Jeżeli chodzi o pieczątkę wpływu, to jest to kolejny istotny element identyfikacji. Pieczątka ta dokumentuje, kiedy i przez kogo dokument został przyjęty, co ma ogromne znaczenie w kontekście terminowości oraz formalności obiegu dokumentów. Z kolei znak sprawy, zazwyczaj składający się z unikalnego numeru sprawy, jest niezbędny do efektywnego zarządzania dokumentacją. Umożliwia on szybkie odnalezienie i skojarzenie dokumentów z daną sprawą. Dlatego też, każdy z tych elementów ma swoje znaczenie i funkcję w systemie zarządzania dokumentacją. Często błędem jest pomylenie formatu dokumentu z jego identyfikacją, co prowadzi do nieporozumień w zakresie organizacji teczek aktowych. Pomocne jest zrozumienie, że format jest bardziej technicznym aspektem, który nie wpływa na identyfikację sprawy, natomiast pozostałe elementy są kluczowe do jej prawidłowego funkcjonowania.

Pytanie 20

Operat szacunkowy stanowi przykład dokumentacji

A. technicznej

B. aktowej

C. geodezyjnej

D. kartograficznej

Jak wybrałeś odpowiedź związaną z dokumentami aktowymi czy kartograficznymi, to chyba nie do końca zrozumiałeś, na czym polega operat szacunkowy i dlaczego jest ważny w wycenie nieruchomości. Dokumentacja aktowa to wszystkie papiery związane z administracją, które potwierdzają praw własności, a nie analizują wartości. Z kolei dokumenty kartograficzne dotyczą pomiarów i map, ale nie mają nic wspólnego z wyceną. A dokumenty geodezyjne, mimo że dotyczą pomiarów, koncentrują się bardziej na granicach działek niż na ich wartości. Często można spotkać się z błędnym myśleniem, że operat to tylko dokument administracyjny, a to wcale nieprawda. Kluczowe jest, żeby zrozumieć, że operat szacunkowy to narzędzie analityczne z dobrą bazą danych i metodami wyceny, bo to naprawdę ważne w tym temacie.

Pytanie 21

Jak nazywa się zasada uznawania relacji między archiwami a obszarem, na którym zostały utworzone?

A. Proweniencji

B. Kancelaryjna

C. Pertynencji

D. Registratury

Odpowiedź 'pertynencji' odnosi się do zasady w archiwistyce, która mówi o tym, jak ważne jest połączenie między zespołami archiwalnymi a miejscem, gdzie te dokumenty powstały. Wiesz, to jest naprawdę istotne, bo pomaga lepiej zrozumieć, dlaczego dane dokumenty są takie, jakie są oraz jak potem je przechowujemy i udostępniamy. W praktyce to znaczy, że archiwa powinny brać pod uwagę lokalne warunki, co ma duże znaczenie dla tworzenia polityki archiwalnej w danym rejonie i dla ochrony dziedzictwa kulturowego. Na przykład, archiwizując dokumenty lokalnych instytucji, zyskujemy nie tylko ważne źródło informacji, ale też odzwierciedlamy unikalność naszych terenów. Dobrze zorganizowane archiwa, zgodnie z zasadą pertynencji, są w stanie lepiej wspierać lokalne społeczności oraz badaczy, którzy szukają informacji o swoim regionie. Dlatego, uwzględnianie tej zasady w archiwistyce jest kluczowe dla lepszego zarządzania zasobami archiwalnymi i wspierania działań na rzecz ochrony kultury.

Pytanie 22

Pomoc archiwalna, która zawiera zestawienie streszczeń dokumentów i aktów określonego zespołu lub jego części, ułożone w porządku chronologicznym, tematycznym bądź geograficznym, to

A. sumariusz.

B. skorowidz.

C. rewers.

D. repertorium.

Odpowiedź "sumariusz" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do dokumentu archiwalnego, który zawiera zestawienie streszczeń aktów, dokumentów lub innych materiałów z danego zespołu. Sumariusz jest sporządzany w sposób chronologiczny, tematyczny lub geograficzny, co ułatwia odnalezienie i zrozumienie zawartości archiwum. W praktyce stosowanie sumariuszy pozwala na efektywne przeszukiwanie zasobów archiwalnych, co jest niezbędne w pracy archiwistów oraz badaczy historycznych. Dobrą praktyką jest, aby sumariusze były dokładnie opracowane, przestrzegając standardów metadanych, co zwiększa ich użyteczność w systemach zarządzania dokumentacją. Na przykład, w archiwach państwowych sumariusze są często stosowane w celu zorganizowania i udostępnienia zbiorów, co sprzyja lepszemu dostępowi do informacji oraz wspiera procesy badawcze i edukacyjne.

Pytanie 23

Zasada proweniencji archiwalnej umożliwia określenie dla konkretnego zespołu archiwalnego jego przynależności

A. terytorialną

B. zespołową

C. kancelaryjną

D. organizacyjną

Odpowiedzi terytorialna, organizacyjna oraz kancelaryjna w kontekście zasady proweniencji archiwalnej są niepoprawne, gdyż każda z tych koncepcji odnosi się do innego aspektu organizacji dokumentów. Odpowiedź terytorialna sugeruje, że przynależność dokumentów zależy od lokalizacji ich powstania, co nie jest zgodne z zasadą proweniencji. Ta zasada podkreśla, że źródło dokumentów powinno być związane z organizacją, która je wytworzyła, a nie z miejscem ich przechowywania. Odpowiedź organizacyjna mogłaby odnosić się do struktury wewnętrznej instytucji, jednak nie oddaje ona sensu zasady proweniencji, która koncentruje się na zachowaniu kontekstu twórcy, a nie na organizacyjnych podziałach. Kancelaryjna zaś odnosi się bardziej do praktyk związanych z obiegiem dokumentów oraz ich klasyfikacją w ramach kancelarii, co również jest różne od koncepcji proweniencji. Zrozumienie zasady proweniencji jest kluczowe w archiwistyce, ponieważ błędna klasyfikacja dokumentów może prowadzić do chaosu w archiwach i komplikacji w dostępie do ważnych informacji. Każde z tych podejść może wprowadzać mylne kierunki w organizacji zbiorów archiwalnych i zaburzać systemy, które opierają się na historii oraz działalności twórcy dokumentów.

Pytanie 24

Dokument archiwalny nie stanowi

A. preliminarz

B. inwentarz kartkowy

C. wypis zdawczo-odbiorczy

D. przewodnik po zasobie archiwum

Preliminarz to taki dokument, który jest bardziej narzędziem do planowania i organizowania działań, niż do archiwizacji. Czyli, nie jest to coś, co służy do zapisywania historii. Zamiast tego mamy dokumenty jak spisy zdawczo-odbiorcze czy inwentarze, które pomagają w archiwizacji. Spis zdawczo-odbiorczy to ważna rzecz, bo pozwala rejestrować, co i komu zostało przekazane. Dzięki temu można łatwiej śledzić, co się dzieje z dokumentami i utrzymać porządek w archiwum. Inwentarz kartkowy to też fajne narzędzie, bo ułatwia katalogowanie dokumentów, a to oznacza, że szybciej znajdziemy to, czego szukamy. Przewodniki po zasobach archiwum też są bardzo przydatne, bo dają nam info o tym, co mamy w archiwum. W ogóle, w archiwizacji ważne jest, aby korzystać z dobrych narzędzi, żeby wszystko było jasne i trwałe.

Pytanie 25

Do dokumentacji aktowej zalicza się

A. zdjęcie pozytywowe

B. mapa miasta

C. regulamin organizacyjny

D. operat szacunkowy

Wybór fotografii pozytywowej, operatu szacunkowego lub planu miasta jako przykładu dokumentacji aktowej jest mylny z kilku powodów. Fotografia pozytywowa to forma dokumentacji wizualnej, która nie spełnia kryteriów formalnych dokumentacji aktowej w kontekście organizacji. Jej rola w dokumentacji ogranicza się do uchwycenia obrazu, a nie do przedstawienia zasad funkcjonowania organizacji. Operat szacunkowy, z drugiej strony, jest dokumentem technicznym, który ma na celu określenie wartości rynkowej nieruchomości, a nie regulacji wewnętrznych czy zasad organizacyjnych. Choć może być częścią dokumentacji w kontekście transakcji nieruchomości, nie pełni roli regulacyjnej w obrębie organizacji. Plan miasta, pomimo że jest ważnym dokumentem urbanistycznym, dotyczy aspektów przestrzennych i planistycznych, a nie wewnętrznych regulacji organizacyjnych. W kontekście błędnego myślenia, często myli się dokumenty administracyjne z dokumentacją aktową, co prowadzi do nieporozumień. Należy pamiętać, że dokumentacja aktowa jest ściśle związana z zasadami funkcjonowania organizacji, jej strukturą oraz politykami wewnętrznymi, co czyni regulamin organizacyjny najodpowiedniejszym przykładem w tej kategorii.

Pytanie 26

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać w spisie zdawczo-odbiorczym elektronicznych dokumentów archiwalnych przekazanych do archiwum państwowego?

A. Znak teczki

B. Tytuł sprawy

C. Liczba dokumentów w sprawie

D. Liczba porządkowa

W spisie zdawczo-odbiorczym archiwalnych dokumentów ważne jest, by wiedzieć, jakie informacje są kluczowe do dobrej archiwizacji i późniejszego odnajdywania tych dokumentów. Tu chodzi o tytuł sprawy, liczbę dokumentów i ich liczby porządkowe. Tytuł sprawy daje kontekst, co naprawdę ułatwia potem szukanie i identyfikację dokumentów. Liczba dokumentów w sprawie pozwala na kontrolowanie, ile tego jest, co ma znaczenie przy rezerwowaniu miejsca w archiwum. Liczba porządkowa też jest istotna, bo pomaga w organizacji i dostępności dokumentów, a to wszystko ma swoje zasady. Znak teczki w tym kontekście może stworzyć zamieszanie, bo to wewnętrzny element klasyfikacji, który nie za bardzo pasuje do archiwizacji państwowej. Dobrze byłoby zrozumieć te zasady i zastosować je w praktyce, żeby nie było problemów z dokumentami. Jak się nie przestrzega tych zasad, to można stracić dokumenty albo mieć problemy z ich znalezieniem, a w najgorszym wypadku narazić się na kłopoty prawne.

Pytanie 27

Która część "Inwentarza wstępnego" zawiera zamieszczony fragment tekstu?

Wstęp do inwentarza (fragment)
Zespół akt Ministerstwa Energii Odnawialnej jest zespołem zamkniętym. Rozmiar zespołu to 1870 j. a., 27,10 m.b. Akta są w dobrym stanie.

A. Charakterystyka zawartości zespołu.

B. Charakterystyka archiwalna zespołu.

C. Dzieje zespołu.

D. Metoda porządkowania akt.

Odpowiedź "Charakterystyka archiwalna zespołu" jest poprawna, ponieważ fragment tekstu "Wstępu do inwentarza" dostarcza informacji o zamknięciu zespołu akt, jego rozmiarze oraz stanie akt. W kontekście archiwistyki, charakterystyka archiwalna jest kluczowym elementem, który pozwala na zrozumienie ogólnych cech zespołu dokumentów. Zgodnie z normami archiwalnymi, takie jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opracowywania opisów archiwalnych), właściwa charakterystyka archiwalna obejmuje istotne dane o dokumentach, które są niezbędne do ich późniejszego przetwarzania i konserwacji. Opisując zamknięcie zespołu, archiwista informuje, że dokumenty są już ustalone i nie będą przyjmowane nowe akta, co ma znaczenie dla ich ochrony i organizacji. Zrozumienie takich informacji jest istotne w kontekście zarządzania dokumentacją oraz kształtowania polityki archiwalnej w instytucjach, co podkreśla znaczenie dokładnego przygotowania i klasyfikacji zbiorów.

Pytanie 28

Umieszczone w załączonym opisie teczki aktowej daty nazywa się datami

Ministerstwo Ziem Odzyskanych

Regulaminy organizacyjne
i schematy Ministerstwa

1945 - 1952

AAN
2/121/0/736

A. skrajnymi.

B. początkowymi.

C. końcowymi.

D. całkowitymi.

Odpowiedź "skrajnymi" jest na dobrym tropie, bo dotyczy najwcześniejszych i najpóźniejszych dat w teczce aktowej. W archiwizacji to istotna sprawa, bo te skrajne daty pomagają ustalić, jak długi jest okres, którego dotyczą zgromadzone dokumenty. Na przykład, jeżeli mamy dokumenty z lat 1945 i 1952, to te daty wyznaczają ramy czasowe, które są przydatne do ogarnięcia całego zbioru. W praktyce, wiedza o tych skrajnych datach ułatwia planowanie działań związanych z konserwacją czy digitalizacją archiwów. Przestrzegając dobrych praktyk archiwistycznych, możemy lepiej zorganizować dokumentację, co zdecydowanie ułatwia późniejsze badania i analizy. Warto pamiętać, że w wielu systemach zarządzania dokumentami skrajne daty są wręcz wymagane, więc to pokazuje ich wagę, zwłaszcza w kontekście administracyjnym i prawnym.

Pytanie 29

Kartotekowy wykaz nagrań dźwiękowych nie jest podstawą do sporządzenia

A. inwentarza książkowego

B. protokołu brakowania

C. indeksu osobowego

D. katalogu rzeczowego

Odpowiedź 'protokół brakowania' jest prawidłowa, ponieważ inwentarz kartkowy nagrań dźwiękowych nie jest wystarczającym dokumentem do sporządzenia protokołu brakowania. Protokół brakowania jest formalnym dokumentem, który wymaga dokładnych informacji o przedmiotach, które mają być wycofane z użycia lub zniszczone. Zwykle sporządza się go na podstawie pełnej dokumentacji, która potwierdza stan poszczególnych elementów w inwentarzu. Inwentarz kartkowy, jako forma zapisów, często nie zawiera wystarczających danych o stanie technicznym czy historycznym nagrań, co czyni go nieodpowiednim źródłem do dokonywania formalnych zapisów brakowania. Przykładem może być sytuacja, w której nagranie ma uszkodzenia, ale nie jest to udokumentowane w inwentarzu kartkowym, co prowadzi do błędnych decyzji dotyczących brakowania. W standardach dotyczących zarządzania zasobami archiwalnymi oraz informacyjnymi, takich jak ISO 15489 czy normy dotyczące archiwizacji, podkreśla się znaczenie rzetelnych i komplementarnych informacji do podejmowania decyzji o usunięciu zasobów.

Pytanie 30

Na podstawie jakich dokumentów dokonuje się przekazywania elektronicznych materiałów na cyfrowych nośnikach do archiwum zakładowego?

A. informacji e-mail

B. spisu zdawczo-odbiorczego

C. wykazu akt

D. podpisu elektronicznego

Spis zdawczo-odbiorczy to naprawdę ważny dokument, kiedy mówimy o przekazywaniu dokumentów do archiwum zakładowego. Jest to taki formalny dowód, który powinien zawierać szczegóły o tym, co dokładnie przekazujesz, czyli ilość, rodzaj i stan tych dokumentów. Dobrym pomysłem jest, żeby ten spis był w formie elektronicznej i podpisały go osoby odpowiedzialne. Dzięki temu mamy pewność, że wszystko jest w porządku i że nie ma co do tego wątpliwości. W praktyce, taki spis ułatwia archiwizację i późniejsze szukanie dokumentów. Działa też jak zabezpieczenie, żeby uniknąć nieporozumień przy przekazywaniu akt. Zgodnie z normami ISO 15489, spis zdawczo-odbiorczy powinien być częścią procesu archiwizacji. To podkreśla, jak ważny jest on w systemach zarządzania dokumentami i informacją.

Pytanie 31

Mapy urbanistyczne powinny być zorganizowane według

A. oznaczeń ewidencyjnych

B. symboli klasyfikacyjnych

C. kryteriów przedmiotowych

D. jednostek obszarowych

Jednostki obszarowe to właściwa odpowiedź, bo mapy planowania przestrzennego zazwyczaj tworzy się z myślą o konkretnych terytoriach, jak gminy czy powiaty. Dobry pomysł to zrozumienie, które przestrzenie są objęte danym planem oraz jakie mają granice. Użycie tych jednostek to klucz do skutecznego koordynowania działań związanych z zagospodarowaniem, a także podejmowania decyzji na poziomie lokalnym. Na przykład, w Polsce, dokumenty jak Studium uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego gminy są przygotowywane z myślą o konkretnych terenach, co sprawia, że są bardziej trafne i zgodne z lokalnymi potrzebami. Pamiętaj, żeby korzystać z aktualnych danych ewidencyjnych i przestrzennych, bo to ważne dla zachowania standardów w planowaniu i geoinformacji.

Pytanie 32

Przypisanie dokumentacji twórcy zespołu do odpowiednich kategorii archiwalnych to

A. klasyfikacja

B. indeksacja

C. inwentaryzacja

D. kwalifikacja

Indeksacja, klasyfikacja oraz inwentaryzacja to pojęcia często mylone z kwalifikacją, jednak każde z nich odnosi się do innego aspektu obiegu dokumentów. Indeksacja polega na tworzeniu spisu lub wykazu dokumentów, co ułatwia ich późniejsze wyszukiwanie. Choć jest to istotny proces, to nie przypisuje on dokumentów do określonych kategorii archiwalnych, co jest kluczową funkcją kwalifikacji. Klasyfikacja odnosi się do grupowania dokumentów w szersze kategorie na podstawie ich cech wspólnych, a więc również nie obejmuje szczegółowego przypisania do odpowiednich kategorii archiwalnych. Inwentaryzacja to proces polegający na sporządzeniu szczegółowego wykazu posiadanych zasobów, w tym dokumentów, ale nie wiąże się bezpośrednio z ich wartością archiwalną czy potrzebą ich dalszego przechowywania. Pojęcia te, chociaż ważne w kontekście zarządzania dokumentacją, nie zastępują procesu kwalifikacji, który jest kluczowy dla skutecznego archiwizowania i zarządzania informacją. Zrozumienie różnic między tymi pojęciami jest niezbędne, aby uniknąć błędów w zarządzaniu dokumentacją oraz zapewnić prawidłowy obieg informacji w organizacji.

Pytanie 33

Porządkowania jakiego rodzaju dokumentacji archiwalnej dotyczą przedstawione wytyczne?

Fragment wytycznych
(…)
§ 13. 1. (…) Warstwa magnetyczna taśmy powinna znajdować się na wewnętrznej powierzchni zwoju. 2. Na początku i końcu zwoju należy dokleić niemagnetyczny odcinek taśmy. Długość odcinka początkowego i końcowego powinna wynosić po około 1 metr. Jest on niezbędny dla przesuwu taśmy 19 cm/sek. Powinien mieć na początku zwoju kolor żółty, a na końcu czerwony. § 14.1 Zapisaną taśmę magnetofonową przechowuje się w torebce plastikowej oraz w opakowaniu tekturowym (zał. Nr 5). Na grzbiecie opakowania umieszcza się sygnaturę, a na części frontalnej skrócony opis nagrania, na który składają się: 1) nazwa archiwum; 2) tytuł (skrócony); 3) data. W opakowaniu tekturowym taśmy przechowuje się również kartę ewidencyjną korzystających.
(…)

A. Geologicznej.

B. Aktowej.

C. Fonograficznej.

D. Filmowej.

Wybór odpowiedzi dotyczącej fonografii jest całkiem trafny. Przechowywanie i oznaczanie taśm magnetycznych to bardzo istotna część archiwizacji. Te taśmy, które zapisują dźwięk, naprawdę wymagają specjalnej uwagi, żeby nie uległy zniszczeniu. Z moich doświadczeń wynika, że odpowiednie warunki, jak kontrola temperatury i wilgotności, mogą znacząco wydłużyć ich żywotność. Oznaczenia na taśmach i ich opakowania też powinny być zgodne z normami, jak np. ISO 14721. W praktyce, zasady te świetnie sprawdzają się przy archiwizacji koncertów albo wywiadów, które są naprawdę ważnymi źródłami dla badań kulturowych. Dzięki odpowiedniemu przechowywaniu, przyszłe pokolenia będą mogły korzystać z tych cennych materiałów.

Pytanie 34

Który z wymienionych znaków identyfikacyjnych archiwaliów należy do cech zewnętrznych przy opracowywaniu zespołu?

A. Pieczątka osoby podpisującej dokument

B. Nagłówek dokumentu

C. Pieczątka własnościowa

D. Znak sprawy

Pieczątka własnościowa jest kluczowym elementem rozpoznawczym archiwaliów, który zalicza się do cech zewnętrznych przy opracowaniu zespołu. Jest to znak identyfikujący, który potwierdza pochodzenie dokumentu oraz jego właściciela. W praktyce archiwalnej pieczątki własnościowe mają fundamentalne znaczenie dla ustalenia kontekstu i autentyczności dokumentów. Na przykład, pieczątka instytucji lub osoby prywatnej może dostarczyć informacji o miejscu przechowywania akt, co jest niezbędne do prowadzenia badań nad historią organizacji. Dobre praktyki archiwalne zalecają dokładne dokumentowanie wszelkich cech zewnętrznych, w tym pieczątek, w celu zachowania integralności zbiorów i umożliwienia przyszłym badaczom analizy materiałów. Umożliwia to również efektywne zarządzanie dokumentacją oraz opracowanie odpowiednich strategii konserwatorskich, co podkreśla znaczenie pieczątki własnościowej w archiwistyce.

Pytanie 35

Jakie zasady obowiązują przy porządkowaniu elektronicznych akt spraw w jednostce korzystającej z systemu EZD?

A. Instrukcję obsługi systemu EZD

B. Regulamin organizacyjny

C. Instrukcję archiwalną

D. Jednolity rzeczowy wykaz akt

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest podstawowym narzędziem w organizacji i klasyfikacji dokumentów w systemie elektronicznego zarządzania dokumentami (EZD). Umożliwia on systematyzację akt wytworzonych w jednostkach organizacyjnych, co jest kluczowe dla zapewnienia efektywności ich archiwizacji i przetwarzania. JRWA określa szczegółowe zasady klasyfikacji dokumentów, co pozwala na ich łatwe wyszukiwanie oraz przetwarzanie zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa. Praktycznym przykładem zastosowania JRWA może być zorganizowanie akt związanych z projektami inwestycyjnymi, gdzie każdy dokument jest przyporządkowany do konkretnej kategorii zgodnie z wytycznymi JRWA. Dobrze skonstruowany JRWA nie tylko ułatwia codzienne zarządzanie dokumentacją, ale również zapewnia zgodność z wymogami archiwalnymi, co jest istotne w kontekście audytów oraz kontroli. Warto zauważyć, że stosowanie JRWA sprzyja również cyfryzacji dokumentów, co pozwala na efektywne zarządzanie informacją oraz jej ochronę. Zastosowanie JRWA jest więc niezbędne dla każdej jednostki wdrażającej system EZD, a jego znajomość i umiejętne zastosowanie stanowią istotny element profesjonalizacji pracy w obszarze zarządzania dokumentacją.

Pytanie 36

Jakim układem powinny być uporządkowane dokumenty Stowarzyszenia Archiwistów Polskich?

A. Chronologicznym

B. Funkcyjnym

C. Naukowym

D. Alfabetycznym

Wybór układów alfabetycznego, naukowego lub chronologicznego na uporządkowanie akt Stowarzyszenia Archiwistów Polskich wskazuje na niezrozumienie podstawowych zasad zarządzania dokumentacją archiwalną. Układ alfabetyczny, choć może wydawać się intuicyjny, nie uwzględnia kontekstu funkcji czy celu dokumentów. Taki porządek może prowadzić do chaosu informacyjnego, gdyż trudno jest zidentyfikować, jakie dokumenty są kluczowe dla konkretnej działalności stowarzyszenia. Z kolei układ naukowy, opierający się na klasyfikacji tematycznej, nie zawsze sprawdza się w kontekście archiwalnym, gdzie istotniejsze są procesy i funkcje niż same tematy. W przypadku archiwów, które mają pełnić konkretne funkcje organizacyjne, takie podejście może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją. Natomiast układ chronologiczny, mimo że ma swoje zastosowanie, ogranicza się jedynie do porządkowania dokumentów według czasu ich powstania, co nie zawsze odzwierciedla ich rzeczywistą wartość archiwalną. W praktyce, stosowanie wyłącznie jednego z tych układów może prowadzić do poważnych problemów w identyfikacji i wykorzystaniu dokumentów, co jest sprzeczne z dobrą praktyką archiwalną, która kładzie nacisk na funkcjonalność i kontekst. Właściwe zrozumienie znaczenia klasyfikacji funkcyjnej jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz ich praktycznego zastosowania w codziennej działalności organizacji.

Pytanie 37

Inwentarz idealny to dokument archiwalny, który zawiera dane o jednostkach archiwalnych.

A. zespołu, mieszczących się w jednym archiwum

B. zespołu, rozmieszczonych w różnych archiwach

C. serii, znajdujących się w danym zespole archiwalnym

D. grup zespołów, obecnych w narodowym zasobie archiwalnym

Zrozumienie roli inwentarza idealnego w archiwistyce wymaga znajomości kontekstu, w jakim funkcjonuje ten dokument. Wybór odpowiedzi, który ogranicza się do jednostek archiwalnych w narodowym zasobie archiwalnym, nie odzwierciedla rzeczywistego charakteru inwentarza idealnego, który powinien obejmować zespoły archiwalne niezależnie od ich lokalizacji. Zespół archiwalny, który jest zidentyfikowany jako lokalny lub krajowy, nie oddaje w pełni złożoności sieci archiwalnej, w której materiały mogą być przechowywane w różnych instytucjach. Odpowiedzi sugerujące ograniczenie do grupy zespołów, serii czy też jednostek archiwalnych w jednym archiwum ukazują błędne założenie, że archiwa działają w wąskim zakresie. W rzeczywistości, wiele archiwów współpracuje ze sobą, a zbiory mogą być dzielone między różne instytucje, co czyni inwentarz idealny ważnym narzędziem dla badaczy i archiwistów. Zastosowanie standardów takich jak ISAD(G) wymaga uwzględnienia różnorodnych kontekstów, w jakich zasoby archiwalne są gromadzone i przechowywane, co podkreśla znaczenie pełnego zrozumienia ich zasięgu oraz struktury w ramach całego systemu archiwalnego.

Pytanie 38

Boczna mapa (dodatkowa), powiązana z mapą podstawową, znajdująca się w obrębie arkusza mapy, która nie jest osobną jednostką archiwalną, to

A. karton

B. inspicjum

C. mikrokarta

D. regest

Karton to termin stosowany w archiwistyce, który odnosi się do mapy bocznej, umieszczonej w obrębie arkusza mapy głównej, ale nie stanowiącej odrębnej jednostki archiwalnej. Takie rozwiązanie ma na celu zwiększenie funkcjonalności mapy głównej, umożliwiając jednoczesne przedstawienie dodatkowych informacji wizualnych bez potrzeby tworzenia nowych, osobnych dokumentów. W praktyce karton może zawierać na przykład szczegółowe oznaczenia, legendy, komentarze lub inne istotne dane, które są powiązane z mapą główną. W archiwach i bibliotekach karton często stosuje się do organizowania materiałów geograficznych, aby ułatwić użytkownikom dostęp do informacji. Przykładowo, w przypadku historycznych map miast, karton może zawierać dodatkowe opisy dotyczące ważnych budowli lub lokalnych wydarzeń. Stosowanie kartonów w dokumentacji przestrzennej jest zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które podkreślają znaczenie zachowania kontekstu informacji w celu ich lepszego zrozumienia i wykorzystania.

Pytanie 39

Co oznacza symbol BE?

A. dokumentację, która po upływie określonego dla niej okresu przechowywania wymaga ekspertyzy ze względu na jej charakter, treść i znaczenie

B. dokumentację, która z uwagi na wartość historyczną jest przeznaczona do stałego przechowywania

C. akta manipulacyjne, które mają krótkotrwałe znaczenie praktyczne

D. dokumentację, która ma czasową wartość praktyczną dla jej twórcy i nie jest uznawana za materiały archiwalne

Poprawna odpowiedź odnosi się do dokumentacji, która po upływie określonego okresu przechowywania podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie. Tego typu dokumentacja, często określana jako dokumentacja o wartości czasowej, wymaga szczegółowej analizy, aby ocenić, czy powinna zostać zachowana dłużej, czy też może być zniszczona. W praktyce, proces ten obejmuje ocenę merytoryczną i prawną, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania dokumentacją. Na przykład, w instytucjach publicznych, dokumenty takie mogą zawierać raporty roczne lub korespondencję, które mają znaczenie dla przyszłych działań organizacji. Standardy zarządzania dokumentacją, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie tego procesu, który pomaga w optymalizacji archiwizacji oraz w podtrzymaniu odpowiednich praktyk zarządzania informacjami. Zrozumienie wartości dokumentów pozwala nie tylko na efektywne zarządzanie zasobami, ale również na spełnienie obowiązków prawnych i regulacyjnych.

Pytanie 40

Aby przeprowadzić inwentaryzację wszystkich jednostek archiwalnych, w tym również tych z innych archiwów, konieczne jest sporządzenie inwentarza

A. łącznie.

B. faktyczny.

C. idealny

D. szczegółowy.

Wybór odpowiedzi sumaryczny, realny lub analityczny wskazuje na niepełne zrozumienie koncepcji inwentaryzacji archiwalnej. Inwentarz sumaryczny często ogranicza się do ogólnych informacji, bez głębokiego opisu jednostek archiwalnych, co nie spełnia wymogów kompleksowej inwentaryzacji. Takie podejście może prowadzić do utraty ważnych szczegółów dotyczących zawartości oraz kontekstu, co z kolei utrudnia przyszłe poszukiwania oraz wykorzystanie zasobów. Odpowiedź realny również jest myląca, ponieważ koncentruje się na rzeczywistym stanie archiwów bez uwzględnienia potrzeby systematycznego i szczegółowego opisu. Z kolei inwentarz analityczny, chociaż przydatny, koncentruje się na bardziej szczegółowej analizie pojedynczych jednostek, co może być niewystarczające w przypadku, gdy celem jest zintegrowane podejście do wszystkich archiwaliów. W kontekście archiwistyki kluczowe jest, aby opisywały one nie tylko poszczególne dokumenty, ale również ich kontekst i znaczenie, co jest osiągane jedynie poprzez opracowanie inwentarza idealnego, zgodnego z międzynarodowymi standardami archiwalnymi.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej