Odpowiedź "Poziomy" jest prawidłowa, ponieważ w opisywanej sytuacji informacja jest przekazywana pomiędzy pracownikami na tym samym szczeblu organizacyjnym. Referent do spraw administracyjnych oraz referent do spraw magazynowych są na równorzędnych poziomach w hierarchii urzędowej, co oznacza, że komunikacja między nimi odbywa się w trybie poziomym. W praktyce oznacza to, że referent administracyjny zwraca się do kolegi z innego działu w celu uzyskania informacji, co jest typowe dla współpracy między różnymi jednostkami w ramach jednej organizacji. Tego rodzaju interakcje są kluczowe dla efektywności działania urzędów, ponieważ zapewniają szybki dostęp do potrzebnych informacji bez konieczności angażowania wyższych szczebli zarządzania, co może spowolnić proces podejmowania decyzji. Dobre praktyki w zarządzaniu informacją wskazują, że efektywna komunikacja na poziomie pionowym i poziomym jest niezbędna dla utrzymania płynności pracy oraz odpowiedniego reagowania na bieżące potrzeby organizacji.
Odpowiedzi wskazujące na pionowy kierunek informacji, zarówno w dół, jak i w górę, sugerują, że komunikacja odbywa się pomiędzy różnymi szczeblami hierarchii, co nie jest zgodne z opisanym przypadkiem. Pionowy w dół wskazywałby na sytuację, w której przełożony zleca zadanie lub żąda raportu od podwładnego, natomiast pionowy w górę odnosiłby się do sytuacji, w której pracownik przekazuje informację swojemu bezpośredniemu przełożonemu. W przypadku opisanym w pytaniu mamy do czynienia z wymianą informacji na tym samym poziomie organizacyjnym, co wyklucza te kierunki. Odpowiedź "Równoległy" również nie jest adekwatna, ponieważ odnosi się do współpracy pomiędzy różnymi jednostkami, które jednak mogą nie być w bezpośrednim kontakcie, co w tej sytuacji nie ma miejsca. Komunikacja na poziomie samego działu, w którym obaj referenci pracują, nie zakłada równoległego przesyłania informacji w sensie hierarchicznym. W praktyce błędem może być także mylenie poziomego przepływu informacji z innym rodzajem komunikacji, co prowadzi do nieporozumień i opóźnień w podejmowaniu decyzji. Ważne jest, aby w codziennej pracy rozróżniać te różne kierunki komunikacji, co przyczyni się do bardziej efektywnego zarządzania i lepszej organizacji pracy.