Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Kategorie: Prawo administracyjne Obsługa dokumentów Obsługa klienta
W jaki sposób według Kodeksu postępowania administracyjnego należy wprowadzać skreślenia i poprawki w protokole?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zgodnie z Kodeksem postępowania administracyjnego, skreślenia i poprawki w protokole powinny być przeprowadzane w sposób zapewniający ich czytelność. Oznacza to, że zarówno wyrazy skreślone, jak i poprawione muszą być wyraźnie widoczne dla wszystkich osób, które będą zapoznawały się z protokołem w przyszłości. Przykładem praktycznym może być sytuacja, w której w toku prowadzenia postępowania administracyjnego dokonywane są zmiany w protokole z przesłuchania świadków. W takiej sytuacji, aby uniknąć nieporozumień oraz zapewnić pełną transparentność, wszystkie poprawki powinny być wykonane w sposób czytelny, co oznacza ich wyraźne odnotowanie w protokole. W praktyce oznacza to, że zamiast zakrywania skreślanej treści, powinna ona pozostać widoczna, a poprawiona wersja powinna być wprowadzona w sposób, który jasno wskazuje na dokonaną zmianę. Takie postępowanie jest zgodne z dobrymi praktykami, które podkreślają znaczenie przejrzystości i rzetelności dokumentacji administracyjnej.
W zakresie dokonywania skreśleń oraz poprawek w protokole, istotne jest zrozumienie, że zastosowanie długopisu czarnego czy czerwonego w kontekście poprawek jest niewłaściwym podejściem. Oznaczenie tekstu na czerwono, sugerujące jego skreślenie, może prowadzić do nieporozumień oraz trudności w interpretacji dokumentu. W praktyce administracyjnej kluczowe jest, aby każde skreślenie i poprawka były widoczne i czytelne, co pozwala na zachowanie pełnej transparentności. Pogląd, że można skreślać wyrazy w sposób nieczytelny, jest nie tylko błędny, ale również sprzeczny z zasadami rzetelności w dokumentacji. Poprzez takie działania można wprowadzać chaos i potencjalne wątpliwości co do autentyczności dokumentów, a także zafałszowywać ich treść. Dobrym przykładem jest sytuacja, w której w toku postępowania administracyjnego może pojawić się konieczność udowodnienia, że konkretne wyrazy zostały zmienione. Jeżeli skreślenie nie jest czytelne, może to prowadzić do trudności w weryfikacji treści. Niezrozumienie podstawowych zasad dotyczących dokumentowania zmian w protokołach może skutkować nieprawidłowym podejściem, które nie tylko obniża jakość dokumentacji, ale również stawia pod znakiem zapytania całe postępowanie administracyjne. Dlatego ważne jest, aby przyswoić sobie zasady dotyczące przejrzystości i czytelności w praktyce administracyjnej.