Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Data rozpoczęcia: 31 marca 2025 08:17
Data zakończenia: 31 marca 2025 08:17

Egzamin niezdany

Wynik: 0/40 punktów (0,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Udostępnij swój wynik

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Do dnia 31 marca roku następującego po roku sprawozdawczym należy wysłać jeden egzemplarz raportu z działalności archiwum zakładowego

A. kierownikowi działu sprawozdawczego

B. ministrowi kultury i dziedzictwa narodowego

C. dyrektorowi właściwego archiwum państwowego

D. naczelnej dyrekcji archiwów państwowych

Odpowiedzi wskazujące na ministra kultury i dziedzictwa narodowego, naczelna dyrekcję archiwów państwowych oraz kierownika działu sprawozdawczego są nieprawidłowe z kilku powodów. Po pierwsze, minister kultury i dziedzictwa narodowego nie jest odpowiedzialny za bezpośrednie przyjmowanie sprawozdań z działalności archiwów zakładowych; jego rola jest bardziej strategiczna i nadzorująca, zaś sprawozdania są raportowane na poziomie lokalnym, do archiwów państwowych. Naczelna dyrekcja archiwów państwowych, jak instytucja centralna, raczej nie przyjmuje sprawozdań od poszczególnych zakładów; jej odpowiedzialnością jest koordynacja i nadzorowanie działalności archiwów w skali kraju, a nie przyjmowanie lokalnych raportów. Z kolei kierownik działu sprawozdawczego nie jest osobą odpowiedzialną za przyjmowanie sprawozdań, lecz może być częścią zespołu, który odpowiada za ich opracowanie lub analizę. Typowym błędem myślowym w tym przypadku jest mylenie funkcji i ról poszczególnych instytucji oraz osób w systemie archiwalnym. Kluczowe jest zrozumienie, że sprawozdania powinny być kierowane do dyrekcji archiwum, które odpowiada za archiwizację dokumentów i zarządzanie materiałami archiwalnymi w danym rejonie, a nie do instytucji nadzorujących lub do osób nieposiadających kompetencji w tym zakresie.

Pytanie 2

Gdzie można znaleźć informacje dotyczące zawartości oraz rodzajów materiałów źródłowych w danym zespole akt?

A. w inwentarzu zespołu akt

B. w inwentarzu książkowym

C. w przewodniku archiwalnym

D. w informatorze źródłowym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Wybór inwentarza zespołu akt jako źródła informacji o zawartości i rodzajach materiałów źródłowych jest uzasadniony, ponieważ inwentarz jest systematycznym zbiorem danych, który szczegółowo opisuje zawartość danego zespołu akt. Inwentarze są podstawowym narzędziem w archiwistyce, które pozwala na klasyfikację, lokalizację i zrozumienie zasobów archiwalnych. Dzięki nim użytkownicy mogą szybko znaleźć informacje dotyczące konkretnych akt, dowiedzieć się o ich zakresie, tematyce oraz strukturze. Przykładowo, w inwentarzu mogą znajdować się szczegóły dotyczące daty powstania dokumentów, ich autorów oraz kontekstu historycznego, co jest niezwykle ważne dla badaczy i osób pracujących w obszarze naukowym. Dobrą praktyką jest regularne aktualizowanie inwentarzy, aby odzwierciedlały zmiany w zbiorach archiwalnych i były zgodne z międzynarodowymi standardami, takimi jak ISAD(G) oraz ICA-AT. To sprawia, że inwentarz zespołu akt jest najbardziej odpowiednim źródłem informacji w tym kontekście.

Pytanie 3

Który z dokumentów jest podstawą do stworzenia sygnatury archiwalnej?

A. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

B. Protokół o braku lub zniszczeniu dokumentów

C. Kartoteka udostępniania dokumentów

D. Inwentarz topograficzny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych jest kluczowym dokumentem w procesie tworzenia sygnatur archiwalnych, gdyż umożliwia systematyczne i uporządkowane przekazywanie dokumentacji do archiwum. Dokument ten zawiera szczegółowe informacje na temat akt, które są przekazywane, w tym ich opis, ilość oraz datę przekazania, co pozwala na jednoznaczną identyfikację i klasyfikację materiałów archiwalnych. Przykładowo, podczas przekazywania dokumentacji z jednostki organizacyjnej do archiwum, wykaz ten jest podstawą do ustalenia, jakie dokumenty powinny być zarchiwizowane oraz jakie sygnatury archiwalne im nadano. W praktyce, stosowanie wykazu spisów zdawczo-odbiorczych zgodnie z wytycznymi archiwalnymi pozwala na zachowanie spójności i przejrzystości w zarządzaniu dokumentacją, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie archiwizacji. Dodatkowo, zgodność z tym standardem ułatwia późniejsze odnalezienie i wykorzystanie zarchiwizowanych akt, co jest niezbędne w kontekście zarówno zarządzania informacją, jak i przestrzegania przepisów prawnych dotyczących przechowywania dokumentów.

Pytanie 4

Dokumenty do wniosku o zgodę na zniszczenie dokumentacji w archiwum państwowym to

A. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej i 2 egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej

B. wykaz spisów zdawczo-odbiorczych oraz spisy zdawczo-odbiorcze

C. protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz wykaz spisów zdawczo-odbiorczych

D. spis dokumentacji niearchiwalnej, której czas przechowywania już upłynął

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Protokół oceny dokumentacji niearchiwalnej oraz dwa egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej są kluczowymi załącznikami do wniosku o uzyskanie zgody na zniszczenie dokumentacji. Protokół oceny jest dokumentem, który szczegółowo opisuje proces oceny dokumentacji, kwalifikując ją jako niearchiwalną oraz określając jej dalsze losy. Warto zwrócić uwagę, że zgodnie z obowiązującymi standardami, każda instytucja musi prowadzić rzetelną ewaluację swoich dokumentów, co pozwala na weryfikację ich wartości oraz ustalenie, które z nich można zniszczyć. Dwa egzemplarze spisu dokumentacji niearchiwalnej są niezbędne, aby zapewnić pełną przejrzystość i możliwość weryfikacji decyzji dotyczących zniszczenia. Praktyka ta jest zgodna z przepisami o archiwizacji dokumentów, które nakładają obowiązek sporządzania takich spisów, aby umożliwić kontrolę oraz ewentualne postępowania wyjaśniające w przypadku niezgodności. Dzięki temu procesowi, organizacje mogą skutecznie zarządzać swoją dokumentacją, co jest niezbędne w kontekście ochrony danych oraz przestrzegania regulacji prawnych.

Pytanie 5

Którą sygnaturę otrzyma teczka aktowa Działu Kadr, znajdująca się w przekazanym przez Dział Kadr spisie zdawczo-odbiorczym pod poz. 4?

Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	Liczba		Uwagi
Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	poz. spisu	teczek	Uwagi
1	2	3	4	5	6
1.	12.11.2012	Dział Księgowości	10	20
2.	12.11.2012	Dział Kadr	12	32
3.	12.11.2012	Dział Prawny	32	32

A. Sygn. 2/4

B. Sygn. 4/2

C. Sygn. 4/1

D. Sygn. 3/4

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Poprawna odpowiedź to sygnatura 2/4, co wynika z analizy spisu zdawczo-odbiorczego. W tym przypadku teczka aktowa Działu Kadr została przypisana do pozycji 4, a Dział Kadr, jako drugi na liście, oznacza, że jego sygnatura zaczyna się od cyfry "2". Dlatego pełna sygnatura teczki to 2/4. W praktyce, system klasyfikacji dokumentów w archiwach i działach kadr opiera się na podobnych zasadach, gdzie każda teczka jest uporządkowana w sposób umożliwiający szybką identyfikację i dostęp do potrzebnych informacji. Zrozumienie tych zasad jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją, co ma zastosowanie nie tylko w działach kadr, ale również w innych obszarach administracji. Dlatego znajomość hierarchii sygnatur oraz umiejętność ich prawidłowego przyporządkowania przyczynia się do poprawy organizacji pracy oraz zwiększa efektywność w obiegu dokumentów.

Pytanie 6

Jakiej informacji nie powinno się umieszczać w spisie spraw?

A. Oznaczenia jednostki organizacyjnej

B. Daty zniszczenia dokumentacji

C. Oznaczenia roku kalendarzowego

D. Symbolu klasyfikacyjnego z rejestru akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź dotycząca daty zniszczenia dokumentacji jest prawidłowa, ponieważ spis spraw powinien zawierać wyłącznie informacje niezbędne do prowadzenia i archiwizacji spraw. Data zniszczenia dokumentacji odnosi się do procesów związanych z usuwaniem dokumentów, które już nie są potrzebne, co nie jest istotne dla bieżącej ewidencji spraw. Spis spraw ma na celu umożliwienie łatwego dostępu do aktualnych informacji o prowadzonych sprawach, ich statusie oraz przypisaniu do odpowiednich komórek organizacyjnych. W praktyce, w kontekście zarządzania dokumentacją, stosuje się standardy, które nakładają obowiązek prowadzenia spisów aktowych, w których zawarte muszą być nie tylko symbole klasyfikacyjne (umożliwiające identyfikację akt), ale także oznaczenia roku kalendarzowego oraz komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za daną sprawę. Umożliwia to skuteczne zarządzanie i archiwizację dokumentów, co jest kluczowe w kontekście przestrzegania przepisów prawa o ochronie danych osobowych oraz zasad przechowywania dokumentacji.

Pytanie 7

Kategoryzacja dokumentacji jako archiwalnej o symbolu BE5 wskazuje, że po upływie ustalonego czasu przechowywania dokumentacja

A. może być zwrócona do jednostki organizacyjnej, która ją dostarczyła

B. zostaje zakwalifikowana przez pracownika archiwum do zbiorów archiwalnych

C. podlega ocenie ze względu na jej charakter, treść oraz znaczenie

D. powinna zostać wycofana, po wcześniejszym zdigitalizowaniu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca, że dokumentacja archiwalna o symbolu BE5 podlega ekspertyzie ze względu na jej charakter, treść i znaczenie, jest poprawna, ponieważ zgodnie z zasadami zarządzania dokumentacją, każda kategoria archiwalna wymaga analizy przed podjęciem decyzji o dalszym postępowaniu z dokumentami. Ekspertyza pozwala ocenić, czy dokumenty powinny być dalej przechowywane, zniszczone, czy też mogą być poddane digitalizacji. W praktyce oznacza to, że dokumenty o dużym znaczeniu historycznym, prawnym lub informacyjnym mogą być przechowywane w archiwum na dłuższy czas, co pozwala na ich późniejsze wykorzystanie. Przykłady zastosowania tej zasady można znaleźć w politykach archiwizacji stosowanych przez instytucje państwowe oraz firmy, które chcą zabezpieczyć ważne informacje, zgodnie z ustawą o archiwizacji. Współczesne standardy archiwizacji, takie jak ISO 15489, podkreślają znaczenie przeprowadzania ekspertyz w kontekście zarządzania informacją i dokumentacją, co jest kluczowe dla odpowiedzialnego zarządzania zasobami informacyjnymi.

Pytanie 8

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego, prowadzone w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, powinny być zorganizowane wewnątrz teczek

A. w podziale tematycznym oraz chronologicznym

B. w kolejności spraw, a w ramach spraw według dat

C. według symboli klasyfikacyjnych z wykazu dokumentów

D. w układzie strukturalno-tematycznym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że materiały archiwalne powinny być ułożone w kolejności spraw, a w ramach spraw chronologicznie, jest zgodna z zasadami bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Taki układ pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją, ponieważ ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów. W praktyce oznacza to, że najpierw segregujemy dokumenty według tematów spraw, a następnie w obrębie każdej sprawy ustalamy porządek chronologiczny. Taki system archiwizacji zapewnia zgodność z normami archiwalnymi, które promują przejrzystość i dostępność informacji. Przykładem zastosowania tej metody może być archiwizacja korespondencji związanej z konkretnymi projektami, gdzie najpierw segregujemy dokumenty według nazw projektów, a potem chronologicznie według daty ich powstania. W ten sposób nie tylko zapewniamy łatwy dostęp do informacji, ale także tworzymy logiczną strukturę, która wspiera późniejsze analizy i przeglądanie archiwum.

Pytanie 9

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. trzech członków

B. czterech członków

C. dwóch członków

D. pięciu członków

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na to, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z co najmniej dwóch członków jest zgodna z obowiązującymi standardami w zakresie przeprowadzania kontroli wewnętrznych. Zgodnie z wytycznymi dotyczącymi audytów i kontroli, kluczowe jest, aby skład komisji umożliwiał obiektywne oceny oraz zapobiegał konfliktowi interesów. Dwa członkowie w komisji to minimalna liczba, która pozwala na zapewnienie różnorodności perspektyw oraz wzajemne wsparcie w podejmowaniu decyzji. Taki skład pozwala na lepsze rozdzielenie ról i zadań, co jest niezbędne w procesie skontrum. Na przykład, jeden członek może skupić się na weryfikacji dokumentów, podczas gdy drugi analizuje stan faktyczny. Dodatkowo, w wielu instytucjach wprowadza się regulacje, które wymagają, aby w skład komisji weszły osoby z różnych działów lub poziomów zarządzania, co zwiększa transparentność i rzetelność procesu. Wszelkie procedury powinny być zgodne z wewnętrznymi regulacjami instytucji oraz przepisami prawa, co potwierdza konieczność posiadania co najmniej dwóch członków w komisji.

Pytanie 10

Który dokument stanowi normę dotyczącą sposobu rejestrowania, obiegu i przechowywania dokumentacji aktowej?

A. Instrukcja kancelaryjna

B. Instrukcja archiwalna

C. Regulamin organizacyjny

D. Jednolity rzeczowy wykaz akt

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Instrukcja kancelaryjna jest kluczowym dokumentem normatywnym w każdej jednostce organizacyjnej, który reguluje aspekty związane z rejestrowaniem, obiegiem i przechowywaniem dokumentacji aktowej. Zawiera szczegółowe wytyczne dotyczące klasyfikacji dokumentów, ich obiegu w ramach instytucji oraz zasad archiwizacji. Przykładowo, w instytucjach publicznych, instrukcja kancelaryjna może określać, jak powinny być tworzone protokoły, pismo urzędowe czy inne dokumenty, które następnie są poddawane archiwizacji. Ważne jest, aby pracownicy byli zaznajomieni z tym dokumentem, ponieważ jego właściwe wdrożenie zapewnia zgodność z obowiązującymi przepisami prawa oraz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją. W kontekście dobrych praktyk, instrucja kancelaryjna powinna być regularnie aktualizowana, aby dostosować ją do zmieniających się potrzeb organizacji oraz przepisów prawnych, co skutkuje lepszą organizacją pracy i minimalizacją ryzyka błędów formalnych.

Pytanie 11

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego dotyczącego materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A) przekazywanych do archiwum zakładowego?

A. W czterech

B. W trzech

C. W dwóch

D. W pięciu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź, że spis zdawczo-odbiorczy dla materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego należy sporządzić w czterech egzemplarzach, jest prawidłowa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji, takie dokumenty mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego przekazywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych. Przykładowo, jeden egzemplarz trafia do archiwum zakładowego, drugi pozostaje u przekazującego dokumenty, trzeci jest przeznaczony dla jednostki odpowiedzialnej za kontrolę i ostatni, czwarty, służy jako potwierdzenie dla osób zaangażowanych w proces. Takie podejście zapewnia transparentność oraz ułatwia późniejsze odnalezienie materiałów w przypadku potrzeby ich weryfikacji lub audytu. Dobrze sporządzony spis zdawczo-odbiorczy jest również kluczowy w kontekście ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentacją, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie archiwizacji. Warto pamiętać, że właściwe prowadzenie ewidencji dokumentów jest obowiązkiem każdej instytucji, która chce zapewnić sobie sprawne zarządzanie materiałami archiwalnymi.

Pytanie 12

W jakim układzie powinny być prowadzone dokumenty tworzące akta spraw?

A. strukturalnym

B. rzeczowym

C. tematycznym

D. chronologicznym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Prowadzenie dokumentów w układzie chronologicznym jest kluczowe dla zachowania porządku i łatwego dostępu do informacji. Taki system organizacji akta spraw odzwierciedla naturalny bieg wydarzeń związanych z daną sprawą, co ułatwia śledzenie jej statusu oraz identyfikowanie kluczowych dat, takich jak terminy rozpraw czy złożone dokumenty. Przykładowo, w przypadku postępowania sądowego, akta powinny być uporządkowane według dat, aby umożliwić łatwe odnalezienie dokumentów związanych z poszczególnymi etapami procesu, co jest zgodne z wytycznymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych. Ponadto, takie podejście wspiera transparentność procesu oraz sprzyja skutecznemu monitorowaniu działań. Zgodność z dobrymi praktykami kadrowymi oraz prawnymi wymaga stosowania systemu chronologicznego, aby zapewnić, że każda informacja jest łatwo dostępna w kontekście jej wystąpienia w czasie.

Pytanie 13

Który z poniższych rozdziałów nie powinien być zawarty w instrukcji kancelaryjnej?

A. Rejestracja spraw oraz metoda ich dokumentowania

B. Przyjmowanie, otwieranie oraz sprawdzanie przesyłek

C. Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego

D. Przechowywanie dokumentacji w jednostkach organizacyjnych

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na 'Przekazywanie materiałów archiwalnych do archiwum państwowego' jest prawidłowa, ponieważ ta kwestia nie powinna być regulowana w instrukcji kancelaryjnej. Instrukcje kancelaryjne są dokumentami, które określają zasady obiegu dokumentów w jednostkach organizacyjnych, koncentrując się na codziennych operacjach związanych z dokumentacją. Przekazywanie materiałów archiwalnych podlega innym regulacjom prawnym oraz normom archiwalnym, które są szczegółowo określone w ustawach dotyczących archiwizacji. Dobrymi praktykami w obszarze zarządzania dokumentacją są także procedury, które jasno definiują zasady przekazywania dokumentów do archiwum, w tym terminy i wymogi dotyczące ich selekcji oraz klasyfikacji. Przykładem może być regulacja, która wskazuje, że dokumenty powinny być przekazywane do archiwum po upływie określonego czasu ich przechowywania w jednostce organizacyjnej, co jest zgodne z polityką zarządzania dokumentacją w instytucjach publicznych.

Pytanie 14

Wartość 300 dpi przy skanowaniu dokumentów wskazuje na

A. format pliku

B. rozdzielczość

C. rodzaj

D. ilość kolorów

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'rozdzielczość' jest prawidłowa, ponieważ parametr 300 dpi (dot per inch) odnosi się do liczby punktów, które mogą być umieszczone na calu w skanowanym obrazie. W praktyce oznacza to, że im wyższa wartość dpi, tym więcej szczegółów jest w stanie uchwycić skan, co jest kluczowe w przypadku archiwizacji dokumentów, grafik czy zdjęć. Wartość 300 dpi jest standardem w skanowaniu dokumentów, które mają być drukowane, ponieważ zapewnia wystarczającą jakość, aby zachować wszystkie istotne detale. W kontekście zastosowania, skanowanie w 300 dpi jest często rekomendowane do zeskanowania dokumentów tekstowych, ponieważ tekst pozostaje wyraźny, co ułatwia późniejsze przetwarzanie, takie jak OCR (Optical Character Recognition). Dobrą praktyką jest dostosowywanie rozdzielczości skanowania do zamierzonego celu użycia dokumentu, co może być również pomocne przy archiwizacji i zarządzaniu dokumentami elektronicznymi.

Pytanie 15

Skrócony odpis dokumentacji to

A. odpis potwierdzony przez notariusza

B. sporządzany w celu dokumentacji graficznej

C. inny egzemplarz określonego dokumentu

D. rodzaj zabezpieczenia treści dokumentu

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skrócony odpis dokumentacji jest formą zabezpieczenia treści dokumentu, co oznacza, że jego celem jest potwierdzenie autentyczności oraz integralności danych zawartych w oryginalnym dokumencie. Przykładem może być sytuacja, w której przedsiębiorstwo potrzebuje szybkiego dostępu do istotnych informacji zawartych w umowach, ale nie chce rezygnować z oryginałów. Skrócone odpisy są niezwykle pomocne w takich przypadkach, ponieważ mogą być wykorzystywane jako dokumenty robocze lub do obiegu wewnętrznego. W praktyce, skrócone odpisy są również przydatne w sytuacjach prawnych, gdzie konieczne jest przedstawienie dowodów na istnienie i treść umowy bez ujawniania pełnych danych osobowych czy poufnych informacji. Tego typu praktyki są zgodne z wytycznymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją oraz ochrony danych osobowych, co stanowi fundament odpowiedzialnego podejścia do informacji w każdej organizacji.

Pytanie 16

Jakie jest oznaczenie formularza, który dokumentuje materiały zapisane na nośnikach elektronicznych i przekazywane do zakładowego archiwum?

A. Paczka archiwalna

B. Wykaz nośników

C. Wykaz akt

D. Spis zdawczo-odbiorczy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Spis zdawczo-odbiorczy to naprawdę ważny dokument, jeśli mówimy o ewidencji i przekazywaniu dokumentacji zapisanej na nośnikach elektronicznych do archiwum zakładowego. To taki formalny dowód, że przekazujemy jakieś informacje między osobą odpowiedzialną za ich stworzenie a archiwum. Zawiera wszystkie potrzebne informacje o tych nośnikach, jak rodzaj, ilość, daty, no i oczywiście, kto za to odpowiada. Przykładowo, gdy jakaś firma digitalizuje swoje dokumenty i przekazuje je do archiwum, wtedy właśnie korzysta ze spisu zdawczo-odbiorczego. To zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji, bo pomaga utrzymać ład i porządek. Dzięki temu dokumentowi można łatwo znaleźć informacje w przyszłości, co jest super istotne w kontekście ochrony danych osobowych oraz przetrzymywania archiwaliów.

Pytanie 17

Na czym polega organizacja zdjęć?

A. Na przyporządkowaniu zdjęciom odpowiedniej kategorii B

B. Na uporządkowaniu zdjęć zgodnie z wytycznymi kancelaryjnymi

C. Na podziale fotografii według tematów, które ukazują

D. Na umieszczeniu w jednej kopercie pozytywu i negatywu danej fotografii

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Porządkowanie fotografii polega na klasyfikacji zdjęć według ich tematów, co jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania zbiorami wizualnymi. Dzięki odpowiedniemu porządkowaniu można szybko i łatwo odnaleźć konkretne zdjęcia, co jest niezwykle istotne w pracy profesjonalnego fotografa, archiwisty czy w kontekście osobistych albumów. Przykłady zastosowania obejmują segregowanie zdjęć według wydarzeń (np. wakacje, ślub, urodziny), lokalizacji (np. zdjęcia z różnych miejsc) czy tematyki (np. krajobrazy, portrety, obiekty). Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentami podkreślają znaczenie właściwego porządkowania informacji. Stosowanie dobrych praktyk, takich jak tworzenie systemu tagów lub metadanych dla zdjęć, pozwala na jeszcze efektywniejsze porządkowanie, co przyczynia się do lepszego dostępu i ochrony wartościowych zasobów wizualnych.

Pytanie 18

Jakiego rodzaju dokumenty w szkole podstawowej klasyfikowane są jako akta specyficzne?

A. Projekty i przebudowy

B. Akta personalne zatrudnionych

C. Zarządzanie finansowe funduszy

D. Szkolne dzienniki lekcyjne

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Szkolne dzienniki lekcyjne są kluczowym elementem dokumentacji w szkołach podstawowych, zaliczanym do akt specyficznych, ze względu na ich fundamentalną rolę w organizacji procesu nauczania. Dzienniki lekcyjne zawierają szczegółowe informacje dotyczące przebiegu zajęć, frekwencji uczniów oraz ocen, co jest niezbędne do monitorowania postępów edukacyjnych. Zgodnie z Rozporządzeniem Ministra Edukacji Narodowej, nauczyciele są zobowiązani do prowadzenia dzienników lekcyjnych, co stanowi standard dobrej praktyki w zarządzaniu edukacją. Przykładem ich zastosowania jest możliwość analizy wyników uczniów w dłuższym okresie, co pozwala na dostosowywanie metod nauczania do indywidualnych potrzeb uczniów. Warto również zauważyć, że dzienniki te stanowią ważne źródło informacji podczas inspekcji, audytów oraz w przypadku sporów dotyczących oceniania. W związku z tym, ich staranne prowadzenie ma kluczowe znaczenie dla funkcjonowania szkoły.

Pytanie 19

W sytuacji, gdy wszczynane jest postępowanie mające na celu zakończenie działalności podmiotu lub jego reorganizację prowadzącą do utworzenia nowego podmiotu, kierownik podmiotu informuje o tym zdarzeniu

A. dyrektora odpowiedniego oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych

B. Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych

C. Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego

D. dyrektora właściwego archiwum państwowego

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Zgłoszenie do odpowiedniego archiwum państwowego o tym, że zamierzacie zlikwidować lub zreorganizować podmiot, to naprawdę istotny krok w zarządzaniu dokumentami. Zgodnie z przepisami w Polsce, jeżeli planujecie jakieś zmiany, musicie to zgłosić do archiwum. W praktyce to znaczy, że osoba zarządzająca powinna przygotować dokładną dokumentację dotyczącą stanu archiwalnego i poinformować archiwum o swoich zamiarach. Dzięki temu archiwum może określić, które dokumenty warto przechować, a które można zlikwidować, żeby zachować porządek. Przykład? Jeśli jakiś instytucja kultury zmienia się w nowy podmiot, to archiwum ma szansę zabezpieczyć i uporządkować wszystkie dokumenty. To wszystko wpisuje się w zasady zarządzania informacją oraz dobre praktyki w ochronie archiwów.

Pytanie 20

Dokumentacja nie podlega usunięciu na podstawie generalnej zgody

A. B5

B. B10

C. B25

D. B50

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź B50 jest poprawna, ponieważ dokumentacja dotycząca sprzętu i jego użytkowania jest wyłączona z ogólnej zgody na brakowanie. W praktyce oznacza to, że zanim zostanie podjęta decyzja o brakowaniu, należy upewnić się, że wszelkie dokumenty związane z danym zasobem zostały odpowiednio przeanalizowane i zarchiwizowane. Przykładowo, w przypadku sprzętu elektronicznego, ważne jest, aby dokumentacja obejmowała instrukcje obsługi, karty gwarancyjne oraz informacje o konserwacji. Albowiem brak tych dokumentów w ramach procedury brakowania może prowadzić do problemów prawnych, takich jak nieprawidłowe zbycie mienia publicznego. W branży zarządzania majątkiem, zgodnie z najlepszymi praktykami i standardami, dokumentacja jest kluczowa nie tylko dla ścisłego przestrzegania przepisów, ale również dla zapewnienia transparentności procesów związanych z zarządzaniem zasobami. W związku z tym, odpowiednie archiwizowanie dokumentacji jest niezbędne do efektywnego zarządzania majątkiem i uniknięcia potencjalnych problemów w przyszłości.

Pytanie 21

Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. odpowiednia wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego dla dokumentów papierowych powinna wynosić

A. 30÷50%

B. 45÷55%

C. 35÷55%

D. 50÷60%

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Właściwa wilgotność w pomieszczeniach magazynowych archiwum zakładowego dla dokumentacji papierowej powinna wynosić 30÷50%. Taki zakres wilgotności jest kluczowy dla zachowania trwałości dokumentów papierowych, gdyż niewłaściwe warunki mogą prowadzić do ich degradacji. Wysoka wilgotność sprzyja rozwojowi pleśni i grzybów, które mogą zniszczyć cenne archiwa. Z kolei zbyt niska wilgotność może powodować kruchość papieru, co zwiększa ryzyko uszkodzeń mechanicznych. W praktyce, odpowiednie nawilżenie można osiągnąć poprzez stosowanie systemów klimatyzacyjnych lub nawilżaczy, które monitorują i regulują poziom wilgotności. Dobre praktyki zalecają także regularne kontrole warunków panujących w archiwum oraz wprowadzenie procedur dotyczących konserwacji dokumentów. Zgodnie z normami ISO 11799:2015, które określają wymagania dla przechowywania dokumentów, wilgotność powinna być kontrolowana w zależności od rodzaju przechowywanych materiałów, co podkreśla znaczenie odpowiednich warunków dla zachowania integralności archiwum.

Pytanie 22

Co oznacza poszukiwanie danych w zbiorze archiwalnym?

A. Kwerenda.

B. Badanie.

C. Interpelacja.

D. Sprawa.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to systematyczne poszukiwanie informacji w zasobach archiwalnych, które może obejmować dokumenty, zdjęcia, nagrania audio i wideo oraz inne materiały. Kwerenda polega na zadawaniu precyzyjnych pytań lub formułowaniu zapytań w celu uzyskania konkretnych informacji związanych z określonym tematem badawczym. Przykładowo, w kontekście badań genealogicznych, kwerenda może dotyczyć przeszukania aktów urodzenia, małżeństw lub zgonów w archiwum lokalnym. Dobry praktyk w realizacji kwerend to stosowanie metodyki badawczej opisanej w standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (International Standard Archival Description), które określają sposób organizacji i dokumentowania tych informacji. Kwerenda jest kluczowym narzędziem dla naukowców, historyków i badaczy, ponieważ pozwala na zrozumienie kontekstu historycznego oraz odkrywanie nieznanych faktów, co może prowadzić do nowych odkryć i interpretacji danych.

Pytanie 23

Jakie zadania wykonuje archiwum zakładowe?

A. udzielanie zgody na zniszczenie dokumentacji, której czas przechowywania minął

B. znoszenie klauzul tajności z dokumentów

C. organizowanie szkoleń z dziedziny biurowości

D. przyjmowanie akt od jednostek organizacyjnych danego zakładu pracy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dobrze, że wybrałeś odpowiedź o przejmowaniu akt z różnych działów w zakładzie pracy. To naprawdę ważna rola archiwum zakładowego, bo ono jest jak taka centralna baza, gdzie zbiera się i przechowuje wszystkie dokumenty. Jakieś dokumenty z różnych działów muszą trafić do archiwum, żeby wszystko było uporządkowane i dostępne. Z tego, co pamiętam, według normy ISO 15489 każda organizacja powinna mieć ustalone zasady dotyczące tego, co i jak archiwizować. W praktyce to znaczy, że trzeba mieć jakieś procedury, które mówią, co powinno trafić do archiwum i jak to ogarnąć. Na przykład, po końcu projektów ważne jest, żeby akta były odpowiednio opisane i uporządkowane, żeby łatwo je potem było znaleźć. Dzięki temu archiwum wspiera organizację w zarządzaniu wiedzą i pamięcią instytucjonalną, co jest mega istotne.

Pytanie 24

W jakim systemie powinno się przechowywać karty przekazywania akt?

A. Chronologicznym

B. Rzeczowym

C. Numerycznym

D. Dziesiętnym

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Gromadzenie kart udostępniania akt w układzie chronologicznym jest kluczowym elementem w zarządzaniu dokumentacją. Układ ten pozwala na ścisłe monitorowanie dat, co jest istotne w przypadku akt, które często wymagają odniesienia się do konkretnego czasu ich utworzenia, modyfikacji czy archiwizacji. Na przykład, w instytucjach publicznych lub kancelariach prawnych, w których terminy procesowe i zobowiązania prawne są ściśle związane z określonymi datami, posiadanie dokumentów w porządku chronologicznym umożliwia szybkie i efektywne odnalezienie potrzebnych informacji. W praktyce, stosowanie układu chronologicznego może również wspierać lepszą organizację wydarzeń, co jest istotne w przypadku projektów z wieloma etapami. Dodatkowo, korzystanie z tego typu porządku jest zgodne z dobrymi praktykami archiwizacji, które podkreślają znaczenie przejrzystości i łatwego dostępu do dokumentacji zgodnie z obowiązującymi standardami zarządzania informacją.

Pytanie 25

Do której czynności należy zastosować przedstawiony formularz?

Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	Liczba		Uwagi
Nr spisu	Data przyjęcia akt	Nazwa komórki przekazującej akta	poz. spisu	teczek	Uwagi
1	2	3	4	5	6

A. Ewidencjonowania spisów zdawczo-odbiorczych.

B. Inwentaryzacji akt.

C. Brakowania dokumentacji.

D. Weryfikacji kategorii archiwalnych.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Formularz przedstawiony na zdjęciu jest klasycznym przykładem spisu zdawczo-odbiorczego, który odgrywa kluczową rolę w procesie ewidencjonowania dokumentów. Jego struktura, składająca się z takich elementów jak 'Data przejęcia akt', 'Nazwa komórki przekazującej akta' oraz 'Liczba poz. spisu', jest zgodna z obowiązującymi standardami organizacyjnymi w zakresie zarządzania dokumentacją. Spis zdawczo-odbiorczy jest istotnym narzędziem umożliwiającym śledzenie przepływu dokumentów oraz zapewniającym transparentność i odpowiedzialność w obiegu akt. Zaletą stosowania takiego formularza jest możliwość łatwego odtworzenia historii przekazywania akt, co jest niezwykle ważne w kontekście audytów wewnętrznych i kontroli zgodności z przepisami. Dobrą praktyką jest archiwizacja takich spisów, co może wspierać przyszłe działania związane z zarządzaniem informacją oraz ułatwiać odnalezienie dokumentów w przypadku potrzeby ich ponownego użycia.

Pytanie 26

Który z zadań nie jest przypisany archiwście jednostki w procesie likwidacji?

A. Informowanie likwidatora o przekazaniu akt kat. A do archiwum państwowego

B. Przygotowanie i przedstawienie likwidatorowi planu uporządkowania archiwum

C. Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą "tajne"

D. Informowanie likwidatora o prawnym aspekcie postępowania z dokumentacją likwidowanej jednostki

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź "Odtajnienie dokumentacji objętej klauzulą 'tajne'" jest prawidłowa, ponieważ archiwista likwidowanej jednostki nie ma uprawnień ani obowiązków związanych z procedurą odtajniania dokumentów. Zgodnie z przepisami prawa, proces odtajnienia wymaga zaangażowania odpowiednich organów, takich jak służby bezpieczeństwa lub jednostki odpowiedzialne za ochronę informacji niejawnych. Archiwista powinien skupić się na porządkowaniu i opracowywaniu archiwum oraz zapewnieniu, że dokumenty są odpowiednio klasyfikowane i zabezpieczane. W praktyce archiwista może współpracować z likwidatorem w celu opracowania planu uporządkowania archiwum, co jest kluczowe dla zachowania integralności dokumentacji. Dobre praktyki archiwistyczne obejmują również powiadamianie likwidatora o przekazaniu akt do archiwum państwowego, co jest niezbędne dla zachowania ciągłości w zarządzaniu dokumentacją. W związku z tym, rola archiwisty w procesie likwidacji jednostki jest istotna, ale nie obejmuje odtajniania dokumentów.

Pytanie 27

Które z poniższych działań nie jest częścią archiwum zakładowego?

A. Rejestrowanie spraw w wykazach spraw

B. Niszczenie dokumentacji

C. Realizowanie skontrum zasobów

D. Udzielanie dostępu do dokumentacji

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Rejestrowanie spraw w spisach spraw nie jest zadaniem typowym dla archiwum zakładowego, ponieważ dotyczy zarządzania bieżącymi sprawami i dokumentami, a nie ich archiwizacji. Archiwum zakładowe zajmuje się gromadzeniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentacji, która straciła swoją aktualność operacyjną, ale wciąż ma wartość prawną lub historyczną. Przykładem zadania związanym z archiwum jest przeprowadzanie skontrum zasobu, które polega na weryfikacji stanu dokumentów zgromadzonych w archiwum, a także brakowanie dokumentacji, co oznacza jej fizyczne zniszczenie lub przekazanie do innego miejsca po upływie określonego okresu przechowywania. Dobrymi praktykami w archiwistyce są regularne przeglądy zgromadzonych materiałów, co pozwala na efektywne zarządzanie przestrzenią archiwalną i zapewnienie, że tylko dokumenty o aktualnej wartości są przechowywane.

Pytanie 28

Jakie powinny być odpowiednie wartości temperatury w pomieszczeniach, w których przechowuje się fotografie, według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?

A. 3 ÷ 18 °C

B. 24 ÷ 25 °C

C. 22 ÷ 23 °C

D. 19 ÷ 20 °C

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Temperatura, w jakiej powinny być przechowywane zdjęcia, według przepisów z 18 stycznia 2011 roku, powinna wynosić od 3 do 18 °C. To ważne, bo jak temperatura będzie zbyt wysoka, może to zepsuć zdjęcia, a zwłaszcza te, które są na materiałach wrażliwych na światło. Z mojego doświadczenia, za wysoka temperatura przyspiesza reakcje chemiczne, co sprawia, że kolory blakną i zdjęcia stają się nieostre. Ciekawym przykładem są muzea, które mają swoje zbiory chronione w specjalnych warunkach. Standardowa kontrola temperatury i wilgotności to norma, żeby wszystko było w porządku. Norma ISO 11799 też to potwierdza, mówiąc o konieczności dbania o archiwa. No i jeszcze te systemy monitorujące, bo to świetny sposób na to, żeby nie zapomnieć o utrzymywaniu właściwych warunków przechowywania. Tych rzeczy naprawdę warto pilnować, jeśli chce się zachować zdjęcia na dłużej.

Pytanie 29

Z którego normatywu pochodzi zamieszczony fragment tekstu?

Fragment instrukcji
(…)
§ 23
1.	Punkt kancelaryjny rejestruje przesyłki wpływające.
2.	Punkt kancelaryjny wydaje na żądanie składającego przesyłkę potwierdzenie jej otrzymania.
3.	Rejestrowanie przesyłek wpływających w systemie EZD polega na przyporządkowaniu do każdej takiej przesyłki określonego zestawu metadanych opisujących przesyłkę.
4.	Metadane mogą być dodawane automatycznie.
5.	Metadane opisujące przesyłkę wpływającą mogą być uzupełniane w trakcie załatwiania sprawy.
6.	Każda przesyłka otrzymuje w systemie EZD automatycznie nadany unikatowy w całym zbiorze przesyłek wpływających identyfikator, określany jako numer z rejestru przesyłek wpływających, prowadzonego dla danego roku kalendarzowego.
(…)

A. Z instrukcji bezpieczeństwa i danych osobowych.

B. Z instrukcji kancelaryjnej.

C. Z instrukcji obiegu dokumentacji księgowej.

D. Z instrukcji archiwalnej.

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Fragment tekstu odnosi się do procedur związanych z obiegiem dokumentów, co jest kluczowym aspektem działalności każdej jednostki organizacyjnej. Instrukcja kancelaryjna reguluje takie procesy jak rejestracja przesyłek, ich przyjmowanie oraz wydawanie potwierdzeń, które są niezbędne w kontekście zachowania dokumentacji oraz metadanych w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). Przykładowo, w wielu organizacjach stosuje się dedykowane systemy do zarządzania dokumentacją, które integrują te funkcje, co pozwala na efektywne monitorowanie obiegu dokumentów oraz zapewnienie ich bezpieczeństwa. W kontekście dobrych praktyk, kluczowe jest, aby każda jednostka była świadoma zasad obiegu dokumentacji, co pozwala na uniknięcie nieporozumień oraz błędów administracyjnych. Ponadto, przestrzeganie instrukcji kancelaryjnej wpływa na transparentność działań oraz pozwala na łatwe audytowanie procesów związanych z obiegiem dokumentów.

Pytanie 30

W zakładzie archiwalnym kontrola nośników danych powinna być przeprowadzana co najmniej co raz na

A. 3 lata

B. 2 lata

C. 7 lat

D. 5 lat

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 5 lat jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami prawnymi oraz standardami zarządzania dokumentacją, przegląd nośników danych w archiwum zakładowym powinien być przeprowadzany nie rzadziej niż co 5 lat. Przegląd ten ma na celu ocenę stanu nośników, ich dostępności oraz integralności przechowywanych danych. Regularne audyty pomagają zminimalizować ryzyko utraty informacji oraz zapewniają, że archiwizowane dane są wciąż zgodne z obowiązującymi przepisami. Przykładowo, w przypadku firm, które przechowują dane osobowe, regularne przeglądy są kluczowe dla zapewnienia zgodności z RODO. Warto również dodać, że 5-letni interwał przeglądów umożliwia odpowiednie planowanie zasobów oraz budżetu na ewentualne aktualizacje technologiczne. Przykładami dobrych praktyk w tej dziedzinie są stosowanie procedur audytowych oraz systemów monitorowania, które automatyzują proces odkrywania problemów z nośnikami danych.

Pytanie 31

Do zadań archiwisty względem syndyka lub likwidatora nie należy

A. powiadomienie o dokumentacji kategorii A znajdującej się w zasobie archiwum

B. poinformowanie o stanie uporządkowania oraz zewidencjonowania dokumentacji

C. zwrócenie uwagi na potrzebę ustalenia sukcesora dla dokumentacji

D. protokolarne przekazanie zasobu archiwum

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Protokolarne przekazanie zasobu archiwum nie należy do obowiązków archiwisty wobec syndyka lub likwidatora, ponieważ to zadanie leży w gestii samego syndyka lub likwidatora, który jest odpowiedzialny za zarządzanie majątkiem dłużnika. W praktyce, archiwista powinien informować syndyka lub likwidatora o dokumentacji, którą posiada, oraz o jej stanie, ale sama procedura przekazania zasobów archiwalnych powinna być przeprowadzona zgodnie z regulacjami prawnymi dotyczącymi likwidacji majątku. Protokolarne przekazanie może być wymagane jedynie w kontekście formalnego zamknięcia archiwum lub jego przekazania pod inną formę zarządzania. W związku z tym, archiwista powinien skupić się na informowaniu o dokumentacji, jej klasyfikacji oraz stanie, co jest zgodne z dobrymi praktykami zarządzania archiwum oraz standardami zachowania dokumentów.

Pytanie 32

Zgodnie z ustawą z dnia 14 lipca 1983 r. dotyczącą narodowego zasobu archiwalnego oraz archiwów, osoba, która ma szczególne obowiązki w zakresie ochrony materiałów archiwalnych i świadomie niszczy dokumentację, może zostać ukarana

A. naganą z wpisem do akt

B. karą pozbawienia wolności do 3 lat

C. grzywną w wysokości do 3 pensji

D. dyscyplinarnym zwolnieniem z pracy

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź wskazująca na karę pozbawienia wolności do 3 lat za świadome zniszczenie dokumentacji archiwalnej jest poprawna, ponieważ ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach wyraźnie definiuje zakres odpowiedzialności osób odpowiedzialnych za ochronę materiałów archiwalnych. Osoby te, ze względu na swoje obowiązki, mają szczególną odpowiedzialność za zachowanie integralności i dostępności dokumentacji. Zniszczenie dokumentacji, szczególnie w sposób świadomy, traktowane jest jako poważne naruszenie przepisów, co może skutkować nie tylko sankcjami administracyjnymi, ale także karnymi. Przykładowo, w przypadku zniszczenia dokumentów publicznych, takich jak akty stanu cywilnego czy dokumentacja dotycząca działalności instytucji publicznych, konsekwencje mogą być daleko idące, w tym utrata zaufania do instytucji oraz możliwość pociągnięcia do odpowiedzialności karnej. Warto zwrócić uwagę na standardy archiwizacji i dobre praktyki, takie jak zapewnienie odpowiednich warunków przechowywania dokumentów oraz szkolenia dla pracowników, aby minimalizować ryzyko zniszczenia materiałów archiwalnych.

Pytanie 33

Jak nazywa się jednostka organizacyjna działająca w państwowych i samorządowych instytucjach, w której gromadzi się wyłącznie dokumentację niearchiwalną?

A. Skład chronologiczny

B. Magazyn podręczny

C. Składnica akt

D. Archiwum zakładowe

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Składnica akt to komórka organizacyjna, która pełni kluczową rolę w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach państwowych i samorządowych. Jej głównym zadaniem jest przechowywanie dokumentów niearchiwalnych, co oznacza, że znajdują się tam materiały, które są aktualnie wykorzystywane w działalności organizacji, ale nie są jeszcze na etapie archiwizacji. W praktyce, składnice akt gromadzą dokumenty takie jak korespondencja, sprawozdania, protokoły, które są istotne dla bieżącej działalności jednostek. Dbanie o prawidłowe przechowywanie i ewidencjonowanie dokumentów w składnicy akt jest zgodne z regulacjami ustawy o archiwizacji oraz z standardami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiednie zarządzanie dokumentami w składnicach akt przyczynia się do efektywności pracy urzędów oraz do zapewnienia transparentności działań publicznych.

Pytanie 34

W jednolitym rzeczowym wykazie akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy hasła klasyfikacyjne: "Staże zawodowe"; "Wolontariat"; "Praktyki" określane będą następującymi symbolami klasyfikacyjnymi

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment

Jednolity rzeczowy wykaz akt organów zespolonej administracji rządowej w województwie i urzędów obsługujących te organy – fragment
Symbole klasyfikacyjne		Hasło klasyfikacyjne	Oznaczenie kategorii archiwalnej
213		Staże, wolontariat, praktyki
	......	Staże zawodowe	BE10
	......	Wolontariat	BE10
	......	Praktyki	BE10

A. 0231; 2133; 0132

B. 0213; 1213; 2213

C. 1130; 1131; 1132

D. 2130; 2131; 2132

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 2130; 2131; 2132 jest poprawna, ponieważ zgodnie z Jednolitym rzeczowym wykazem akt, hasła klasyfikacyjne dotyczące staży, wolontariatu i praktyk są przypisane do symbolu 213. W szczególności, symbole 2130, 2131 i 2132 odpowiadają kolejno za 'Staże zawodowe', 'Wolontariat' oraz 'Praktyki'. Taki podział umożliwia łatwe wyszukiwanie i klasyfikację dokumentacji, co jest kluczowe w zarządzaniu aktami w administracji rządowej. W praktyce, wiedza ta może być zastosowana w tworzeniu czytelnych i uporządkowanych systemów archiwizacyjnych, co jest zgodne z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. W kontekście różnych instytucji, takich jak uczelnie czy urzędy, umiejętność właściwego klasyfikowania dokumentacji może znacząco wpłynąć na efektywność pracy oraz spełnienie wymogów prawnych związanych z archiwizowaniem informacji.

Pytanie 35

Ewidencja w archiwum zakładowymnie stanowi

A. karta udostępnienia akt

B. protokół likwidacji dokumentów niearchiwalnych

C. spis odbioru akt

D. dziennik korespondencyjny

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Dziennik korespondencyjny nie jest pomocą ewidencyjną w archiwum zakładowym, ponieważ jego głównym celem jest rejestrowanie przychodzącej i wychodzącej korespondencji, a nie ewidencjonowanie dokumentów archiwalnych. W kontekście archiwizacji, pomoc ewidencyjna odnosi się do narzędzi i dokumentów, które służą do zarządzania i klasyfikacji akt. Przykładami takich narzędzi są protokoły brakowania dokumentacji niearchiwalnej, które określają i dokumentują proces usuwania dokumentów, które nie są już potrzebne do celów archiwalnych. Karta udostępniania akt dokumentuje, jakie akta zostały udostępnione i komu, co jest kluczowe dla zapewnienia bezpieczeństwa i przejrzystości w obiegu dokumentów. Spis zdawczo-odbiorczy akt zaś służy do potwierdzania przekazania dokumentów między różnymi jednostkami organizacyjnymi. Zgodnie z polskimi standardami archiwalnymi, skuteczne zarządzanie dokumentacją wymaga stosowania odpowiednich ewidencji, aby móc zapewnić prawidłowy dostęp do informacji oraz ich zgodne z normami przechowywanie.

Pytanie 36

Przekazywanie dokumentów do archiwum zakładowego odbywa się w trybie oraz na zasadach określonych

A. w aktualnej procedurze porządkowania dokumentacji

B. w instrukcji dotyczącej organizacji i zakresu działania archiwum zakładowego

C. w obowiązującej procedurze dotyczącej postępowania z korespondencją

D. w instrukcji kancelaryjnej obowiązującej w jednostce organizacyjnej

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Przekazywanie dokumentacji do archiwum zakładowego reguluje instrukcja kancelaryjna, która jest kluczowym dokumentem w organizacji. Zawiera ona szczegółowe wytyczne dotyczące obiegu dokumentów, ich klasyfikacji oraz terminów przekazywania. Przykładowo, w kontekście archiwizacji dokumentów, instrukcja kancelaryjna określa, jakie dokumenty powinny być archiwizowane, w jaki sposób należy je segregować oraz jakie terminy obowiązują w zakresie ich przekazywania. Dobrą praktyką jest, aby każda jednostka organizacyjna regularnie aktualizowała swoją instrukcję kancelaryjną, uwzględniając zmiany w przepisach prawnych oraz standardach branżowych. Oprócz tego, przestrzeganie zasad zawartych w instrukcji kancelaryjnej zapewnia nie tylko zgodność z prawem, ale także efektywne zarządzanie dokumentami, co może przyczynić się do zwiększenia transparentności działań wewnętrznych. Prawidłowa archiwizacja ma również kluczowe znaczenie w przypadku audytów oraz kontroli, gdzie konieczne jest udokumentowanie procesów oraz decyzji podejmowanych w ramach jednostki.

Pytanie 37

Zbieranie danych na określony temat w zbiorze dokumentów to

A. proweniencja

B. uwierzytelnianie

C. dekretacja

D. kwerenda

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Kwerenda to proces poszukiwania informacji w zasobach aktowych, który ma na celu zebranie danych w odpowiedzi na konkretne zapytanie. W kontekście archiwistyki oraz zarządzania dokumentami, kwerenda może przybrać różne formy, w tym zapytania o konkretne dokumenty, zestawienia danych czy analizy historyczne. Kwerendy są istotne w kontekście efektywnego zarządzania informacjami, gdyż pozwalają na szybkie i precyzyjne odnalezienie potrzebnych materiałów. Przykładem praktycznego zastosowania kwerendy może być analiza dokumentacji dotyczącej konkretnego projektu, gdzie archiwista tworzy zapytanie do bazy danych, aby uzyskać dostęp do wszystkich związanych z nim akt. Kwerendy są również elementem wielu systemów zarządzania dokumentami, w których użytkownicy mogą tworzyć złożone zapytania, aby wydobyć istotne informacje w oparciu o różne kryteria. Dobrą praktyką w tym zakresie jest stosowanie standardów, takich jak wyspecjalizowane języki zapytań, które umożliwiają precyzyjne formułowanie kwerend. Zrozumienie tego procesu jest niezbędne dla skutecznego funkcjonowania w dziedzinie archiwistyki i zarządzania informacjami.

Pytanie 38

Ile co najmniej nośników informatycznych jest potrzebnych do wykonania kopii zapasowej?

A. Na trzech nośnikach

B. Na dwóch nośnikach

C. Na pięciu nośnikach

D. Na czterech nośnikach

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Odpowiedź 'Na dwóch nośnikach' jest rzeczywiście trafna. Zgodnie z zasadą 3-2-1, fajnie jest mieć przynajmniej trzy kopie danych – dwie na różnych nośnikach, a jedna gdzieś w chmurze lub w innym miejscu. Dzięki temu, jak coś się stanie z głównym nośnikiem, to nasze dane ciągle są bezpieczne. Przykładowo, można mieć dane na serwerze, kopię na dysku twardym, a jeszcze jedną w chmurze. Taki plan znacznie zmniejsza ryzyko, że stracimy wszystko naraz! Warto też pamiętać, że organizacje powinny regularnie testować swoje kopie zapasowe, żeby wiedzieć, że można je w razie czego przywrócić. To kluczowy sposób na zapewnienie sobie spokoju w kwestii danych.

Pytanie 39

Numer sprawy zapisany zgodnie z regulacją Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, to

A. DF.347-2012

B. DF.347.1.1

C. DF.347/2012-1

D. DF.347.32.2012

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Znak sprawy 'DF.347.32.2012' jest prawidłowy zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, które określa zasady oznaczania spraw w dokumentacji administracyjnej. W tym oznaczeniu, 'DF' wskazuje na rodzaj dokumentu, a '347.32.2012' to unikalny numer identyfikacyjny sprawy. Liczba przed kropką odnosi się do jednostki organizacyjnej, a liczby po kropkach wyznaczają kolejny numer sprawy w danym roku oraz ewentualne podnumery. Przykładowo, w praktyce administracyjnej, taki system numeracji pozwala na jednoznaczną identyfikację spraw w danym roku, co jest kluczowe dla skutecznego zarządzania dokumentacją i zapewnienia jej przejrzystości. Przestrzeganie ustalonych standardów w tym zakresie jest niezbędne, aby zminimalizować ryzyko pomyłek i zapewnić, że wszystkie dokumenty są łatwo dostępne oraz zrozumiałe dla osób zajmujących się ich obiegiem. Warto również pamiętać, że taki system ułatwia archiwizację oraz odnajdywanie spraw w przyszłości, co jest szczególnie istotne w kontekście audytów i kontroli administracyjnych.

Pytanie 40

Weryfikacja ilościowa zasobu archiwalnego, polegająca na porównaniu stanu rzeczywistego z danymi w rejestrach ewidencyjnych, to

A. skontrum

B. pertynencja

C. ekspertyza

D. repertorium

Brak odpowiedzi na to pytanie.

Wyjaśnienie poprawnej odpowiedzi:
Skontrum to procedura kontrolna, w której rzeczywisty stan zasobów archiwalnych jest porównywany z zapisami w ewidencji. Jej celem jest zapewnienie zgodności między stanem ewidencyjnym a stanem faktycznym, co jest kluczowe dla utrzymania integralności i wiarygodności zbiorów archiwalnych. W praktyce skontrum polega na przeprowadzeniu fizycznej inwentaryzacji, podczas której archiwista sprawdza, czy wszystkie dokumenty i materiały archiwalne są obecne i odpowiadają zapisom w dokumentacji. Takie działania są standardem w zarządzaniu archiwami i są zgodne z wytycznymi, które zalecają regularne przeprowadzanie takich kontrolnych prac. Przykładowo, w instytucjach publicznych, takich jak urzędy, skontrum może być przeprowadzane co kilka lat, aby upewnić się, że zasoby nie zostały utracone lub źle sklasyfikowane, co mogłoby prowadzić do problemów z dostępnością informacji w przyszłości.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej