Wyniki egzaminu

Nowy egzamin
Informacje o egzaminie:
  • Zawód: Technik archiwista
  • Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
  • Data rozpoczęcia: 6 kwietnia 2025 13:46
  • Data zakończenia: 6 kwietnia 2025 13:59

Egzamin zdany!

Wynik: 26/40 punktów (65,0%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!
Facebook
X.com
LinkedIn
Szczegółowe wyniki:
Pytanie 1

Ile egzemplarzy powinno się przygotować dla spisu zdawczo-odbiorczego dotyczącego materiałów archiwalnych (dokumentacji kategorii A) przekazywanych do archiwum zakładowego?

A. W trzech
B. W czterech
C. W pięciu
D. W dwóch
Odpowiedź, że spis zdawczo-odbiorczy dla materiałów archiwalnych przekazywanych do archiwum zakładowego należy sporządzić w czterech egzemplarzach, jest prawidłowa. Zgodnie z obowiązującymi przepisami i standardami archiwizacji, takie dokumenty mają kluczowe znaczenie dla prawidłowego przekazywania i ewidencjonowania materiałów archiwalnych. Przykładowo, jeden egzemplarz trafia do archiwum zakładowego, drugi pozostaje u przekazującego dokumenty, trzeci jest przeznaczony dla jednostki odpowiedzialnej za kontrolę i ostatni, czwarty, służy jako potwierdzenie dla osób zaangażowanych w proces. Takie podejście zapewnia transparentność oraz ułatwia późniejsze odnalezienie materiałów w przypadku potrzeby ich weryfikacji lub audytu. Dobrze sporządzony spis zdawczo-odbiorczy jest również kluczowy w kontekście ochrony danych osobowych oraz zarządzania dokumentacją, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie archiwizacji. Warto pamiętać, że właściwe prowadzenie ewidencji dokumentów jest obowiązkiem każdej instytucji, która chce zapewnić sobie sprawne zarządzanie materiałami archiwalnymi.
Pytanie 2

W archiwach nie ma dokumentacji dotyczącej kategorii

A. B5
B. B10
C. A
D. B25
Dokumentacja kategorii jest istotnym elementem zarządzania dokumentacją w składnicach akt. Odpowiedź A jest poprawna, ponieważ w składnicach akt nie powinno występować dokumentowanie kategorii, które często jest związane z klasyfikowaniem dokumentów w sposób, który nie odpowiada ich rzeczywistemu przeznaczeniu czy wartości archiwalnej. W praktyce oznacza to, że zamiast kategoryzować dokumenty, należy skupić się na ich metadanych, czyli informacjach, które je opisują, takich jak typ dokumentu, data utworzenia czy osoba odpowiedzialna. Przykład zastosowania tej zasady można zauważyć w systemach zarządzania dokumentami, które wykorzystują metadane do efektywnego wyszukiwania i archiwizacji, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania informacją. Warto także zaznaczyć, że zgodnie z przepisami prawa i normami archiwalnymi, kluczowe jest, aby dokumenty były przechowywane w sposób, który zapewnia ich integralność i dostępność w przyszłości, co jest łatwiejsze do osiągnięcia przy odpowiednim zarządzaniu metadanymi, a nie poprzez tworzenie klas kategoryzacyjnych.
Pytanie 3

Dokument, który został zatwierdzony przez kierownika danej komórki organizacyjnej, a następnie przez dyrektora instytucji, jest kierowany do

A. magazynu
B. tajnej kancelarii
C. sekretariatu
D. archiwum zakładowego
Odpowiedzi, które sugerują archiwum zakładowe, magazyn lub tajną kancelarię, opierają się na błędnych założeniach dotyczących obiegu dokumentów i ich klasyfikacji. Archiwum zakładowe jest miejscem, gdzie przechowuje się dokumenty, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich przechowywanie jest ściśle regulowane przepisami prawa oraz wewnętrznymi procedurami organizacyjnymi. Przekazywanie dokumentów bezpośrednio do archiwum bez wcześniejszej obróbki i dystrybucji mija się z celem, ponieważ dokumenty muszą najpierw być zarejestrowane i rozdzielone. Magazyn z kolei jest miejscem, które służy do przechowywania materiałów fizycznych lub towarów, a nie dokumentacji. Przekazanie pism do magazynu oznaczałoby ich fizyczne umieszczenie w miejscu, które nie jest przystosowane do zarządzania dokumentami, co prowadziłoby do chaosu w obiegu informacji. Tajna kancelaria zajmuje się dokumentami o szczególnym znaczeniu, które wymagają dodatkowych zabezpieczeń i nie są przeznaczone do powszechnego obiegu. Stąd pomyłka w wyborze tej odpowiedzi może wynikać z braku zrozumienia roli poszczególnych jednostek w obiegu dokumentów. Właściwe zarządzanie dokumentacją wymaga znajomości standardów i procedur, które jasno określają, jak i gdzie powinny być przekazywane pisma po ich akceptacji.
Pytanie 4

Który z niżej wymienionych znaków sprawy został sporządzony zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?

A. OG.234.77.2012
B. SK.03-030-7/2013
C. FK.345/2012
D. ADM.056-7/1234/2012
Odpowiedź OG.234.77.2012 jest prawidłowa, ponieważ została zapisana zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. dotyczącym oznaczania spraw. W tym dokumencie szczegółowo określono zasady dotyczące struktury i formatu numerów spraw, co pozwala na ich łatwe zidentyfikowanie oraz klasyfikację. W prawidłowym zapisie numeru sprawy, jak w powyższym przykładzie, zastosowano układ alfanumeryczny z wykorzystaniem kropek jako separatorów, co jest zgodne z ustalonymi standardami. Przykładem praktycznego zastosowania tej wiedzy jest organizacja dokumentacji w instytucjach publicznych, gdzie prawidłowe oznaczenie sprawy umożliwia szybkie jej zlokalizowanie i ponowne wykorzystanie. Warto również dodać, że zgodność z tym rozporządzeniem jest istotna dla transparentności działań administracji publicznej oraz ułatwia zarządzanie informacjami w kontekście otwartego rządu i efektywności operacyjnej.
Pytanie 5

Proces polegający na zestawianiu danych z rejestrów ewidencyjnych z rzeczywistym stanem dokumentacji w archiwum zakładowym, to

A. reprografia
B. registratura
C. skontrum
D. inwentaryzacja
Wskazane odpowiedzi, takie jak reprografia, inwentaryzacja i registratura, odnoszą się do różnych aspektów zarządzania dokumentami, ale nie są zbieżne z definicją skontrum. Reprografia dotyczy procesu kopiowania dokumentów i nie ma związku z weryfikacją ich stanu czy zgodności. To jedna z technik, która może wspierać archiwizację, ale nie jest kluczowym elementem do oceny stanu faktycznego dokumentacji. Inwentaryzacja jest procesem, który polega na sporządzaniu spisu posiadanych zasobów, jednak skupia się bardziej na wykazaniu posiadanych elementów niż na ich zgodności z ewidencją. Z kolei registratura dotyczy organizacji i obiegu dokumentów, a nie ich weryfikacji pod kątem zgodności. Typowe błędy myślowe prowadzące do nieprawidłowych wniosków wynikają z mylenia funkcji tych procesów. Wiele osób może sądzić, że inwentaryzacja lub reprografia wystarczą do zapewnienia porządku w dokumentacji, jednak kluczowym elementem efektywnego zarządzania dokumentami jest skontrum, które nie tylko potwierdza obecność dokumentów, ale także weryfikuje ich stan oraz zgodność z zapisami w ewidencji. Dlatego ważne jest zrozumienie, że każdy z wymienionych procesów ma swoją specyfikę i zastosowanie, które należy właściwie rozróżniać w kontekście zarządzania dokumentacją.
Pytanie 6

Karty w teczkach klasy A powinny być oznaczone miękkim ołówkiem, a numer musi znajdować się

A. na środku dolnej części strony
B. w lewym górnym narożniku dokumentu
C. na środku górnej części strony
D. w prawym górnym narożniku dokumentu
Numerowanie kart w teczkach kategorii A w prawym górnym rogu dokumentu jest zgodne z ustalonymi standardami zarządzania dokumentacją. Takie umiejscowienie numeru nie tylko zapewnia łatwy dostęp do informacji, ale również optymalizuje proces katalogowania i archiwizowania dokumentów. Dobre praktyki wskazują, że umieszczanie numerów w prawym górnym rogu ułatwia ich identyfikację podczas przeglądania zawartości teczki; jest to szczególnie istotne w kontekście dużych zbiorów danych, gdzie efektywne wyszukiwanie i filtrowanie informacji ma kluczowe znaczenie. Na przykład, w kontekście audytów czy przeglądów dokumentacji, sprawne lokalizowanie kart z określonymi numerami wpływa na efektywność pracy. Ponadto, taka lokalizacja numerów jest zgodna z zasadą jednolitości i estetyki w prowadzeniu dokumentacji, co przyczynia się do profesjonalnego wizerunku organizacji.
Pytanie 7

Na czym polega organizacja zdjęć?

A. Na podziale fotografii według tematów, które ukazują
B. Na umieszczeniu w jednej kopercie pozytywu i negatywu danej fotografii
C. Na uporządkowaniu zdjęć zgodnie z wytycznymi kancelaryjnymi
D. Na przyporządkowaniu zdjęciom odpowiedniej kategorii B
Porządkowanie fotografii polega na klasyfikacji zdjęć według ich tematów, co jest kluczowym elementem efektywnego zarządzania zbiorami wizualnymi. Dzięki odpowiedniemu porządkowaniu można szybko i łatwo odnaleźć konkretne zdjęcia, co jest niezwykle istotne w pracy profesjonalnego fotografa, archiwisty czy w kontekście osobistych albumów. Przykłady zastosowania obejmują segregowanie zdjęć według wydarzeń (np. wakacje, ślub, urodziny), lokalizacji (np. zdjęcia z różnych miejsc) czy tematyki (np. krajobrazy, portrety, obiekty). Standardy takie jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentami podkreślają znaczenie właściwego porządkowania informacji. Stosowanie dobrych praktyk, takich jak tworzenie systemu tagów lub metadanych dla zdjęć, pozwala na jeszcze efektywniejsze porządkowanie, co przyczynia się do lepszego dostępu i ochrony wartościowych zasobów wizualnych.
Pytanie 8

Zgodnie z przepisami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, za bieżące kontrolowanie poprawności realizacji działań kancelaryjnych, w szczególności w zakresie wyboru klas z jednolitego rzeczowego wykazu akt, odpowiedzialny jest

A. pracownik archiwum zakładowego
B. kierownik komórki organizacyjnej
C. pracownik jednego z punktów kancelaryjnych
D. koordynator czynności kancelaryjnych
Odpowiedź 'koordynator czynności kancelaryjnych' jest poprawna, ponieważ zgodnie z rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, to właśnie ta osoba odpowiada za bieżący nadzór nad prawidłowością wykonywania czynności kancelaryjnych. Koordynator czynności kancelaryjnych ma kluczowe zadanie w zapewnieniu, że wszystkie operacje związane z dokumentacją są wykonywane zgodnie z ustalonymi normami i przepisami. W praktyce oznacza to, że koordynator nie tylko organizuje pracę zespołów zajmujących się obiegiem dokumentów, ale także monitoruje ich działalność, weryfikuje klasyfikację akt oraz dba o ich archiwizację. Rola ta jest zgodna z najlepszymi praktykami zarządzania wiedzą oraz dokumentacją w instytucjach publicznych, gdzie właściwy przepływ informacji jest kluczowy dla efektywności administracyjnej. Na przykład, w przypadku audytów wewnętrznych, koordynator powinien być w stanie wykazać, że wszystkie czynności kancelaryjne są zgodne z obowiązującymi przepisami, co z kolei minimalizuje ryzyko błędów i niezgodności.
Pytanie 9

Zgodnie z przepisami Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego powinno być przygotowane do dnia

A. 30 czerwca
B. 31 grudnia
C. 31 stycznia
D. 31 marca
Zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. sprawozdanie z działalności archiwum zakładowego powinno być sporządzane do dnia 31 marca. To termin, który pozwala na odpowiednie podsumowanie działalności archiwum w pierwszym kwartale roku, co jest zgodne z obowiązującymi standardami zarządzania dokumentacją. Sporządzanie sprawozdań w tym terminie umożliwia także efektywną analizę zgromadzonych materiałów oraz lepsze planowanie działań na kolejny okres. Przykładem praktycznego zastosowania tej wiedzy może być wdrożenie procedur, które zapewnią terminowe zbieranie danych i ich analizę do końca marca, co pomoże w skutecznym zarządzaniu archiwum. Dobre praktyki w archiwizacji zalecają regularne przeglądanie i aktualizowanie procedur sprawozdawczych, aby dostosować się do zmieniających się regulacji oraz optymalizować procesy pracy w archiwum.
Pytanie 10

Ilość członków komisji odpowiedzialnej za przeprowadzenie skontrum powinna wynosić co najmniej

A. dwóch członków
B. czterech członków
C. trzech członków
D. pięciu członków
Odpowiedzi, które sugerują, że komisja do przeprowadzenia skontrum powinna składać się z trzech, czterech lub pięciu członków, bazują na błędnych założeniach dotyczących liczebności zespołów kontrolnych. W praktyce, większa liczba członków komisji może prowadzić do komplikacji organizacyjnych, takich jak trudności w osiągnięciu konsensusu czy wydłużenie czasu potrzebnego na podjęcie decyzji. Ustanawianie większej liczby członków nie jest konieczne, a wręcz może przynieść więcej problemów niż korzyści. W przemyśle audytorskim i kontrolnym, kluczowym jest efektywne wykorzystanie zasobów, a to wymaga zrozumienia, że mały, zróżnicowany zespół może często być bardziej skuteczny. Ponadto, wymóg powołania większej liczby członków może wynikać z nieporozumienia co do celów i metod przeprowadzania skontrum. Często pojawia się również mylne przekonanie, że większa liczba członków zwiększa obiektywność kontroli, podczas gdy w rzeczywistości może to prowadzić do nieefektywności i chaosu. Kluczowe jest, aby zrozumieć, że dobra praktyka polega na właściwym zbalansowaniu liczby członków w komisji, co z kolei przyczynia się do lepszej koordynacji działań i tym samym efektywności przeprowadzanych kontroli.
Pytanie 11

Dokumentacja z jednostki organizacyjnej jest przekazywana do archiwum zakładowego na podstawie

A. spisu zdawczo-odbiorczego
B. spisu spraw
C. karty udostępnienia
D. rejestru korespondencji
Spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem, który służy do formalnego przekazywania materiałów z jednej komórki organizacyjnej do archiwum zakładowego. Jego główną funkcją jest potwierdzenie, że wszystkie dokumenty zostały dostarczone w pełni oraz w odpowiednim stanie. Przykładowo, po zakończeniu roku budżetowego, dział finansowy może przekazywać swoje dokumenty do archiwum, a spis zdawczo-odbiorczy będzie stanowił potwierdzenie tego przekazania. Ponadto, zgodnie z regulacjami dotyczącymi zarządzania dokumentacją, taki spis powinien zawierać szczegółowy wykaz przekazywanych dokumentów, daty ich przekazania oraz podpisy osób odpowiedzialnych za ich przygotowanie i odbiór. Praktyka ta jest zgodna z ogólnymi standardami archiwizacji, które wymagają, aby każdy proces przekazywania dokumentów był dobrze udokumentowany i przejrzysty, co z kolei ułatwia wszelkie audyty oraz kontrole wewnętrzne. Odpowiednie prowadzenie spisu zdawczo-odbiorczego zapewnia również, że dokumenty są przechowywane zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa oraz wewnętrznymi regulacjami firmy.
Pytanie 12

Dokumenty dotyczące udostępniania akt powinny być przechowywane w archiwum zakładowym przez

A. 5 lat
B. 7 lat
C. 2 lata
D. 4 lata
Odpowiedź, że karty udostępniania akt muszą być przechowywane w archiwum zakładowym przez 5 lat, jest zgodna z obowiązującymi przepisami prawa oraz standardami dotyczących zarządzania dokumentacją. Zgodnie z ustawą o archiwizacji i przepisami związanymi z obiegiem dokumentów, okres przechowywania dokumentów jest kluczowy dla zapewnienia odpowiedniego dostępu do informacji oraz ich bezpieczeństwa. Przechowywanie dokumentów przez 5 lat pozwala na odpowiednią ich archiwizację, a także na spełnienie wymogów audytowych oraz kontrolnych. Przykładem zastosowania tej zasady może być sytuacja, w której jednostka organizacyjna musi wykazać, że przestrzega standardów dotyczących dokumentacji dla potrzeb audytu zewnętrznego. Utrzymywanie dokumentów przez ten okres pozwala również na ewentualne odwołania się oraz weryfikacje w przypadku sporów prawnych. W praktyce, jednostki zobowiązane do przestrzegania tych regulacji powinny implementować jasne procedury dotyczące archiwizacji, aby uniknąć ryzyka związanego z niewłaściwym zarządzaniem dokumentacją oraz utraty ważnych informacji.
Pytanie 13

Jaką kategorię archiwalną, zgodnie z Rozporządzeniem Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku, przydzieli się listom obecności pracowników w haśle "Dowody obecności w pracy"?

A. B3
B. B6
C. B5
D. B10
Wybór odpowiedzi B6, B5, czy B10 może wynikać z nieporozumień dotyczących klasyfikacji dokumentów w kontekście archiwizacji. Kategoria B6 zazwyczaj obejmuje dokumenty o innym charakterze, które nie są bezpośrednio związane z obecnością pracowników w pracy. Z kolei B5 dotyczy dokumentów, które mają inny cel, często związany z działalnością administracyjną, a nie ewidencją obecności. Kategoria B10 może odnosić się do dokumentów, które są przechowywane przez dłuższy czas, ale nie dotyczą one bezpośrednio potwierdzania obecności w pracy. Często popełnianym błędem jest mylenie różnych kategorii archiwalnych oraz brak zrozumienia ich specyfiki. Prawidłowa klasyfikacja dokumentów jest kluczowa dla efektywnego zarządzania archiwum. W kontekście dowodów obecności, ważne jest, aby wiedzieć, które dokumenty służą konkretnym celom, aby uniknąć chaosu w archiwizacji. Zrozumienie przepisów oraz ich odpowiednie stosowanie pozwala na zapewnienie, że dokumentacja będzie zgodna z wymogami prawnymi oraz wewnętrznymi procedurami organizacji. Niewłaściwy wybór kategorii może prowadzić do problemów z audytem oraz trudności w dostępie do kluczowych informacji, co może negatywnie wpłynąć na funkcjonowanie przedsiębiorstwa.
Pytanie 14

Do jakiego archiwum należy udać się, aby znaleźć akta Metryki Koronnej?

A. Do Archiwum Akt Nowych
B. Do Archiwum Polskiej Akademii Nauk
C. Do Archiwum Głównego Akt Dawnych
D. Do Archiwum Państwowego w Warszawie
Archiwum Główne Akt Dawnych to instytucja zajmująca się przechowywaniem oraz udostępnianiem akt dotyczących najstarszej historii Polski. Metryka Koronna, będąca ważnym zbiorem dokumentów związanych z prawem i administracją Królestwa Polskiego, znajduje się właśnie w zasobach tego archiwum. Potwierdza to jego specyfika oraz bogata kolekcja dokumentów z okresu przedrozbiorowego, w tym akta sądowe, skarbowe oraz różnorodne sprawy administracyjne. Użytkownicy, którzy chcą uzyskać dostęp do tych akt, powinni wiedzieć, że Archiwum Główne Akt Dawnych umożliwia przeszukiwanie zbiorów online oraz oferuje pomoc w zakresie badań genealogicznych, co czyni je nieocenionym źródłem dla historyków, genealogów oraz wszystkich zainteresowanych historią Polski. Przykładem zastosowania wiedzy związanej z tym archiwum jest możliwość odtworzenia genealogii rodzinnej na podstawie dokumentów metrykalnych, które mogą zawierać informacje o przodkach oraz ich związku z różnymi wydarzeniami historycznymi.
Pytanie 15

Który z poniższych tytułów rozdziałów nie jest częścią instrukcji kancelaryjnej?

A. Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne
B. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek
C. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania
D. Przechowywanie i zabezpieczanie zgromadzonej dokumentacji oraz prowadzenie jej ewidencji
Wszystkie inne podane odpowiedzi odnoszą się do standardowych procedur związanych z instrukcją kancelaryjną, co powoduje, że są one błędne jako odpowiedzi na pytanie dotyczące tytułu, który nie należy do tej instrukcji. Przyjmowanie, otwieranie i sprawdzanie przesyłek to kluczowy proces, który zapewnia, że dokumenty są prawidłowo skierowane do odpowiednich działów lub osób. Jest to fundament skutecznego zarządzania obiegiem dokumentów, w którym błędne przekazanie lub brak sprawdzenia przesyłek może prowadzić do opóźnień lub utraty ważnych informacji. Rejestracja spraw i sposób ich dokumentowania również stanowi zasadniczy element funkcjonowania kancelarii, ponieważ umożliwia śledzenie postępu spraw oraz zapewnia odpowiednią dokumentację w przypadku audytów czy analiz. Przechowywanie i udostępnianie dokumentacji przez komórki organizacyjne to konsekwencja wcześniejszych działań, które należy wykonać, aby zagwarantować, że dokumenty są dostępne w razie potrzeby, co ma istotne znaczenie w kontekście transparentności i efektywności działania jednostki. Niezrozumienie tych procesów oraz ich wzajemnych relacji może prowadzić do chaosu informacyjnego i utrudnień w pracy, co podkreśla znaczenie znajomości struktury i zasad działania instrukcji kancelaryjnej w każdej organizacji.
Pytanie 16

Referent przystępuje do rejestracji sprawy

A. w trakcie analizowania sprawy, podczas sporządzania odpowiedzi
B. na podstawie pisemnej decyzji kierownika danego działu o rozpoczęciu sprawy
C. na podstawie pierwszego pisma odnoszącego się do danej sprawy
D. po zebranie wszystkich dokumentów związanych z daną sprawą
Właściwa odpowiedź, "na podstawie pierwszego pisma dotyczącego danej sprawy", wskazuje na kluczowy etap w procesie rejestracji sprawy przez referenta. Zgodnie z obowiązującymi procedurami administracyjnymi, rejestracja sprawy następuje w momencie, gdy do jednostki wpłynie pierwsze pismo, które formalizuje temat sprawy oraz wskazuje na konieczność podjęcia działań. Pismo to może mieć różnorodny charakter – być skargą, wnioskiem, zgłoszeniem czy innym dokumentem inicjującym postępowanie. Praktyka ta jest zgodna z zasadami efektywnego zarządzania sprawami w administracji publicznej, gdzie kluczowe znaczenie ma dokumentowanie i systematyczne podejście do prowadzenia spraw. Właściwe zarejestrowanie sprawy na podstawie pierwszego pisma pozwala na zachowanie porządku w dokumentacji, a także umożliwia dalsze etapy postępowania, takie jak zbieranie dodatkowych informacji czy podejmowanie decyzji. Dobre praktyki w tym zakresie obejmują również stosowanie elektronicznych systemów zarządzania dokumentami, co zwiększa efektywność i transparentność procesów administracyjnych.
Pytanie 17

Jak najwcześniej można zlikwidować akta kategorii B5, które zostały utworzone w 2010 roku?

A. 2011
B. 2010
C. 2015
D. 2016
Wybór roku 2010 jako daty, w której można by wybrakować akta, jest całkowicie błędny, ponieważ nie uwzględnia minimalnego okresu przechowywania, który jest wymagany dla dokumentacji w kategorii B5. Zgodnie z polskim prawem archiwalnym, dokumenty wytworzone w danym roku muszą być przechowywane przez przynajmniej 6 lat. Z tego powodu, w przypadku akt stworzonych w 2010 roku, ich wybrakowanie nie może nastąpić przed końcem roku 2016. Wybór roku 2011 sugeruje, że istnieje możliwość wcześniejszego wybrakowania, co jest sprzeczne z zasadami obowiązującymi w tej dziedzinie. Ponadto, odniesienie do roku 2015 jako możliwej daty wybrakowania również jest niepoprawne, ponieważ nie uwzględnia wymaganego 6-letniego okresu przechowywania. Jakiekolwiek podejście, które ignoruje te ramy czasowe, może prowadzić do niezgodności z normami archiwalnymi, co w konsekwencji może skutkować poważnymi problemami prawnymi oraz organizacyjnymi dla instytucji. Zarządzanie dokumentacją wymaga staranności w przestrzeganiu przepisów oraz dobrych praktyk, co obejmuje znajomość terminów wybrakowania oraz odpowiednich procedur archiwizacji. Unikanie tych typowych błędów myślowych jest kluczowe dla zapewnienia prawidłowego zarządzania informacjami i zabezpieczenia organizacji przed potencjalnymi sankcjami.
Pytanie 18

Poszukiwanie informacji w dokumentach w celu wyjaśnienia konkretnej sprawy to

A. kwartant
B. kartularz
C. kwerenda
D. kurenda
Kwerenda to tak naprawdę sposób, w jaki szukamy informacji w różnych dokumentach czy bazach danych. W praktyce może to być pytanie do jakiegoś systemu informacyjnego czy analiza akt prawnych. Na przykład prawnicy albo analitycy danych muszą czasem przeprowadzać kwerendy, żeby zrozumieć, co się dzieje w danej sprawie. Dzięki temu mogą znaleźć kluczowe fakty i dowody, które są im potrzebne. Warto pamiętać, że robiąc kwerendę, trzeba stosować się do pewnych zasad, żeby zdobyte informacje były dokładne i wiarygodne. Używanie odpowiednich metod badawczych oraz analizowanie danych zgodnie z prawem to istotne elementy, które mogą naprawdę pomóc w pracy z informacjami. Bez tej umiejętności trudno by było odnaleźć się w świecie informacji, a dobre przeprowadzanie kwerend może naprawdę zmienić bieg sprawy.
Pytanie 19

Która z pomocy ewidencyjnych w zakładowym archiwum nie jest uznawana za dokumentację archiwalną?

A. Karta udostępniania akt
B. Spisy zdawczo-odbiorcze akt
C. Protokół brakowania dokumentacji niearchiwalnej
D. Wykaz spisów zdawczo-odbiorczych
Karta udostępniania akt jest pomocniczym narzędziem ewidencyjnym, które służy do dokumentowania procesu udostępniania akt osobom zainteresowanym, zarówno pracownikom instytucji, jak i zewnętrznym badaczom. Nie jest to jednak dokumentacja archiwalna w rozumieniu przepisów dotyczących zarządzania dokumentami w archiwach. Dokumentacja archiwalna to materiały, które zostały wyselekcjonowane do zachowania ze względu na ich wartość historyczną, prawną lub administracyjną. Karta udostępniania akt nie spełnia tych kryteriów, ponieważ odnosi się wyłącznie do operacji związanych z dostępem do dokumentów, nie zaś do ich trwałego przechowywania. Przykład zastosowania karty udostępniania akt może obejmować sytuacje, w których badacz korzysta z archiwalnych zbiorów w celu pisania pracy naukowej. W takich przypadkach, karta ta dokumentuje, jakie akta zostały udostępnione i na jak długo, co zwiększa transparentność i organizację pracy archiwum. W kontekście dobrych praktyk, warto również zaznaczyć, że prawidłowe ewidencjonowanie udostępniania akt wspiera zarządzanie ryzykiem w archiwizacji.
Pytanie 20

Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych, niezwłocznie po upływie

A. 20 lat od wytworzenia dokumentacji
B. 25 lat od wytworzenia dokumentacji
C. 35 lat od wytworzenia dokumentacji
D. 30 lat od wytworzenia dokumentacji
Zgodnie z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, organy jednostek samorządu terytorialnego oraz samorządowe jednostki organizacyjne mają obowiązek przekazywania materiałów archiwalnych do właściwych archiwów państwowych niezwłocznie po upływie 25 lat od wytworzenia dokumentacji. Ta regulacja ma na celu zapewnienie, że ważne dokumenty, które mogą mieć znaczenie dla historii, społeczeństwa oraz prawa, są odpowiednio zabezpieczone i dostępne dla przyszłych pokoleń. Przykładem może być archiwizacja dokumentów dotyczących lokalnych inicjatyw społecznych czy projektów infrastrukturalnych, które po upływie tego okresu stanowią cenne źródło wiedzy dla badaczy i obywateli. W praktyce, właściwe archiwa państwowe prowadzą systematyczne inwentaryzacje oraz udostępniają zarchiwizowane materiały, co wspiera transparentność i historię lokalnych społeczności, zgodnie z dobrą praktyką zarządzania archiwami.
Pytanie 21

W kontekście zamykania placówki do zadań archiwisty zakładowego należy

A. odtajnić dokumenty objęte tajemnicą lub poufnością
B. przeprowadzić skontrum i zaktualizować środki ewidencyjne
C. opracować plan uporządkowania całego zasobu archiwalnego
D. przekazać do brakowania nieaktualne dokumenty niearchiwalne
Przeprowadzenie skontrum i uaktualnienie środków ewidencyjnych to kluczowe zadania dla archiwisty zakładowego, szczególnie w kontekście likwidacji instytucji. Skontrum, czyli inwentaryzacja zbiorów archiwalnych, pozwala na dokładne określenie stanu dokumentacji oraz jej zgodności z ewidencją. Jest to nie tylko praktyka, ale również wymóg zgodny z zasadami archiwizacji, które podkreślają znaczenie systematycznego monitorowania zasobów archiwalnych. W ramach skontrum archiwista powinien zweryfikować, czy wszystkie dokumenty zostały poprawnie sklasyfikowane oraz czy żadne z nich nie zostały utracone lub zniszczone. Uaktualnienie środków ewidencyjnych wiąże się z wprowadzeniem ewentualnych zmian wynikających podczas inwentaryzacji, co jest niezbędne dla zachowania integralności i dostępności zasobów. Przykładem zastosowania tych działań może być przygotowanie raportu dla nowej instytucji, która przejmie odpowiedzialność za dokumentację, co umożliwia płynne przejście odpowiedzialności oraz zapewnia zgodność z przepisami prawa archiwalnego.
Pytanie 22

Zasady postępowania dotyczące sytuacji związanych z zaginieniem, uszkodzeniem lub wykryciem braków w wypożyczonej dokumentacji określa

A. instrukcja archiwalna
B. regulamin organizacyjny
C. instrukcja kancelaryjna
D. wskazówka metodyczna
Instrukcja archiwalna jest dokumentem, który precyzyjnie określa zasady postępowania z dokumentacją w zakresie jej przechowywania, zabezpieczania oraz procedur związanych z zaginięciem, uszkodzeniem lub stwierdzeniem braków. W kontekście archiwizacji, szczególnie ważne jest zapewnienie ciągłości pracy i efektywności w zarządzaniu dokumentami. Przykładem zastosowania instrukcji archiwalnej może być procedura zgłaszania zaginięcia ważnych dokumentów, gdzie dokładne wytyczne pomagają w szybkiej reakcji i minimalizacji potencjalnych strat. Zgodnie z dobrymi praktykami branżowymi, każda instytucja powinna posiadać jasno określone zasady postępowania zgodne z wytycznymi archiwalnymi, co nie tylko sprzyja skutecznemu zarządzaniu dokumentacją, ale także zapewnia zgodność z wymogami prawnymi. Warto pamiętać, że poprawne zarządzanie dokumentacją archiwalną przyczynia się do ochrony informacji i zabezpieczenia interesów organizacji.
Pytanie 23

W przypadku likwidacji instytucji, aby zabezpieczyć dokumentację kategorii B10, której czas przechowywania jeszcze nie upłynął, należy

A. wykonać ocenę archiwalną
B. przekazać dokumenty do archiwum państwowego
C. przeprowadzić skrupulatny proces brakowania
D. zawrzeć umowę z zewnętrznym podmiotem na dalsze odpłatne przechowywanie dokumentacji
Zawarcie umowy z podmiotem zewnętrznym na dalsze odpłatne przechowywanie dokumentacji kategorii B10 jest kluczowe w sytuacji likwidacji instytucji. Takie działanie pozwala na zabezpieczenie dokumentacji przed zniszczeniem, co jest zgodne z obowiązującymi przepisami prawa, w tym z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz o archiwach. Dokumenty kategorii B10, które mają jeszcze aktywny okres przechowywania, muszą być chronione do momentu, gdy upłynie termin ich przechowywania. Przykład praktyczny zastosowania tej procedury można znaleźć w instytucjach publicznych, które po likwidacji decydują się na współpracę z wyspecjalizowanymi archiwami prywatnymi, które oferują zarówno przechowywanie, jak i dodatkowe usługi związane z zarządzaniem dokumentacją. Warto zwrócić uwagę, że umowa z podmiotem zewnętrznym powinna precyzować odpowiedzialność za dokumentację oraz warunki jej przechowywania, aby spełniała wymogi bezpieczeństwa i dostępu do informacji. Taka praktyka jest zgodna z zasadami zarządzania dokumentacją oraz audytu, które przewidują, że dokumenty nie mogą być pozostawione bez nadzoru po likwidacji instytucji.
Pytanie 24

Jaką kategorię archiwalną powinno się przypisać listom płac oraz imiennym kartom zbiorczym wynagrodzeń?

A. B25
B. B5
C. B50
D. B10
Wybór kategorii archiwalnej innej niż B50 dla listów płac oraz imiennych kart zbiorczych wynagrodzeń może prowadzić do poważnych konsekwencji w zakresie zgodności z przepisami prawa oraz praktykami archiwizacyjnymi. W przypadku kategorii B5, która jest zarezerwowana dla dokumentów o krótkoterminowym charakterze, takich jak bieżąca korespondencja, brakuje odpowiedniego zabezpieczenia długoterminowej historii płac, co może wpłynąć na możliwość udowodnienia wynagrodzeń w przyszłych audytach czy kontrolach. Podobnie, kategorie B10 i B25 są przeznaczone dla dokumentacji, która nie wymaga tak długiego okresu przechowywania i może dotyczyć spraw mniej istotnych. Wybór tych kategorii mógłby wynikać z błędnego założenia, że dokumenty płacowe nie muszą być przechowywane przez długi czas, co jest niezgodne z praktykami branżowymi. W rzeczywistości, wynagrodzenia pracowników są kluczowym elementem dokumentacji, która ma długotrwałe znaczenie prawne oraz finansowe. Ignorowanie wymagań dotyczących archiwizacji takich dokumentów może prowadzić do naruszenia przepisów i potencjalnych kar. Ponadto, brak przestrzegania tych standardów może wpłynąć na zaufanie pracowników i organów kontrolnych do organizacji oraz przyczynić się do chaosu w zarządzaniu dokumentacją.
Pytanie 25

W razie likwidacji lub zmiany formy instytucji, dokumenty kategorii A, przechowywane w archiwum zakładowym, powinny być przesyłane do

A. właściwego miejscowo archiwum państwowego
B. kancelarii tajnej sukcesora
C. prywatnej firmy przechowalniczej
D. registratury jednostki organizacyjnej likwidatora
Właściwe przekazanie dokumentacji kategorii A do archiwum państwowego jest kluczowym elementem zapewnienia trwałości i dostępności informacji. Zgodnie z przepisami prawa, dokumenty kategorii A, czyli te, które mają znaczenie historyczne lub informacyjne, powinny być przechowywane w archiwum państwowym, które dysponuje odpowiednimi zasobami i kompetencjami do ich ochrony, katalogowania oraz udostępniania. Przykładem zastosowania tej praktyki jest sytuacja, gdy instytucja publiczna zostaje rozwiązana – wtedy wszystkie dokumenty powinny trafić do archiwum, w celu zachowania ciągłości dostępu do informacji. Archiwa państwowe pełnią również funkcję instytucji badawczych i edukacyjnych, umożliwiając dostęp do zasobów historycznych nie tylko specjalistom, ale i społeczeństwu. Tego typu działania są zgodne z międzynarodowymi standardami archiwalnymi, takimi jak ISO 15489, które podkreślają znaczenie właściwego zarządzania dokumentacją w kontekście jej dalszej konserwacji oraz wykorzystania.
Pytanie 26

Na liście zdawczo-odbiorczej akt teczki przekazywane do archiwum zakładowego powinny być uporządkowane

A. według kategorii archiwalnych
B. według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt
C. zgodnie z strukturą organizacyjną
D. tematycznie, a w obrębie tematu chronologicznie
Odpowiedź według kolejności symboli klasyfikacyjnych wykazu akt jest prawidłowa, ponieważ w procesie przekazywania akt do archiwum zakładowego kluczowe jest zachowanie jasno określonej struktury, która umożliwia łatwe odnalezienie dokumentów w przyszłości. System klasyfikacji akt jest oparty na ustalonych standardach archiwalnych, które definiują, w jaki sposób powinny być uporządkowane dokumenty. Klasyfikacja według symboli pozwala na systematyczne grupowanie akt w oparciu o ich charakter oraz przeznaczenie. Dzięki temu zarówno archiwiści, jak i użytkownicy mają możliwość szybkiego i efektywnego dostępu do informacji. W praktyce, przy tworzeniu wykazów akt, stosuje się odpowiednie symbole, które oznaczają różne kategorie dokumentów. Na przykład, dokumenty finansowe mogą mieć przypisane inne symbole niż dokumenty kadrowe. Właściwe uporządkowanie według symboli klasyfikacyjnych jest zatem nie tylko zgodne z normami archiwalnymi, ale również wspiera procesy zarządzania dokumentacją w instytucjach.
Pytanie 27

Ile zestawień powinna przygotować jednostka organizacyjna zajmująca się spisami dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu o symbolach B, BE i Bc?

A. Dwa
B. Trzy
C. Cztery
D. Jeden
Jednostka organizacyjna odpowiedzialna za spisy dokumentacji niearchiwalnej, która podlega brakowaniu, powinna sporządzić trzy spisy: jeden dla dokumentów oznaczonych symbolem B, drugi dla dokumentów oznaczonych symbolem BE, a trzeci dla dokumentów oznaczonych symbolem Bc. Każdy z tych symboli oznacza inny poziom ważności i procedury związane z brakowaniem dokumentów, co jest zgodne z regulacjami prawnymi oraz standardami archiwizacji. Dokumenty oznaczone symbolem B to dokumenty, które należy przechowywać przez określony czas, a następnie je zniszczyć. Dokumenty z symbolem BE mogą być przechowywane, ale także mogą być poddane natychmiastowemu brakowaniu w przypadku, gdy nie są już potrzebne. Z kolei dokumenty oznaczone symbolem Bc to dokumenty, które charakteryzują się szczególnym traktowaniem w kontekście brakowania, co oznacza, że wymagają dodatkowej analizy przed ich zniszczeniem. Sporządzanie oddzielnych spisów dla tych kategorii dokumentacji jest kluczowe dla zachowania porządku i zgodności z przepisami dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Pytanie 28

Dokumentacja niearchiwalna z likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw powinna być najpierw przekazywana

A. w nieuporządkowanej formie do państwowego archiwum
B. przedsiębiorstwu specjalizującemu się w przechowywaniu dokumentów
C. organizatorowi likwidowanej instytucji
D. jednostce, która przejmuje działalność likwidowanej jednostki
Dokumentacja niearchiwalna likwidowanych urzędów, instytucji, organizacji oraz przedsiębiorstw w pierwszej kolejności przekazywana jest jednostce, która przejmuje ich działalność. Taki proces jest zgodny z zasadami ciągłości działania oraz z zachowaniem odpowiedzialności za dokumentację. Przekazanie dokumentów do nowej jednostki umożliwia kontynuowanie wszelkich spraw administracyjnych oraz zapewnia dostęp do informacji, które mogą być kluczowe dla dalszego funkcjonowania organizacji. W praktyce oznacza to, że nowa jednostka, na przykład w przypadku fuzji lub likwidacji, przejmuje nie tylko aktywa, ale również odpowiedzialność za dokumenty. Zgodnie z ustawodawstwem regulującym archiwizację, w tym ustawą o narodowym archiwum, odpowiedzialność za dokumenty niearchiwalne leży w gestii jednostki przejmującej, co zapewnia efektywne zarządzanie informacją oraz jej prawidłowe wykorzystanie w bieżącej działalności. Warto również zaznaczyć, że w przypadku braku podmiotu przejmującego, dokumentacja ta powinna być właściwie zabezpieczona i przekazana do archiwum państwowego zgodnie z obowiązującymi przepisami.
Pytanie 29

Jaka jest minimalna liczba członków w komisji skontrolującej?

A. 2 członków
B. 3 członków
C. 4 członków
D. 1 członek
Minimalna liczba członków komisji skontrowej wynosi 2. To podejście jest zgodne z zasadami efektywności oraz rzetelności w procesach kontrolnych. Komisja skontrowa ma za zadanie zapewnienie obiektywności i niezależności w ocenie działań, dlatego wymagane jest, aby w jej skład wchodziło co najmniej dwóch członków. Taka liczba członków umożliwia wyważoną dyskusję oraz eliminację subiektywnych ocen, co jest kluczowe w kontekście audytu i kontroli wewnętrznej. Przykładowo, w praktyce audytorskiej, zespół składający się z dwóch osób może lepiej identyfikować ryzyka i nieprawidłowości niż pojedynczy audytor. Wspólna praca umożliwia także dzielenie się wiedzą i doświadczeniami, co podnosi jakość wyników kontroli. Dodatkowo, w wielu organizacjach przyjęto standardy, które rekomendują, aby komisje skontrolne były zróżnicowane pod względem kompetencji, co further wspiera procesy decyzyjne i przyczynia się do zwiększenia transparentności działań.
Pytanie 30

Rejestr dokumentów obejmujący wszystkie materiały archiwalne dotyczące konkretnego tematu, to zestaw akt

A. topograficzny
B. rzeczywisty
C. nieaktywny
D. tematyczny
Odpowiedzi 'realny', 'martwy' oraz 'topograficzny' nie są adekwatne do opisanego w pytaniu inwentarza akt. Inwentarz realny zazwyczaj odnosi się do zbioru akt, które opisują konkretne obiekty lub wydarzenia, ale nie koncentruje się na tematach. W przypadku archiwów, takie inwentarze mogą być użyteczne, ale nie odpowiadają na pytanie o całość materiałów dotyczących określonego zagadnienia. Z kolei inwentarz martwy dotyczy akt, które nie są już aktywnie wykorzystywane, a ich status nie odnosi się do ich tematyki, lecz do stopnia aktywności. To podejście może prowadzić do mylnego wniosku, że wszystkie akta, które są nieużywane, są jednocześnie martwe, co nie jest prawdą, ponieważ mogą być istotne dla badań historycznych. Ostatnia opcja, czyli inwentarz topograficzny, odnosi się do zbiorów akt zorganizowanych według lokalizacji geograficznej. Taki system klasyfikacji jest przydatny w kontekście badań regionalnych, ale ponownie nie spełnia kryteriów określonych w pytaniu, które dotyczyło specyficznego zagadnienia. W archiwistyce ważne jest zrozumienie różnicy między tymi rodzajami inwentarzy, aby skutecznie organizować i udostępniać materiały archiwalne, a błędne utożsamienie różnych typów inwentarzy może prowadzić do nieefektywnego zarządzania informacjami oraz ograniczenia dostępu do cennych zasobów.
Pytanie 31

Lista spisów zdawczo-odbiorczych

A. zawiera dane o dacie utworzenia teczek
B. jest tworzony oddzielnie dla każdego rocznika
C. ma ciągłą numerację
D. jest fundamentem do przekazania dokumentacji do archiwum
Wiesz, wykaz spisów zdawczo-odbiorczych to nie tylko jakiś papierek, ale jego układ i organizacja mają znaczenie w zarządzaniu dokumentami. Trudno stwierdzić, że ten wykaz to jedyny klucz do przekazania dokumentów do archiwum, bo najpierw muszą być one dobrze przygotowane. Oczywiście, dobrze zorganizowane spisy pomagają w archiwizacji, ale to nie one decydują o tym, czy coś zostało przekazane, bo to wymaga dodatkowych kroków. Stwierdzenie, że wykaz jest osobno dla każdego roku, też może być mylące. W praktyce spisy mogą być prowadzone w innym czasie, w zależności od tego, jak dana instytucja ma politykę archiwizacji. Informacja o dacie teczek jest ważna, ale nie jest najważniejsza w wykazie i nie wpływa na jego działanie czy efektywność. Często instytucje mają systemy, które pozwalają śledzić daty osobno od samego wykazu. A w końcu, brak ciągłej numeracji w spisach zbiorczych to naprawdę kłopot, bo łatwo wtedy o pomyłkę i trudniej jest znaleźć dokumenty, a to problem, z którym każda instytucja zajmująca się archiwizacją musi się zmagać.
Pytanie 32

Dokumenty sprawy w trakcie realizacji obowiązków służbowych zawsze "przechodzą" przez

A. punkt zatrzymania
B. układ chronologiczny
C. składnicę dokumentów
D. archiwum zakładowe
Punkt zatrzymania to kluczowy element w zarządzaniu dokumentacją i aktami sprawy. W kontekście czynności służbowych, akta są zwykle przekazywane przez różne etapy obiegu, a punkt zatrzymania stanowi moment, w którym dokumenty są gromadzone i rejestrowane przed dalszym przetwarzaniem. Przykładem zastosowania punktu zatrzymania może być zbieranie dokumentów związanych z projektem, które następnie są analizowane i archiwizowane. W praktyce, punkt zatrzymania może być wykorzystywany do prowadzenia kontroli jakości dokumentów oraz zapewnienia, że żadne istotne informacje nie zostaną pominięte. W ramach dobrych praktyk, organizacje powinny stosować jednolite procedury dotyczące obiegu akt, upewniając się, że każdy etap, w tym punkt zatrzymania, jest odpowiednio udokumentowany i monitorowany. W ten sposób możliwe jest zwiększenie efektywności operacyjnej oraz zgodności z regulacjami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją.
Pytanie 33

Jakie powinny być odpowiednie wartości temperatury w pomieszczeniach, w których przechowuje się fotografie, według Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 roku?

A. 24 ÷ 25 °C
B. 22 ÷ 23 °C
C. 3 ÷ 18 °C
D. 19 ÷ 20 °C
Odpowiedzi, które wskazują na wyższe temperatury, jak 19 do 20 °C czy 24 do 25 °C, nie biorą pod uwagę, jak bardzo temperatura wpływa na zdjęcia. Wysoka temperatura przyspiesza różne sztuczki chemiczne, które mogą zniszczyć zdjęcia, na przykład kolory mogą się zniekształcać i blaknąć, a ostrość się pogarsza. Emulsje w zdjęciach są wrażliwe na temperaturę, więc między 19 a 25 °C mogą się dziać nieprzyjemne rzeczy, które z czasem pogarszają jakość zdjęć. Wiele muzeów stara się trzymać w ryzach te normy, bo wiedzą, jak ważne jest stabilne środowisko. To widać w standardach, jak ISO 11799, które mówią, co trzeba robić z archiwami. Wiele osób uważa, że wyższa temperatura nie szkodzi, ale to nieprawda. Utrzymywanie niższej temperatury jest naprawdę kluczowe, żeby nie stracić zdjęć na zawsze. Dlatego zarządzanie warunkami przechowywania jest naprawdę ważne, żeby uniknąć problemów w przyszłości.
Pytanie 34

Podstawowe wyposażenie magazynu archiwum zakładowego obejmuje:

A. regały metalowe, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności, rośliny doniczkowe
B. regały drewniane, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności, czajnik, biurko
C. regały metalowe, biurko, gaśnica, urządzenie do pomiaru temperatury oraz wilgotności
D. regały drewniane, biurko, gaśnica, czajnik
Odpowiedź wskazująca na regały metalowe, biurko, gaśnicę oraz urządzenie do pomiaru temperatury i wilgotności jest właściwa, ponieważ te elementy stanowią kluczowe wyposażenie dla funkcjonowania archiwum zakładowego. Regały metalowe są preferowane ze względu na ich trwałość oraz odporność na czynniki zewnętrzne, co jest istotne dla ochrony dokumentów. Biurko zapewnia miejsce do pracy, a gaśnica jest niezbędnym elementem ochrony przeciwpożarowej, co jest zgodne z przepisami bezpieczeństwa pożarowego. Urządzenie do pomiaru temperatury i wilgotności pozwala na monitorowanie warunków środowiskowych, co jest kluczowe dla zachowania integralności archiwalnych materiałów, zgodnie z normami ISO 11799, które określają wymagania dotyczące przechowywania dokumentów. Dbanie o odpowiednie warunki przechowywania dokumentów jest fundamentalne, aby zminimalizować ryzyko ich uszkodzenia, co może prowadzić do nieodwracalnej utraty informacji.
Pytanie 35

Kto ma prawo zatwierdzać zmiany w wykazie, obejmujące dodanie nowych klas?

A. Dyrektor archiwum państwowego
B. Dyrektor jednostki, w której działa archiwum zakładowe
C. Kierownik archiwum zakładowego
D. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
Dyrektor archiwum państwowego ma kluczową rolę w zatwierdzaniu zmian w wykazie archiwalnym, w tym wprowadzeniu nowych klas. Zgodnie z Krajowym Programem Archiwalnym oraz właściwymi przepisami prawa, dyrektor archiwum państwowego odpowiada za zapewnienie zgodności dokumentacji archiwalnej z obowiązującymi standardami i normami. W praktyce oznacza to, że wszelkie zmiany w wykazie, które mogą wpływać na sposób gromadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentów, muszą być przez niego zatwierdzone. Taki proces ma na celu zapewnienie jednolitości i zgodności działań archiwalnych w różnych jednostkach, co jest kluczowe dla utrzymania wysokiej jakości zarządzania dokumentacją. Przykładem zastosowania tej wiedzy może być wprowadzenie nowych klas archiwalnych związanych z digitalizacją zasobów, co wymaga nie tylko zatwierdzenia przez dyrektora archiwum państwowego, ale także wcześniej przeprowadzonej analizy potrzeb i zgodności z ogólnokrajowymi standardami archiwalnymi.
Pytanie 36

Kto decyduje o utworzeniu archiwum zakładowego w danej jednostce organizacyjnej?

A. Dyrektor archiwum państwowego
B. Dyrektor jednostki, w której ma być zorganizowane archiwum
C. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego
D. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych
Odpowiedzi sugerujące, że decyzję o powołaniu archiwum zakładowego podejmują inne instytucje, takie jak dyrektor jednostki, minister kultury czy naczelny dyrektor archiwów państwowych, opierają się na niepełnym zrozumieniu struktury zarządzania archiwami w Polsce. Dyrektor jednostki, w której ma powstać archiwum, może mieć wpływ na decyzje związane z organizacją dokumentacji, jednak to jego rola nie obejmuje formalnego powoływania archiwum zakładowego. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego, choć pełni znaczącą funkcję w zakresie polityki kulturowej i archiwalnej, nie podejmuje bezpośrednich decyzji dotyczących konkretnego archiwum zakładowego. Podobnie, Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych i dyrektor archiwum państwowego pełnią funkcje nadzorcze, ale to dyrektor archiwum państwowego jest odpowiedzialny za bezpośrednie decyzje o powołaniu archiwów zakładowych. Niezrozumienie tej struktury może prowadzić do nieefektywnego zarządzania dokumentacją oraz do pomijania kluczowych aktów prawnych, które regulują te kwestie. Właściwe zrozumienie odpowiedzialności różnych instytucji w zakresie archiwizacji dokumentów jest niezbędne dla efektywnego działania systemu archiwalnego.
Pytanie 37

Materiały archiwalne przekazywane do archiwum państwowego, prowadzone w systemie kancelaryjnym bezdziennikowym, powinny być zorganizowane wewnątrz teczek

A. według symboli klasyfikacyjnych z wykazu dokumentów
B. w podziale tematycznym oraz chronologicznym
C. w układzie strukturalno-tematycznym
D. w kolejności spraw, a w ramach spraw według dat
Odpowiedź, że materiały archiwalne powinny być ułożone w kolejności spraw, a w ramach spraw chronologicznie, jest zgodna z zasadami bezdziennikowego systemu kancelaryjnego. Taki układ pozwala na efektywne zarządzanie dokumentacją, ponieważ ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych materiałów. W praktyce oznacza to, że najpierw segregujemy dokumenty według tematów spraw, a następnie w obrębie każdej sprawy ustalamy porządek chronologiczny. Taki system archiwizacji zapewnia zgodność z normami archiwalnymi, które promują przejrzystość i dostępność informacji. Przykładem zastosowania tej metody może być archiwizacja korespondencji związanej z konkretnymi projektami, gdzie najpierw segregujemy dokumenty według nazw projektów, a potem chronologicznie według daty ich powstania. W ten sposób nie tylko zapewniamy łatwy dostęp do informacji, ale także tworzymy logiczną strukturę, która wspiera późniejsze analizy i przeglądanie archiwum.
Pytanie 38

W jakim momencie dokumentacja techniczna może zostać zniszczona?

A. Po zakończeniu działalności pracowni, która przygotowała dokumentację
B. Po sporządzeniu kopii dokumentacji i zapisaniu jej na bezpiecznym nośniku danych
C. Po zamortyzowaniu obiektu, którego to dotyczy
D. Po przeprowadzeniu generalnego remontu obiektu, którego dotyczy
Brakowanie dokumentacji technicznej nie powinno być związane z generalnym remontem obiektu. W praktyce, podczas remontu wiele aspektów technicznych i funkcjonalnych obiektu może się zmieniać, a dokumentacja powinna być aktualizowana, aby odzwierciedlała te zmiany. Usunięcie dokumentacji w tym momencie mogłoby prowadzić do poważnych problemów, zwłaszcza gdy zajdzie potrzeba odniesienia się do wcześniejszych specyfikacji lub procedur. Odpowiednie podejście do zarządzania dokumentacją wymaga ciągłego monitorowania i aktualizowania dokumentów, a nie ich usuwania. Wykonanie kopii dokumentacji i zapisanie jej na bezpiecznym nośniku danych nie jest wystarczające, aby uznać oryginały za zbędne. Nawet po skopiowaniu, oryginalne dokumenty mogą mieć znaczenie prawne i techniczne, które należy uwzględnić w procesie brakowania. Likwidacja pracowni, która przygotowała dokumentację, również nie jest logicznym powodem do brakowania dokumentów, ponieważ dokumenty mogą być istotne dla innych działów, a ich utrata może wpłynąć na ciągłość operacyjną organizacji. Zatem, nieprawidłowe jest rozumienie brakowania dokumentacji w kontekście wydarzeń, które nie są bezpośrednio związane z zakończeniem cyklu życia obiektu.
Pytanie 39

W którym roku najwcześniej można zniszczyć Dokumentację księgową (kat. B5), sporządzoną w 2020 roku?

A. W 2026 roku
B. W 2025 roku
C. W 2028 roku
D. W 2027 roku
Błędne odpowiedzi dotyczące lat 2025, 2027 i 2028 wiążą się z nieprawidłowym zrozumieniem przepisów dotyczących okresu przechowywania dokumentacji księgowej. Odpowiedź wskazująca na możliwość wybrakowania dokumentów w 2025 roku pomija kluczowy aspekt, że dokumentacja musi być przechowywana przez co najmniej pięć lat. Oznacza to, że dla dokumentów z 2020 roku, termin na ich wybrakowanie w 2025 roku byłby zbyt wczesny, ponieważ ten rok wynikałby nie z zakończenia okresu przechowywania, lecz z jego początku. Z kolei odpowiedzi sugerujące lata 2027 i 2028 natomiast z kolei opierają się na błędnym rozumieniu tych terminów, co prowadzi do nieprawidłowego wyliczania czasu, przez który dokumenty muszą być przechowywane. W praktyce, każdy przedsiębiorca powinien dążyć do dokładnego zaznajomienia się z przepisami prawa w zakresie rachunkowości i dokumentacji, aby skutecznie zarządzać swoimi obowiązkami archiwizacyjnymi. Nieprzestrzeganie norm dotyczących likwidacji dokumentów może prowadzić do nie tylko problemów prawnych, ale również wprowadzać organizację w problemy związane z nadmiarem przechowywanych danych, co może wpływać na efektywność operacyjną oraz bezpieczeństwo informacji.
Pytanie 40

Jakie jest przeznaczenie formularza "Spis spraw"?

A. Do ewidencji spraw w archiwum firmowym.
B. Do prowadzenia ewidencji teczek aktowych
C. Do notowania dokumentów wpływających do biura.
D. Do rejestrowania spraw, w ramach kategorii z wykazu akt, w roku kalendarzowym w konkretnej jednostce merytorycznej.
Wiele osób może mylnie uważać, że formularz 'Spis spraw' służy do rejestracji dokumentów wpływających do kancelarii. Takie podejście jest ograniczone, ponieważ 'Spis spraw' nie koncentruje się na dokumentach jako takich, lecz na sprawach i ich klasyfikacji w obrębie danej komórki organizacyjnej. Rejestracja dokumentów wpływających do kancelarii jest zupełnie innym procesem, który wymaga osobnych narzędzi i procedur, takich jak ewidencja korespondencji czy rejestr dokumentów. Ponadto, niektórzy mogą sądzić, że formularz ten ma na celu rejestrację spraw w archiwum zakładowym. To również jest niepoprawne, ponieważ archiwizacja spraw to proces odrębny, który następuje po zakończeniu ich obiegu. 'Spis spraw' koncentruje się na bieżących sprawach i ich obiegu, a nie na archiwizacji. Inna myląca koncepcja dotyczy ewidencji teczek aktowych. Chociaż teczki aktowe są ważnym elementem systemu zarządzania dokumentacją, formularz 'Spis spraw' nie jest narzędziem do ich ewidencjonowania. Nierzadko, nieprawidłowe przypisanie funkcji formularza prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów i spraw, co może skutkować utratą ważnych informacji oraz problemami z audytami. Kluczowe jest zrozumienie różnicy między tymi pojęciami, aby móc efektywnie zarządzać dokumentacją w organizacji.
Rozpocznij nowy egzamin
Powrót do strony głównej