Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 21 maja 2025 19:14
  • Data zakończenia: 21 maja 2025 19:28

Egzamin zdany!

Wynik: 27/40 punktów (67,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

W jakim okresie, zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, materiały archiwalne stają się dostępne?

A. Po 25 latach
B. Po 30 latach
C. Po 20 latach
D. Po 50 latach
Wybór odpowiedzi związanych z krótszymi okresami udostępniania materiałów archiwalnych, takimi jak 20, 25 czy 50 lat, może wynikać z błędnych założeń dotyczących ochrony danych osobowych oraz zasadności dostępu do informacji. W przypadku odpowiedzi sugerujących udostępnienie dokumentów po 20 latach, można zauważyć nieporozumienie w zakresie przepisów chroniących prywatność osób, których dane mogą być zawarte w materiałach archiwalnych. Ustawodawstwo, jakie zostało ustanowione, ma na celu zabezpieczenie takich informacji przed nieuprawnionym dostępem oraz zapewnienie, że materiały, które mogą zawierać dane wrażliwe, są odpowiednio chronione przez czas, który uznano za wystarczający. Odpowiedź wskazująca na 25 lat również nie uwzględnia pełnych potrzeb ochrony danych, które są istotne dla archiwizacji dokumentów. W kontekście 50 lat, chociaż dłuższy okres może wydawać się bardziej bezpieczny, nie jest zgodny z obecnymi regulacjami prawnymi. Praktyka archiwizowania dokumentów powinna być zgodna z normami i standardami branżowymi, które jasno określają, jak długo dane powinny być przechowywane w celach archiwalnych przed ich udostępnieniem. W związku z tym, wybór zbyt krótkiego lub zbyt długiego okresu jest wynikiem niepełnego zrozumienia zasad zarządzania archiwami oraz przepisów prawnych, które mają kluczowe znaczenie w tym obszarze.
Pytanie 2

Jaką kategorię archiwalną mają dokumenty wydane przez kierownika jednostki, w której nie tworzy się materiały archiwalne?

A. Kat. B25
B. Kat. BE25
C. Kat. BE50
D. Kat. B50
Odpowiedź 'Kat. B25' jest prawidłowa, ponieważ dotyczy dokumentów, które nie wytwarzają materiałów archiwalnych w jednostkach organizacyjnych. Zarządzenia wydane przez kierownika jednostki organizacyjnej, w której nie są tworzone materiały archiwalne, klasyfikowane są jako dokumenty mające charakter operacyjny. W praktyce, dokumenty te powinny być przechowywane przez określony czas, a następnie mogą być zniszczone, jeśli nie są już potrzebne do bieżącego zarządzania. Klasyfikacja B25 stosuje się do dokumentów, które wymagają krótkotrwałego przechowywania, co jest zgodne z zasadą ograniczonego czasu archiwizacji. Warto zwrócić uwagę, że takie zarządzenia mogą dotyczyć ważnych procedur wewnętrznych, które są kluczowe dla funkcjonowania jednostki, mimo że nie generują materiałów archiwalnych. Prawidłowe zarządzanie tymi dokumentami zgodnie z klasyfikacją B25 jest kluczowe dla zapewnienia porządku i efektywności operacyjnej jednostki organizacyjnej.
Pytanie 3

Z jakiego dokumentu korzysta się do rejestrowania przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego?

A. w dzienniku korespondencyjnym.
B. w rejestrze ewidencyjnym.
C. w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.
D. w jednolitym zestawieniu rzeczowym akt.
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest kluczowym dokumentem w procesie archiwizacji, ponieważ stanowi formalne potwierdzenie przyjęcia dokumentacji do archiwum zakładowego. Jego rolą jest rejestracja wszystkich jednostek archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum, co umożliwia późniejsze ich zlokalizowanie i zarządzanie nimi. Przykładem zastosowania wykazu spisów zdawczo-odbiorczych może być sytuacja, gdy instytucja przeprowadza audyt swoich zasobów archiwalnych. W takim przypadku posiadanie dokładnych i aktualnych spisów ułatwia identyfikację brakujących lub zagubionych dokumentów. Zgodnie z dobrą praktyką w zarządzaniu dokumentacją, każdy zespół akt powinien być dokładnie opisany, a wykaz spisów zdawczo-odbiorczych powinien zawierać informacje o dacie przekazania, numerach katalogowych oraz osobach odpowiedzialnych za przekazanie, co zwiększa przejrzystość i efektywność zarządzania archiwum.
Pytanie 4

W jakiej sytuacji należy wykonać skontrum zasobu archiwalnego?

A. Po uporządkowaniu całego zasobu archiwum
B. Po przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego
C. Po każdorazowym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej
D. Po wykonaniu ekspertyzy archiwalnej
Odpowiedzi typu "Po przeprowadzaniu ekspertyzy archiwalnej" i "Po każdym brakowaniu dokumentacji niearchiwalnej" pokazują, że można się trochę pogubić w tym całym procesie zarządzania archiwum. Ekspertyza archiwalna to coś zupełnie innego, nie chodzi tu o porządkowanie, a o ocenę wartości dokumentów. Jakby się zrobiło skontrum po ekspertyzie, to może to nie uwzględniać tego, co jest teraz w zasobach, co potem może prowadzić do bałaganu w dokumentacji. W sprawie brakowania dokumentacji niearchiwalnej to też nie jest bezpośrednio związane ze skontrum, bo ono dotyczy już uporządkowanych i ocenionych materiałów. Choćby odpowiedź "Po przekazaniu materiałów archiwalnych do archiwum państwowego" sugeruje, jakby cały proces miał miejsce dopiero po tym, jak wszystko trafi do archiwum, co pomija potrzebę wcześniejszego poukładania tych materiałów. Jak tak się robi, to można wprowadzić chaos i później może być trudno znaleźć potrzebne informacje. Widać, że tu jest typowy błąd, gdzie niektórzy mylą etapy zarządzania archiwum, co prowadzi do błędnych praktyk w organizacji pracy archiwum.
Pytanie 5

Której z wymienionych czynności archiwum zakładowego nie da się zaplanować?

A. Wypożyczania akt.
B. Porządkowania akt.
C. Brakowania akt.
D. Przyjmowania akt.
Wypożyczanie akt jest procesem, który nie może być zaplanowane w taki sam sposób jak inne zadania archiwum zakładowego, ponieważ jest to działanie ad hoc, związane z potrzebami użytkowników. W praktyce oznacza to, że wypożyczenia są uzależnione od bieżącego zapotrzebowania, a nie od wcześniej ustalonego harmonogramu. W przeciwieństwie do przyjmowania, porządkowania czy brakowania akt, które są rutynowymi i przewidywalnymi czynnościami, wypożyczenie akt wymaga elastyczności w zarządzaniu zasobami archiwum. Dobrą praktyką w tej dziedzinie jest prowadzenie szczegółowej ewidencji wypożyczeń, co pozwala na monitorowanie stanu dokumentów oraz ich dostępności. Warto również stosować odpowiednie technologie informacyjne, takie jak systemy zarządzania dokumentami, które ułatwiają proces wypożyczania i śledzenia akt.
Pytanie 6

Z jakiego dokumentu archiwum zakładowe przejmuje akta?

A. Rejestru korespondencji
B. Spisu zdawczo-odbiorczego
C. Spisu spraw
D. Rejestru teczek aktowych
Spis zdawczo-odbiorczy to kluczowy dokument, który służy do formalnego przekazania akt z jednej instytucji do archiwum zakładowego. W jego skład wchodzą szczegółowe informacje dotyczące przekazywanych teczek, takie jak ich liczba, opis, daty i inne istotne dane identyfikacyjne. Dzięki zastosowaniu spisu zdawczo-odbiorczego, proces archiwizacji staje się transparentny i umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów w przyszłości. Przykładowo, podczas przeglądu akt w archiwum, spis umożliwia szybko zidentyfikowanie, jakie dokumenty zostały przekazane i w jakim okresie. Taki dokument jest zgodny z normami archiwalnymi, które podkreślają znaczenie dokładności i kompletności w procesie archiwizacji. Warto dodać, że spis zdawczo-odbiorczy jest również istotny w kontekście ewentualnych audytów czy kontroli, ponieważ pozwala na udokumentowanie transferu akt oraz zapewnia prawidłowe zarządzanie informacjami w organizacji.
Pytanie 7

Który z poniższych systemów kancelaryjnych jest stosowany w jednostkach organizacyjnych państwowych?

A. Dziennikowy i mieszany
B. Bezdziennikowy
C. Dziennikowy
D. Mieszany
Odpowiedź bezdziennikowy jest prawidłowa, ponieważ w polskich państwowych jednostkach organizacyjnych wprowadzono system bezdziennikowy jako standardowy sposób prowadzenia dokumentacji. System ten polega na rejestrowaniu dokumentów w sposób bardziej elastyczny, gdzie poszczególne akta są klasyfikowane i przechowywane w sposób umożliwiający ich łatwe odszukiwanie. Przykładem zastosowania tego systemu może być archiwizacja korespondencji, gdzie dokumenty są uporządkowane tematycznie lub chronologicznie, co znacznie ułatwia dostęp do nich w przyszłości. Warto zauważyć, że zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, jednostki organizacyjne muszą przestrzegać zasad dotyczących ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentacją, co czyni system bezdziennikowy bardziej adekwatnym w kontekście współczesnych potrzeb administracyjnych. Dobre praktyki wskazują również, że taki system sprzyja lepszemu zarządzaniu obiegiem dokumentów oraz podnosi efektywność pracy w instytucjach publicznych.
Pytanie 8

Co należy zrobić w przypadku likwidacji instytucji w odniesieniu do dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie upłynął?

A. podpisać umowę na dalsze odpłatne przechowywanie
B. przeprowadzić ekspertyzę archiwalną
C. przeprowadzić skrupulatny proces brakowania
D. zrealizować skontrum dokumentacji
Wykonywanie ekspertyzy archiwalnej w kontekście dokumentacji niearchiwalnej kategorii B10, której okres przechowywania jeszcze nie minął, jest nieadekwatnym rozwiązaniem. Ekspertyza archiwalna dotyczy dokumentów, które są klasyfikowane jako archiwalne i w których to przypadku dokonuje się oceny wartości archiwalnej oraz podjęcia decyzji o ich dalszym przechowywaniu bądź likwidacji. W przypadku dokumentów niearchiwalnych, takich jak B10, które nie osiągnęły jeszcze wymaganego okresu przechowywania, nie ma podstaw do przeprowadzania tego rodzaju ekspertyzy, ponieważ dokumenty te powinny być przechowywane zgodnie z obowiązującymi standardami przez ustalony czas. Podobnie, przeprowadzanie skontrum dokumentacji nie jest procedurą, która odnosiłaby się do dokumentów w trakcie ich przewidzianego okresu przechowywania. Skontrum to proces, który ma na celu weryfikację stanu fizycznego dokumentacji oraz jej zgodności z zapisami w ewidencji, co jest bardziej stosowane w przypadku dokumentacji, która ma być likwidowana lub archiwizowana. Propozycja przeprowadzenia dokładnego procesu brakowania również jest niewłaściwa, ponieważ brakowanie odnosi się do dokumentów, które osiągnęły koniec okresu przechowywania i można je zniszczyć. Wreszcie, zawarcie umowy na dalsze odpłatne przechowywanie to najlepsze podejście, które zapewnia bezpieczeństwo i zgodność z przepisami. Nieprawidłowe zrozumienie tych procesów może prowadzić do nieodpowiedniego zarządzania dokumentacją, co z kolei przyczynia się do ryzyk związanych z utratą danych czy naruszeniem przepisów o ochronie danych osobowych.
Pytanie 9

Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentów powinien być przygotowany

A. zgodnie z układem organizacyjnym
B. tematycznie, a w obrębie tematu chronologicznie
C. według grup archiwalnych
D. według porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu dokumentów
Sporządzanie spisu zdawczo-odbiorczego akt według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jest kluczowe dla zapewnienia porządku i efektywności w zarządzaniu dokumentacją. Taki sposób organizacji umożliwia szybką identyfikację i lokalizację akt w archiwum, co jest niezbędne w kontekście przestrzegania przepisów prawa archiwalnego oraz wewnętrznych regulacji jednostki. Przykładem praktycznego zastosowania tej metody może być sytuacja, w której organizacja musiała przeprowadzić audyt dokumentów. Dzięki zastosowaniu symboli klasyfikacyjnych, audytorzy mogli łatwo zidentyfikować i zlokalizować konkretne akta, co przyspieszyło proces kontroli. Ponadto, zachowanie kolejności symboli ułatwia również procesy związane z przechowywaniem oraz przekazywaniem dokumentacji do archiwum, co jest zgodne z dobrymi praktykami branżowymi. Właściwe stosowanie wykazu akt i jego symboli to nie tylko kwestia organizacji, ale także spełniania wymogów formalnych, co w dłuższej perspektywie wpływa na transparentność i rzetelność zarządzania dokumentacją w instytucji.
Pytanie 10

Podmiot odpowiedzialny za przejęcie dokumentacji wygaszanej instytucji to

A. pracownik.
B. archiwista.
C. szef.
D. sukcesor.
Sukcesor to organ lub podmiot, który przejmuje prawa i obowiązki likwidowanej instytucji, w tym także odpowiedzialność za jej dokumentację. Z perspektywy zarządzania dokumentacją, sukcesor musi zorganizować i zabezpieczyć wszelkie dokumenty, aby zapewnić ciągłość działania oraz legalność operacji. Przykładem praktycznym może być sytuacja, w której przedsiębiorstwo łączy się z innym. W takim przypadku nowa jednostka – sukcesor – przejmuje archiwum i aktywa dokumentacyjne, co jest kluczowe dla zachowania historii działalności oraz zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych. Dobrą praktyką w tych sytuacjach jest wprowadzenie procedur archiwizacji i przekazywania dokumentów, co zapewnia ich łatwy dostęp i integralność. Warto również zwrócić uwagę na regulacje prawne, które mogą wymagać od sukcesora zachowania określonych dokumentów przez ustalony czas, co podkreśla znaczenie skrupulatnego podejścia do procesu przejęcia dokumentacji.
Pytanie 11

Dokumenty związane z procedurą usuwania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane

A. w archiwum zakładowym
B. w komórce organizacyjnej
C. w kancelarii
D. w sekretariacie
Dokumenty z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane w archiwum zakładowym, co jest zgodne z zasadami gospodarowania dokumentacją zawartymi w przepisach prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Archiwum zakładowe pełni kluczową rolę w przechowywaniu dokumentów, które utraciły swoje znaczenie operacyjne, ale mogą mieć wartość prawną lub historyczną. W praktyce oznacza to, że dokumenty, które zostały uznane za niearchiwalne, muszą być odpowiednio zidentyfikowane, a ich brakowanie powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wiele organizacji wdraża systemy zarządzania dokumentacją, które wspierają proces brakowania, co zapewnia zgodność z wewnętrznymi regulacjami oraz przepisami prawa. Archiwum zakładowe powinno być tak zorganizowane, aby umożliwić łatwy dostęp do dokumentów w przypadku konieczności ich odtworzenia lub weryfikacji.
Pytanie 12

Jakie działania należy podjąć po stwierdzeniu zniszczenia dokumentacji w archiwum?

A. Natychmiast wysłać dokumenty do specjalistycznych pracowni konserwatorskich w celu naprawy.
B. Przechowywać dokumenty w zniszczonym stanie, czekając na dalsze instrukcje.
C. Sporządzić protokół zniszczenia dokumentacji, uwzględniając zakres i stopień uszkodzenia.
D. Usunąć dokumenty bez rejestracji zgodnie z polityką zarządzania dokumentacją.
Pierwszym krokiem po stwierdzeniu zniszczenia dokumentacji w archiwum jest sporządzenie szczegółowego protokołu zniszczenia. Protokoły takie są kluczowe, ponieważ pozwalają na dokładne udokumentowanie zakresu zniszczeń, co może być niezbędne w późniejszych działaniach, takich jak próby odtworzenia dokumentacji lub rozliczenia odpowiedzialności za zniszczenia. Sporządzanie protokołu jest zgodne z dobrą praktyką archiwalną i zapewnia transparentność procesów zarządzania dokumentacją. Umożliwia także archiwistom ocenę, czy zniszczone dokumenty były objęte obowiązkiem dalszego przechowywania lub miały wartość historyczną, co może wpływać na decyzje dotyczące ich odtworzenia czy konserwacji. Protokół zapewnia dokumentację dla działań naprawczych, a także służy jako podstawa dla wszelkich przyszłych audytów dotyczących zarządzania dokumentacją. Takie podejście jest zgodne z normami zarządzania dokumentacją i archiwami, które podkreślają znaczenie dokumentowania wszystkich nieprawidłowości związanych z przechowywaniem dokumentów.
Pytanie 13

Generalną zgodę na zniszczenie dokumentów niearchiwalnych udziela

A. dyrektor odpowiedniego archiwum państwowego
B. kierownik archiwum zakładowego
C. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
D. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Odpowiedzi, które wskazują inne instytucje lub osoby odpowiedzialne za wydawanie zgody na brakowanie dokumentacji, są niepoprawne ze względu na nieznajomość struktury zarządzania archiwami w Polsce. Kierownik archiwum zakładowego, mimo iż ma istotną rolę w lokalnym zarządzaniu dokumentacją, nie dysponuje uprawnieniami do wydawania zgód na brakowanie dokumentów w skali ogólnokrajowej. Jego obowiązki są ograniczone do zarządzania dokumentacją w obrębie własnej instytucji, a decyzje dotyczące brakowania muszą być zgodne z wytycznymi Naczelnego Dyrektora. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego pełni nadzór nad całym sektorem kultury, ale nie zajmuje się szczegółowymi sprawami dotyczącymi zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Z kolei dyrektor właściwego archiwum państwowego, mimo że odpowiedzialny za konkretne archiwa, również nie ma kompetencji do wydawania zgód generalnych, gdyż jego działania są ograniczone do konkretnego zakresu terytorialnego i instytucjonalnego. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe dla prawidłowego korzystania z przepisów archiwalnych i unikania błędów w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 14

Dokumenty do wniosku o zgodę na zniszczenie dokumentacji w archiwum państwowym to

A. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych oraz spisy zdawczo-odbiorcze
B. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i 2 egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej
C. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
D. spis dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania już upłynął
W analizie błędnych odpowiedzi warto podkreślić, że każda z nich zawiera niedokładności, które mogą prowadzić do poważnych konsekwencji w procesie zarządzania dokumentacją. W przypadku pierwszej odpowiedzi, brak wskazania na konieczność posiadania dwóch egzemplarzy spisu dokumentacji może prowadzić do sytuacji, w której kontrola nie będzie mogła zweryfikować decyzji o zniszczeniu. Druga odpowiedź błędnie sugeruje, że wystarczy jedynie wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, co jest nieadekwatne, ponieważ te spisy nie zawierają pełnej informacji potrzebnej do oceny dokumentacji niearchiwalnej. Odpowiedź trzecia koncentruje się jedynie na spisie dokumentacji, co pomija kluczowy element, jakim jest protokół oceny. Protokół ten nie tylko stanowi podstawę prawną decyzji o zniszczeniu, ale także dokumentuje proces decyzyjny, który jest niezbędny w kontekście audytów i kontroli. Brak zrozumienia roli protokołu oraz dwóch egzemplarzy spisu dokumentacji wskazuje na typowy błąd myślowy, polegający na pomijaniu istotnych aspektów procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją. Praktyka ta jest zgodna z najlepszymi standardami branżowymi, które podkreślają znaczenie dokładnej dokumentacji oraz przejrzystości procesów decyzyjnych w archiwizacji.
Pytanie 15

W jakim dokumencie znajdują się zasady przenoszenia dokumentacji z jednostek organizacyjnych do archiwum zakładowego?

A. W instrukcji kancelaryjnej
B. W regulaminie organizacyjnym
C. W jednolitym rzeczowym wykazie akt
D. W ewidencji dokumentacji
Instrukcja kancelaryjna to kluczowy dokument regulujący procesy związane z obiegiem dokumentów w jednostkach organizacyjnych. Zawiera ona zasady klasyfikacji, archiwizacji oraz przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego. Jej celem jest zapewnienie spójności oraz zgodności z obowiązującymi normami prawnymi w zakresie zarządzania dokumentacją. Na przykład, w przypadku zakończenia biegu sprawy, instrukcja określa, jakie dokumenty należy przekazać do archiwum, jak je przygotować oraz w jakim terminie to zrobić. Przykładowo, jeśli w danej komórce organizacyjnej zakończono realizację projektu, zgodnie z instrukcją kancelaryjną, odpowiednie dokumenty muszą być skompletowane, zarejestrowane w ewidencji i przekazane do archiwum w ustalonym terminie. Takie działania pozwalają na efektywne zarządzanie wiedzą w organizacji oraz zapewniają dostępność dokumentów na potrzeby przyszłych audytów czy kontroli.
Pytanie 16

Jakich dokumentów nie można wypożyczać spoza archiwum zakładowego?

A. Kartotek płacowych oraz list płac
B. Akt oznaczonych kategorią archiwalną A
C. Akt osobowych
D. Środków ewidencyjnych archiwum zakładowego
Zrozumienie, które dokumenty można wypożyczać, a które nie, jest kluczowe dla zarządzania archiwum zakładowym. Wśród błędnych koncepcji, które mogą prowadzić do mylnych wniosków, można zauważyć przekonanie, że kartoteki płacowe, akty osobowe czy akty oznaczone kategorią archiwalną A mogą być łatwo udostępniane poza archiwum. Kartoteki płacowe i listy płac są dokumentami, które zawierają wrażliwe dane osobowe pracowników i powinny być traktowane z najwyższą ostrożnością. Wypożyczanie ich bez odpowiednich zabezpieczeń mogłoby narazić organizację na ryzyko naruszenia prywatności oraz regulacji dotyczących ochrony danych osobowych. Akta oznaczone kategorią archiwalną A są dokumentami, które z definicji wymagają szczególnej ochrony, ponieważ są wartościowe z punktu widzenia historycznego czy kulturowego. Wypożyczanie takich akt mogłoby prowadzić do ich uszkodzenia lub utraty, co jest sprzeczne z zasadami konserwacji archiwaliów. Akta osobowe, jako dokumenty zawierające dane identyfikacyjne pracowników, również nie powinny opuszczać archiwum, aby uniknąć potencjalnych nadużyć. Kluczowym błędem w rozumowaniu jest bagatelizowanie znaczenia ochrony informacji oraz nieprzestrzeganie standardów archiwizacji, co może prowadzić do poważnych konsekwencji prawnych i organizacyjnych. Zachowanie integralności i dostępności dokumentów archiwalnych jest fundamentem skutecznego zarządzania zasobami archiwalnymi.
Pytanie 17

Aby wydzielić fragment dokumentacji w teczce aktowej, profilaktyka konserwatorska zezwala na zastosowanie

A. plastikowych spinaczy
B. foliowych koszulek
C. papierowych przekładek
D. metalowych zszywek
Papierowe przekładki to naprawdę świetny pomysł, jeśli mówimy o dbaniu o dokumenty. Dzięki nim strony nie stykają się bezpośrednio, co zmniejsza ryzyko uszkodzeń, zarysowań czy blaknięcia. Co ciekawe, jeśli są zrobione z papieru o neutralnym pH, to jeszcze lepiej, bo nie wchodzą w reakcję z innymi materiałami. To znaczy, że dokumenty mogą być bezpiecznie przechowywane przez długi czas. W archiwach, bibliotekach, czy nawet biurach, gdzie ważne jest, żeby dokumenty były w całości, papierowe przekładki są wręcz nieocenione. Weźmy na przykład teczki aktowe, w których możemy oddzielić różne dokumenty – dzięki temu łatwiej je znaleźć i uporządkować. Moim zdaniem, to naprawdę istotne, żeby korzystać z materiałów wysokiej jakości, jak odpowiedni papier, bo to ma ogromne znaczenie dla bezpieczeństwa przechowywanych dokumentów.
Pytanie 18

W jakim układzie powinny być ułożone teczki aktowe na liście zdawczo-odbiorczym?

A. Topograficznie
B. Strukturalno-rzeczowo
C. Według spisu akt
D. Według chronologii
Odpowiedź 'Zgodnie z wykazem akt' jest jak najbardziej trafna. Spis zdawczo-odbiorczy powinien rzeczywiście odzwierciedlać to, co mamy w archiwum. Wykaz akt to taki dokument, który mówi, jakie akta przechowujemy, jakiego są typu i na jak długo. W archiwizacji ważne jest, żeby akta były uporządkowane według ich klasyfikacji, bo to mocno ułatwia późniejsze szukanie dokumentów. Na przykład, jakaś jednostka organizacyjna może stworzyć wykaz akt, żeby skatalogować dokumenty według tematów. Dzięki temu w przyszłości łatwiej będzie zarządzać aktami. Wykaz akta jest super przydatny, gdy przekazujemy dokumenty do archiwum, bo jasno pokazuje, co się tam znajduje i jaki mają status. Fajnie jest też regularnie aktualizować ten wykaz, żeby był zawsze zgodny z rzeczywistym stanem dokumentów.
Pytanie 19

Który dokument stanowi normę dotyczącą sposobu rejestrowania, obiegu i przechowywania dokumentacji aktowej?

A. Regulamin organizacyjny
B. Jednolity rzeczowy wykaz akt
C. Instrukcja kancelaryjna
D. Instrukcja archiwalna
Instrukcja kancelaryjna jest kluczowym dokumentem normatywnym w każdej jednostce organizacyjnej, który reguluje aspekty związane z rejestrowaniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentacji aktowej. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące klasyfikacji dokumentów, ich obiegu w ramach instytucji oraz zasad archiwizacji. Przykładowo, w instytucjach publicznych, instrukcja kancelaryjna może określać, jak powinny być tworzone protokoły, pismo urzędowe czy inne dokumenty, które następnie są poddawane archiwizacji. Ważne jest, aby pracownicy byli zaznajomieni z tym dokumentem, ponieważ jego właściwe wdrożenie zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją. W kontekście dobrych praktyk, instrucja kancelaryjna powinna być regularnie aktualizowana, aby dostosować ją do zmieniających się potrzeb organizacji oraz przepisów prawnych, co skutkuje lepszą organizacją pracy i minimalizacją ryzyka błędów formalnych.
Pytanie 20

Jakie z podanych dokumentów nie powinny być oznaczone znakiem sprawy?

A. Zaproszenia, gratulacje, podziękowania
B. Komunikacja i wymiana danych z organizacjami związkowymi
C. Objaśnienia, opinie oraz akty normatywne związane ze skargami i wnioskami
D. Nawiązywanie relacji z innymi instytucjami na poziomie krajowym
Zaproszenia, życzenia oraz podziękowania są dokumentami, które zazwyczaj nie wymagają przypisania znaku sprawy, ponieważ nie mają charakteru formalnego ani nie są związane z procesami administracyjnymi w organizacji. Tego typu dokumenty służą przede wszystkim do budowania relacji interpersonalnych oraz wyrażania wdzięczności. W praktyce administracyjnej, dokumenty, które mają znaczenie prawne lub które są istotne dla procedur, takie jak wyjaśnienia, opinie czy akty prawne dotyczące skarg i wniosków, powinny być odpowiednio rejestrowane i oznaczane. Dobrym przykładem mogą być akty prawne, które muszą być archiwizowane z zachowaniem określonych standardów, aby zapewnić dostępność i łatwość w zarządzaniu nimi. W kontekście organizacji, niektóre dokumenty, takie jak zaproszenia na wydarzenia czy podziękowania, mogą być traktowane jako materiały promocyjne lub komunikacyjne, które nie podlegają formalnym procedurom obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją, w tym procedura oznaczania spraw, jest kluczowe dla efektywności administracyjnej oraz zgodności z regulacjami prawnymi.
Pytanie 21

Do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym należy wysłać jeden egzemplarz raportu z działalności archiwum zakładowego

A. dyrektorowi właściwego archiwum państwowego
B. kierownikowi działu sprawozdawczego
C. ministrowi kultury i dziedzictwa narodowego
D. naczelnej dyrekcji archiwów państwowych
Odpowiedź 'dyrektorowi właściwego archiwum państwowego' jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każdy zakład archiwalny ma obowiązek przesyłania swoich rocznych sprawozdań do właściwego archiwum państwowego. Termin do 31 marca roku następnego po roku sprawozdawczym jest ustalony w celu zapewnienia systematycznego gromadzenia danych dotyczących działalności archiwów, co jest niezbędne do monitorowania ich efektywności i zgodności z przepisami prawa. Przykładowo, archiwa wykorzystują te sprawozdania do oceny stanu zachowania dokumentów, ilości nowych materiałów archiwalnych oraz jakości świadczonych usług. Dobre praktyki w branży archiwalnej podkreślają znaczenie terminowego raportowania, które pozwala na lepsze planowanie działań archiwalnych oraz pozyskiwanie funduszy. Również, takie sprawozdania mogą stanowić materiał dla analiz statystycznych w celach badawczych oraz edukacyjnych, co podkreśla ich rolę nie tylko w administracji archiwalnej, ale także w kulturze i historii kraju.
Pytanie 22

W którym roku, zgodnie z zamieszczonym fragmentem instrukcji kancelaryjnej, teczka aktowa kat. B5, zawierająca dokumentację spraw zakończonych w 2012 roku powinna zostać przekazana do archiwum zakładowego?

Fragment instrukcji kancelaryjnej
§ 39.
1.Komórki organizacyjne przekazują do archiwum zakładowego dokumentację pełnymi rocznikami i kompletną, po upływie pełnych dwóch lat kalendarzowych, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia sprawy.
2.Dokumentację spraw zakończonych niezbędną do bieżącej pracy można pozostawić w komórce organizacyjnej, ale wyłącznie na zasadzie jej wypożyczenia z archiwum zakładowego, tj. po dokonaniu formalności przekazania (uporządkowaniu dokumentacji, sporządzeniu spisów zdawczo-odbiorczych, wypełnieniu kart udostępniania akt).
3.Archiwista ustala – w porozumieniu z kierownikami komórek organizacyjnych – corocznie terminarz przygotowania i przekazywania dokumentacji do archiwum zakładowego.

A. W 2013 roku.
B. W 2015 roku.
C. W 2014 roku.
D. W 2012 roku.
Odpowiedź "W 2015 roku" jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z obowiązującymi normami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, teczki aktowe kategorii B5, które zawierają dokumentację spraw zakończonych, muszą być przekazywane do archiwum zakładowego po upływie trzech lat od zakończenia sprawy. W przypadku dokumentacji z 2012 roku termin ten upływa z końcem 2015 roku. Ważne jest, aby stosować się do tych wytycznych, aby zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją i przestrzegać przepisów prawa dotyczących archiwizacji. Praktyka ta nie tylko wspiera organizację w utrzymaniu porządku w dokumentach, ale również pozwala na szybki dostęp do informacji w przypadku ewentualnych kontroli czy audytów. Stosując się do tych standardów, organizacje mogą również zminimalizować ryzyko utraty ważnych danych i poprawić efektywność procesów związanych z zarządzaniem dokumentacją.
Pytanie 23

Który z zadań nie jest przypisany archiwście jednostki w procesie likwidacji?

A. Przygotowanie i przedstawienie likwidatorowi planu uporządkowania archiwum
B. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego
C. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"
D. Informowanie likwidatora o prawnym aspekcie postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki
Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest prawidłowa, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma uprawnień ani obowiązków związanych z procedurą odtajniania dokumentów. Zgodnie z przepisami prawa, proces odtajnienia wymaga zaangażowania odpowiednich organów, takich jak służby bezpieczeństwa lub jednostki odpowiedzialne za ochronę informacji niejawnych. Archiwista powinien skupić się na porządkowaniu i opracowywaniu archiwum oraz zapewnieniu, że dokumenty są odpowiednio klasyfikowane i zabezpieczane. W praktyce archiwista może współpracować z likwidatorem w celu opracowania planu uporządkowania archiwum, co jest kluczowe dla zachowania integralności dokumentacji. Dobre praktyki archiwistyczne obejmują również powiadamianie likwidatora o przekazaniu akt do archiwum państwowego, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości w zarządzaniu dokumentacją. W związku z tym, rola archiwisty w procesie likwidacji jednostki jest istotna, ale nie obejmuje odtajniania dokumentów.
Pytanie 24

Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych, niezwłocznie po upływie

A. 35 lat od wytworzenia dokumentacji
B. 25 lat od wytworzenia dokumentacji
C. 20 lat od wytworzenia dokumentacji
D. 30 lat od wytworzenia dokumentacji
Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych niezwłocznie po upływie 25 lat od wytworzenia dokumentacji. Ta regulacja ma na celu zapewnienie, że ważne dokumenty, które mogą mieć znaczenie dla historii, społeczeństwa oraz prawa, są odpowiednio zabezpieczone i dostępne dla przyszłych pokoleń. Przykładem może być archiwizacja dokumentów dotyczących lokalnych inicjatyw społecznych czy projektów infrastrukturalnych, które po upływie tego okresu stanowią cenne źródło wiedzy dla badaczy i obywateli. W praktyce, właściwe archiwa państwowe prowadzą systematyczne inwentaryzacje oraz udostępniają zarchiwizowane materiały, co wspiera transparentność i historię lokalnych społeczności, zgodnie z dobrą praktyką zarządzania archiwami.
Pytanie 25

Kto sporządza protokół uszkodzenia dokumentów wypożyczonych z archiwum zakładowego?

A. osoba, która zniszczyła dokumentację
B. kierownik działu wypożyczającego dokumenty
C. osoba oddająca dokumenty
D. pracownik archiwum zakładowego
Przeanalizowanie odpowiedzi związanych z tym zagadnieniem ujawnia szereg nieporozumień dotyczących odpowiedzialności za dokumentację w archiwum. Wybór osoby zwracającej dokumenty jako sporządzającej protokół uszkodzenia jest błędny, ponieważ ta osoba nie ma wystarczających kompetencji ani odpowiednich narzędzi do oceny stanu dokumentacji. W praktyce to pracownik archiwum, który zazwyczaj dysponuje wiedzą na temat zasad ochrony i konserwacji dokumentów, powinien przejąć tę odpowiedzialność. Dalej, sugerowanie, że osobą, która uszkodziła dokumentację, jest odpowiednia do sporządzenia protokołu, jest mylące. Tego typu podejście może prowadzić do nieobiektywnej oceny sytuacji, a także narusza zasady związane z zarządzaniem ryzykiem. Odpowiedzialność za uszkodzenia powinna być dokumentowana, ale nie może prowadzić do sytuacji, w której osoba, która przyczyniła się do szkodzenia, ma pełną kontrolę nad procesem oceny szkód. Ponadto, wybór kierownika komórki wypożyczającej dokumenty jako odpowiedzialnego za sporządzenie protokołu również zakłada, że osoba ta ma wystarczającą wiedzę oraz doświadczenie w zakresie oceny stanu dokumentów, co nie zawsze jest prawdą. Prawidłowe podejście do zarządzania dokumentacją powinno opierać się na wyraźnym podziale ról i odpowiedzialności, co jest kluczowe dla utrzymania wysokich standardów ochrony oraz zgodności z regulacjami prawnymi."
Pytanie 26

Częścią znaku sprawy nie jest

A. symbol klasyfikacyjny
B. rok założenia sprawy
C. hasło klasyfikacyjne
D. symbol jednostki organizacyjnej
Hasło klasyfikacyjne jest kluczowym elementem znaku sprawy, ponieważ służy do jednoznacznej identyfikacji sprawy w systemie ewidencyjnym. Przykładowo, w instytucjach publicznych hasło to może obejmować informacje dotyczące rodzaju sprawy, jej statusu oraz innych istotnych danych umożliwiających szybką lokalizację dokumentów. Standardy archiwizacji i zarządzania dokumentami, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie efektywnej klasyfikacji spraw, co wpływa na poprawę organizacji pracy oraz szybsze podejmowanie decyzji. W praktyce, stosowanie odpowiednich haseł klasyfikacyjnych może zredukować czas potrzebny na wyszukiwanie informacji i zminimalizować ryzyko utraty ważnych dokumentów. Dobrym przykładem może być system elektronicznego obiegu dokumentów, gdzie hasło klasyfikacyjne integralnie łączy się z innymi elementami takimi jak symbol klasyfikacyjny czy symbol komórki organizacyjnej, zapewniając pełną przejrzystość i dostępność dla pracowników.
Pytanie 27

Jakie składniki tworzą opis klasy w rejestrze dokumentów?

A. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategoria archiwalna
B. Hasło klasyfikacyjne, numer z dziennika, symbol komórki organizacyjnej
C. Znak teczki, kategoria archiwalna, hasło klasyfikacyjne
D. Tytuł teczki, symbol klasyfikacyjny, znak sprawy
Wybór błędnych odpowiedzi często wynika z braku zrozumienia podstawowych zasad klasyfikacji dokumentów oraz znaczenia poszczególnych elementów w opisie klasy. Tytuł teczki, znak teczki i kategoria archiwalna to terminy, które mogą wydawać się związane z klasyfikacją, jednak nie obejmują one kluczowych elementów wymaganych do prawidłowego opisu klasy. Tytuł teczki może być używany do ogólnego określenia zawartości, ale nie jest wystarczająco precyzyjny, by spełniał rolę hasła klasyfikacyjnego. Znak teczki, który mógłby sugerować jakąś formę oznaczenia, nie jest standardowym terminem w archiwistyce, a więc nie może być stosowany zamiennie ze symbolem klasyfikacyjnym. Co więcej, kategoria archiwalna jest istotna, ale jej znaczenie może być mylone przez osoby, które nie rozumieją, że nie jest ona samodzielnym elementem opisu, lecz współpracuje z innymi składnikami. Analizując inne podane odpowiedzi, można zauważyć, że hasło klasyfikacyjne i kategoria archiwalna są powtórzone, co prowadzi do nieprecyzyjności i braku klarowności. Zrozumienie klasyfikacji dokumentów oraz roli każdego z jej elementów jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją i zgodności z regulacjami prawnymi. W praktyce, osoby zajmujące się archiwizacją muszą znać te różnice, aby unikać typowych błędów i zapewnić właściwe katalogowanie oraz dostępność informacji.
Pytanie 28

Podaj rok, w którym najpóźniej, według obowiązujących przepisów, akta typowe kategorii A utworzone w 2009 roku powinny być złożone w odpowiednim archiwum państwowym.

A. 2010
B. 2025
C. 2035
D. 2015
Zgodnie z przepisami prawa dotyczącymi archiwizacji dokumentów, akta typowe kategorii A wytworzone w roku 2009 powinny być przekazane do właściwego miejscowo archiwum państwowego najpóźniej do 2035 roku. W Polsce, w zależności od kategorii dokumentów, okres przechowywania i przekazywania do archiwum różni się. Kategoria A, do której należy wiele typowych dokumentów administracyjnych, jest określona w obowiązującym rozporządzeniu w sprawie klasyfikacji materiałów archiwalnych. Przykładowo, dokumenty takie jak protokoły, decyzje administracyjne czy sprawozdania, podlegają szczegółowym regulacjom, które zobowiązują instytucje do ich archiwizacji przez co najmniej 30 lat. W praktyce oznacza to, że dokumenty te muszą być starannie klasyfikowane i przechowywane w warunkach zapewniających ich trwałość. Przekazanie akt do archiwum państwowego jest kluczowe dla zapewnienia ciągłości rejestracji działalności instytucji oraz dla ochrony praw obywateli, co jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Rekomenduje się, aby w trakcie archiwizacji stosować się do norm ISO dotyczących zarządzania dokumentacją, co pozwala na lepszą organizację i dostępność tych zasobów.
Pytanie 29

Którego rozdziału Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego dotyczy zamieszczony fragment?

Fragment Instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego
(…)
§ 16.
Po przejęciu dokumentacji w postaci nieelektronicznej lub informatycznych nośników danych, w przypadku gdy archiwum zakładowe nie dysponuje narzędziami, o których mowa w § 4 ust. 1 pkt 2, archiwista kolejno:
1)rejestruje spis zdawczo-odbiorczy w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych zawierającym co najmniej następujące elementy:
a)liczbę porządkową stanowiącą kolejny numer spisu zdawczo-odbiorczego,
b)datę przejęcia dokumentacji przez archiwum zakładowe,
c)pełną nazwę jednostki i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
d)nazwę jednostki organizacyjnej i komórki organizacyjnej, która dokumentację wytworzyła lub zgromadziła, jeżeli jest inna niż nazwa podmiotu i komórki organizacyjnej przekazującej dokumentację,
e)liczbę pozycji w spisie,
f)liczbę teczek lub tomów teczek w spisie;
(…)

A. Udostępnianie dokumentacji przechowywanej w archiwum zakładowym.
B. Przeprowadzanie skontrum dokumentacji w archiwum zakładowym oraz porządkowanie dokumentacji w archiwum zakładowym.
C. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji.
D. Wycofywanie dokumentacji ze stanu archiwum zakładowego.
Poprawna odpowiedź dotyczy fundamentalnych działań archiwów, które są kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji to nie tylko obowiązki archiwum, ale także spełnianie wymogów ustawowych i standardów branżowych. Efektywne zarządzanie dokumentacją zaczyna się od rzetelnego rejestrowania spisów zdawczo-odbiorczych, co pozwala na kontrolę nad dokumentami i ich stanem. W praktyce oznacza to, że archiwa powinny stosować systemy ewidencyjne, które umożliwiają śledzenie dokumentów od momentu ich przejęcia do momentu ich ewentualnego wycofania. Dobre praktyki w archiwistyce zalecają również regularne audyty ewidencji, co zapewnia aktualność i zgodność z przepisami. Ponadto, dbałość o zabezpieczenie dokumentacji fizycznej oraz elektronicznej jest kluczowa dla ochrony informacji przed utratą, zniszczeniem lub nieautoryzowanym dostępem. Zgodnie z normą ISO 15489, archiwa powinny tworzyć polityki zarządzania informacją, które definiują, jak gromadzić, katalogować i zabezpieczać dokumenty, co z kolei znacząco wpływa na efektywność organizacji.
Pytanie 30

Jaką powinna mieć odległość przestrzeń pomiędzy regałami w magazynie archiwum zakładowego?

A. 40 ÷ 50 cm
B. 40 ÷ 60 cm
C. 80 ÷ 100 cm
D. 50 ÷ 70 cm
Wybrane odpowiedzi, które sugerują mniejsze odległości pomiędzy regałami, takie jak 50 ÷ 70 cm, 40 ÷ 60 cm, czy 40 ÷ 50 cm, mogą prowadzić do wielu problemów w praktyce magazynowej. W przypadku zbyt wąskich przejść, ogranicza się swoboda ruchów pracowników oraz możliwości korzystania z wózków widłowych, co w rezultacie może prowadzić do zwiększonej liczby wypadków. Przykładowo, przestrzeń 40 cm jest niewystarczająca, by operować wózkiem widłowym, co ogranicza możliwości transportu towarów. Ponadto, przy zbyt małych odstępach, istnieje ryzyko uszkodzenia regałów oraz składowanego towaru. W praktyce, nieprzestrzeganie norm dotyczących odległości może także prowadzić do problemów z wentylacją oraz dostępem do sprzętu gaśniczego w przypadku pożaru, co jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa w miejscu pracy. Warto również zauważyć, że wiele organizacji przemysłowych oraz magazynowych stosuje normy, które precyzują minimalne odległości przejść, aby zminimalizować ryzyko ergonomiczne oraz poprawić wydajność operacyjną. Użytkownicy często błędnie myślą, że mniejsze odległości pozwolą na zaoszczędzenie przestrzeni, jednak w praktyce prowadzi to do większych problemów oraz ogranicza efektywność funkcjonowania całego magazynu.
Pytanie 31

Według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, maksymalne natężenie oświetlenia w pomieszczeniu magazynowym archiwum zakładowego powinno wynosić

A. 220 luksów
B. 270 luksów
C. 250 luksów
D. 200 luksów
Wartości takie jak 250 luksów, 220 luksów czy 270 luksów, które pojawiają się w odpowiedziach, mogą wynikać z nieporozumienia dotyczącego norm oświetleniowych w różnych typach pomieszczeń. W większości przypadków, wyższe natężenie światła jest wymagane w biurach czy innych przestrzeniach roboczych, gdzie uczestnicy potrzebują lepszego oświetlenia do wykonywania precyzyjnych zadań. Jednak w kontekście archiwów, zastosowanie wyższego natężenia światła może być niewłaściwe, ponieważ długotrwałe narażenie materiałów archiwalnych na intensywne światło może prowadzić do ich degradacji. Proszę zwrócić uwagę, że standardy dotyczące oświetlenia są ściśle związane z typem przestrzeni oraz rodzajem przechowywanych materiałów. Typowe błędy myślowe mogą obejmować założenie, że więcej światła zawsze przekłada się na lepsze warunki pracy, co nie jest prawdą, zwłaszcza w kontekście ochrony wartościowych dokumentów. Dlatego tak ważne jest stosowanie się do odpowiednich przepisów i dobrych praktyk w zakresie oświetlenia w archiwach.
Pytanie 32

Jakie są podstawowe kryteria klasyfikacji dokumentacji w jednostce organizacyjnej?

A. Typ segregatora i rozmiar czcionki
B. Kolor papieru i rodzaj atramentu
C. Wartość archiwalna i czas przechowywania
D. Format pliku i ilość stron
Klasyfikacja dokumentacji w jednostkach organizacyjnych opiera się głównie na dwóch kluczowych kryteriach: wartości archiwalnej oraz czasie przechowywania. Wartość archiwalna dotyczy oceny, na ile dokumentacja jest istotna z punktu widzenia historycznego, prawnego, czy gospodarczego. Dokumenty o wysokiej wartości archiwalnej są przechowywane dłużej, często nawet bezterminowo, ponieważ mogą stanowić ważne źródło informacji o działalności jednostki, a także mogą być wymagane przez przepisy prawne. Czas przechowywania jest istotny, ponieważ różne rodzaje dokumentów mają różne okresy, przez które muszą być przechowywane, zanim mogą zostać zniszczone. Przykładowo, dokumenty księgowe mogą być przechowywane przez okres określony przepisami prawa, a dokumenty personalne przez czas trwania stosunku pracy i dodatkowy okres po jego zakończeniu. Znajomość tych kryteriów i umiejętność ich zastosowania jest kluczowa dla efektywnej organizacji i prowadzenia archiwum, co jest podstawowym zadaniem w ramach kwalifikacji EKA.02.
Pytanie 33

Jakiego rodzaju dokumenty w szkole podstawowej klasyfikowane są jako akta specyficzne?

A. Zarządzanie finansowe funduszy
B. Projekty i przebudowy
C. Akta personalne zatrudnionych
D. Szkolne dzienniki lekcyjne
W kontekście dokumentacji szkoły podstawowej, odpowiedzi dotyczące inwestycji i remontów, akt osobowych pracowników oraz obsługi finansowej funduszy nie są uznawane za akty specyficzne, a ich pomylenie z dziennikami lekcyjnymi może prowadzić do nieporozumień. Inwestycje i remonty, choć ważne dla infrastruktury szkolnej, dotyczą bardziej zarządzania mieniem i budżetem, a nie bezpośredniego procesu dydaktycznego. Akta osobowe pracowników zawierają informacje o zatrudnieniu, kompetencjach i szkoleniach kadry, co jest istotne z punktu widzenia administracji, ale nie ma bezpośredniego wpływu na samo nauczanie. Obsługa finansowa funduszy skupia się na zarządzaniu środkami finansowymi, co również odbiega od głównego celu prowadzenia dokumentacji dydaktycznej. Wspólnym błędem w myśleniu jest utożsamianie wszelkich dokumentów związanych z funkcjonowaniem szkoły z aktami specyficznymi. Akta specyficzne są ściśle związane z procesem nauczania i monitorowaniem postępów uczniów, co w przypadku powyższych odpowiedzi nie ma miejsca. Dlatego kluczowe jest zrozumienie, że tylko dokumenty bezpośrednio związane z edukacją i nauczaniem, takie jak dzienniki lekcyjne, są klasyfikowane w tej kategorii.
Pytanie 34

Komisja powołana przez kogo sporządza protokół oraz wykaz dokumentów niearchiwalnych (aktowych) przeznaczonych do makulatury lub zniszczenia?

A. dyrektora jednostki organizacyjnej, która nadzoruje archiwum zakładowe
B. kierownika archiwum zakładowego
C. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego
D. przedstawiciela komórki organizacyjnej, której akta mają być wybrakowane
Protokół oraz spis dokumentacji niearchiwalnej, przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie, są sporządzane przez komisję powołaną przez dyrektora jednostki organizacyjnej, któremu podlega archiwum zakładowe. Jest to zgodne z regulacjami dotyczącymi zarządzania dokumentacją w Polsce, gdzie dyrektor ma odpowiedzialność za nadzór nad procesami archiwizacji i likwidacji akt. Przykładowo, w przypadku likwidacji dokumentacji, dyrektor organizacji zleca powołanie komisji, która ocenia dokumenty pod kątem ich wartości archiwalnej. Proces ten jest istotny z perspektywy ochrony danych osobowych oraz przestrzegania przepisów prawa, takich jak Ustawa o archiwach. Dobrą praktyką jest również sporządzanie dokumentacji dotyczącej zniszczenia akt, co może być przydatne w kontekście kontroli wewnętrznych oraz audytów. Tego rodzaju podejście przyczynia się do efektywnego zarządzania informacją oraz zabezpieczenia prawnych interesów jednostki organizacyjnej.
Pytanie 35

Jak nazywa się jednostka organizacyjna działająca w państwowych i samorządowych instytucjach, w której gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną?

A. Skład chronologiczny
B. Archiwum zakładowe
C. Magazyn podręczny
D. Składnica akt
Składnica akt to komórka organizacyjna, która pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach państwowych i samorządowych. Jej głównym zadaniem jest przechowywanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że znajdują się tam materiały, które są aktualnie wykorzystywane w działalności organizacji, ale nie są jeszcze na etapie archiwizacji. W praktyce, składnice akt gromadzą dokumenty takie jak korespondencja, sprawozdania, protokoły, które są istotne dla bieżącej działalności jednostek. Dbanie o prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów w składnicy akt jest zgodne z regulacjami ustawy o archiwizacji oraz z standardami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiednie zarządzanie dokumentami w składnicach akt przyczynia się do efektywności pracy urzędów oraz do zapewnienia transparentności działań publicznych.
Pytanie 36

Jakie dokumenty nie stanowią elementu akt sprawy?

A. Harmonogramy działań
B. Karty urlopowe
C. Raporty
D. Analizy prawne
Plany pracy, sprawozdania i opinie prawne to jakieś dokumenty, które są mega ważne do tworzenia akt sprawy. Plany pracy to jakby ramowy plan działań do zrealizowania, gdzie określa się cele i sposoby ich osiągnięcia, a to wszystko ma wpływ na strategię i organizację pracy w instytucji. Sprawozdania to dokumenty, które pokazują postępy w zadaniach i ich efekty, co pozwala na analizę wyników i poprawki w przyszłości. Opinie prawne to z kolei pomoc w podejmowaniu decyzji, bo dostarczają ważnych informacji prawnych, które czasem mogą zrobić różnicę. Jeśli wybrałeś karty urlopowe jako dokumenty, które nie tworzą akt sprawy, to chyba nie do końca rozumiesz jak te dokumenty działają. Często ludzie mylą, co robią dokumenty administracyjne z tym, co robią w procesach decyzyjnych. Ważne jest, żeby znać różnice między tymi dokumentami, bo to naprawdę pomaga w lepszym zarządzaniu i osiąganiu celów.
Pytanie 37

Dokumentacja z poszczególnych komórek organizacyjnych jest przekazywana do archiwum zakładowego w oparciu o

A. spis spraw.
B. spis zdawczo-odbiorczy.
C. pismo przewodnie.
D. protokół.
Spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem w procesie przekazywania dokumentacji z komórek organizacyjnych do archiwum zakładowego. Jego główną funkcją jest formalne zarejestrowanie przekazania dokumentów oraz potwierdzenie ich odbioru przez archiwum. W spisie tym zawarte są szczegóły dotyczące ilości, rodzaju oraz daty przekazania dokumentów, co pozwala na ścisłe monitorowanie obiegu dokumentacji. Przykładowo, w przypadku archiwizacji akt kadrowych, spis zdawczo-odbiorczy umożliwia zarówno pracownikom przekazującym dokumenty, jak i archiwistom, łatwe zweryfikowanie, że wszystkie wymagane materiały zostały dostarczone. Stosowanie spisów zdawczo-odbiorczych jest zgodne z normami archiwalnymi i zaleceniami Naczelnej Dyrekcji Archiwów Państwowych, które podkreślają znaczenie dokumentacji dla zapewnienia przejrzystości i odpowiedzialności w zarządzaniu informacjami. Oprócz tego, posiadanie spisu zdawczo-odbiorczego jest niezbędne w przypadku ewentualnych audytów czy kontroli, co dodatkowo podkreśla jego znaczenie w praktyce archiwalnej.
Pytanie 38

Dokumenty przygotowane do zniszczenia można przekazać do likwidacji po uzyskaniu zgody od

A. kierownika archiwum, z którego akta podlegają likwidacji
B. dyrektora instytucji, której akta są likwidowane
C. właściwego archiwum państwowego
D. kierownika jednostki, której akta są objęte likwidacją
Dokumenty przygotowane do brakowania mogą być przekazywane do niszczenia wyłącznie po uzyskaniu zgody właściwego archiwum państwowego. Ta praktyka jest ściśle związana z zasadami zarządzania dokumentacją oraz ochroną informacji. Archiwum państwowe pełni kluczową rolę w nadzorze nad procesami brakowania, zapewniając, że dokumenty nie będą niszczone przed upływem okresu przechowywania oraz że ich brakowanie jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawnymi. W praktyce, procedura ta może obejmować weryfikację, czy dane dokumenty są rzeczywiście niepotrzebne oraz czy spełniają kryteria do brakowania. Na przykład, przed przekazaniem dokumentów, odpowiednia jednostka organizacyjna powinna przygotować ewidencję dokumentów do brakowania, którą następnie zatwierdza archiwum. Warto dodać, że brakowanie dokumentów powinno być dokumentowane, a protokoły z tego procesu archiwizowane zgodnie z regulacjami. Obowiązujące normy, takie jak Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, kładą duży nacisk na odpowiedzialność w zakresie zarządzania dokumentacją.
Pytanie 39

Gdzie są gromadzone i przechowywane dokumenty spraw do momentu ich przekazania do archiwum zakładowego lub na makulaturę?

A. W kancelarii
B. W sekretariacie
C. W punkcie zatrzymania
D. W rejestraturze
Wybór punktu zatrzymania jako miejsca przechowywania akt jest niewłaściwy, ponieważ nie odzwierciedla rzeczywistej struktury organizacyjnej, w której akta dokumentów są zarządzane. Punkt zatrzymania to termin, który nie jest powszechnie stosowany w kontekście zarządzania dokumentacją i nie odnosi się do formalnej jednostki odpowiedzialnej za ewidencjonowanie akt spraw. Miejsce takie jak sekretariat, choć odgrywa ważną rolę w związkach między pracownikami a zarządem, nie jest odpowiedzialne za centralne przechowywanie akt. Kancelaria, mimo że również może mieć do czynienia z dokumentami, zajmuje się głównie obiegiem korespondencji oraz przyjmowaniem pism, a nie ich długoterminowym składowaniem. Stąd, wybierając te odpowiedzi, można łatwo popaść w pułapkę uproszczonego myślenia, które nie uwzględnia odpowiednich procesów oraz procedur administracyjnych związanych z dokumentacją. Zrozumienie struktury organizacyjnej oraz ról poszczególnych komórek jest kluczowe dla poprawnego zarządzania dokumentami, co zapewnia nie tylko ich bezpieczeństwo, ale i zgodność z przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami.
Pytanie 40

Który z poniższych tytułów rozdziału nie jest częścią instrukcji dotyczącej organizacji oraz funkcjonowania archiwum zakładowego?

A. Usuwanie dokumentacji, która nie jest archiwalna
B. Udostępnianie dokumentacji
C. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji
Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania nie jest bezpośrednio związana z instrukcją o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego. Archiwum zakładowe koncentruje się na procesach związanych z przechowywaniem, zabezpieczaniem oraz udostępnianiem dokumentacji, co ma na celu zapewnienie jej długotrwałego zachowania oraz efektywnego dostępu do niej. Przykładowo, proces brakowania dokumentacji niearchiwalnej odnosi się do eliminacji dokumentów, które nie są już potrzebne, co jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w każdym przedsiębiorstwie. Z kolei udostępnianie dokumentacji wymaga znajomości odpowiednich przepisów oraz procedur, aby zapewnić, że dostęp do informacji jest zgodny z zasadami ochrony danych osobowych oraz innymi regulacjami. W kontekście dobrych praktyk branżowych, najważniejsze jest, aby archiwum działało zgodnie z normami ISO 15489, które definiują zasady zarządzania dokumentacją i archiwizacją, co ma kluczowe znaczenie dla efektywności i bezpieczeństwa informacji.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej