Protokół to formalny dokument, który odzwierciedla przebieg zdarzeń lub czynności oraz rejestruje ustalone fakty w sposób systematyczny. Jego głównym celem jest dokumentacja, która może być użyta jako dowód w późniejszych procesach, takich jak postępowania sądowe czy audyty. Przykładem zastosowania protokołu jest protokół z zebrania, gdzie zapisywane są decyzje podjęte przez uczestników oraz ich głosy. Protokół może także zawierać szczegółowe opisy wydarzeń, co czyni go nieocenionym narzędziem w zarządzaniu projektami i organizacją pracy. W praktyce, protokoły powinny być sporządzane zgodnie z ustalonymi standardami, takimi jak normy ISO dotyczące dokumentacji. Umożliwia to nie tylko rzetelne udokumentowanie działań, ale również zapewnia ich transparentność i zgodność z regulacjami prawnymi. Warto również zauważyć, że protokoły muszą być przechowywane w odpowiednich warunkach, aby mogły pełnić swoją rolę przez dłuższy czas.
Wybór odpowiedzi, która nie jest protokołem, może prowadzić do nieporozumień z zakresu dokumentowania zdarzeń. Zarówno notatka, jak i raport, choć mogą zawierać pewne elementy, które dokumentują przebieg czynności, różnią się zasadniczo od protokołu. Notatka to zazwyczaj krótki zapis, który służy jedynie jako przypomnienie lub organizacja myśli, nie ma formalnej struktury ani nie jest powszechnie uznawana za dokument oficjalny. W przeciwieństwie do tego, raport ma na celu przedstawienie wyników analizy lub badań, skupiając się bardziej na wynikach niż na samym przebiegu wydarzeń. Z drugiej strony, zaświadczenie jest dokumentem potwierdzającym określony stan rzeczy, często wydawanym przez instytucje, jednakże nie ma ono charakteru dokumentowania przebiegu czy działań, co jest kluczowym elementem protokołu. Typowym błędem myślowym jest tutaj utożsamianie tych różnych form dokumentacji jako równoważnych, co prowadzi do zamieszania w zrozumieniu ich zastosowania w praktyce. Właściwe zrozumienie tego, czym jest protokół, a czym inne formy dokumentów, jest niezwykle istotne w kontekście zarządzania informacją oraz przestrzegania standardów w dokumentacji, co jest kluczowe w każdej organizacji.