Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 13 maja 2025 14:46
Data zakończenia: 13 maja 2025 14:47

Egzamin niezdany

Wynik: 4/40 punktów (10,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Który dokument stanowi normę dotyczącą sposobu rejestrowania, obiegu i przechowywania dokumentacji aktowej?

A. Instrukcja archiwalna

B. Jednolity rzeczowy wykaz akt

C. Instrukcja kancelaryjna

D. Regulamin organizacyjny

Instrukcja kancelaryjna jest kluczowym dokumentem normatywnym w każdej jednostce organizacyjnej, który reguluje aspekty związane z rejestrowaniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentacji aktowej. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące klasyfikacji dokumentów, ich obiegu w ramach instytucji oraz zasad archiwizacji. Przykładowo, w instytucjach publicznych, instrukcja kancelaryjna może określać, jak powinny być tworzone protokoły, pismo urzędowe czy inne dokumenty, które następnie są poddawane archiwizacji. Ważne jest, aby pracownicy byli zaznajomieni z tym dokumentem, ponieważ jego właściwe wdrożenie zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją. W kontekście dobrych praktyk, instrucja kancelaryjna powinna być regularnie aktualizowana, aby dostosować ją do zmieniających się potrzeb organizacji oraz przepisów prawnych, co skutkuje lepszą organizacją pracy i minimalizacją ryzyka błędów formalnych.

Pytanie 2

Generalną zgodę na zniszczenie dokumentów niearchiwalnych udziela

A. kierownik archiwum zakładowego

B. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

C. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

D. dyrektor odpowiedniego archiwum państwowego

Zgoda generalna na brakowanie dokumentacji niearchiwalnej jest wydawana przez Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych, co wynika z przepisów regulujących działalność archiwalną w Polsce. Naczelny Dyrektor pełni kluczową rolę w systemie archiwalnym, nadzorując procesy związane z przechowywaniem i likwidacją dokumentacji. W praktyce, zgoda ta jest niezbędna do legalnego zniszczenia dokumentów, które nie mają wartości archiwalnej. Obejmuje to np. dokumenty operacyjne, raporty czy korespondencję, które po upływie określonego czasu mogą zostać uznane za zbędne. Wydanie takiej zgody wymaga przeprowadzenia analizy wartości dokumentów oraz ich znaczenia dla ewentualnych działań prawnych czy historycznych. Przyznanie zgody nj jest zgodne z dobrymi praktykami archiwalnymi, które podkreślają znaczenie odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentacją. Dodatkowo, współpraca z Naczelnym Dyrektorem zabezpiecza instytucje przed ewentualnymi konsekwencjami prawnymi związanymi z niewłaściwym przechowywaniem lub usuwaniem dokumentów.

Pytanie 3

W sytuacji, gdy występują trudności w ocenie brakującej dokumentacji niearchiwalnej, kierownik danej jednostki organizacyjnej kontaktuje się z odpowiednim archiwum państwowym w celu przeprowadzenia

A. inskrypcji

B. kurendy

C. ekspertyzy

D. foliacji

Wybór odpowiedzi niepoprawnych, takich jak "inskrypcji", "kurendy" czy "foliacji", wskazuje na niepełne zrozumienie procesów związanych z dokumentacją i archiwizacją. Inskrypcja odnosi się do procesu umieszczania informacji na dokumentach, co nie ma zastosowania w kontekście oceny brakującej dokumentacji. Kurenda to typ ogłoszenia publicznego, który również nie wpisuje się w kontekst analizy lub oceny dokumentów. Wybór foliacji, czyli procesu zabezpieczania dokumentów poprzez ich oprawienie w folię, świadczy o mylnym przekonaniu, że można w ten sposób rozwiązać kwestie dotyczące braków w dokumentacji. Często popełnianym błędem jest mylenie różnych terminów oraz ich funkcji w zakresie zarządzania dokumentacją. Kluczowe jest, aby w sytuacjach kryzysowych związanych z dokumentami nie bazować na uproszczonych procesach, ale korzystać z rzetelnych metod oceny, takich jak ekspertyza. Właśnie ekspertyza jest najodpowiedniejszym narzędziem, które umożliwia zrozumienie, co należy zrobić w przypadku braków lub trudności w ocenie dokumentacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami archiwalnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją.

Pytanie 4

Jaką kategorię archiwalną powinno się przypisać listom płac oraz imiennym kartom zbiorczym wynagrodzeń?

A. B25

B. B10

C. B50

D. B5

Kategoria archiwalna B50 jest właściwa dla listów płac oraz imiennych kart zbiorczych wynagrodzeń, ponieważ dokumenty te mają charakter długoterminowy i są istotne dla zachowania historii zatrudnienia oraz płac w danym przedsiębiorstwie. W kategorii B50 przechowuje się dokumenty przez co najmniej 50 lat, co jest zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych osobowych oraz dokumentacji pracowniczej. Przykładami zastosowania tej kategorii mogą być audyty finansowe, kontrole ze strony instytucji państwowych, a także potrzeba wykazania historii wynagrodzeń pracowników w przypadku sporów prawnych. Warto również zauważyć, że zgodnie z dobrą praktyką archiwizacji, należy zapewnić odpowiednie zabezpieczenie tych dokumentów, aby chronić informacje osobowe pracowników. W kontekście przepisów prawa pracy oraz finansowego, utrzymanie archiwum w kategorii B50 ma kluczowe znaczenie dla transparentności i zgodności z regulacjami prawnymi.

Pytanie 5

Które archiwalne dokumenty mogą być udostępniane dopiero po upływie 100 lat?

A. Akty małżeństw oraz zgonów

B. Akty urodzin

C. Rejestracja ludności

D. Dokumentacja ksiąg wieczystych

Akty urodzeń to dokumenty, w których zapisane są ważne info o narodzinach danej osoby. Dostaniemy tam datę, miejsce urodzenia oraz dane rodziców. W Polsce, jak w wielu innych krajach, te dokumenty są chronione przez prawo, żeby nikt nie miał dostępu do prywatnych danych. Na mocy Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym, te akta mogą być ogólnie dostępne dopiero po 100 latach. Czyli jak ktoś urodził się w 1923 roku, to jego akta będzie można zobaczyć dopiero od 2023 roku. To całkiem dobry sposób na ochronę prywatności ludzi, których te dokumenty dotyczą. Dzięki tym regulacjom, osoby zainteresowane genealogią czy historią mają szansę na badania i ustalenie pokrewieństwa, co jest naprawdę przydatne.

Pytanie 6

Zgodnie z regulacją Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącą instrukcji kancelaryjnej, jednolitych wykazów akt oraz zasad organizacji i funkcjonowania archiwów zakładowych, sprawozdanie roczne z działalności archiwum zakładowego powinno być przygotowane do dnia

A. 31 stycznia roku następującego po roku sprawozdawczym

B. 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym

C. 30 czerwca roku następującego po roku sprawozdawczym

D. 30 września roku następującego po roku sprawozdawczym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź na pytanie dotyczące terminu sporządzania sprawozdania rocznego z działalności archiwum zakładowego to 31 marca następnego roku po roku sprawozdawczym. Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r., instytucje odpowiedzialne za prowadzenie archiwów zakładowych mają obowiązek przygotować sprawozdanie, które powinno zawierać podsumowanie działalności archiwum w danym roku. Termin ten został ustalony w celu zapewnienia odpowiedniego czasu na zebranie danych, ich analizę oraz przygotowanie dokumentacji, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania informacjami. Sprawozdanie powinno być starannie przygotowane, aby odzwierciedlało nie tylko ilość zgromadzonych akt, ale także osiągnięcia archiwum, w tym organizację wydarzeń edukacyjnych, współpracę z innymi instytucjami oraz realizację projektów archiwalnych. W praktyce, termin do końca marca daje możliwość instytucjom na zakończenie wszystkich działań związanych z rokiem sprawozdawczym, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania archiwami. Taki termin pozwala również na dokładne zbadanie wpływu działań archiwum na dostępność informacji publicznych.

Pytanie 7

Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, materiały archiwalne mogą być udostępnianie po upływie

A. 20 lat od ich wytworzenia

B. 35 lat od ich wytworzenia

C. 25 lat od ich wytworzenia

D. 30 lat od ich wytworzenia

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 30 lat od ich wytworzenia jest poprawna zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, która reguluje zasady dotyczące udostępniania materiałów archiwalnych. Zgodnie z tą ustawą, materiały archiwalne mogą być udostępniane dla celów badawczych, edukacyjnych i innych po upływie 30 lat od daty ich wytworzenia. To podejście ma na celu zapewnienie, że dokumenty, które potencjalnie mogą zawierać wrażliwe informacje, są odpowiednio chronione przed ich publicznym ujawnieniem przez okres, w którym mogą naruszać prywatność osób fizycznych lub inne interesy. Przykładem zastosowania tej zasady jest możliwość dostępu do akt osobowych pracowników, które stają się dostępne po 30 latach, co umożliwia badaczom prowadzenie analiz historycznych i socjologicznych. Dodatkowo, istnieją wyjątki od tej zasady, takie jak materiały dotyczące przestępstw, które mogą być udostępniane wcześniej, co wskazuje na elastyczność w regulacjach archiwalnych. Warto zaznaczyć, że takie normy są zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, które promują przejrzystość oraz ochronę prywatności.

Pytanie 8

Jednostki organizacyjne przesyłają dokumentację spraw, które zostały zakończone, do archiwum zakładowego na podstawie

A. spisu z natury

B. instrukcji inwentaryzacyjnej

C. spisu zdawczo-odbiorczego

D. instrukcji kancelaryjnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja kancelaryjna to taki kluczowy dokument, który mówi, jak powinno się postępować z różnymi papierami w organizacji. Określa nie tylko jakie są zasady przekazywania dokumentów do archiwum, ale też kiedy i w jaki sposób należy to robić. Generalnie, zanim coś trafi do archiwum, to najpierw wszystkie komórki powinny zakończyć sprawy związane z dokumentami. A dopiero potem, zgodnie z tym, co mówi instrukcja, można przygotować odpowiednią dokumentację. Trzeba pamiętać, że częścią tego procesu jest zrobienie spisu zdawczo-odbiorczego, który potwierdza, że materiały archiwalne zostały przekazane. Bez tego spisu byłoby ciężko udowodnić, że wszystko poszło zgodnie z planem. No i najważniejsze, znajomość tej instrukcji to klucz do tego, żeby dobrze zarządzać dokumentacją i być w zgodzie z przepisami prawa, szczególnie z ustawą o archiwizacji i ochronie danych osobowych. Warto zainwestować czas w zapamiętanie tych zasad.

Pytanie 9

Co jest podstawowym zadaniem archiwisty podczas porządkowania dokumentacji?

A. Ustalenie przynależności dokumentów do odpowiednich zespołów archiwalnych

B. Skanowanie wszystkich dokumentów do formatu cyfrowego

C. Zniszczenie dokumentacji zbędnej

D. Zachowanie istniejącego nieporządku dla autentyczności

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Podstawowym zadaniem archiwisty podczas porządkowania dokumentacji jest ustalenie przynależności dokumentów do odpowiednich zespołów archiwalnych. To kluczowy krok w zarządzaniu dokumentacją, ponieważ zapewnia, że dokumenty są prawidłowo zorganizowane i łatwe do odnalezienia. Proces ten obejmuje identyfikację i klasyfikację dokumentów na podstawie ich treści, pochodzenia oraz kontekstu, w jakim zostały stworzone. W praktyce oznacza to, że archiwista musi posiadać wiedzę na temat struktury organizacyjnej instytucji, której dokumenty są archiwizowane, a także zrozumienie procesów biznesowych oraz prawnych aspektów zarządzania dokumentacją. Dzięki temu dokumenty są przypisane do odpowiednich kategorii, co ułatwia ich późniejsze odnajdywanie i użycie. Dobrze zorganizowane archiwum wspiera efektywność operacyjną organizacji i jest nieocenione w sytuacjach, gdy wymagane jest szybkie odnalezienie konkretnej dokumentacji, np. w przypadku audytu czy sprawy sądowej. Praktyczne zastosowanie tej umiejętności można zaobserwować w dużych instytucjach, gdzie prawidłowe zarządzanie dokumentacją może znacznie przyspieszyć procedury administracyjne i decyzje zarządcze.

Pytanie 10

Do jakiego archiwum należy udać się, aby znaleźć akta Metryki Koronnej?

A. Do Archiwum Głównego Akt Dawnych

B. Do Archiwum Państwowego w Warszawie

C. Do Archiwum Akt Nowych

D. Do Archiwum Polskiej Akademii Nauk

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Archiwum Główne Akt Dawnych to instytucja zajmująca się przechowywaniem oraz udostępnianiem akt dotyczących najstarszej historii Polski. Metryka Koronna, będąca ważnym zbiorem dokumentów związanych z prawem i administracją Królestwa Polskiego, znajduje się właśnie w zasobach tego archiwum. Potwierdza to jego specyfika oraz bogata kolekcja dokumentów z okresu przedrozbiorowego, w tym akta sądowe, skarbowe oraz różnorodne sprawy administracyjne. Użytkownicy, którzy chcą uzyskać dostęp do tych akt, powinni wiedzieć, że Archiwum Główne Akt Dawnych umożliwia przeszukiwanie zbiorów online oraz oferuje pomoc w zakresie badań genealogicznych, co czyni je nieocenionym źródłem dla historyków, genealogów oraz wszystkich zainteresowanych historią Polski. Przykładem zastosowania wiedzy związanej z tym archiwum jest możliwość odtworzenia genealogii rodzinnej na podstawie dokumentów metrykalnych, które mogą zawierać informacje o przodkach oraz ich związku z różnymi wydarzeniami historycznymi.

Pytanie 11

Znak sprawy nie zawiera

A. znaku jednostki organizacyjnej

B. kolejnego numeru sprawy, wynikającego z rejestru spraw

C. numeru z rejestru korespondencji

D. symbolu klasyfikacyjnego z jednolitego rzeczowego wykazu dokumentów

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy, który nie zawiera numeru z rejestru korespondencji, jest zgodny z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Numer z rejestru korespondencji stanowi istotny element identyfikujący wszelką korespondencję wpływającą i wychodzącą, co jest kluczowe dla efektywnego śledzenia przebiegu sprawy. W kontekście administracji publicznej i organizacji, właściwe oznaczenie sprawy umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów oraz ich przypisanie do odpowiednich kategorii. Przykładowo, w przypadku prowadzenia sprawy dotyczącej zamówień publicznych, brak numeru z rejestru korespondencji może prowadzić do trudności w odnalezieniu korespondencji związanej z danym zamówieniem. Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją wskazują na konieczność przypisania unikalnych identyfikatorów korespondencji, co znacząco ułatwia późniejsze analizy i inspekcje. Właściwe oznaczanie sprawy w ten sposób jest więc nie tylko wymogiem administracyjnym, ale także najlepszą praktyką w zakresie zarządzania informacjami.

Pytanie 12

Brakowanie dokumentacji, która nie jest archiwalna, spowodowane regularnym typowaniem dokumentów przeznaczonych do usunięcia, rozpoczyna

A. archiwum zakładowe

B. archiwum państwowe

C. kierownik komórki wytwarzającej dokumentację

D. dyrektor jednostki organizacyjnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Brakowanie dokumentów, które już nam nie są potrzebne, to ważna sprawa. Archiwum zakładowe zajmuje się przechowywaniem i zarządzaniem dokumentami, które stworzyła nasza jednostka. Zgodnie z przepisami, te dokumenty, które straciły wartość, powinny być regularnie usuwane. Dzięki temu nie zbieramy niepotrzebnych papierów, a zarządzanie informacjami staje się prostsze. W praktyce to kierownicy przeglądają dokumenty i wybierają te, które można zlikwidować, a potem informują archiwum. Dobrze jest też prowadzić ewidencję dokumentów poddawanych brakowaniu, to pozwala na kontrolowanie całego procesu i trzymanie się przepisów.

Pytanie 13

Jaką klasę można przypisać pomocom ewidencyjnym w archiwum zakładowym?

A. B50

B. BE25

C. A

D. BE50

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź A jest prawidłowa, ponieważ pomoce ewidencyjne archiwum zakładowego klasyfikowane są jako dokumentacja pomocnicza w zarządzaniu archiwami. W kontekście archiwistyki, pomoce ewidencyjne obejmują różnego rodzaju rejestry, spisy, wykazy i inne narzędzia, które wspierają procesy ewidencji i udostępniania dokumentów. Przykładem mogą być karty ewidencyjne, które zawierają szczegółowe informacje na temat zgromadzonych akt, ich lokalizacji oraz statusu. Takie pomoce są kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją, pozwalając na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Zgodnie z wytycznymi zawartymi w normach ISO dotyczących archiwizacji, właściwe ewidencjonowanie jest fundamentem skutecznego działania archiwum. Wdrożenie standardów ewidencyjnych wspiera również przestrzeganie przepisów prawa, w tym Ustawy o archiwach, co jest niezbędne dla zapewnienia transparentności działań archiwalnych.

Pytanie 14

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, rejestracja temperatury oraz wilgotności w magazynach archiwalnych powinna odbywać się

A. raz na miesiąc

B. dwa razy w miesiącu

C. raz na tydzień

D. codziennie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Temperatura i wilgotność w magazynach archiwalnych powinny być rejestrowane codziennie, ponieważ stabilne warunki środowiskowe są kluczowe dla zachowania integralności przechowywanych materiałów. Jak wskazuje rozporządzenie Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, regularne monitorowanie tych parametrów zapobiega ich wahaniom, co mogłoby prowadzić do degradacji dokumentów oraz innych materiałów archiwalnych. Na przykład, w przypadku papieru, nadmierna wilgotność może prowadzić do rozwoju pleśni, a zbyt niska może powodować kruchość. Dobre praktyki branżowe zalecają stosowanie systemów automatycznego monitorowania, które nie tylko rejestrują dane, ale również alarmują w przypadku przekroczenia ustalonych norm. Dodatkowo, codzienna rejestracja pozwala na szybką interwencję w przypadku wykrycia nieprawidłowości, co jest kluczowe dla zachowania długoterminowej wartości archiwaliów.

Pytanie 15

Jednolity wykaz akt rzeczowy nie zawiera

A. wytycznych w sprawie profilaktyki i konserwacji akt

B. oznaczenia kategorii archiwalnej

C. symboli klasyfikacyjnych

D. hasła klasyfikacyjnego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym dokumentem w zarządzaniu dokumentacją w jednostkach organizacyjnych. Jego celem jest klasyfikacja i systematyzacja akt, co ułatwia późniejsze zarządzanie nimi, archiwizację oraz dostępność. Wytyczne w sprawie profilaktyki i konserwacji akt nie są częścią JRWA, gdyż dokument ten koncentruje się na aspektach klasyfikacyjnych. Na przykład, w JRWA znajdują się hasła klasyfikacyjne oraz symbole klasyfikacyjne, które odnoszą się do konkretnej grupy dokumentów, a także oznaczenia kategorii archiwalnej, co wskazuje na stopień ważności oraz sposób przechowywania akt. W praktyce, jednostki organizacyjne wykorzystują JRWA do planowania i przeprowadzania systematycznych przeglądów akt, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania informacją i archiwizacji. Wiedza o tym, jakie informacje znajdują się w JRWA, jest niezbędna dla pracowników odpowiedzialnych za zarządzanie dokumentacją, aby mogli efektywnie wypełniać swoje obowiązki oraz przestrzegać przepisów prawa dotyczących ochrony danych.

Pytanie 16

Weryfikacja ilościowa zasobu archiwalnego, polegająca na porównaniu stanu rzeczywistego z danymi w rejestrach ewidencyjnych, to

A. repertorium

B. ekspertyza

C. skontrum

D. pertynencja

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skontrum to procedura kontrolna, w której rzeczywisty stan zasobów archiwalnych jest porównywany z zapisami w ewidencji. Jej celem jest zapewnienie zgodności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym, co jest kluczowe dla utrzymania integralności i wiarygodności zbiorów archiwalnych. W praktyce skontrum polega na przeprowadzeniu fizycznej inwentaryzacji, podczas której archiwista sprawdza, czy wszystkie dokumenty i materiały archiwalne są obecne i odpowiadają zapisom w dokumentacji. Takie działania są standardem w zarządzaniu archiwami i są zgodne z wytycznymi, które zalecają regularne przeprowadzanie takich kontrolnych prac. Przykładowo, w instytucjach publicznych, takich jak urzędy, skontrum może być przeprowadzane co kilka lat, aby upewnić się, że zasoby nie zostały utracone lub źle sklasyfikowane, co mogłoby prowadzić do problemów z dostępnością informacji w przyszłości.

Pytanie 17

Skrócony odpis dokumentacji to

A. rodzaj zabezpieczenia treści dokumentu

B. inny egzemplarz określonego dokumentu

C. odpis potwierdzony przez notariusza

D. sporządzany w celu dokumentacji graficznej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skrócony odpis dokumentacji jest formą zabezpieczenia treści dokumentu, co oznacza, że jego celem jest potwierdzenie autentyczności oraz integralności danych zawartych w oryginalnym dokumencie. Przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorstwo potrzebuje szybkiego dostępu do istotnych informacji zawartych w umowach, ale nie chce rezygnować z oryginałów. Skrócone odpisy są niezwykle pomocne w takich przypadkach, ponieważ mogą być wykorzystywane jako dokumenty robocze lub do obiegu wewnętrznego. W praktyce, skrócone odpisy są również przydatne w sytuacjach prawnych, gdzie konieczne jest przedstawienie dowodów na istnienie i treść umowy bez ujawniania pełnych danych osobowych czy poufnych informacji. Tego typu praktyki są zgodne z wytycznymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją oraz ochrony danych osobowych, co stanowi fundament odpowiedzialnego podejścia do informacji w każdej organizacji.

Pytanie 18

Który format znaku teczki powinien być umieszczony na przedstawionej na rysunku teczce aktowej?

Ministerstwo Finansów

Departament Prawny

...............

Kat. A

Interpretacja przepisów prawnych

2002 r.

A. DP.234-1/12

B. DP.123/2012

C. DP.456

D. DP.346-1

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'DP.456' została wybrana jako poprawna, ponieważ jest najbardziej zgodna z kontekstem przedstawionej teczki aktowej. Na teczce widnieje napis związany z Ministerstwem Finansów oraz Departamentem Prawnym, co sugeruje, że oznaczenie powinno być spójne z używanymi formatami w dokumentacji prawnej. W praktyce, oznaczenia teczek są kluczowe dla organizacji dokumentów, ułatwiają ich późniejsze odnalezienie oraz identyfikację tematyki. Oznaczenie 'DP.456' jest wystarczająco ogólne, co czyni je odpowiednim do szerszego zakresu spraw związanych z interpretacją przepisów prawnych. W branży prawnej panują różne standardy oznaczania dokumentów, jednak dążenie do prostoty i przejrzystości jest jedną z podstawowych zasad. Stosowanie się do takich zasad poprawia efektywność pracy z dokumentacją oraz wspiera procesy zarządzania informacją.

Pytanie 19

Gdy archiwista zauważy braki lub uszkodzenia w dokumentach zwróconych po wypożyczeniu, tworzy protokół i przekazuje go w celu wyjaśnienia do

A. dyrektora odpowiedniego archiwum państwowego

B. kierownika jednostki nadrzędnej

C. kierownika komórki, która wypożyczyła dokumenty

D. odpowiednich organów ścigania

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "kierownika komórki, która dokumenty wypożyczyła" jest prawidłowa, ponieważ to właśnie ta osoba ma bezpośredni nadzór nad dokumentacją i odpowiada za jej stan. W przypadku stwierdzenia braków lub uszkodzeń, kierownik jednostki, która wypożyczyła dokumenty, jest odpowiedzialny za wyjaśnienie przyczyn takich sytuacji oraz podjęcie działań naprawczych. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwalnymi, każda jednostka jest zobowiązana do prowadzenia odpowiedniej ewidencji wypożyczeń i dbania o stan dokumentów. Przykładem może być sytuacja, w której dokumenty są używane do celów badawczych; ich uszkodzenie może wpłynąć na dalsze prace związane z historią czy nauką. Właściwe przekazywanie informacji o brakach do odpowiednich osób jest kluczowe dla zapewnienia integralności zbiorów archiwalnych oraz dla minimalizacji ryzyka ich utraty. Dębata w tej kwestii jest nieodzownym elementem zarządzania dokumentacją, co znajduje odzwierciedlenie w standardach ISO 15489 dotyczących zarządzania dokumentacją.

Pytanie 20

Modyfikacje w wykazie akt dotyczące wprowadzenia dodatkowych symboli oraz haseł klasyfikacyjnych mogą zostać zrealizowane w porozumieniu

A. z pracownikiem archiwum zakładowego

B. z dyrektorem odpowiedniego archiwum państwowego

C. z kierownikiem komórki organizacyjnej, która proponuje zmiany

D. z przedstawicielem jednostki nadzorującej daną instytucję

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "z dyrektorem właściwego archiwum państwowego" jest prawidłowa, ponieważ wprowadzenie zmian w rzeczowym wykazie akt wymaga współpracy z odpowiednim organem archiwalnym, który odpowiada za nadzór nad dokumentacją w danej jednostce. Dyrektor archiwum państwowego ma odpowiednie kompetencje do zatwierdzania takich zmian, co zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami oraz standardami archiwizacyjnymi. W praktyce, aby na przykład zmienić lub dodać nowe symbole i hasła klasyfikacyjne, instytucja powinna przedstawić propozycję zmian dyrektorowi archiwum, który oceni ich zasadność oraz zgodność z klasyfikacją archiwalną. Współpraca ta jest kluczowa dla utrzymania porządku w dokumentacji oraz umożliwia archiwum monitorowanie i kontrolowanie jakości aktów przechowywanych w jednostkach. Standardy archiwalne, takie jak normy ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją, podkreślają znaczenie właściwego nadzoru i regulacji w zakresie tworzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów.

Pytanie 21

Zgodnie z normą Polską (PN) wysokość pierwszej dolnej półki od podłogi w archiwum powinna wynosić

A. 20cm

B. 15cm

C. 10cm

D. 25cm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 15 cm jest zgodna z tym, co mówi Polska Norma o magazynach archiwalnych. To ważne, bo ta odległość zapewnia, że powietrze może cyrkulować i ułatwia dostęp do materiałów. Właściwe umiejscowienie półek jest istotne, żeby dokumenty nie były narażone na wilgoć i brud. Z doświadczenia wiem, że w magazynach, gdzie przechowuje się cenne archiwalia, przestrzeganie tych norm jest kluczowe, żeby nie doszło do ich uszkodzenia. Dodatkowo, taki układ półek ułatwia utrzymanie czystości, co jest bardzo ważne dla konserwacji. Jeszcze jedno – jeśli zdarzyłoby się zalanie, odpowiednia wysokość półek chroni dokumenty przed wodą, co jest naprawdę istotne w zarządzaniu ryzykiem.

Pytanie 22

Kto decyduje o utworzeniu archiwum zakładowego w danej jednostce organizacyjnej?

A. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego

B. Dyrektor jednostki, w której ma być zorganizowane archiwum

C. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych

D. Dyrektor archiwum państwowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Prawidłowa odpowiedź to Dyrektor archiwum państwowego, ponieważ zgodnie z przepisami prawa, to on jest odpowiedzialny za nadzór nad archiwami zakładowymi oraz podejmowanie decyzji w sprawie ich powołania. W polskim systemie archiwalnym, archiwa zakładowe są integralną częścią polityki archiwalnej, a ich utworzenie powinno odpowiadać na potrzeby instytucji oraz zapewniać zgodność z normami prawnymi. Dyrektor archiwum państwowego kieruje pracami swoich jednostek i ma kluczowy wpływ na sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem dobrych praktyk w tej dziedzinie jest współpraca pomiędzy archiwami państwowymi a instytucjami publicznymi, co skutkuje nie tylko tworzeniem archiwów, ale także zapewnieniem ich efektywności i dostosowaniem do zmieniających się potrzeb administracji. Zrozumienie roli dyrektora archiwum państwowego jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania systemu archiwalnego w Polsce.

Pytanie 23

Najdłuższy czas pozbawienia wolności dla osoby zobowiązanej do ochrony materiałów archiwalnych za celowe zniszczenie tych dokumentów wynosi

A. 4 lata

B. 3 lata

C. 2 lata

D. 1 rok

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Właściwa odpowiedź to 3 lata, ponieważ maksymalny okres pozbawienia wolności dla osoby odpowiedzialnej za szczególną ochronę materiałów archiwalnych w przypadku ich świadomego zniszczenia wynika z przepisów prawa, które mają na celu zabezpieczenie dokumentacji o znaczeniu historycznym, kulturowym oraz prawnym. Przykłady zastosowania tej regulacji można znaleźć w kontekście archiwizacji dokumentów państwowych, gdzie naruszenie tych zasad skutkuje nie tylko sankcją karną, ale również narażeniem na szkody instytucji i społeczeństwa. Dobre praktyki wskazują, że pracownicy odpowiedzialni za materiały archiwalne muszą być odpowiednio przeszkoleni i świadomi konsekwencji swoich działań, co przyczynia się do lepszego zarządzania dziedzictwem kulturowym. Wdrożenie odpowiednich procedur ochrony dokumentacji archiwalnej oraz regularne audyty mogą zminimalizować ryzyko zniszczenia tych zasobów, co jest zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISO 15489. W kontekście ochrony danych osobowych oraz zabezpieczenia informacji wrażliwych, stosowanie najlepszych praktyk w obszarze archiwizacji jest kluczowe, aby uniknąć nieprzewidzianych konsekwencji prawnych oraz społecznych.

Pytanie 24

Jednostki organizacyjne powinny przekazać materiały archiwalne do odpowiedniego archiwum państwowego nie później niż po upływie

A. 35 lat od ich wytworzenia

B. 25 lat od ich wytworzenia

C. 20 lat od ich wytworzenia

D. 30 lat od ich wytworzenia

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że jednostki organizacyjne powinny przekazywać materiały archiwalne do właściwego archiwum państwowego nie później niż po upływie 25 lat od ich wytworzenia, jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa archiwalnego. Zgodnie z Ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, okres przechowywania dokumentacji w jednostkach organizacyjnych wynosi 25 lat. Przekazanie materiałów archiwalnych po upływie tego czasu ma na celu ich zabezpieczenie oraz umożliwienie dalszego dostępu i wykorzystania przez społeczeństwo. Praktycznie, oznacza to, że instytucje takie jak urzędy administracji publicznej, szkoły, czy inne placówki powinny starannie planować procesy archiwizacji, aby spełnić wymagania prawne. Warto również pamiętać, że odpowiednie przekazywanie dokumentów do archiwów państwowych wspiera transparentność działań instytucji oraz pozwala na zachowanie historii i kultury narodowej, co jest istotne w kontekście budowania społeczeństwa obywatelskiego i edukacji historycznej.

Pytanie 25

Zamieszczony w ramce tekst to fragment

§13. 1. Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.

2. Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.

3. Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.

4. Metadane mogą być dodawane automatycznie.

5. Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.

6. Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.

(...)

A. instrukcji obsługi systemu EZD.

B. wytycznych dotyczących obiegu dokumentacji aktowej.

C. instrukcji kancelaryjnej.

D. instrukcji o organizacji i zakresie działania archiwum zakładowego.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na instrukcję kancelaryjną jest poprawna, ponieważ fragment tekstu odnosi się do procedur rejestrowania i obsługi przesyłek, co jest kluczowym elementem obiegu dokumentów w każdej jednostce organizacyjnej. Instrukcja kancelaryjna określa zasady dotyczące przyjmowania, przetwarzania oraz archiwizowania dokumentów, a także zarządzania przesyłkami wpływającymi. Przykładowo, w praktyce biurowej instrukcje te mogą wskazywać, jak należy przyjmować przesyłki zewnętrzne oraz jak rejestrować je w systemie EZD, co ma na celu zapewnienie transparentności i efektywności w obiegu dokumentów. Dobre praktyki w zakresie zarządzania dokumentacją polegają na stosowaniu standardowych procedur, które minimalizują ryzyko błędów oraz opóźnień, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli wewnętrznych. Dodatkowo, właściwe nadawanie metadanych i identyfikatorów pozwala na łatwiejsze indeksowanie i późniejsze wyszukiwanie dokumentów, co podnosi jakość zarządzania informacją w organizacji.

Pytanie 26

Zgodnie z zasadami ergonomii regały w magazynie archiwalnym powinny być instalowane w odcinkach nieprzekraczających

A. 15 m

B. 10 m

C. 12 m

D. 20 m

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 10 m jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z zasadami ergonomii oraz rekomendacjami branżowymi, maksymalna długość ciągu regałów w magazynach archiwalnych powinna wynosić 10 m. Długość ta jest uzasadniona zarówno z perspektywy ergonomicznej, jak i bezpieczeństwa. Krótsze ciągi regałów umożliwiają lepszy dostęp do dokumentów oraz minimalizują ryzyko kontuzji związanych z przeciążeniem. W praktyce, organizowanie regałów w mniejszych odległościach pozwala na efektywniejsze zarządzanie przestrzenią, co jest niezbędne w archiwizacji dokumentów. Przykładowo, w magazynach, gdzie przechowuje się cenne materiały, kluczowe jest, aby pracownicy mogli łatwo sięgać po potrzebne akta bez zbędnego wysiłku. Warto również zauważyć, że zgodność z tymi zasadami przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy oraz zmniejszenia ryzyka wystąpienia wypadków. Ponadto, wiele norm, takich jak ISO 45001 dotycząca systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, podkreśla znaczenie odpowiedniego projektowania miejsca pracy, co obejmuje również odpowiednie rozmieszczenie regałów w magazynie.

Pytanie 27

Jakie meble powinny być używane do składowania materiałów fotograficznych w zakładowym archiwum?

A. Szafy z drewna

B. Regały metalowe z elementami drewnianymi

C. Regały z drewna

D. Szafy ze stali nierdzewnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Szafy ze stali nierdzewnej są idealnym rozwiązaniem do przechowywania materiałów fotograficznych w archiwum zakładowym, ponieważ charakteryzują się wysoką odpornością na rdzewienie oraz uszkodzenia mechaniczne. Stal nierdzewna jest materiałem łatwym do czyszczenia, co jest kluczowe w utrzymaniu odpowiednich warunków sanitarnych dla przechowywanych dokumentów i materiałów. Dodatkowo, szafy te zapewniają lepszą ochronę przed szkodnikami, wilgocią oraz zmianami temperatury, co jest istotne w kontekście długoterminowego przechowywania cennych materiałów fotograficznych. W branży archiwizacji uznaje się, że właściwe meble, takie jak szafy ze stali nierdzewnej, znacząco zwiększają trwałość i bezpieczeństwo przechowywanych materiałów. Ponadto, zgodnie z regulacjami dotyczącymi przechowywania dokumentacji, należy przestrzegać określonych norm, takich jak ISO 11799, która dotyczy bezpieczeństwa i dostępu do archiwizowanych dokumentów, co dodatkowo potwierdza zasadność tego wyboru.

Pytanie 28

Dokument formalny o takiej samej treści wysłany do wielu odbiorców to

A. zaproszenie

B. pismo okólne

C. zaświadczenie

D. pismo przewodnie

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zaproszenie to forma pisma oficjalnego, która jest skierowana do wielu adresatów, a jej treść pozostaje niezmienna. Takie dokumenty mają zastosowanie w różnych kontekstach, na przykład w organizacji wydarzeń, konferencji, czy spotkań biznesowych. Przykładem może być zaproszenie na konferencję branżową, które jest wysyłane do wszystkich uczestników, a jego treść zawiera informacje o miejscu, czasie i agendzie wydarzenia. W praktyce, zaproszenia muszą być sformułowane w sposób klarowny i profesjonalny, aby zachęcić adresatów do uczestnictwa. W kontekście standardów, ważne jest, aby zaproszenia były zgodne z obowiązującymi normami formalnymi, co podkreśla ich rangę i znaczenie. Warto również dodać, że w przypadku dużej liczby odbiorców, zaproszenia często są wysyłane w formie elektronicznej, co pozwala na efektywne dotarcie do adresatów oraz ułatwia zarządzanie listą uczestników.

Pytanie 29

Między stacjonarnymi regałami w archiwum powinny być zachowane korytarze o szerokości co najmniej

A. 80 cm

B. 50 cm

C. 110 cm

D. 120 cm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przy organizacji magazynu ważne jest, żeby przejścia między regałami miały szerokość przynajmniej 80 cm. Taka szerokość pozwala pracownikom na swobodne poruszanie się oraz łatwe transportowanie sprzętu, jak wózki widłowe czy paletowe. Z mojego doświadczenia, węższe przejścia mogą powodować stres i niebezpieczne sytuacje, zwłaszcza jak trzeba szybko zmienić kierunek. Zgodnie z normą PN-EN 15635, dobrze zaprojektowana przestrzeń magazynowa naprawdę wpływa na bezpieczeństwo i efektywność pracy. Przejścia o szerokości 80 cm to standard, który nie tylko ułatwia pracę, ale też zmniejsza ryzyko wypadków, które w każdych warunkach powinny być priorytetem.

Pytanie 30

Przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego odbywa się w trybie oraz na zasadach określonych

A. w instrukcji dotyczącej organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

B. w aktualnej procedurze porządkowania dokumentacji

C. w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce organizacyjnej

D. w obowiązującej procedurze dotyczącej postępowania z korespondencją

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego reguluje instrukcja kancelaryjna, która jest kluczowym dokumentem w organizacji. Zawiera ona szczegółowe wytyczne dotyczące obiegu dokumentów, ich klasyfikacji oraz terminów przekazywania. Przykładowo, w kontekście archiwizacji dokumentów, instrukcja kancelaryjna określa, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, w jaki sposób należy je segregować oraz jakie terminy obowiązują w zakresie ich przekazywania. Dobrą praktyką jest, aby każda jednostka organizacyjna regularnie aktualizowała swoją instrukcję kancelaryjną, uwzględniając zmiany w przepisach prawnych oraz standardach branżowych. Oprócz tego, przestrzeganie zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej zapewnia nie tylko zgodność z prawem, ale także efektywne zarządzanie dokumentami, co może przyczynić się do zwiększenia transparentności działań wewnętrznych. Prawidłowa archiwizacja ma również kluczowe znaczenie w przypadku audytów oraz kontroli, gdzie konieczne jest udokumentowanie procesów oraz decyzji podejmowanych w ramach jednostki.

Pytanie 31

Jakie składniki tworzą opis klasy w rejestrze dokumentów?

A. Znak teczki, kategoria archiwalna, hasło klasyfikacyjne

B. Tytuł teczki, symbol klasyfikacyjny, znak sprawy

C. Hasło klasyfikacyjne, numer z dziennika, symbol komórki organizacyjnej

D. Symbol klasyfikacyjny, hasło klasyfikacyjne, kategoria archiwalna

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Opis klasy w wykazie akt składa się z trzech podstawowych elementów: symbolu klasyfikacyjnego, hasła klasyfikacyjnego oraz kategorii archiwalnej. Symbol klasyfikacyjny jest kluczowym oznaczeniem, które klasyfikuje dokumenty według ustalonych kategorii w systemie archiwizacji. Hasło klasyfikacyjne natomiast stanowi krótki opis lub tytuł dokumentu, co ułatwia jego identyfikację i przeszukiwanie w przyszłości. Kategoria archiwalna określa, jak długo dany dokument powinien być przechowywany i kiedy może zostać zniszczony lub przekazany do archiwum, co jest niezbędne do zarządzania cyklem życia dokumentów. Przykładowo, w instytucjach publicznych często stosuje się określone symbole klasyfikacyjne, takie jak „Z-01” dla dokumentów związanych z zatrudnieniem, co pozwala na łatwe poszukiwanie i segregację tych akt. Wiedza o tych elementach jest niezbędna dla osób zajmujących się zarządzaniem dokumentami, aby zapewnić zgodność z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji.

Pytanie 32

Zgodnie z przepisami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego należy przekazać do

A. dyrektora właściwego archiwum państwowego

B. inspektora ochrony danych osobowych

C. naczelnej dyrekcji archiwów państwowych

D. kierownika jednostki nadrzędnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego ma być przekazywane do dyrektora właściwego archiwum państwowego. Ten proces ma na celu zapewnienie, że dokumentacja archiwalna, która jest kluczowa dla zachowania historii oraz funkcjonowania instytucji, jest odpowiednio monitorowana i klasyfikowana. Dyrektor archiwum państwowego odpowiada za nadzorowanie archiwizacji dokumentów i ich dalszego przechowywania. W praktyce, oznacza to, że sprawozdania te mogą być wykorzystywane do oceny efektywności działalności archiwum, a także do podejmowania decyzji dotyczących koniecznych działań w zakresie zarządzania dokumentacją. Dobre praktyki w zakresie zarządzania archiwum obejmują regularne raportowanie oraz transparentność działań, co sprzyja podnoszeniu standardów w tej dziedzinie. Wiedza na temat odpowiednich procedur jest kluczowa dla każdej organizacji, która pragnie efektywnie zarządzać swoimi zasobami archiwalnymi.

Pytanie 33

Co to jest kwalifikacja archiwalna?

A. organizacja akt

B. przyporządkowanie dokumentacji odpowiedniego symbolu z wykazu akt

C. symbole kancelaryjne umieszczone w dokumentach

D. przypisanie dokumentacji do właściwej kategorii archiwalnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwalifikacja archiwalna to kluczowy proces w zarządzaniu dokumentacją, który polega na przypisaniu dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych. W praktyce oznacza to ocenę wartości dokumentów, co jest szczególnie istotne w kontekście długoterminowego przechowywania i ochrony informacji. Przykładowo, dokumenty mogą być klasyfikowane jako archiwalne, co oznacza, że mają znaczenie trwałe oraz wymagają specjalnego traktowania, lub jako niearchiwalne, co pozwala na ich zniszczenie po upływie określonego czasu. W ramach dobrych praktyk archiwalnych, proces ten powinien być zgodny z odpowiednimi regulacjami prawnymi oraz normami, takimi jak ISO 15489 dotycząca zarządzania dokumentacją. Systematyczne podejście do kwalifikacji archiwalnej sprzyja również efektywności w zarządzaniu zasobami informacyjnymi, wspiera procesy decyzyjne oraz minimalizuje ryzyko utraty istotnych informacji.

Pytanie 34

Jaką rolę pełni pracownik, który merytorycznie zajmuje się określoną sprawą lub opracowuje wnioski do decyzji swoich przełożonych?

A. Kanclerza

B. Archiwisty

C. Sekretarza

D. Referenta

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Referent to osoba, która zajmuje się szczegółowym opracowaniem merytorycznych aspektów sprawy oraz przygotowaniem wniosków do decyzji przełożonych. Jego rola jest kluczowa w procesie podejmowania decyzji, ponieważ referent gromadzi niezbędne dane, analizuje je oraz przedstawia w przystępnej formie, co ma na celu ułatwienie pracy decydentom. Przykładem zastosowania funkcji referenta może być przygotowanie dokumentacji potrzebnej do uzyskania pozwolenia na budowę, gdzie referent musi zająć się zbieraniem informacji od różnych instytucji, analizą przepisów prawa budowlanego oraz sporządzeniem odpowiednich wniosków. Istotne jest również, aby referent znał standardy dotyczące jakości dokumentacji oraz umiał korzystać z narzędzi wspomagających proces obiegu dokumentów, co przyczynia się do efektywności pracy w instytucji. Zgodnie z dobrymi praktykami, referent powinien również umieć współpracować z różnymi działami, co pozwala na lepszą wymianę informacji i osiąganie bardziej precyzyjnych wyników.

Pytanie 35

Od jakiej daty zaczyna się okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budowlanego?

A. Od daty uzyskania pozwolenia na budowę

B. Od daty całkowitej amortyzacji obiektu

C. Od daty wydania projektu

D. Od daty zakończenia budowy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Okres przechowywania dokumentacji technicznej dla projektu budynku liczy się od daty całkowitej amortyzacji obiektu, ponieważ zgodnie z ustawą o rachunkowości oraz przepisami prawa budowlanego, dokumentacja taka jest istotna dla przyszłych działań związanych z eksploatacją oraz zarządzaniem nieruchomością. Przechowywanie dokumentacji do momentu pełnej amortyzacji budynku ma na celu zapewnienie dostępu do wszystkich informacji dotyczących konstrukcji oraz użytych materiałów, co może być niezbędne w przypadku ewentualnych prac remontowych, modernizacyjnych czy przyznawania odszkodowań w przypadku szkód. Należy pamiętać, że zgodnie z normami ISO, dokumentacja powinna być przechowywana w sposób uporządkowany, co ułatwia jej późniejsze odnajdywanie i użycie. Przykładem zastosowania tej zasady mogą być dokumentacje dotyczące budowy obiektów komercyjnych, które często wymagają długoterminowej dostępności informacji technicznych dla celów zarządzania i oceny stanu technicznego budynku.

Pytanie 36

Jakie z podanych dokumentów nie powinny być oznaczone znakiem sprawy?

A. Nawiązywanie relacji z innymi instytucjami na poziomie krajowym

B. Komunikacja i wymiana danych z organizacjami związkowymi

C. Zaproszenia, gratulacje, podziękowania

D. Objaśnienia, opinie oraz akty normatywne związane ze skargami i wnioskami

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zaproszenia, życzenia oraz podziękowania są dokumentami, które zazwyczaj nie wymagają przypisania znaku sprawy, ponieważ nie mają charakteru formalnego ani nie są związane z procesami administracyjnymi w organizacji. Tego typu dokumenty służą przede wszystkim do budowania relacji interpersonalnych oraz wyrażania wdzięczności. W praktyce administracyjnej, dokumenty, które mają znaczenie prawne lub które są istotne dla procedur, takie jak wyjaśnienia, opinie czy akty prawne dotyczące skarg i wniosków, powinny być odpowiednio rejestrowane i oznaczane. Dobrym przykładem mogą być akty prawne, które muszą być archiwizowane z zachowaniem określonych standardów, aby zapewnić dostępność i łatwość w zarządzaniu nimi. W kontekście organizacji, niektóre dokumenty, takie jak zaproszenia na wydarzenia czy podziękowania, mogą być traktowane jako materiały promocyjne lub komunikacyjne, które nie podlegają formalnym procedurom obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją, w tym procedura oznaczania spraw, jest kluczowe dla efektywności administracyjnej oraz zgodności z regulacjami prawnymi.

Pytanie 37

Czym jest lustracja?

A. analiza dokumentacji autora zespołu archiwalnego w celu oceny jej wartości oraz określenia kwalifikacji archiwalnej

B. zbiór technik do tworzenia kopii

C. rodzaj kontroli archiwalnej przeprowadzanej przez archiwum państwowe w celu weryfikacji realizacji zaleceń pokontrolnych tego archiwum przez jednostkę nadzorowaną

D. zgoda na treść oraz sposób załatwienia danej sprawy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Lustracja, w kontekście archiwalnym, odnosi się do formy kontroli dokonywanej przez archiwum państwowe, której celem jest weryfikacja realizacji zaleceń pokontrolnych przez nadzorowane jednostki. Ten proces jest kluczowy dla zapewnienia, że zasoby archiwalne są odpowiednio zarządzane i że stosowane są właściwe praktyki w ich gromadzeniu, przechowywaniu i udostępnianiu. Przykładowo, w sytuacji, gdy archiwum stwierdzi nieprawidłowości w dokumentacji prowadzonej przez jednostkę, lustracja może obejmować audyt dokumentów oraz rekomendacje dotyczące poprawy procedur w celu dostosowania ich do norm archiwalnych. Ważnym elementem lustracji jest także zapewnienie zgodności z obowiązującymi przepisami prawa i standardami archiwalnymi, które są regulowane przez przepisy takie jak Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym. Wzmacnia to nie tylko transparentność, ale również efektywność działania jednostek publicznych, co jest kluczowe w kontekście polityki archiwalnej.

Pytanie 38

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. trzech członków

B. czterech członków

C. pięciu członków

D. dwóch członków

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na to, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z co najmniej dwóch członków jest zgodna z obowiązującymi standardami w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznych. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi audytów i kontroli, kluczowe jest, aby skład komisji umożliwiał obiektywne oceny oraz zapobiegał konfliktowi interesów. Dwa członkowie w komisji to minimalna liczba, która pozwala na zapewnienie różnorodności perspektyw oraz wzajemne wsparcie w podejmowaniu decyzji. Taki skład pozwala na lepsze rozdzielenie ról i zadań, co jest niezbędne w procesie skontrum. Na przykład, jeden członek może skupić się na weryfikacji dokumentów, podczas gdy drugi analizuje stan faktyczny. Dodatkowo, w wielu instytucjach wprowadza się regulacje, które wymagają, aby w skład komisji weszły osoby z różnych działów lub poziomów zarządzania, co zwiększa transparentność i rzetelność procesu. Wszelkie procedury powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami instytucji oraz przepisami prawa, co potwierdza konieczność posiadania co najmniej dwóch członków w komisji.

Pytanie 39

Jaką kategorię nadaje się dokumentacji niearchiwalnej, która musi przejść ekspertyzę archiwalną?

A. BC

B. BD

C. BE

D. BA

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'BE' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami archiwalnymi, dokumentacja niearchiwalna podlegająca ekspertyzie archiwalnej jest klasyfikowana w tej kategorii. Kategoria ta odnosi się do materiałów, które nie są archiwalne, ale z uwagi na ich znaczenie i wartość informacyjną wymagają szczegółowej analizy i oceny. Ekspertyza archiwalna jest kluczowym procesem w zarządzaniu dokumentacją, ponieważ pozwala na zdefiniowanie, które z dokumentów zasługują na dłuższe przechowywanie, a które mogą zostać zniszczone. Przykładem mogą być dokumenty związane z decyzjami administracyjnymi, które, choć niearchiwalne, mogą mieć wpływ na przyszłe działania instytucji. Warto zaznaczyć, że klasyfikacja BE jest zgodna z normami opisanymi w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, co podkreśla jej znaczenie w praktyce archiwalnej.

Pytanie 40

Wskaż na podstawie zamieszczonego formularza, które kolumny spisu zdawczo-odbiorczego wypełnia archiwista.

Formularz spisu zdawczo-odbiorczego
Lp.	Znak teczki	Tytuł teczki lub tomu	Rok założenia teczki	Daty skrajne od - do	Kat. arch.	Liczba teczek	Miejsce przechowywania akt w archiwum zakładowym/ składnicy akt	Data zniszczenia akt lub przekazania do Archiwum Państwowego
1	2	3	4	5	6	7	8	9

A. 4 i 5

B. 2 i 3

C. 6 i 7

D. 8 i 9

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Wybór kolumn 8 i 9 jako właściwych wskazuje na zrozumienie roli archiwisty w procesie zarządzania dokumentacją. Kolumna 8, dotycząca miejsca przechowywania akt w archiwum zakładowym, jest kluczowa, ponieważ zapewnia lokalizację dokumentów, co jest niezbędne dla ich późniejszego dostępu i zarządzania. Kolumna 9, odnosząca się do daty zniszczenia akt lub ich przekazania do Archiwum Państwowego, pozwala na skuteczne planowanie procesu archiwizacji oraz zgodność z przepisami prawa. Zgodnie z obowiązującymi standardami archiwizacji, archiwista ma obowiązek systematycznego dokumentowania informacji dotyczących statusu akt, co umożliwia późniejsze działania, takie jak ich zniszczenie lub przekazanie. Przykładem zastosowania tej wiedzy może być sytuacja, w której archiwista musi szybko zlokalizować dokumenty na podstawie ich miejsca przechowywania, co jest znacznie uproszczone dzięki odpowiedniemu wypełnieniu tych kolumn w formularzu spisu zdawczo-odbiorczego. Warto podkreślić, że poprawna archiwizacja pozwala na lepsze zarządzanie zasobami dokumentacyjnymi oraz zapewnia zgodność z regulacjami prawnymi.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej