Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 6 marca 2025 12:27
Data zakończenia: 6 marca 2025 12:40

Egzamin zdany!

Wynik: 21/40 punktów (52,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Kto sporządza dokumenty zdawczo-odbiorcze dla materiałów przekazywanych z jednostek organizacyjnych do archiwum zakładowego?

A. Pracownik jednostki przekazującej akta

B. Pracownik jednostki przejmującej akta

C. Archiwista zakładowy

D. Archiwista państwowy

Pracownik komórki przekazującej akta odpowiada za przygotowanie spisów zdawczo-odbiorczych, co jest kluczowym etapem w procesie archiwizacji dokumentów. Spis zdawczo-odbiorczy to załącznik do dokumentacji, który zawiera szczegółowy wykaz przekazywanych akt, ich ilość oraz daty. Ta praktyka jest zgodna z zasadami zarządzania dokumentacją, które podkreślają potrzebę dokładności i przejrzystości w procesie archiwizacji. Przykładem zastosowania jest sytuacja, gdy dział finansowy przekazuje dokumentację roczną do archiwum. Pracownik tego działu przygotowuje spis, który następnie pozwala archiwiście na łatwe zidentyfikowanie i zarchiwizowanie dokumentów. Standardy ISO 15489 definiują procedury zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie odpowiedniego przygotowania spisów dla zapewnienia integralności i dostępności akt archiwalnych, a także dla wypełnienia wymogów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów.

Pytanie 2

Do czego służy zamieszczony na rysunku formularz?

L.p.	Symbol klasyfikacyjny	Tytuł teczki (nazwa zespołu tematycznego)	Nry ewid. wg oznaczeń pzgk	Daty skrajne	Liczba ark.	Uwagi (rodzaj materiałów)
1	2	3	4	5	6	7

A. Do sporządzenia spisu dokumentacji niearchiwalnej (aktowej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

B. Do sporządzenia spisu dokumentacji niearchiwalnej (technicznej) przeznaczonej na makulaturę lub zniszczenie.

C. Do sporządzenia spisu geodezyjnych i kartograficznych materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum państwowego.

D. Do sporządzenia spisu zdawczo-odbiorczego materiałów archiwalnych (dokumentacji technicznej) przekazywanych do archiwum państwowego.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Ten formularz, który widzisz na zdjęciu, jest mega ważny, jeśli chodzi o archiwizację i zarządzanie dokumentami geodezyjnymi i kartograficznymi. Twoja odpowiedź, która mówi o spisie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego, jest jak najbardziej trafna. Dzięki temu formularzowi można zorganizować dokumenty w sposób systematyczny, co jest super ważne, bo te dokumenty mają znaczenie historyczne i prawne. W formularzu są różne informacje, jak symbole klasyfikacyjne czy daty, które pomagają szybko znaleźć to, co potrzebne. Na przykład, można go używać przy przekazywaniu geodezyjnych dokumentów z biur do archiwów państwowych, co jest wymagane prawnie. Dobrze zrobiony spis materiałów archiwalnych pomaga w lepszym zarządzaniu przestrzenią archiwalną i chroni ważne info.

Pytanie 3

Dokumentacja finansowa projektu prowadzonego od 2009 do 2011 roku w kategorii B5 musi być zniszczona w roku

A. 2015

B. 2018

C. 2016

D. 2017

Dokumentacja finansowa projektów realizowanych w Polsce podlega zasadom archiwizacji określonym w przepisach prawa, a szczególnie w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Dla projektów zaliczanych do kategorii B5, czyli projektów realizowanych z funduszy strukturalnych w latach 2007-2013, dokumentacja finansowa powinna być przechowywana przez okres 6 lat od zakończenia realizacji projektu. W przypadku projektu, który trwał od 2009 do 2011 roku, jego zakończenie miało miejsce w 2011 roku, co oznacza, że dokumentacja będzie podlegała brakowaniu w 2017 roku. W praktyce, na etapie planowania archiwizacji dokumentacji, ważne jest, aby każdy zespół projektowy miał jasno określone procedury dotyczące przechowywania i brakowania dokumentów, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania projektami. Umożliwia to nie tylko przestrzeganie przepisów prawa, ale także zapewnienie efektywnego zarządzania zasobami informacyjnymi organizacji.

Pytanie 4

Podstawą organizacji dokumentacji w instytucji, która wykorzystuje system kancelaryjny bezdziennikowy, jest

A. instrukcja archiwalna

B. jednolity rzeczowy wykaz akt

C. rejestr korespondencji

D. dziennik podawczy

Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) jest kluczowym narzędziem w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, które umożliwia uporządkowane zarządzanie dokumentacją w jednostce organizacyjnej. JRWA stanowi systematyczny spis rodzajów akt, które są wytwarzane przez jednostkę, co ułatwia identyfikację, klasyfikację i archiwizację dokumentów. W praktyce, JRWA wspiera pracowników w codziennym prowadzeniu spraw, zapewniając jednoznaczne zasady dotyczące ewidencjonowania i obiegu dokumentów. Przykładami jego zastosowania mogą być instytucje publiczne, które muszą zapewnić zgodność z przepisami dotyczącymi archiwizacji i udostępniania informacji publicznej. Wprowadzenie JRWA pozwala również na stosowanie dobrych praktyk archiwalnych, co przyczynia się do efektywności zarządzania dokumentacją oraz ułatwia procesy kontrolne. Ponadto, JRWA jest zgodny z normami ISO w zakresie zarządzania dokumentacją i archiwizacją, co potwierdza jego fundamentalne znaczenie w organizacji.

Pytanie 5

Na podstawie zamieszczonego fragmentu Instrukcji kancelaryjnej, określ w którym roku należy przekazać do archiwum zakładowego dokumentację spraw o kat. BE5, wytworzonych i zakończonych w roku 2022.

Fragment Instrukcji kancelaryjnej
(…)
§ 63.1. Teczki aktowe przechowuje się w komórkach organizacyjnych przez dwa lata, licząc od pierwszego stycznia roku następującego po roku zakończenia spraw, których akta znajdują się w teczce. Po upływie tego okresu teczki aktowe przekazuje się do archiwum zakładowego, w trybie i na warunkach określonych w instrukcji archiwalnej.
(…)

A. W 2026 roku.

B. W 2024 roku.

C. W 2027 roku.

D. W 2025 roku.

Odpowiedź "W 2025 roku" jest poprawna zgodnie z zapisami zawartymi w § 63.1 Instrukcji kancelaryjnej. Dokumentacja spraw o kategorii BE5, które zostały zakończone w roku 2022, powinna być przechowywana przez okres dwóch lat od początku roku następującego po zakończeniu sprawy, co oznacza, że od 1 stycznia 2023. W związku z tym, dokumentacja ta pozostanie w aktach do końca roku 2024. Przekazanie do archiwum zakładowego następuje na początku roku 2025. W praktyce, przestrzeganie tych terminów jest kluczowe dla zapewnienia zgodności z normami archiwizacji dokumentacji, co z kolei wpływa na efektywność zarządzania informacją w instytucjach. Warto także zauważyć, że zrozumienie zasad archiwizacji dokumentów nie tylko wspiera organizację w zachowaniu porządku, ale również ułatwia audyty i kontrole, które mogą wystąpić w przyszłości. Dobre praktyki w tej dziedzinie obejmują regularne przeglądy dokumentacji oraz szkolenie personelu w zakresie przestrzegania instrukcji kancelaryjnej.

Pytanie 6

Dokumentacja niearchiwalna z likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw powinna być najpierw przekazywana

A. w nieuporządkowanej formie do państwowego archiwum

B. jednostce, która przejmuje działalność likwidowanej jednostki

C. przedsiębiorstwu specjalizującemu się w przechowywaniu dokumentów

D. organizatorowi likwidowanej instytucji

Dokumentacja niearchiwalna likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw w pierwszej kolejności przekazywana jest jednostce, która przejmuje ich działalność. Taki proces jest zgodny z zasadami ciągłości działania oraz z zachowaniem odpowiedzialności za dokumentację. Przekazanie dokumentów do nowej jednostki umożliwia kontynuowanie wszelkich spraw administracyjnych oraz zapewnia dostęp do informacji, które mogą być kluczowe dla dalszego funkcjonowania organizacji. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka, na przykład w przypadku fuzji lub likwidacji, przejmuje nie tylko aktywa, ale również odpowiedzialność za dokumenty. Zgodnie z ustawodawstwem regulującym archiwizację, w tym ustawą o narodowym archiwum, odpowiedzialność za dokumenty niearchiwalne leży w gestii jednostki przejmującej, co zapewnia efektywne zarządzanie informacją oraz jej prawidłowe wykorzystanie w bieżącej działalności. Warto również zaznaczyć, że w przypadku braku podmiotu przejmującego, dokumentacja ta powinna być właściwie zabezpieczona i przekazana do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.

Pytanie 7

Ręczna notatka na dokumencie, która wskazuje osobę oraz sposób załatwienia sprawy, to

A. dekretacja

B. ekspedycja

C. notatka

D. informacja

Dekretacja to proces, który polega na przypisaniu odpowiedniej osoby odpowiedzialnej za załatwienie sprawy oraz wskazaniu sposobu, w jaki ma ona być zrealizowana. W praktyce administracyjnej dekretacja ma kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania dokumentacją, ponieważ pozwala na jasne określenie odpowiedzialności i terminów realizacji zadań. Może obejmować różne formy działań, od przypisania zadań do konkretnych pracowników po wskazanie wymaganych działań, jakie należy podjąć w danej sprawie. W wielu instytucjach publicznych oraz w firmach stosuje się standardy dotyczące dekretacji, które mają na celu zwiększenie przejrzystości i efektywności procesów administracyjnych. Przykładowo, w administracji publicznej dekretacja często jest stosowana do rozdzielania zadań pomiędzy różne departamenty, co przyczynia się do lepszego zarządzania czasem i zasobami.

Pytanie 8

W sytuacji likwidacji jednostki publicznej lub samorządowej dokumenty kategorii A, które są młodsze niż 25 lat, powinny być przekazany protokolarnie

A. miejscowemu archiwum państwowemu

B. lokalnej instytucji o uznanej renomie i długiej tradycji

C. następcy prawnemu

D. firmie świadczącej odpłatne usługi przechowywania dokumentacji

Odpowiedź o przekazaniu dokumentacji do miejscowego archiwum państwowego jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawnymi oraz standardami archiwizacji w Polsce. W przypadku likwidacji instytucji państwowej lub samorządowej, dokumentacja kategorii A, która nie ma jeszcze 25 lat, powinna być przekazywana do archiwów państwowych na podstawie Ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach. Miejscowe archiwa państwowe mają za zadanie przechowywanie i zabezpieczanie dokumentacji, co zapewnia jej dostępność dla przyszłych pokoleń oraz umożliwia jej wykorzystanie w badaniach naukowych i administracyjnych. Przykładowo, gdy instytucja kultury, np. muzeum, zostaje zamknięta, wszystkie dokumenty, które nie osiągnęły wieku 25 lat, są przekazywane do lokalnego archiwum. Tam są one odpowiednio katalogowane i zabezpieczane, co stanowi przykład dobrych praktyk w zakresie zarządzania dokumentacją oraz ochrony dziedzictwa kulturowego.

Pytanie 9

Zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, rejestracja temperatury oraz wilgotności w magazynach archiwalnych powinna odbywać się

A. raz na tydzień

B. codziennie

C. raz na miesiąc

D. dwa razy w miesiącu

Rejestrowanie temperatury i wilgotności w magazynach archiwalnych raz w miesiącu lub raz na tydzień jest niewystarczające z perspektywy ochrony materiałów archiwalnych. Tak rzadkie monitorowanie nie zapewnia odpowiedniej reakcji na zmiany środowiskowe, które mogą występować na skutek różnorodnych czynników, takich jak zmiany pogodowe czy awarie systemów klimatyzacyjnych. Na przykład, w przypadku nagłego wzrostu wilgotności, który może wystąpić np. w wyniku intensywnych opadów deszczu, brak bieżącej rejestracji mógłby prowadzić do poważnych uszkodzeń dokumentów w krótkim czasie. Ponadto, rejestrowanie tylko dwa razy w miesiącu również nie pozwala na dostateczne uchwycenie dynamiki zmian, co jest istotne dla zapewnienia stabilnych warunków przechowywania. Ważne jest, aby zrozumieć, że archiwa przechowują nie tylko dokumenty papierowe, ale także inne materiały, takie jak zdjęcia czy filmy, które mają swoje specyficzne wymagania dotyczące warunków przechowywania. Właściwe podejście do monitorowania tych warunków jest nie tylko kwestią zgodności z przepisami, ale także z zachowaniem wartości historycznej i kulturowej, jaką niosą przechowywane materiały.

Pytanie 10

Który z elementów stanowi rozpoznawalny znak całości akt dotyczących danej sprawy?

A. Symbol klasyfikacyjny

B. Znak akt

C. Liczba dziennika

D. Znak sprawy

Wybór symbolu klasyfikacyjnego, znaku akt lub liczby dziennika jako cech rozpoznawczych całości akt danej sprawy jest niepoprawny, ponieważ te elementy pełnią różne funkcje i nie są w stanie samodzielnie zidentyfikować akt konkretnej sprawy. Symbol klasyfikacyjny, choć istotny w kontekście systemu katalogowania dokumentów, nie wskazuje na konkretną sprawę, lecz może odnosić się do kategorii tematów, co czyni go zbyt ogólnym. Znak akt, stosowany w obiegu dokumentów, często identyfikuje pojedyncze dokumenty w zbiorze, a nie całość sprawy, co ogranicza jego przydatność w kontekście całej dokumentacji. Liczba dziennika, która zazwyczaj odnosi się do rejestracji dokumentów, także nie jest unikalnym identyfikatorem sprawy, lecz jedynie numerem porządkowym w systemie ewidencji. Czesto źródłem błędnych wniosków jest mylenie tych pojęć z bardziej specyficznymi identyfikatorami, jakim jest znak sprawy. Kluczowym błędem myślowym jest tutaj postrzeganie znaku sprawy jako jednego z wielu oznaczeń bez zrozumienia, że to właśnie on pełni rolę centralnego elementu w kontekście zarządzania sprawami. Bez zrozumienia różnic pomiędzy tymi terminami, łatwo o zamieszanie i błędy w obiegu dokumentów, co może prowadzić do poważnych konsekwencji w pracy administracyjnej czy prawnej.

Pytanie 11

Dokumenty związane z procedurą usuwania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane

A. w sekretariacie

B. w komórce organizacyjnej

C. w kancelarii

D. w archiwum zakładowym

Dokumenty z procedury brakowania dokumentacji niearchiwalnej są przechowywane w archiwum zakładowym, co jest zgodne z zasadami gospodarowania dokumentacją zawartymi w przepisach prawa oraz dobrymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Archiwum zakładowe pełni kluczową rolę w przechowywaniu dokumentów, które utraciły swoje znaczenie operacyjne, ale mogą mieć wartość prawną lub historyczną. W praktyce oznacza to, że dokumenty, które zostały uznane za niearchiwalne, muszą być odpowiednio zidentyfikowane, a ich brakowanie powinno być udokumentowane w formie protokołu. Wiele organizacji wdraża systemy zarządzania dokumentacją, które wspierają proces brakowania, co zapewnia zgodność z wewnętrznymi regulacjami oraz przepisami prawa. Archiwum zakładowe powinno być tak zorganizowane, aby umożliwić łatwy dostęp do dokumentów w przypadku konieczności ich odtworzenia lub weryfikacji.

Pytanie 12

W którym roku najwcześniej można zniszczyć Dokumentację księgową (kat. B5), sporządzoną w 2020 roku?

A. W 2026 roku

B. W 2028 roku

C. W 2025 roku

D. W 2027 roku

Dokumentacja księgowa, zgodnie z przepisami prawa, podlega określonym terminom przechowywania oraz możliwość jej likwidacji, czyli tzw. wybrakowania. W przypadku dokumentacji księgowej wytworzonej w 2020 roku, najwcześniejszy termin na jej wybrakowanie przypada na koniec roku 2026. W myśl Ustawy z dnia 29 września 1994 r. o rachunkowości, dokumenty księgowe powinny być przechowywane przez co najmniej 5 lat od zakończenia roku obrotowego, w którym je wytworzono. Oznacza to, że dokumentacja z roku 2020 może być usunięta po zakończeniu roku 2025, a zatem pierwszym rokiem, w którym można ją wybrakować, będzie 2026. Ważne jest, aby przedsiębiorstwa przestrzegały tych terminów, aby uniknąć problemów prawnych i finansowych, a także aby zapewnić zgodność z wymogami kontrolnymi. W praktyce, odpowiednia archiwizacja dokumentów oraz ich późniejsze wybrakowanie stanowi kluczowy element zarządzania ryzykiem i efektywności operacyjnej w organizacji.

Pytanie 13

Z którego dokumentu ewidencyjnego dokonuje się selekcji dokumentów niearchiwalnych do zlikwidowania?

A. Inwentarza archiwalnego

B. Spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej

C. Wykazu spisów zdawczo-odbiorczych

D. Protokołu oceny dokumentacji niearchiwalnej

Rozważając inne środki ewidencyjne, które mogłyby być postrzegane jako alternatywy dla spisu zdawczo-odbiorczego komórki organizacyjnej, warto zauważyć, że inwentarz archiwalny jest dokumentem stworzonym w celu ewidencjonowania materiałów archiwalnych, a nie dokumentów niearchiwalnych. Jego głównym celem jest zapewnienie systematyzacji i ochrony zasobów, które mają wartość historyczną lub prawną, co wyklucza możliwość jego użycia w procesie brakowania dokumentów, które nie są przeznaczone do archiwizacji. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych, z kolei, jest narzędziem pomocniczym, które może być używane do organizowania przekazywania dokumentów pomiędzy jednostkami, ale sam w sobie nie ma funkcji typowania dokumentów do brakowania. Podobnie, protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej jest narzędziem oceny, które jest używane do analizy wartości dokumentów, ale nie stanowi bezpośredniego narzędzia do ich typowania do zniszczenia. Często pojawiającym się błędem jest mylenie funkcji tych dokumentów, co może prowadzić do niewłaściwego zarządzania dokumentacją i potencjalnych konsekwencji prawnych. Warto podkreślić, że brak właściwej identyfikacji dokumentów do brakowania może skutkować naruszeniem przepisów dotyczących ochrony danych oraz niewłaściwym obiegiem informacji w organizacji.

Pytanie 14

Zgodnie z rozporządzeniem wydanym przez Prezesa Rady Ministrów w dniu 18 stycznia 2011 r. minimalne normy techniczne dla cyfrowych reprodukcji materiałów większych niż A3 wynoszą

A. 250 dpi

B. 150 dpi

C. 200 dpi

D. 100 dpi

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 200 dpi jest poprawna, ponieważ zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. minimalne wymagania techniczne dla odwzorowań cyfrowych materiałów wielkoformatowych większych niż A3 wynoszą właśnie 200 dpi. DPI, czyli 'dots per inch', jest miarą rozdzielczości, która odnosi się do liczby punktów drukowanych na cal. W przypadku materiałów wielkoformatowych, takich jak plakaty czy banery, odpowiednia rozdzielczość jest kluczowa dla zapewnienia wysokiej jakości druku. W przypadku zbyt niskiej rozdzielczości, takie jak 150 dpi czy 100 dpi, wydruki mogą wydawać się rozmyte lub pikselowane, co obniża estetykę i profesjonalizm finalnego produktu. W praktyce, przyjmuje się, że dla dużych formatów, rozdzielczość 200 dpi pozwala uzyskać zadowalający balans między jakością druku a wielkością pliku, co jest istotne w kontekście efektywności produkcji. W zastosowaniach komercyjnych, takich jak reklama czy sztuka, przestrzeganie tych standardów jest niezbędne, aby spełnić oczekiwania klientów oraz zachować reputację firmy.

Pytanie 15

Oficjalny dokument o takiej samej treści wysłany do wielu odbiorców, to

A. dokument wychodzący

B. pismo okólne

C. pismo przewodnie

D. dokument urzędowy

Pismo okólne to dokument oficjalny, który jest wykorzystywany w instytucjach i organizacjach do komunikacji z wieloma adresatami jednocześnie. Jego cechą charakterystyczną jest identyczna treść skierowana do różnych odbiorców, co czyni go efektywnym narzędziem w przypadku potrzeby przekazania jednolitych informacji, instrukcji czy zaleceń. Pisma okólne są szczególnie przydatne w administracji publicznej, gdzie na przykład mogą być wykorzystywane do informowania pracowników o nowych zasadach obowiązujących w instytucji lub do obwieszczania zmian w regulaminach. Zgodnie z dobrymi praktykami, pismo okólne powinno być jasne i zwięzłe, aby odbiorcy mogli łatwo zrozumieć i wdrożyć przekazane informacje. Warto również zauważyć, że pismo okólne różni się od pisma urzędowego, które jest skierowane do konkretnego adresata i ma bardziej formalny charakter. Przykładem zastosowania pisma okólnego może być powiadomienie wszystkich pracowników o terminach szkoleń, które są obowiązkowe dla wszystkich członków zespołu. W tej sytuacji pismo okólne umożliwia skuteczne dotarcie z informacją do szerokiego grona odbiorców w sposób zorganizowany i efektywny.

Pytanie 16

Przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego odbywa się w trybie oraz na zasadach określonych

A. w aktualnej procedurze porządkowania dokumentacji

B. w instrukcji dotyczącej organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

C. w obowiązującej procedurze dotyczącej postępowania z korespondencją

D. w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce organizacyjnej

Wybór odpowiedzi na temat obowiązujących procedur postępowania z dokumentami, takich jak korespondencja czy organizacja archiwum, jest zrozumiały, jednak pomija kluczowy aspekt, jakim jest rola instrukcji kancelaryjnej. Procedury postępowania z korespondencją koncentrują się głównie na zarządzaniu przychodzącymi i wychodzącymi dokumentami w danym procesie obiegu, co nie obejmuje szczegółowych zasad archiwizacji. W praktyce, brak znajomości instrukcji kancelaryjnej może prowadzić do nieprawidłowego obiegu dokumentów, co w konsekwencji wpływa na ich późniejsze odnajdywanie lub brak możliwości ich zarchiwizowania. Z kolei niewłaściwe porządkowanie dokumentacji, choć ważne, nie dostarcza szczegółowych zasad dotyczących przekazywania dokumentów do archiwum zakładowego. Prawidłowe przekazywanie dokumentów do archiwum powinno być zgodne z obowiązującymi normami oraz najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania dokumentacją. Ignorowanie roli instrukcji kancelaryjnej jak również niezrozumienie jej znaczenia w kontekście całościowego zarządzania dokumentacją może prowadzić do błędnego wniosku, że inne procedury są wystarczające do zapewnienia efektywności archiwizacji. Zrozumienie, że instrukcja kancelaryjna jest dokumentem nadrzędnym regulującym wszystkie aspekty związane z obiegiem i archiwizowaniem dokumentów, jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania każdej jednostki organizacyjnej.

Pytanie 17

Komórki organizacyjne powinny przekazywać do archiwum zakładowego dokumentację spraw, które zostały zakończone, w całości oraz pełnymi rocznikami, nie później niż po upływie pełnych

A. 3 lat kalendarzowych

B. 2 lat kalendarzowych

C. 5 lat kalendarzowych

D. 4 lat kalendarzowych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, komórki organizacyjne są zobowiązane do przekazywania dokumentacji spraw zakończonych do archiwum zakładowego po upływie pełnych 2 lat kalendarzowych. Taki okres ma na celu zapewnienie, że wszystkie istotne informacje dotyczące danego postępowania są odpowiednio zarchiwizowane, co jest kluczowe dla późniejszego dostępu i weryfikacji. Dokumentacja pełnych roczników jest istotna, ponieważ umożliwia zachowanie ciągłości informacji oraz ułatwia ewentualne kontrole i audyty. W praktyce oznacza to, że po zakończeniu sprawy, wszelkie istotne dokumenty powinny być skatalogowane i przekazane do archiwum w określonym czasie. Przykładowo, w przypadku instytucji publicznych, przekazywanie dokumentacji zgodnie z tymi zasadami pozwala na lepszą organizację pracy oraz transparentność działań. Dobrą praktyką jest również okresowe przeglądanie archiwum i weryfikacja, czy przechowywane dokumenty są zgodne z regulacjami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami.

Pytanie 18

Zgodnie z PN-ISO 11799, w archiwum minimalna odległość pomiędzy dolną krawędzią najniżej umieszczonej półki regałów a podłogą oraz pomiędzy sufitem a przedmiotami umieszczonymi na najwyższej półce powinna wynosić co najmniej

A. 100 mm

B. 150 mm

C. 130 mm

D. 80 mm

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 150 mm jest jak najbardziej w porządku. Zgodnie z normą PN-ISO 11799, ta minimalna odległość między podłogą a najniższą półką oraz między najwyższą półką a sufitem rzeczywiście powinna wynosić 150 mm. To ważne, bo dzięki temu dokumenty i zasoby archiwalne są lepiej chronione. Na przykład, jeśli zorganizujesz archiwum w ten sposób, łatwiej będzie utrzymać porządek i nie uszkodzisz materiałów podczas sprzątania. A jeśli chodzi o najwyższe półki, to wystarczająca przestrzeń między nimi a sufitem zapobiega zgnieceniu dokumentów, które mogą być np. brudne lub wilgotne. Takie przestrzeganie zasad jest kluczowe dla długotrwałej ochrony archiwalnych zasobów.

Pytanie 19

Przejmowanie dokumentów, które zazwyczaj jest wynikiem przejęcia kompetencji merytorycznych i/lub terytorialnych, określane jest jako

A. archiwizacja

B. brakowanie

C. sukcesja

D. kolekcjonowanie

Sukcesja to proces prawny, który oznacza przejęcie praw i obowiązków, często w kontekście zmiany zarządzających jednostkami organizacyjnymi. W przypadku przejęcia funkcji merytorycznych lub terytorialnych, sukcesja odnosi się do formalnego przyjęcia aktów, dokumentów oraz innych zasobów związanych z działaniem danej jednostki. Przykładem może być sytuacja, w której jedna firma przejmuje drugą, a nowe kierownictwo musi uzyskać dostęp do wszystkich istniejących aktów prawnych i dokumentów operacyjnych. Z perspektywy standardów zarządzania, sukcesja jest kluczowym elementem zapewniającym ciągłość procesów biznesowych. Dobre praktyki w tym zakresie obejmują szczegółowe dokumentowanie procesów sukcesji, by zapewnić transparentność i łatwość w dostępie do informacji. W kontekście systemów zarządzania jakością, sukcesja jest również ważnym aspektem w planowaniu działań zarządzających ryzykiem, co pozwala na minimalizację potencjalnych zaszkód związanych z brakiem informacji lub nieprzekazywaniem kluczowych dokumentów.

Pytanie 20

Z jakiego dokumentu korzysta się do rejestrowania przekazania dokumentacji do archiwum zakładowego?

A. w jednolitym zestawieniu rzeczowym akt.

B. w wykazie spisów zdawczo-odbiorczych.

C. w dzienniku korespondencyjnym.

D. w rejestrze ewidencyjnym.

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest kluczowym dokumentem w procesie archiwizacji, ponieważ stanowi formalne potwierdzenie przyjęcia dokumentacji do archiwum zakładowego. Jego rolą jest rejestracja wszystkich jednostek archiwalnych, które zostały przekazane do archiwum, co umożliwia późniejsze ich zlokalizowanie i zarządzanie nimi. Przykładem zastosowania wykazu spisów zdawczo-odbiorczych może być sytuacja, gdy instytucja przeprowadza audyt swoich zasobów archiwalnych. W takim przypadku posiadanie dokładnych i aktualnych spisów ułatwia identyfikację brakujących lub zagubionych dokumentów. Zgodnie z dobrą praktyką w zarządzaniu dokumentacją, każdy zespół akt powinien być dokładnie opisany, a wykaz spisów zdawczo-odbiorczych powinien zawierać informacje o dacie przekazania, numerach katalogowych oraz osobach odpowiedzialnych za przekazanie, co zwiększa przejrzystość i efektywność zarządzania archiwum.

Pytanie 21

Jakie zadania są realizowane w archiwum zakładowym przez cały rok?

A. Udostępnianie oraz wypożyczanie dokumentów

B. Przekazywanie materiałów archiwalnych do odpowiedniego archiwum państwowego

C. Przyjmowanie akt z jednostek organizacyjnych

D. Niszczenie dokumentów niearchiwalnych

Udostępnianie i wypożyczanie dokumentacji to kluczowy proces w archiwizacji, który odbywa się przez cały rok w archiwum zakładowym. Ta czynność jest nie tylko istotna z perspektywy zarządzania informacjami, ale również wpisuje się w standardy i dobre praktyki archiwizacji, które nakładają obowiązek zapewnienia dostępu do zgromadzonych materiałów. Przykładem może być sytuacja, gdy pracownik potrzebuje dostępu do ważnych dokumentów w celu przeprowadzenia analizy czy przygotowania raportu. W takich przypadkach archiwum powinno być w stanie szybko i efektywnie udostępnić potrzebne materiały, co jest zgodne z zasadą przejrzystości i odpowiedzialności w zarządzaniu dokumentacją. Zgodnie z przepisami prawa, np. Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, archiwum ma obowiązek umożliwienia korzystania z dokumentów, co podkreśla znaczenie tego zadania jako stałego elementu działalności archiwum. To również wpływa na jakość pracy organizacji, ponieważ dostęp do archiwaliów wspiera podejmowanie decyzji opartych na rzetelnych danych.

Pytanie 22

Dla umów ubezpieczeniowych datą zakończenia sprawy powinno być uznane

A. upływu terminu reklamacji

B. wygaśnięcia umowy

C. ostatniego zapisu

D. upływu okresu rękojmi

Poprawna odpowiedź to data wygaśnięcia umowy, ponieważ to właśnie ten moment definiuje zakończenie odpowiedzialności ubezpieczyciela oraz obowiązków wynikających z umowy. W praktyce, wygaśnięcie umowy oznacza, że po tej dacie ani ubezpieczony, ani ubezpieczyciel nie mają już praw ani obowiązków wynikających z umowy. Na przykład, w przypadku ubezpieczenia samochodu, jeśli umowa wygasa 30 czerwca, to z dniem 1 lipca ubezpieczenie przestaje obowiązywać. Warto zauważyć, że zgodnie z ogólnymi zasadami ubezpieczeń, każde roszczenie musi być zgłoszone przed upływem terminu obowiązywania umowy. Dobrą praktyką jest monitorowanie dat wygaśnięcia umowy oraz przedłużanie jej w odpowiednim czasie, aby uniknąć przerw w ochronie. W związku z tym, zrozumienie znaczenia daty wygaśnięcia umowy jest kluczowe dla skutecznego zarządzania polisami ubezpieczeniowymi oraz ochroną majątku.

Pytanie 23

Protokół zdawczo-odbiorczy dokumentów powinien być przygotowany

A. według porządku symboli klasyfikacyjnych wykazu dokumentów

B. tematycznie, a w obrębie tematu chronologicznie

C. zgodnie z układem organizacyjnym

D. według grup archiwalnych

Sporządzanie spisu zdawczo-odbiorczego akt według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jest kluczowe dla zapewnienia porządku i efektywności w zarządzaniu dokumentacją. Taki sposób organizacji umożliwia szybką identyfikację i lokalizację akt w archiwum, co jest niezbędne w kontekście przestrzegania przepisów prawa archiwalnego oraz wewnętrznych regulacji jednostki. Przykładem praktycznego zastosowania tej metody może być sytuacja, w której organizacja musiała przeprowadzić audyt dokumentów. Dzięki zastosowaniu symboli klasyfikacyjnych, audytorzy mogli łatwo zidentyfikować i zlokalizować konkretne akta, co przyspieszyło proces kontroli. Ponadto, zachowanie kolejności symboli ułatwia również procesy związane z przechowywaniem oraz przekazywaniem dokumentacji do archiwum, co jest zgodne z dobrymi praktykami branżowymi. Właściwe stosowanie wykazu akt i jego symboli to nie tylko kwestia organizacji, ale także spełniania wymogów formalnych, co w dłuższej perspektywie wpływa na transparentność i rzetelność zarządzania dokumentacją w instytucji.

Pytanie 24

Jak określa się wypełniony formularz potwierdzający wypożyczenie konkretnej dokumentacji spoza archiwum zakładowego?

A. Rewers.

B. Dokument.

C. Zaświadczenie.

D. Rejestr.

Wybór kwitu, certyfikatu lub ewidencji jako odpowiedzi na pytanie o wypełniony blankiet stwierdzający wypożyczenie dokumentacji z archiwum zakładowego jest wynikiem nieporozumienia dotyczącego funkcji i zastosowania tych terminów. Kwit jest zazwyczaj stosowany jako potwierdzenie dokonania transakcji, a nie dokumentowania wypożyczeń, przez co nie spełnia wymogów związanych z formalizowaniem obiegu dokumentów. Certyfikat najczęściej odnosi się do potwierdzenia spełnienia określonych norm lub standardów, co jest zupełnie inną kategorią dokumentacji. Ewidencja, chociaż może być używana do rejestrowania różnych informacji, nie jest bezpośrednio związana z formalnym potwierdzeniem wypożyczenia konkretnego dokumentu. Prawidłowe zrozumienie funkcji rewersu jest kluczowe, ponieważ dokument ten nie tylko rejestruje wypożyczenie, ale także pełni funkcję ochrony i zarządzania dokumentacją w archiwach. Brak znajomości poprawnych terminów i ich zastosowania może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentami, zwiększając ryzyko zagubienia lub niewłaściwego użycia danych. Ważne jest, aby stosować odpowiednie dokumenty oraz procedury zgodnie z normami i wytycznymi w zakresie zarządzania archiwami, aby zabezpieczyć integralność informacji i zapewnić ich dostępność w przyszłości.

Pytanie 25

Ewidencja, która służy do pozyskiwania danych w archiwum zakładowym, to

A. jednolity rzeczowy wykaz akt

B. spis zasobu po skontrum

C. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

D. spis zdawczo-odbiorczy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który odgrywa kluczową rolę w ewidencji akt w archiwach zakładowych. Jego głównym celem jest formalne przekazanie dokumentacji z jednostki organizacyjnej do archiwum, co odbywa się zazwyczaj po zakończeniu cyklu życia dokumentów. W praktyce spis ten zawiera szczegółowe informacje na temat akt, takich jak ich nazwa, numer, zakres chronologiczny oraz miejsce przechowywania. Dzięki temu archiwista może szybko zidentyfikować i zlokalizować konkretne dokumenty w zasobie archiwum. W kontekście dobrych praktyk archiwalnych, spis zdawczo-odbiorczy powinien być zgodny z obowiązującymi normami i regulacjami, co zapewnia przejrzystość oraz efektywność w zarządzaniu dokumentacją. Warto zauważyć, że odpowiednia klasyfikacja i ewidencja akt jest fundamentem utrzymania porządku w archiwum oraz ochrony informacji o znaczeniu prawnym i administracyjnym.

Pytanie 26

Jaką klasę, według rzeczowego wykazu akt, mają podstawy prawne własnej instytucji tworzącej krajowy zasób archiwalny?

A. BE50

B. A

C. B25

D. B50

Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ odnosi się do klasyfikacji akt zgodnych z przepisami prawa, które regulują kwestie dotyczące archiwizacji i zarządzania zasobami archiwalnymi. Własna jednostka wytwarzająca narodowy zasób archiwalny musi przestrzegać określonych standardów dotyczących gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów. Przykładem mogą być wewnętrzne regulacje jednostek organizacyjnych, które powinny być zgodne z ustawą o archiwach, przyjętymi normami ISO dotyczących systemów zarządzania jakością oraz wytycznymi archiwalnymi. Dobra praktyka wskazuje, że jednostki powinny na bieżąco aktualizować swoje procedury oraz dokumentację, aby zapewnić zgodność ze zmieniającymi się przepisami prawa oraz technologiami archiwizacyjnymi. Właściwe zrozumienie kategorii akt jest kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz dla zapewnienia dostępności i integralności zasobów archiwalnych.

Pytanie 27

Na podstawie danych zamieszczonych w tabeli określ, którą kategorię dokumentacji będzie miało hasło "Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie" po scaleniu klas w jednolitym rzeczowym wykazie akt.

1420	Działalność socjalna – wycieczki	B2	Bc
1421	Działalność socjalna – półkolonie	B10	Bc
1422	Działalność socjalna – kolonie	B50	Bc

A. B10

B. B2

C. B50

D. B62

Odpowiedź B50 jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z jednolitym rzeczowym wykazem akt, kategoria ta obejmuje dokumentację związaną z działalnością socjalną, w tym kolonie. W kontekście scalania klas dokumentacji, ważne jest, aby zrozumieć, że takie scalanie ma na celu uproszczenie klasyfikacji dokumentów, co pozwala na bardziej spójną i efektywną organizację akt. W przypadku hasła "Działalność socjalna – wycieczki, półkolonie i kolonie", kluczowym elementem jest to, że wszystkie te działania są związane z opieką nad dziećmi i młodzieżą oraz organizowaniem dla nich form wypoczynku. W praktyce, zarządzający dokumentacją powinni pamiętać o tym, aby przyporządkowywać dokumenty zgodnie z ich głównym celem oraz charakterem, co w tym przypadku prowadzi do kategorii B50, która jest najbardziej odpowiednia dla tego typu dokumentacji. Warto również zwrócić uwagę na standardy archiwizacji i zarządzania dokumentacją, które rekomendują, aby kategorie były spójne i logiczne, co ułatwia późniejsze odnajdywanie informacji.

Pytanie 28

Zgodnie z przepisami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, za bieżące kontrolowanie poprawności realizacji działań kancelaryjnych, w szczególności w zakresie wyboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, odpowiedzialny jest

A. pracownik archiwum zakładowego

B. kierownik komórki organizacyjnej

C. koordynator czynności kancelaryjnych

D. pracownik jednego z punktów kancelaryjnych

Pracownik archiwum zakładowego, kierownik komórki organizacyjnej oraz pracownik jednego z punktów kancelaryjnych, choć mogą pełnić istotne funkcje w organizacji, nie odpowiadają za bieżący nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi zgodnie z przepisami rozporządzenia. Pracownik archiwum zakładowego zajmuje się głównie przechowywaniem i zabezpieczaniem dokumentów, a jego rola ogranicza się do działań po zakończeniu procesu kancelaryjnego, co sprawia, że nie ma wpływu na bieżący nadzór nad tym procesem. Kierownik komórki organizacyjnej może być odpowiedzialny za zarządzanie zespołem, ale jego obowiązki często nie obejmują szczegółowej analizy i weryfikacji czynności kancelaryjnych. W tej roli istnieje ryzyko, że kierownik skupi się głównie na wynikach pracy zespołu, a nie na zgodności operacyjnej. Pracownik punktu kancelaryjnego z kolei realizuje zadania związane z przyjmowaniem i wydawaniem dokumentów, co również nie wiąże się z odpowiedzialnością za nadzór. Takie podejścia mogą prowadzić do nieefektywności w zarządzaniu dokumentacją i błędów w klasyfikacji, co może skutkować problemami w przyszłych audytach czy kontrolach. W kontekście standardów zarządzania dokumentacją, kluczowe jest, aby osoba odpowiedzialna za nadzór miała pełną kontrolę i wiedzę o całym procesie kancelaryjnym, co jest zadaniem koordynatora czynności kancelaryjnych.

Pytanie 29

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 30

Jakie zadanie należy do kompetencji archiwum zakładowego?

A. Wydawanie zgody na brakowanie dokumentów, których czas przechowywania minął

B. Usuwanie klauzul tajności z dokumentów

C. Organizowanie szkoleń z zakresu biurowości

D. Przejmowanie akt od jednostek organizacyjnych danego zakładu pracy

Przejmowanie akt z komórek organizacyjnych danego zakładu pracy jest kluczowym zadaniem archiwum zakładowego, ponieważ zapewnia centralizację dokumentacji oraz umożliwia ich prawidłowe przechowywanie i zabezpieczenie. W ramach tego procesu archiwiści odpowiadają za klasyfikację, inwentaryzację oraz porządkowanie akt, co pozwala na ich późniejsze łatwe odnalezienie i wykorzystanie. Przykładem praktycznego zastosowania jest sytuacja, w której po zakończeniu projektu lub zmiany w strukturze organizacyjnej, dokumentacja musi zostać formalnie przekazana do archiwum. W takich przypadkach istotne jest stosowanie odpowiednich procedur zgodnych z normami ISO 15489, które podkreślają znaczenie zarządzania dokumentacją oraz archiwizacją dla efektywności działania organizacji. Przejmowanie akt nie tylko wspiera zgodność z przepisami prawa o ochronie danych, ale także zwiększa transparentność i dostępność informacji, co jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania instytucji oraz jej audytów.

Pytanie 31

Z którego normatywu pochodzi zamieszczony fragment tekstu?

Fragment instrukcji
(…)
§ 23
1.	Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2.	Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3.	Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4.	Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5.	Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6.	Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
(…)

A. Z instrukcji archiwalnej.

B. Z instrukcji bezpieczeństwa i danych osobowych.

C. Z instrukcji obiegu dokumentacji księgowej.

D. Z instrukcji kancelaryjnej.

Wybierając niepoprawną odpowiedź, można zauważyć, że część z nich odnosi się do różnych instrukcji, które również mogą regulować procesy w organizacji, ale nie są bezpośrednio związane z opisanymi w pytaniu procedurami. Instrukcja archiwalna, na przykład, koncentruje się na zasadach przechowywania dokumentów oraz zarządzania archiwami, co jest zupełnie innym obszarem niż bezpośredni obieg dokumentów, który reguluje instrukcja kancelaryjna. Ponadto, instrukcja bezpieczeństwa i danych osobowych zajmuje się ochroną informacji i zapewnieniem zgodności z przepisami prawa, ale nie odnosi się do procedur rejestracji przesyłek czy wydawania potwierdzeń. Wybierając instrukcję obiegu dokumentacji księgowej, można z kolei wpaść w pułapkę myślenia, że wszystkie instrukcje dotyczące dokumentacji są podobne, podczas gdy różnią się one pod względem zastosowania i szczegółowych procedur. Kluczowym błędem jest nieodróżnienie specyfiki poszczególnych instrukcji i ich zastosowania w codziennej praktyce. Zrozumienie różnic między tymi normatywami jest istotne, aby móc prawidłowo stosować przepisy i procedury w zarządzaniu dokumentacją w organizacji.

Pytanie 32

W jakim dokumencie znajdują się zasady przenoszenia dokumentacji z jednostek organizacyjnych do archiwum zakładowego?

A. W regulaminie organizacyjnym

B. W jednolitym rzeczowym wykazie akt

C. W instrukcji kancelaryjnej

D. W ewidencji dokumentacji

Regulamin organizacyjny, choć istotny dla funkcjonowania jednostki, nie zawiera szczegółowych zasad przekazywania dokumentacji do archiwum. Jego głównym celem jest opis struktury organizacyjnej oraz zakresu odpowiedzialności poszczególnych komórek. Ewidencja dokumentacji, mimo że może zawierać informacje o obrót dokumentami, nie jest dokumentem regulującym zasady ich przekazywania, lecz narzędziem do śledzenia ruchu dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest bardziej zbiorem kategorii dokumentów i nie precyzuje procedur archiwizacyjnych. Często mylnie zakłada się, że regulacje zawarte w regulaminie organizacyjnym są wystarczające do zarządzania dokumentacją, jednak z praktyki wynika, że brak konkretnych instrukcji prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów. Toteż, zaniedbanie instrukcji kancelaryjnej skutkuje nie tylko problemami w archiwizacji, ale również może narazić organizację na ryzyko związane z utratą ważnych informacji, co jest niezgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentów powinno opierać się na jasnych procedurach, co ułatwia późniejsze odnajdywanie i wykorzystanie zgromadzonych materiałów. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie zasad ujętych w instrukcji kancelaryjnej, która powinna być regularnie aktualizowana oraz dostosowywana do zmieniających się przepisów prawa oraz potrzeb organizacyjnych.

Pytanie 33

Kto jest członkiem komisji oceniającej dokumentację niearchiwalną?

A. Pracownik archiwum zakładowego oraz przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu

B. Przedstawiciel archiwum państwowego oraz kierownik archiwum zakładowego

C. Bezpośredni przełożony archiwum zakładowego, pracownik archiwum oraz przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu

D. Bezpośredni przełożony archiwum zakładowego oraz przedstawiciel archiwum państwowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź wskazuje na skład komisji oceny dokumentacji niearchiwalnej, która odgrywa kluczową rolę w procesie zarządzania dokumentacją. W skład komisji wchodzi bezpośredni zwierzchnik archiwum zakładowego, pracownik archiwum oraz przedstawiciel komórki organizacyjnej, której dokumentacja podlega brakowaniu. Taki zespół zapewnia wieloaspektowe spojrzenie na dokumentację, co jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania archiwami. Funkcjonowanie komisji opiera się na zasadach określonych w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, która nakłada obowiązek odpowiedniego zarządzania dokumentacją. W praktyce, bezpośredni zwierzchnik archiwum ma za zadanie nadzorować proces oceny i podejmować decyzje dotyczące dalszego losu dokumentacji. Pracownik archiwum wnosi wiedzę merytoryczną o dokumentach, natomiast przedstawiciel komórki organizacyjnej gwarantuje, że proces ten uwzględnia kontekst działalności danej jednostki. Dzięki takiemu zróżnicowanemu składowi komisji możliwe jest dokładne i sprawiedliwe podejście do brakowania dokumentów, co przyczynia się do efektywności zarządzania informacją w organizacji.

Pytanie 34

Listy płac w dokumentacji płacowej powinny być uporządkowane

A. według alfabetu

B. organizacyjnie

C. według dat

D. merytorycznie

Organizowanie dokumentów płacowych w sposób rzeczowy czy alfabetyczny to trochę nie to, co powinno być. Jak poukładasz to w porządku rzeczowym, to później może być ciężko znaleźć potrzebne info w krótkim czasie. A to jest ważne, zwłaszcza jak są audyty czy jakieś kontrole. Strukturalne podejście wygląda logicznie, ale nie bierze pod uwagę, że wszystko się zmienia w czasie, co jest kluczowe w analizach płac. Uporządkowanie alfabetyczne, choć ułatwia szukanie nazwisk, w przypadku list płac sprawia, że ciężko zdobyć informacje w kontekście historycznym. Każda z tych metod porządkowania wprowadza bałagan, co negatywnie odbija się na ogólnym zarządzaniu danymi płacowymi. Nie rozumiejąc znaczenia chronologii w dokumentacji kadrowej, można wpaść w spore kłopoty, jak błędne obliczenia wynagrodzeń czy nieprzestrzeganie przepisów, a to może skończyć się poważnymi konsekwencjami dla firmy.

Pytanie 35

To pytanie jest dostępne tylko dla zalogowanych użytkowników. Zaloguj się lub utwórz konto aby zobaczyć pełną treść pytania.

Odpowiedzi dostępne po zalogowaniu.

Wyjaśnienie dostępne po zalogowaniu.

Pytanie 36

Jakie dokumenty wymagają przygotowania dodatkowej ewidencji po zakończeniu działalności jednostki organizacyjnej?

A. Dokumentacja dotycząca prawna i techniczna obiektów budowlanych

B. Raporty oraz plany finansowe

C. Podstawy prawne funkcjonowania jednostki

D. Akta osobowo-płacowe

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Akta osobowo-płacowe są kluczowym elementem dokumentacji w każdej jednostce organizacyjnej, ponieważ zawierają informacje o zatrudnieniu pracowników, ich wynagrodzeniach, a także wszelkie regulacje dotyczące zatrudnienia. Po likwidacji jednostki, konieczne jest sporządzenie dodatkowej ewidencji tych akt, aby zapewnić zgodność z przepisami prawa, w tym ustawami o ochronie danych osobowych oraz regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów. Utrzymanie ewidencji pozwala na odpowiednie przechowywanie danych, co jest istotne w kontekście potencjalnych przyszłych roszczeń lub kontroli ze strony organów nadzorczych. W praktyce, pracodawca powinien zapewnić, że akta osobowo-płacowe są uporządkowane i dostępne przez określony czas po zakończeniu działalności jednostki, zgodnie z obowiązującymi przepisami. Przykładowo, w Polsce akta osobowe powinny być przechowywane przez co najmniej 10 lat, co wiąże się z koniecznością ich ewidencjonowania i odpowiedniego zarządzania w procesie likwidacji jednostki organizacyjnej.

Pytanie 37

W jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy hasła klasyfikacyjne: "Staże zawodowe"; "Wolontariat"; "Praktyki" określane będą następującymi symbolami klasyfikacyjnymi

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment
Symbole klasyfikacyjne		Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej
213		Staże, wolontariat, praktyki
	......	Staże zawodowe	BE10
	......	Wolontariat	BE10
	......	Praktyki	BE10

A. 0231; 2133; 0132

B. 1130; 1131; 1132

C. 0213; 1213; 2213

D. 2130; 2131; 2132

Odpowiedź 2130; 2131; 2132 jest poprawna, ponieważ zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt, hasła klasyfikacyjne dotyczące staży, wolontariatu i praktyk są przypisane do symbolu 213. W szczególności, symbole 2130, 2131 i 2132 odpowiadają kolejno za 'Staże zawodowe', 'Wolontariat' oraz 'Praktyki'. Taki podział umożliwia łatwe wyszukiwanie i klasyfikację dokumentacji, co jest kluczowe w zarządzaniu aktami w administracji rządowej. W praktyce, wiedza ta może być zastosowana w tworzeniu czytelnych i uporządkowanych systemów archiwizacyjnych, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. W kontekście różnych instytucji, takich jak uczelnie czy urzędy, umiejętność właściwego klasyfikowania dokumentacji może znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz spełnienie wymogów prawnych związanych z archiwizowaniem informacji.

Pytanie 38

Zgodnie z zasadami ergonomii regały w magazynie archiwalnym powinny być instalowane w odcinkach nieprzekraczających

A. 15 m

B. 12 m

C. 20 m

D. 10 m

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 10 m jest prawidłowa, ponieważ zgodnie z zasadami ergonomii oraz rekomendacjami branżowymi, maksymalna długość ciągu regałów w magazynach archiwalnych powinna wynosić 10 m. Długość ta jest uzasadniona zarówno z perspektywy ergonomicznej, jak i bezpieczeństwa. Krótsze ciągi regałów umożliwiają lepszy dostęp do dokumentów oraz minimalizują ryzyko kontuzji związanych z przeciążeniem. W praktyce, organizowanie regałów w mniejszych odległościach pozwala na efektywniejsze zarządzanie przestrzenią, co jest niezbędne w archiwizacji dokumentów. Przykładowo, w magazynach, gdzie przechowuje się cenne materiały, kluczowe jest, aby pracownicy mogli łatwo sięgać po potrzebne akta bez zbędnego wysiłku. Warto również zauważyć, że zgodność z tymi zasadami przyczynia się do zwiększenia efektywności pracy oraz zmniejszenia ryzyka wystąpienia wypadków. Ponadto, wiele norm, takich jak ISO 45001 dotycząca systemów zarządzania bezpieczeństwem i higieną pracy, podkreśla znaczenie odpowiedniego projektowania miejsca pracy, co obejmuje również odpowiednie rozmieszczenie regałów w magazynie.

Pytanie 39

Rejestr dokumentów obejmujący wszystkie materiały archiwalne dotyczące konkretnego tematu, to zestaw akt

A. topograficzny

B. tematyczny

C. nieaktywny

D. rzeczywisty

Odpowiedź 'tematyczny' jest poprawna, ponieważ inwentarz akt tematycznych obejmuje zorganizowany zbiór materiałów archiwalnych dotyczących konkretnego zagadnienia lub tematu. Tego rodzaju spis akt jest kluczowym narzędziem w archiwistyce, ponieważ umożliwia łatwe odnalezienie informacji na dany temat. Przykładowo, archiwum może stworzyć inwentarz akt tematycznych dotyczących historii lokalnej, w którym zgromadzi dokumenty, zdjęcia, mapy i inne materiały związane z danym regionem. Stosowanie inwentarzy tematycznych wspiera efektywne zarządzanie informacjami i wspomaga badania naukowe, pozwalając badaczom szybko odnaleźć potrzebne materiały. W praktyce, profesjonalne archiwa często stosują systemy klasyfikacji, które uwzględniają różne tematy, co odpowiada najlepszym praktykom w dziedzinie zarządzania dokumentacją. Dobrze skonstruowany inwentarz tematyczny zwiększa dostępność i użyteczność zasobów archiwalnych, co jest zgodne z zasadami otwartego dostępu do informacji.

Pytanie 40

Akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, są porządkowane na regale magazynowym według

A. daty rozpoczęcia pracy przez pracownika

B. numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego

C. stażu zatrudnienia w danej instytucji

D. nazwy jednostki organizacyjnej, która przekazała dokumenty

Wybór innych opcji, takich jak data zatrudnienia, staż pracy czy nazwa komórki organizacyjnej, prowadzi do nieefektywnego zarządzania dokumentacją kadrową i może skutkować chaosem w archiwizacji. Układanie teczek osobowych według daty zatrudnienia może być mylące, zwłaszcza gdy pracownicy byli zatrudniani w różnych okresach lub gdy następują zmiany w zatrudnieniu. Data sama w sobie nie jest unikalnym identyfikatorem, co utrudnia odnajdywanie konkretnych teczek w sytuacjach, gdy potrzebna jest szybka informacja. Podobnie, opieranie się na stażu pracy w instytucji nie daje pełnego obrazu, ponieważ nie każdy pracownik, który ma długi staż, posiada teczkę, a ich liczba może być bardzo zróżnicowana. Z kolei klasyfikowanie akt według nazwy komórki organizacyjnej, która je przekazała, może wprowadzać dodatkowe zamieszanie, zwłaszcza w przypadku reorganizacji struktury wewnętrznej firmy, co może prowadzić do trudności w lokalizowaniu dokumentacji. W praktyce, dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją, kluczowe jest stosowanie jednoznacznych i stałych kryteriów porządkowania, takich jak numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym, co zapewnia organizację i dostępność potrzebnych danych.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej