Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Referent zajmujący się administracją w wydziale organizacyjnym urzędu miejskiego zwraca się do referenta odpowiedzialnego za magazyn o szczegóły dotyczące stanu zapasów papieru. Jaki jest kierunek przepływu informacji w opisanym przypadku?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Kierunek przepływu informacji w opisanej sytuacji jest poziomy, ponieważ dotyczy on wymiany informacji pomiędzy dwoma osobami na tym samym poziomie hierarchicznym w organizacji. Referent do spraw administracyjnych oraz referent do spraw magazynowych są równorzędnymi pracownikami, co oznacza, że komunikują się bezpośrednio, nie angażując w to przełożonych ani podwładnych. W praktyce oznacza to, że w organizacjach szczególnie ważne jest, aby pracownicy mieli możliwość swobodnej wymiany informacji, co sprzyja efektywności i szybkości podejmowania decyzji. Dobre praktyki komunikacyjne w zespołach sięgają w tym kontekście do modelu komunikacji otwartej, w którym nieformalny przepływ informacji przyczynia się do lepszego zrozumienia potrzeb i oczekiwań poszczególnych działów. Zrozumienie kierunków przepływu informacji jest kluczowe dla efektywnego zarządzania organizacją oraz minimalizowania ryzyka błędów wynikających z nieporozumień.
W analizowanej sytuacji omyłkowo przyjęte kierunki przepływu informacji mogą prowadzić do nieprawidłowych wniosków dotyczących struktury organizacyjnej i sposobu komunikacji w firmie. Odpowiedzi, które wskazują na pionowy przepływ informacji, zarówno w dół, jak i w górę, sugerują błędne zrozumienie dynamiki komunikacji. Pionowy przepływ w dół oznacza, że informacja jest przekazywana od przełożonego do podwładnego, co w tym przypadku nie znajduje zastosowania, ponieważ obie osoby są na tym samym poziomie hierarchicznym. Z kolei pionowy przepływ w górę zakłada, że pracownik przekazuje informacje do swojego przełożonego, co również nie ma miejsca w tej sytuacji. Błędne postrzeganie komunikacji jako jedynie pionowej może prowadzić do powstawania barier w przekazywaniu informacji, co negatywnie wpływa na wydajność zespołów. Równoległy przepływ informacji, zdefiniowany jako komunikacja pomiędzy różnymi jednostkami w organizacji, również nie jest adekwatny, ponieważ nie dotyczy współpracy z różnymi działami, lecz bezpośredniej wymiany informacji pomiędzy dwoma osobami na tym samym poziomie. Kluczowe jest, aby pracownicy rozumieli, że efektywna komunikacja w zespole opiera się na poziomych interakcjach, które sprzyjają współpracy i wymianie doświadczeń, a nie na hierarchicznych strukturach, które mogą ograniczać kreatywność i innowacyjność w organizacji.