Wyniki egzaminu

Nowy egzamin

Informacje o egzaminie:

Zawód: Technik archiwista
Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Data rozpoczęcia: 13 maja 2025 11:23
Data zakończenia: 13 maja 2025 11:32

Egzamin zdany!

Wynik: 35/40 punktów (87,5%)

Wymagane minimum: 20 punktów (50%)

Pochwal się swoim wynikiem!

Facebook

X.com

Szczegółowe wyniki:

Pytanie 1

Który z poniższych elementów jest niezbędny do prawidłowego funkcjonowania archiwum elektronicznego?

A. Wagi elektroniczne

B. Telewizory plazmowe

C. System zarządzania dokumentacją

D. Drukarki laserowe

System zarządzania dokumentacją to kluczowy komponent każdego archiwum elektronicznego. Taki system umożliwia organizowanie, przechowywanie oraz szybkie odnajdywanie dokumentów w formie cyfrowej. W praktyce oznacza to, że dokumenty są skanowane, indeksowane i przechowywane w cyfrowych repozytoriach. Dzięki temu proces zarządzania dokumentami staje się bardziej efektywny i bezpieczny. Systemy te często wspierają również workflow, co pozwala na automatyzację niektórych procesów w organizacji, jak np. obieg i zatwierdzanie dokumentów. Korzystanie z systemu zarządzania dokumentacją zgodne jest z najlepszymi praktykami branżowymi oraz obowiązującymi normami, co jest niezwykle istotne dla zachowania zgodności prawnej i bezpieczeństwa danych. Implementacja takiego systemu może również przynieść korzyści finansowe, redukując koszty związane z przechowywaniem i zarządzaniem dokumentacją papierową. Moim zdaniem, w dzisiejszym cyfrowym świecie, żadna nowoczesna firma czy instytucja nie może funkcjonować bez dobrze zorganizowanego systemu zarządzania dokumentacją.

Pytanie 2

Pomoc archiwalna, która zawiera zestawienie streszczeń dokumentów i aktów określonego zespołu lub jego części, ułożone w porządku chronologicznym, tematycznym bądź geograficznym, to

A. sumariusz.

B. rewers.

C. repertorium.

D. skorowidz.

Odpowiedź "sumariusz" jest prawidłowa, ponieważ odnosi się do dokumentu archiwalnego, który zawiera zestawienie streszczeń aktów, dokumentów lub innych materiałów z danego zespołu. Sumariusz jest sporządzany w sposób chronologiczny, tematyczny lub geograficzny, co ułatwia odnalezienie i zrozumienie zawartości archiwum. W praktyce stosowanie sumariuszy pozwala na efektywne przeszukiwanie zasobów archiwalnych, co jest niezbędne w pracy archiwistów oraz badaczy historycznych. Dobrą praktyką jest, aby sumariusze były dokładnie opracowane, przestrzegając standardów metadanych, co zwiększa ich użyteczność w systemach zarządzania dokumentacją. Na przykład, w archiwach państwowych sumariusze są często stosowane w celu zorganizowania i udostępnienia zbiorów, co sprzyja lepszemu dostępowi do informacji oraz wspiera procesy badawcze i edukacyjne.

Pytanie 3

Podczas wprowadzania do systemu ZOSIA informacji z zamkniętych inwentarzy kartkowych do wstępu do inwentarza nie będą odnotowane dane dotyczące

A. charakterystyki archiwalnej grupy

B. historii twórcy zespołu

C. zawartości grupy

D. schematów i materiałów twórcy zespołu

Analiza pozostałych odpowiedzi wskazuje na szereg nieporozumień wynikających z braku zrozumienia roli, jaką pełnią różne elementy dokumentacji w archiwistyce. Dzieje twórcy zespołu są kluczowe dla kontekstu, w jakim tworzono zbiory archiwalne; ich wprowadzenie pozwala na lepsze zrozumienie motywów oraz okoliczności działania twórcy. Z kolei charakterystyka archiwalna zespołu dostarcza istotnych informacji na temat struktury, typu i znaczenia przechowywanych materiałów, co jest fundamentalne dla archiwistów i badaczy. Właściwe zrozumienie i opis tych elementów przyczynia się do lepszego zarządzania zasobami archiwalnymi oraz ich wykorzystania w celach badawczych. Zawartość zespołu również ma kluczowe znaczenie, ponieważ opisuje, jakie konkretnie dokumenty i materiały znajdują się w archiwum, co jest niezbędne do efektywnego poszukiwania i udostępniania zasobów. Wprowadzenie do inwentarza danych dotyczących schematów i materiałów twórcy zespołu, które mogą być postrzegane jako mniej istotne, może prowadzić do nadmiernej szczegółowości w dokumentacji, co z kolei może utrudniać pracę archiwistom, a także użytkownikom, którzy poszukują przystępnych informacji. Zrozumienie tego kontekstu i praktyczne zastosowanie tej wiedzy są kluczowe dla efektywnego zarządzania archiwami oraz ich zgodności z normami i dobrymi praktykami branżowymi.

Pytanie 4

Termin kopiowania nagrań na nowy nośnik w celu ich ochrony, należy liczyć od daty

A. zakończenia porządkowania nagrania

B. pierwszego nagrania na taśmie

C. przekazania nagrania do archiwum państwowego

D. ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania

Odpowiedź, iż termin przegrywania nagrań na nowy nośnik w celu ich zabezpieczenia należy liczyć od daty ostatniego zapisu egzemplarza archiwalnego nagrania, jest prawidłowa zgodnie z zasadami archiwizacji i ochrony danych. Uznaje się, że ostatni zapis stanowi moment, w którym materiał jest uznawany za kompletny i ostateczny. W praktyce oznacza to, że wszelkie zmiany, poprawki czy aktualizacje powinny być zakończone przed przystąpieniem do procesu archiwizacji. Po zakończeniu zapisywania, nagranie powinno być zabezpieczone przed dalszymi zmianami, co umożliwia zachowanie jego autentyczności i integralności. W kontekście archiwizacji, np. w instytucjach kultury, takich jak muzea czy archiwa państwowe, ważne jest, by prowadzić dokładną dokumentację dat i czasów zapisów, co stanowi kluczowy element zgodności z normami ISO 15489 dotyczącymi zarządzania dokumentacją. Odpowiedni proces przechowywania nagrań stanowi fundament dla zapewnienia ich długoterminowej dostępności i wykorzystania.

Pytanie 5

System informatyczny, który pozwala na realizację czynności kancelaryjnych, rejestrowanie przebiegu załatwiania spraw oraz zbieranie i tworzenie dokumentów elektronicznych w sektorze administracji publicznej, określany jest nazwą systemu

A. elektronicznego zarządzania danymi

B. teleinformatycznego zarządzania danymi

C. teleinformatycznego zarządzania dokumentacją

D. elektronicznego zarządzania dokumentacją

Odpowiedź "elektronicznego zarządzania dokumentacją" jest poprawna, ponieważ system ten jest kluczowym elementem współczesnej administracji publicznej. Umożliwia on efektywne zarządzanie dokumentami elektronicznymi poprzez ich tworzenie, archiwizację oraz obieg w ramach instytucji. Zastosowanie takiego systemu przyczynia się do zwiększenia efektywności procesów administracyjnych, redukcji kosztów operacyjnych oraz poprawy jakości świadczonych usług. Przykładem praktycznego zastosowania systemu elektronicznego zarządzania dokumentacją może być system ePUAP (Elektroniczna Platforma Usług Administracji Publicznej), który umożliwia obywatelom składanie wniosków oraz uzyskiwanie odpowiedzi drogą elektroniczną. Tego typu rozwiązania są zgodne z krajowymi oraz międzynarodowymi standardami, takimi jak ISO 15489 dotyczące zarządzania dokumentacją. W obliczu rosnących wymagań dotyczących przejrzystości i odpowiedzialności w administracji publicznej, elektronizacja i automatyzacja procesów stają się niezbędne.

Pytanie 6

Ile egzemplarzy należy przygotować dla metryczki nagrania?

A. W czterech egzemplarzach

B. W pięciu egzemplarzach

C. W dwóch egzemplarzach

D. W trzech egzemplarzach

Metryczka nagrania to dokument, który zawiera kluczowe informacje dotyczące nagrania, takie jak tytuł, autor, datę nagrania oraz inne istotne dane. Sporządzenie metryczki w dwóch egzemplarzach wynika z praktyki archiwizacji i ewentualnego użycia w różnych kontekstach, takich jak audyty czy weryfikacje. Taki sposób postępowania jest zgodny z zasadami dobrych praktyk w obszarze zarządzania dokumentacją. W przypadku metryczki nagrania, jedna kopia może być przechowywana w archiwum instytucji zajmującej się nagraniem, a druga może być używana przez zespół odpowiedzialny za dystrybucję lub publikację materiałów. Dodatkowo, w sytuacji wystąpienia jakichkolwiek niejasności dotyczących nagrania, posiadanie dwóch egzemplarzy umożliwia łatwiejsze rozstrzyganie ewentualnych sporów czy wątpliwości. Warto również pamiętać, że w niektórych branżach, takich jak media czy edukacja, właściwe zarządzanie dokumentacją ma kluczowe znaczenie dla zgodności z regulacjami prawnymi oraz standardami branżowymi.

Pytanie 7

Część lub całość zbioru archiwalnego przekazana do zasobu archiwum przez twórcę tego zbioru to

A. scalenie

B. rewindykacja

C. sukcesja

D. akcesja

Akcesja to proces, w którym archiwum przejmuje część lub całość zespołu archiwalnego od twórcy tego zespołu. Termin ten odnosi się do formalnego przyjęcia dokumentów i materiałów do zasobów archiwalnych, co odbywa się na podstawie odpowiednich przepisów prawnych oraz procedur. W kontekście archiwistyki, akcesja jest kluczowym etapem, ponieważ determinuje dalsze postępowanie z dokumentami, ich klasyfikację oraz przechowywanie. Przykładem akcesji może być przekazanie akt przez instytucję rządową do archiwum państwowego, gdzie dokumenty są następnie systematyzowane i udostępniane do badań. Dobre praktyki archiwalne nakładają obowiązek na archiwistów, aby dokumentowali proces akcesji, co pozwala na ścisłą kontrolę nad pochodzeniem zbiorów oraz ich historią. Istotne jest również, aby proces ten był zgodny z obowiązującymi normami i standardami, takimi jak ISO 15489 dotyczący zarządzania dokumentacją.

Pytanie 8

Która czynność kończy proces porządkowania właściwej dokumentacji?

A. Nadanie sygnatury archiwalnej

B. Wycofanie dokumentacji

C. Przepakowanie dokumentacji

D. Przeprowadzenie konserwacji

Nadanie sygnatury archiwalnej to kluczowy krok kończący etap porządkowania właściwego dokumentacji. Sygnatura archiwalna pełni rolę unikalnego identyfikatora, który umożliwia łatwe odnalezienie i klasyfikację dokumentów w przyszłości. Jest to zgodne z zasadami zarządzania dokumentacją oraz archiwizacji, które nakładają obowiązek organizowania i opisania dokumentów w sposób systematyczny. Przykładowo, w instytucjach publicznych i przedsiębiorstwach prywatnych, każda kategoria dokumentów, takie jak umowy czy raporty, powinna otrzymać indywidualną sygnaturę, co pozwala na efektywne zarządzanie informacjami. Nadanie sygnatury archiwalnej jest również istotne z perspektywy prawnej, gdyż ułatwia późniejsze audyty oraz kontrolę zgodności z regulacjami, jak np. Ustawa o archiwizacji. Dodatkowo, sygnatury pozwalają na lepsze zrozumienie kontekstu dokumentu oraz jego znaczenia w szerszej strukturze organizacyjnej, co jest fundamentem dobrych praktyk archiwizacji i zarządzania informacją.

Pytanie 9

Dokumentację aktową klasyfikuje się na podstawie

A. jednolitego rzeczowego wykazu akt

B. wykazu symboli komórek organizacyjnych

C. preliminarza budżetowego

D. regulaminu organizacyjnego

Klasyfikacja dokumentacji aktowej opiera się na jednolitym rzeczowym wykazie akt, który jest kluczowym narzędziem w zarządzaniu dokumentacją w instytucjach publicznych oraz prywatnych. Jednolity rzeczowy wykaz akt (JRWA) to szczegółowy zbiór kategorii dokumentów, który umożliwia systematyzację, archiwizację i dostępność akt. Przykładowo, w urzędach państwowych, wykaz ten pozwala na szybkie zidentyfikowanie rodzaju dokumentów, ich okresu przechowywania oraz sposobu ich archiwizacji. Dzięki JRWA, pracownicy mają jednolite wytyczne dotyczące klasyfikacji i zarządzania dokumentami, co sprzyja efektywności pracy oraz zgodności z obowiązującymi przepisami prawa. Dobre praktyki branżowe wskazują, że prawidłowa klasyfikacja dokumentów jest fundamentem dla sprawnego zarządzania informacją oraz ochrony danych osobowych. Warto również zaznaczyć, że JRWA jest zgodny z wytycznymi zawartymi w Ustawie o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, co podkreśla jego znaczenie w kontekście legalności i organizacji dokumentacji.

Pytanie 10

Mapy będące częścią serii wydawniczej powinny być uporządkowane

A. na podstawie kryterium zasięgu terytorialnego

B. na podstawie jednostek obszarowych

C. zgodnie z kolejnością ich wydania

D. według daty przyjęcia do archiwum

Odpowiedź, że mapy stanowiące serię wydawniczą należy uporządkować w kolejności ich wydania, jest prawidłowa, ponieważ taka klasyfikacja pozwala na zachowanie chronologii i kontekstu historycznego. W kontekście archiwizacji i bibliotekoznawstwa, ważne jest, aby dokumenty, w tym mapy, były zorganizowane w sposób umożliwiający łatwe śledzenie ich rozwoju oraz zmian, które mogły zachodzić w czasie. Uporządkowanie według daty wydania umożliwia badaczom i użytkownikom odnalezienie konkretnych map w kontekście ich powstania i związanych z nimi wydarzeń historycznych. Przykładowo, kolekcje map historycznych, które dokumentują rozwój terytorialny czy zmiany polityczne, stają się bardziej zrozumiałe i użyteczne, gdy są uporządkowane chronologicznie. W praktyce, takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami w dziedzinie zarządzania zasobami informacyjnymi, które kładą nacisk na przydatność i dostępność informacji.

Pytanie 11

Pierwszy krok w organizacji zespołu archiwalnego to?

A. inwentaryzacja dokumentów

B. studia wstępne

C. usuwanie zbędnej dokumentacji

D. weryfikacja typów archiwalnych

Studia wstępne to kluczowy pierwszy etap porządkowania zespołu archiwalnego, który polega na dokładnej analizie i ocenie zgromadzonych dokumentów. W trakcie tego etapu identyfikuje się rodzaj akt, ich wartość archiwalną oraz potrzebę ich dalszego przechowywania. Przykładem zastosowania tej praktyki jest przeprowadzanie audytów archiwalnych, które pozwalają na określenie, które dokumenty są istotne dla instytucji, a które mogą być zlikwidowane. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G), podkreśla się znaczenie wstępnych badań oraz klasyfikacji dokumentów w celu zapewnienia ich odpowiedniego zarządzania. Dobrą praktyką jest również dokumentowanie wyników studiów wstępnych, co ułatwia późniejsze etapy inwentaryzacji i klasyfikacji akt, a także wspiera zrozumienie procesu zarządzania dokumentacją w ramach organizacji.

Pytanie 12

Jakiej informacji nie dodaje się do opisu teczki aktowej?

A. Nazwa komórki.

B. Daty skrajne.

C. Nazwa teczki.

D. Liczba spraw.

Liczba spraw nie jest umieszczana w opisie teczki aktowej, ponieważ nie jest to istotny element identyfikacji lub zarządzania dokumentami. Opis teczki powinien koncentrować się na elementach, które umożliwiają jej szybkie zidentyfikowanie i skatalogowanie. Tytuł teczki, daty skrajne oraz nazwa komórki organizacyjnej są kluczowe dla zrozumienia treści i kontekstu spraw zawartych w teczce. Przykładowo, tytuł teczki może wskazywać na temat sprawy, a daty skrajne informują o okresie, którego dotyczą zgromadzone materiały. W praktyce, dokumenty są często klasyfikowane według tytułów i dat, co ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i archiwizację. Warto również zaznaczyć, że zgodnie z zasadami archiwizacji, brak umieszczania liczby spraw w opisie teczki pozwala na lepsze zarządzanie dokumentacją, eliminując możliwość nieporozumień w przypadku, gdy liczba spraw może się zmieniać.

Pytanie 13

Ostatnim krokiem w procesie tworzenia archiwalnego zbioru filmów jest

A. przegranie na inny nośnik

B. sporządzenie inwentarza archiwalnego

C. przygotowanie nowych opisów

D. brakowanie

Choć wszystkie zaproponowane odpowiedzi mogą wydawać się logiczne w kontekście zarządzania archiwami, nie wszystkie odzwierciedlają kluczowe etapy końcowej opracowalności archiwalnych zasobów filmowych. Przegranie na inny nośnik, choć może być istotne z perspektywy konserwacji i dostępności materiałów, nie jest końcowym etapem, a raczej środkiem do zapewnienia trwałości i ochrony zasobów. Proces ten nie kończy cyklu archiwizacji, lecz może być częścią jego bieżącej konserwacji. Z kolei brakowanie, które polega na usunięciu zbędnych lub nieodpowiednich zasobów, jest często wynikiem wcześniejszej oceny i selekcji, a nie finalnym krokiem w archiwizacji. Może to prowadzić do nieporozumień, gdyż wywołuje przekonanie, że odrzucenie materiałów jest równorzędne z ich inwentaryzacją. Przygotowanie nowych opisów, choć ważne, jest bardziej związane z aktualizowaniem bazy danych archiwalnych niż z zakończeniem procesu archiwizacji. W praktyce, pominięcie etapu sporządzenia inwentarza może prowadzić do trudności w zarządzaniu zasobami, chaotycznego przechowywania materiałów oraz utraty cennych informacji o ich pochodzeniu i kontekście, co jest kluczowe dla ich przyszłej wartości badawczej i edukacyjnej.

Pytanie 14

W zakładowym archiwum kluczowym dokumentem do ewidencji uporządkowanych aktów jest

A. spis zdawczo–odbiorczy

B. spis spraw

C. rejestr korespondencyjny

D. dziennik podawczy

Spis zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem w archiwum zakładowym, który służy do ewidencjonowania akt przekazywanych do archiwum. Zawiera on szczegółowe informacje dotyczące przekazywanych dokumentów, w tym ich ilości, daty przekazania oraz stanu, co pozwala na skuteczne zarządzanie i kontrolowanie zasobów archiwalnych. Dzięki zastosowaniu spisu zdawczo-odbiorczego, organizacje mogą zapewnić zgodność z przepisami prawa, w tym z Ustawą o narodowym zasobie archiwalnym oraz archiwach. Przykładem praktycznego zastosowania tego dokumentu jest proces przekazywania akt z jednostek organizacyjnych do archiwum, gdzie spis ten jest wykorzystywany do potwierdzenia odbioru dokumentów oraz ich przyszłego przetwarzania. Umożliwia to także łatwiejsze odnajdywanie i klasyfikowanie dokumentów, co jest zgodne z dobrą praktyką zarządzania informacją i archiwizacją. Dobrze prowadzony spis zdawczo-odbiorczy przyczynia się do efektywności procesów archiwizacji oraz zachowania integralności dokumentów.

Pytanie 15

Negatyw na szklanym podłożu ukazujący widok Kopca Kościuszki w Krakowie z lat 20-tych XX wieku stanowi przykład dokumentacji

A. aktowej

B. technicznej

C. elektronicznej

D. audiowizualnej

Negatyw na szklanym podłożu przedstawiający widok Kopca Kościuszki w Krakowie z lat 20-tych XX wieku jest klasyfikowany jako dokumentacja audiowizualna, ponieważ dokumenty tego rodzaju łączą w sobie cechy zarówno obrazu, jak i dźwięku, co służy do zachowania i prezentacji informacji wizualnych. W kontekście archiwizacji i muzealnictwa, dokumentacja audiowizualna jest kluczowa dla utrzymania dziedzictwa kulturowego. Przykłady zastosowania obejmują archiwa filmowe, które wykorzystują takie materiały do tworzenia wystaw, badań historycznych oraz edukacji. W standardach archiwalnych, takich jak ISO 15489, podkreśla się znaczenie zachowania kontekstu i formy dokumentów audiowizualnych, co umożliwia ich późniejsze wykorzystanie w badaniach oraz popularyzacji wiedzy o historii i kulturze. Dobrze opracowana dokumentacja audiowizualna zapewnia dostępność materiałów dla przyszłych pokoleń oraz przyczynia się do lepszego zrozumienia przeszłości.

Pytanie 16

Aby osiągnąć ostateczny układ zbioru fotografii, wykonuje się

A. klasyfikację

B. kwalifikację

C. indeksację

D. systematyzację

Systematyzacja to proces organizowania i porządkowania danych, który ma na celu nadanie im logicznego i uporządkowanego układu. W kontekście fotografii, systematyzacja polega na klasyfikacji obrazów w taki sposób, aby ułatwić ich późniejsze wyszukiwanie i wykorzystanie. Przykładowo, w archiwach fotograficznych często stosuje się systematyzację według różnych kryteriów, takich jak data, miejsce wykonania zdjęcia, tematyka czy autor. Dobrze zorganizowana baza zdjęć pozwala na efektywne zarządzanie zasobami wizualnymi, co jest kluczowe w branżach takich jak marketing, dziennikarstwo czy sztuka. Warto również odwołać się do standardów archiwizacji i katalogowania, takich jak Metadane EXIF czy IPTC, które wspierają systematyzację zasobów wizualnych poprzez dostarczanie dodatkowych informacji o zdjęciach, co z kolei podnosi ich wartość użytkową i ułatwia pracę z archiwami. Dlatego wybór systematyzacji jako metody nadawania ostatecznego układu fotografiom jest uzasadniony i zgodny z najlepszymi praktykami w tej dziedzinie.

Pytanie 17

Do procesów organizacji zespołu archiwalnego nie wlicza się

A. systematyzacji

B. reprografii

C. segregacji

D. klasyfikacji

Reprografia to proces robienia kopii dokumentów, ale to nie to samo, co porządkowanie zespołu archiwalnego. Z tego, co wiem, archiwizacja to bardziej złożony temat, który obejmuje klasyfikację, segregację i systematyzację. Klasyfikacja to po prostu przyporządkowywanie dokumentów do odpowiednich kategorii – dzięki temu później łatwiej je znaleźć. Segregacja natomiast polega na oddzielaniu dokumentów według ustalonych kryteriów, co naprawdę przyspiesza pracę w archiwum. A systematyzacja to już bardziej o uporządkowaniu dokumentów w logiczny sposób, co jest super ważne, żeby móc je długo przechowywać. Wydaje mi się, że dla archiwistów znajomość tych pojęć jest nieoceniona, bo muszą oni radzić sobie z ogromnymi zbiorami dokumentów i zapewnić ich dostępność, a przy tym jeszcze przestrzegać prawa i norm archiwalnych.

Pytanie 18

Zespół dokumentów o skomplikowanej strukturze, z powodu istnienia w ramach jednego twórcy kilku niezależnych, najczęściej równorzędnych kancelarii bądź w wyniku przekształcenia dokumentacji innych aktodawców lub w efekcie działania obu tych elementów, to zespół

A. szczątkowy

B. przykładowy

C. złożony

D. typowy

Odpowiedź "złożony" jest prawidłowa, ponieważ zespół archiwalny o układzie powikłanym charakteryzuje się posiadaniem wielu równorzędnych kancelarii lub sukcesji dokumentacji, co prowadzi do złożoności w zarządzaniu i klasyfikacji tych dokumentów. W praktyce, archiwa złożone mogą powstawać w wyniku procesów fuzji instytucji, gdzie różne kancelarie łączą swoje zbiory, co skutkuje skomplikowaną strukturą dokumentacyjną. Dobrym przykładem mogą być archiwa instytucji publicznych, które obsługują wiele działów lub projektów, gdzie każdy wydział generuje swoją dokumentację, tworząc mieszankę materiałów archiwalnych. W takich przypadkach kluczowe jest stosowanie jasnych kryteriów klasyfikacji oraz opracowanie spójnych zasad archiwizacji, aby umożliwić późniejsze wyszukiwanie i dostęp do dokumentów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), podkreśla się znaczenie dokładnego opisu zespołów archiwalnych, co pozwala na ich efektywne zarządzanie i użytkowanie przez badaczy oraz inne zainteresowane strony.

Pytanie 19

Jak nazywa się jednostka inwentarzowa dla materiałów filmowych?

A. oddzielnie zapakowany fragment taśmy filmowej

B. film, który ma wspólny tytuł z innymi dziełami

C. zestaw tematów, który wraz z komentarzem tworzy całość

D. część autonomicznego tematu filmowego

Poprawna odpowiedź, czyli "szereg tematów, stanowiących wraz z komentarzem całość", odnosi się do ogólnej koncepcji klasyfikacji materiałów filmowych w kontekście archiwizacji i dokumentacji. W branży filmowej, gromadzenie i organizowanie materiałów filmowych w sposób systematyczny jest kluczowe dla zachowania ich wartości zarówno artystycznej, jak i historycznej. Zgodnie z przyjętymi standardami, jednostką inwentarzową jest zbiór powiązanych ze sobą tematów, które mogą obejmować różne aspekty produkcji filmowej, takie jak scenariusze, materiały promocyjne czy komentarze reżyserów. Przykładami mogą być cykle filmowe, które eksplorują określone dziedziny, jak dokumentacja znanych postaci w historii kina. Dzięki temu materiał filmowy jest łatwiejszy do wyszukiwania, zarządzania oraz ponownego wykorzystania w różnych projektach. Zastosowanie tej definicji w praktyce ułatwia archiwistom i specjalistom ds. zarządzania zasobami prawidłowe kategoryzowanie, co znacząco wpływa na przyszły dostęp do tych materiałów oraz ich wartość użytkową.

Pytanie 20

Jakiej czynności nie wykonuje się podczas organizowania materiałów ulotnych?

A. Systematyzacji

B. Segregacji

C. Brakowania

D. Porządkowania wstępnego

Brakowanie materiałów ulotnych polega na ich eliminacji z dalszego obiegu ze względu na ich niewłaściwy stan, przestarzałość lub brak przydatności. W kontekście porządkowania materiałów ulotnych, brakowanie nie jest działaniem, które powinno być wykonywane, ponieważ proces ten ma na celu uporządkowanie, a nie eliminację. Systematyzacja, segregacja i porządkowanie wstępne to kluczowe etapy zapewniające, że materiały są łatwo dostępne i właściwie klasyfikowane. Na przykład, w firmach zajmujących się marketingiem, materiałami ulotnymi są broszury i ulotki, które muszą być odpowiednio zorganizowane, aby możliwe było ich szybkie wykorzystanie w kampaniach reklamowych. Przykład zastosowania to stworzenie kategorii tematycznych dla ulotek, co ułatwia ich lokalizację w trakcie intensywnych działań sprzedażowych. Dobre praktyki w zakresie porządkowania materiałów ulotnych obejmują regularne przeglądy i aktualizacje, co zapewnia zgodność z bieżącymi trendami i wymaganiami rynku.

Pytanie 21

Zespół archiwalny uznawany jest za zdekompletowany, gdy minimalny procent zniszczenia lub utraty dokumentów wynosi

A. 25% stanu całkowitego

B. 50% stanu całkowitego

C. 10% stanu całkowitego

D. 5% stanu całkowitego

Zdekompletowany zespół archiwalny to taki, w którym zniszczenie lub utrata dokumentów osiąga co najmniej 5% stanu ogólnego. Taka definicja opiera się na standardach archiwalnych, które podkreślają, że niewielki procent strat może już wpływać na integralność i użyteczność zbioru archiwalnego. Na przykład w sytuacjach kryzysowych, takich jak pożar czy zalanie, nawet małe straty mogą prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji w zakresie zachowania kontekstu dokumentów. W praktyce oznacza to, że jeśli w zbiorze archiwalnym zniszczeniu ulega 5% dokumentów, może to wpłynąć na możliwość ich późniejszego wykorzystania i interpretacji. Takie podejście jest zgodne z zaleceniami instytucji archiwalnych, które zalecają regularne monitorowanie stanu archiwów oraz wdrażanie procedur ochrony przed zniszczeniem. Na przykład, w ramach zarządzania ryzykiem, archiwa powinny przeprowadzać okresowe audyty i oceny stanu zachowania swoich zasobów, aby zminimalizować ryzyko dekompletacji.

Pytanie 22

Przypisanie dokumentacji twórcy zespołu do odpowiednich kategorii archiwalnych to

A. kwalifikacja

B. indeksacja

C. klasyfikacja

D. inwentaryzacja

Kwalifikacja to proces, który polega na przypisaniu dokumentów do odpowiednich kategorii archiwalnych, co jest kluczowe dla efektywnego zarządzania dokumentacją. Kwalifikacja pozwala na określenie wartości archiwalnej dokumentów, co jest istotnym krokiem w utrzymaniu porządku w archiwach. Przykładem praktycznego zastosowania kwalifikacji może być klasyfikacja dokumentów w instytucjach publicznych, gdzie dokumenty są dzielone na te, które należy przechowywać przez dłuższy czas, oraz na te, które mogą być zniszczone po upływie określonego okresu. W zgodzie z dobrymi praktykami archiwalnymi, kwalifikacja powinna być dokonywana na podstawie ustalonych kryteriów oraz wytycznych, takich jak przepisy prawne lub wewnętrzne regulacje instytucji, co zapewnia zgodność z normami archiwalnymi, a także ułatwia późniejsze odzyskiwanie informacji. Dobrze przeprowadzona kwalifikacja przyczynia się do lepszego porządku w dokumentacji oraz umożliwia optymalne zarządzanie zasobami informacyjnymi.

Pytanie 23

W jakiej sekcji inwentarza powinna być zawarta informacja o aktotwórcy?

A. Historia zespołu archiwalnego

B. Zawartość zespołu

C. Dzieje ustrojowe twórcy zespołu

D. Charakterystyka zespołu archiwalnego

Odpowiedź 'Dzieje ustrojowe twórcy zespołu' jest poprawna, ponieważ w tej części inwentarza archiwalnego umieszczane są informacje dotyczące kontekstu prawno-ustrojowego, w jakim działał aktotwórca. Wiedza o ustroju, w którym funkcjonował twórca zespołu archiwalnego, pozwala na lepsze zrozumienie jego działalności oraz charakteru tworzonych dokumentów. Przykładem może być opisanie, jak zmiany w systemie politycznym wpływały na sposób dokumentowania działań instytucji, co z kolei może wpłynąć na interpretację zgromadzonych materiałów. W standardach archiwalnych, takich jak ISAD(G) (Międzynarodowy standard opisu archiwalnego), podkreśla się znaczenie kontekstu w badaniach archiwalnych. Odpowiednia analiza dziejów ustrojowych twórcy zespołu jest kluczowa dla prawidłowego zrozumienia i interpretacji materiałów archiwalnych, a ich umieszczenie w inwentarzu zwiększa wartość informacyjną i badawczą dokumentacji.

Pytanie 24

Mapy, które tworzą serię wydawniczą, powinny być uporządkowane według

A. chronologicznej wydania

B. oznaczeń numerów ewidencyjnych

C. tematycznej wydania

D. numerów map w serii

Uporządkowanie map według numerów w serii, oznaczeń numerów ewidencyjnych czy tematycznie wydania może wydawać się sensowne, ale nie jest zgodne z koncepcją chronologii wydania, która ma kluczowe znaczenie w kontekście kartografii. Przykładowo, porządkowanie map według numerów serii nie uwzględnia informacji o czasie, w którym zostały opublikowane, co może prowadzić do błędnych interpretacji danych. Ponadto, z perspektywy użytkownika, który poszukuje konkretnej mapy, wiedza o dacie jej wydania jest często kluczowa. Oznaczenia numerów ewidencyjnych mogą być pomocne w katalogowaniu, ale nie dostarczają informacji o kontekście, w jakim mapa powstała. Tematyczne wydanie z kolei często koncentruje się na jednym aspekcie danej mapy, co może prowadzić do pominięcia innych, istotnych informacji geograficznych, które mogą być zauważalne tylko przy analizie chronologicznej. W efekcie, podejście to może prowadzić do niekompletnych lub mylących wniosków w zakresie interpretacji danych, co jest sprzeczne z zasadami rzetelnej analizy i prezentacji informacji geograficznych, jak to podkreślają standardy ISO dla kartografii.

Pytanie 25

Najbardziej szczegółowy typ ewidencji archiwalnej, który oprócz hasła i sygnatury zawiera regest dokumentu, stosowany najczęściej w przypadku zasobu staropolskiego, to

A. ewidencja

B. dziennik

C. sumariusz

D. katalog

Sumariusz jest najbardziej rozbudowanym rodzajem ewidencji archiwalnej, który zawiera szczegółowe informacje o dokumentach, w tym hasło, sygnaturę oraz regest. Regest, czyli skrótowe streszczenie treści dokumentu, jest kluczowym elementem w kontekście zasobów archiwalnych, szczególnie tych pochodzących z okresu staropolskiego. Dzięki sumariuszom archiwiści i badacze mogą szybko zorientować się w zawartości zbiorów, co znacznie ułatwia proces kwerendy oraz poszukiwania konkretnych informacji. W praktyce sumariusz umożliwia efektywne zarządzanie dokumentacją, a także wspiera zachowanie ciągłości historycznej, co jest zgodne z wytycznymi Międzynarodowego Stowarzyszenia Archiwów. W archiwach, które stosują takie praktyki, możliwe jest szybkie odnalezienie dokumentów, co ma istotne znaczenie dla prac badawczych oraz dla osób korzystających z zasobów archiwalnych w celach naukowych czy genealogicznych. W tym kontekście sumariusz pełni rolę nie tylko ewidencyjną, ale również informacyjną, co czyni go niezastąpionym narzędziem w pracy archiwisty.

Pytanie 26

Inwentarz rzeczywisty zespołu zawiera dane

A. o treści poszczególnych jednostek archiwalnych

B. o wszystkich jednostkach archiwalnych zespołu, w tym także tych w innych archiwach

C. o wszystkich jednostkach archiwalnych danego zespołu przechowywanych w określonym archiwum

D. o tytule, datach oraz uwagach dotyczących jednostek archiwalnych danego zespołu

Inwentarz realny zespołu archiwalnego to coś jak spis rzeczy w Twoim pokoju, ale bardziej skomplikowane. Umożliwia nam ogarnięcie dokumentów w archiwum, co jest mega ważne. Odpowiedź, która dotyczy wszystkich archiwalnych jednostek w danym archiwum, jest jak najbardziej trafna, bo inwentarz realny to narzędzie, które pomaga w śledzeniu i ochronie tych zasobów. Działa to świetnie, zwłaszcza przy badaniach genealogicznych lub historycznych, gdy szukamy konkretnych dokumentów. Standardy takie jak ISAD(G) mówią, że musimy dokładnie opisywać jednostki archiwalne, żeby wszystko było jasne i zrozumiałe, a to przecież klucz do skutecznego zarządzania dokumentami w lokalnym archiwum.

Pytanie 27

Mikrofilm, który jest negatywem lub pozytywem i przeznaczony do długoterminowego przechowywania w archiwum, to mikrofilm

A. archiwalny

B. uzupełniający

C. przezroczysty

D. użytkowy

Odpowiedź 'archiwalny' jest poprawna, ponieważ mikrofilmy archiwalne są projektowane z myślą o długoterminowym przechowywaniu informacji, zapewniając ich trwałość i czytelność przez wiele lat. Tego rodzaju mikrofilmy są produkowane z materiałów o wysokiej jakości, które spełniają rygorystyczne standardy, takie jak normy ISO 9706 dotyczące długoterminowego przechowywania dokumentów. Przykładem zastosowania mikrofilmów archiwalnych jest ich wykorzystanie w instytucjach państwowych oraz bibliotekach, gdzie przechowuje się cenne dokumenty, takie jak akta sądowe, dokumenty historyczne czy inne ważne materiały. Dzięki odpowiednim technikom archiwizacji, mikrofilmy umożliwiają efektywne zarządzanie informacjami oraz ich łatwe odnajdywanie w przyszłości, co jest kluczowe w procesach administracyjnych. Dodatkowo, mikrofilmy archiwalne są odporne na wiele czynników zewnętrznych, co czyni je bardziej niezawodnym medium w porównaniu do tradycyjnych nośników papierowych.

Pytanie 28

Jaką metodę warto wykorzystać do uporządkowania nagrań?

A. Rzeczową

B. Chronologiczną

C. Strukturalną

D. Alfabetyczną

Metoda rzeczowa porządkowania nagrań polega na kategoryzacji materiałów w oparciu o ich treść i tematykę, co pozwala na łatwiejsze odnalezienie odpowiednich nagrań w przyszłości. W praktyce oznacza to grupowanie nagrań według kluczowych zagadnień czy tematów, co jest szczególnie przydatne w kontekście dydaktycznym lub archiwalnym. Na przykład, w przypadku nagrań dotyczących szkoleń, można je podzielić na kategorie takie jak 'szkolenia techniczne', 'szkolenia sprzedażowe' czy 'szkolenia miękkie'. Taki system porządkowania sprzyja efektywności, gdyż użytkownicy mogą szybko zidentyfikować interesujące ich materiały bez przeszukiwania nieodpowiednich nagrań. Dodatkowo, zgodnie z dobrymi praktykami archiwizacji, uporządkowanie materiałów w sposób rzeczowy ułatwia ich późniejsze przeszukiwanie i wykorzystanie w projektach badawczych czy edukacyjnych, co jest kluczowe w kontekście zarządzania wiedzą.

Pytanie 29

Dokumenty Stowarzyszenia Przyjaciół Nauki powinny być zorganizowane według porządku

A. branżowego

B. funkcyjnego

C. alfabetycznego

D. naukowego

Odpowiedź dotycząca uporządkowania akt Stowarzyszenia Przyjaciół Nauki według układu funkcyjnego jest prawidłowa, ponieważ ten sposób organizacji dokumentów najlepiej odpowiada ich celom i funkcjom, które pełnią w ramach stowarzyszenia. Uporządkowanie akt wg funkcji polega na klasyfikacji dokumentów według ich przeznaczenia i roli w procesach decyzyjnych i operacyjnych. Przykładowo, można wydzielić kategorie takie jak: dokumenty dotyczące projektów badawczych, raporty z konferencji, protokoły ze spotkań czy korespondencję z członkami. Taki układ ułatwia szybkie odnalezienie potrzebnych informacji, co jest szczególnie istotne w kontekście efektywnego zarządzania dokumentacją. Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją zalecają stosowanie systemów klasyfikacyjnych, które wspierają użytkowników w codziennych operacjach, co przekłada się na zwiększenie wydajności organizacji. Ponadto, uporządkowanie według funkcji jest zgodne z zasadami archiwizacji, które sugerują, że dokumenty powinny być łatwo dostępne i zrozumiałe dla wszystkich zainteresowanych stron, co sprzyja transparentności działań stowarzyszenia.

Pytanie 30

Jak należy klasyfikować fotografie?

A. według nazwisk autorów

B. według daty wykonania

C. według formatów

D. według tematów

Porządkowanie fotografii według tematów jest najbardziej efektywnym sposobem na ich organizację, ponieważ umożliwia szybkie i łatwe odnalezienie zdjęć związanych z konkretnymi motywami, sytuacjami czy wydarzeniami. Przykładem może być zbiór zdjęć rodzinnych, który można podzielić na różne kategorie, takie jak wakacje, urodziny, czy święta. Dzięki temu użytkownik nie traci czasu na przeszukiwanie wszystkich zdjęć, a zamiast tego może natychmiast zlokalizować interesujące go fotografie. Taki sposób organizacji jest zgodny z najlepszymi praktykami archiwizacji i zarządzania zasobami wizualnymi, które zalecają grupowanie materiałów w oparciu o ich kontekst i znaczenie. W profesjonalnych archiwach fotograficznych oraz w bibliotekach, klasyfikacja według tematów zapewnia nie tylko łatwość dostępu, ale również możliwość efektywnego zarządzania kolekcjami i ich digitalizacji.

Pytanie 31

Jakie typy dokumentacji nie są uwzględniane w zespole archiwalnym podczas przygotowywania druków ulotnych?

A. Jednodniówki

B. Broszury

C. Projekty wstępne

D. Programy teatralne

Projekty wstępne nie są włączane do zespołu archiwalnego w trakcie opracowywania druków ulotnych, ponieważ mają charakter roboczy i służą jako wstępne założenia do dalszej produkcji dokumentów. W przeciwieństwie do finalnych wersji broszur, programów teatralnych czy jednodniówek, które mają swoją definicję i formę, projekty wstępne często zmieniają się w trakcie pracy nad danym dokumentem. W praktyce oznacza to, że te dokumenty nie są w pełni zrealizowane i nie spełniają wymogów formalnych oraz jakościowych, które są niezbędne do ich archiwizacji. Przykładem mogą być szkice czy konspekty, które są częścią procesu twórczego, ale nie mogą być uznane za dokumenty gotowe do archiwizacji. Według standardów archiwalnych, dokumenty muszą być zatwierdzone i mieć ostateczną formę, aby mogły zostać włączone do zbiorów archiwalnych.

Pytanie 32

Dane dotyczące wszystkich jednostek archiwalnych konkretnego zespołu, które są przechowywane w różnych archiwach, figurują w inwentarzu

A. realnym

B. analitycznym

C. sumarycznym

D. idealnym

Odpowiedź idealna jest prawidłowa, ponieważ inwentarz idealny rzeczywiście zawiera kompleksowe informacje na temat wszystkich jednostek archiwalnych w obrębie danego zespołu, bez względu na to, w jakich archiwach są one przechowywane. Inwentarz idealny jest kluczowym narzędziem w archiwistyce, które umożliwia efektywne zarządzanie i dostęp do zasobów archiwalnych. Jego celem jest stworzenie jednego, zintegrowanego opisu, który pozwala archiwistom oraz badaczom na szybkie odnalezienie potrzebnych informacji. Na przykład, gdy badacz poszukuje dokumentów dotyczących konkretnego wydarzenia, inwentarz idealny ułatwia mu lokalizację tych zasobów w różnych archiwach. Dobre praktyki archiwalne, jak założenia Międzynarodowego Stowarzyszenia Archiwów (ICA), podkreślają znaczenie tworzenia uniwersalnych, zrozumiałych i dostępnych inwentarzy, co z kolei sprzyja lepszemu zarządzaniu informacjami oraz współpracy międzyarchiwalnej.

Pytanie 33

Całość zasobów zarchiwizowanych, bez względu na typ nośnika oraz sposoby utrwalania, stworzonych przez twórcę, to

A. spis archiwalny

B. zespół archiwalny

C. przewodnik archiwalny

D. zbiór archiwalny

Zespół archiwalny to pojęcie odnoszące się do zbioru materiałów archiwalnych, które zostały wytworzone przez jednego twórcę lub w trakcie określonego procesu. Zespół archiwalny może obejmować różne nośniki informacji, takie jak dokumenty papierowe, cyfrowe zapisy, fotografie czy inne materiały. Kluczowym aspektem jest to, że zespół archiwalny jest tworzony w wyniku działalności organizacji lub osoby fizycznej i jest uporządkowany w sposób, który ułatwia jego późniejsze wykorzystanie oraz dostępność. Zgodnie z dobrymi praktykami archiwalnymi, zespół archiwalny powinien być odpowiednio klasyfikowany i dokumentowany, co pozwala na łatwe odnalezienie informacji w przyszłości. Przykładem zastosowania tego pojęcia może być zespół archiwalny przedsiębiorstwa, który zawiera wszystkie dokumenty związane z jego działalnością, takie jak umowy, raporty finansowe czy korespondencję. Takie zespoły są istotne nie tylko dla celów historycznych, ale również dla potrzeb prawnych, audytowych i zarządzania wiedzą w organizacji.

Pytanie 34

W jaki sposób określa się układ archiwum, w którym do stworzenia schematu struktury zastosowano organizacyjny wzór twórcy aktów?

A. Kancelaryjny

B. Rzeczywisty

C. Strukturalno-rzeczowy

D. Funkcyjny

Układ zespołu archiwalnego określany jako strukturalno-rzeczowy bazuje na schemacie organizacyjnym aktotwórcy, co oznacza, że struktura dokumentacji jest bezpośrednio powiązana z organizacją, która ją wytwarza. Taki układ umożliwia łatwiejszą lokalizację i identyfikację dokumentów, ponieważ odzwierciedla hierarchię oraz funkcje organizacyjne. Jako przykład można wskazać archiwa instytucji publicznych, gdzie dokumenty są klasyfikowane według działów i wydziałów, co jest zgodne z praktykami zarządzania dokumentacją, które preferują przejrzystość i efektywność w dostępie do informacji. Strukturalno-rzeczowy układ jest zgodny z normami ISO 15489, które określają standardy zarządzania dokumentacją i archiwizacją. Zastosowanie tego podejścia sprzyja także utrzymaniu spójności w procesach archiwalnych, co jest kluczowe dla długoterminowego przechowywania i ochrony wartościowych dokumentów.

Pytanie 35

Jakie urządzenie powinno być wykorzystane, aby otrzymać papierową wersję dokumentu elektronicznego?

A. Skanera

B. Kserokopiarki

C. Drukarki

D. Niszczarki

Drukarka to urządzenie, które umożliwia przekształcanie dokumentów elektronicznych w formę papierową, co jest niezwykle istotne w codziennej pracy biurowej oraz w wielu innych zastosowaniach. W kontekście druku dokumentów, istnieją różne technologie, takie jak druk atramentowy, laserowy czy termosublimacyjny, które różnią się wydajnością, jakością oraz kosztami eksploatacji. Na przykład, drukarki laserowe są często preferowane w biurach ze względu na ich szybkość i niskie koszty na stronę w porównaniu do drukarek atramentowych. Drukowanie dokumentów jest również związane z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją, w tym archiwizacją i bezpieczeństwem danych. Warto również zaznaczyć, że wiele firm wprowadza polityki ograniczające drukowanie w celu zmniejszenia kosztów oraz wpływu na środowisko, co prowadzi do większego wykorzystania dokumentów elektronicznych. W związku z tym, aby uzyskać wersję papierową dokumentu elektronicznego, drukarka jest właściwym wyborem, zgodnym z obowiązującymi standardami w dziedzinie zarządzania dokumentami.

Pytanie 36

Jakim krokiem w organizacji dokumentów powinna być poprzedzona systematyzacja akt?

A. Uzupełnieniem opisów dokumentów

B. Inwentaryzacją dokumentów

C. Kwalifikacją archiwalną

D. Brakowaniem dokumentów

Inwentaryzacja dokumentacji, brakowanie akt oraz uzupełnienie opisów dokumentacji to procesy, które chociaż są istotne w zarządzaniu dokumentacją, nie powinny być mylone z kwalifikacją archiwalną, która jest etapem kluczowym w systematyzacji akt. Inwentaryzacja dokumentacji polega na spisie i zebraniu informacji o poszczególnych aktach, co jest pomocne, ale nie decyduje o ich wartości. Oprócz tego, brakowanie akt, czyli proces likwidacji dokumentów, które nie spełniają kryteriów archiwalnych, następuje dopiero po przeprowadzeniu kwalifikacji archiwalnej. Bez tego kroku, organizacja może nieświadomie zniszczyć dokumenty o znaczeniu historycznym, co jest poważnym błędem. Uzupełnienie opisów dokumentacji również nie jest odpowiednim krokiem przed systematyzacją, gdyż powinno odbywać się równolegle do innych procesów, jednak nie zastępuje oceny wartości archiwalnej. Typowe błędy myślowe, które prowadzą do takich niepoprawnych wniosków, polegają na myleniu procesów związanych z fizycznym porządkowaniem dokumentacji z tymi, które mają na celu ich merytoryczną ocenę. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją wymaga zrozumienia hierarchii tych kroków oraz ich znaczenia w kontekście długoterminowej ochrony i konserwacji informacji.

Pytanie 37

Aby nadać zespołowi zdjęć zamierzony układ, konieczne jest przeprowadzenie

A. systematyzacji

B. scalania

C. inwentaryzacji

D. skontrum

Systematyzacja jest kluczowym etapem w procesie zarządzania dokumentacją fotograficzną, który ma na celu nadanie zdjęciom odpowiedniego układu oraz ułatwienie ich późniejszego wyszukiwania i przechowywania. Proces ten obejmuje segregację, klasyfikację oraz organizację zasobów wizualnych w logiczny system, co sprzyja efektywnemu wykorzystaniu fotografii w różnych kontekstach, takich jak archiwizacja, prezentacja czy publikacja. Na przykład, w przypadku dużych zbiorów zdjęć, takich jak archiwa instytucji kulturalnych czy firm, systematyzacja pozwala na łatwe odszukiwanie konkretnych materiałów w oparciu o różne kryteria, takie jak data wykonania zdjęcia, lokalizacja, tematyka czy autor. W praktyce, dobrym przykładem systematyzacji może być zastosowanie metadanych, które umożliwiają przypisywanie informacji do zdjęć, co znacząco ułatwia ich późniejsze zarządzanie. Dążenie do systematyzacji jest zgodne z najlepszymi praktykami w zakresie zarządzania informacją i dokumentacją, co ma na celu zwiększenie efektywności operacyjnej organizacji oraz poprawę dostępności zasobów.

Pytanie 38

Jakiego rodzaju dokumentację reprezentują mikrofilmy z rysunkami konstrukcyjnymi samochodu osobowego "Syrena"?

A. Obrazową-elektroniczną

B. Aktową

C. Cyfrową

D. Obrazową-techniczna

Mikrofilmy z planami konstrukcyjnymi samochodu osobowego 'Syrena' należy zakwalifikować do dokumentacji obrazowej-technicznej, ponieważ zawierają one szczegółowe informacje na temat konstrukcji, parametrów technicznych oraz specyfikacji pojazdu. Dokumentacja techniczna odgrywa kluczową rolę w procesie projektowania, produkcji oraz konserwacji pojazdów, a jej format obrazowy umożliwia przechowywanie złożonych rysunków i schematów w skompresowanej formie. W praktyce, mikrofilmy mogą być używane w archiwach do udostępnienia informacji projektowych dla inżynierów oraz techników, co jest zgodne z normą ISO 15489 dotyczącą zarządzania dokumentacją. Przykładem zastosowania takiej dokumentacji są opracowania umożliwiające modernizacje i naprawy pojazdów, które bazują na istniejących planach konstrukcyjnych. Współczesne podejście do zarządzania informacją techniczną wymaga stosowania właściwych formatów, co czyni dokumentację obrazową-technicznej kluczowym elementem w życiu cyklu pojazdu.

Pytanie 39

Skorowidzem archiwalnym nie jest?

A. sumariusz

B. inwentarz

C. indeks

D. repozytorium

Skorowidze archiwalne pełnią kluczową rolę w organizacji i udostępnianiu zbiorów archiwalnych, jednak mylenie ich z inwentarzami, indeksami czy sumariuszami prowadzi do nieporozumień. Sumariusz to zwięzłe streszczenie dokumentacji, które może być pomocne w szybkim przeglądzie zawartości, lecz nie dostarcza szczegółowych informacji o jednostkach archiwalnych, jak ma to miejsce w przypadku inwentarzy. Indeks, podobnie jak sumariusz, jest narzędziem ułatwiającym wyszukiwanie, skupiającym się na tematach czy osobach, a jego funkcja jest bardziej związana z dostępnością informacji niż z ich pełnym opisem. Repozytorium to miejsce przechowywania dokumentów, a nie narzędzie klasyfikacyjne czy opisowe. Osoby zajmujące się archiwizowaniem mogą pomylić te pojęcia, co prowadzi do nieprawidłowego zrozumienia ich funkcji i znaczenia. Kluczowe jest zrozumienie, że każdy z tych terminów odnosi się do różnych aspektów zarządzania dokumentacją w archiwach, a ich prawidłowe użycie jest niezbędne dla efektywnego funkcjonowania systemów archiwalnych. Dlatego ważne jest, aby posiadać solidną wiedzę na temat tych narzędzi, aby skutecznie zarządzać zbiorami archiwalnymi oraz ułatwiać dostęp do nich dla badaczy i społeczeństwa.

Pytanie 40

Zespół archiwalny, który otrzymuje materiały archiwalne od swojego aktywnego twórcy, to zespół

A. złożony

B. prosty

C. szczątkowy

D. otwarty

Zespół archiwalny, do którego dopływają materiały archiwalne od jego czynnego twórcy, nazywamy zespołem otwartym. W praktyce oznacza to, że dokumenty i inne materiały mogą być systematycznie dodawane do tego zespołu w miarę ich produkcji przez twórcę. To podejście jest szczególnie ważne w kontekście archiwizacji dokumentacji, która nie jest zamknięta i wciąż ewoluuje. Standardy archiwalne, takie jak ISAD(G) czy Dublin Core, wskazują na konieczność zarządzania informacjami w sposób, który umożliwia ich łatwe aktualizowanie oraz dostęp do bieżących danych. Przykładem zespołu otwartego mogą być archiwa instytucji kultury, które regularnie przyjmują nowe eksponaty i dokumenty, co pozwala na ich bieżące udostępnianie oraz ochronę przed utratą. Dzięki temu użytkownicy mają nieustanny dostęp do aktualnych i wartościowych informacji, a archiwum pozostaje aktualne i użyteczne.

Rozpocznij nowy egzamin

Powrót do strony głównej