Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji
Zawód: Technik administracji
Wójt gminy zlecił kierownikowi Referatu Ochrony Środowiska uporządkowanie terenu gminy. Jak w tej sytuacji przebiega kierunek informacji?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź "pionowo w dół" jest prawidłowa, ponieważ przedstawia właściwy kierunek przepływu informacji w hierarchii organizacyjnej jednostki samorządowej. W sytuacji, gdy wójt gminy wydaje polecenie kierownikowi Referatu Ochrony Środowiska, informacja ta przemieszcza się w dół hierarchii, od wyższej instancji (wójta) do niższej (kierownika referatu). Tego typu komunikacja jest kluczowa w zarządzaniu, ponieważ pozwala na efektywne przekazywanie zadań i oczekiwań. Przykładem praktycznym może być sytuacja, w której wójt zleca organizację akcji sprzątania terenów gminnych. Kierownik referatu następnie przekaże to zadanie pracownikom. Właściwe zrozumienie hierarchii w organizacji jest istotne, aby zapewnić skuteczność działań administracyjnych oraz odpowiednią odpowiedzialność za realizowane zadania. W kontekście dobrych praktyk, zaleca się, aby każde polecenie było jasno sformułowane oraz przekazywane w sposób zrozumiały, co minimalizuje ryzyko błędów w jego realizacji.
Przyjęcie innych kierunków przepływu informacji, takich jak "pionowo w górę", "poziomo" czy "równolegle", prowadzi do nieporozumień w kontekście hierarchii zarządzania. Kierunek "pionowo w górę" sugerowałby, że informacja byłaby przekazywana od niższego szczebla do wyższego, co nie ma miejsca w opisanej sytuacji. W rzeczywistości, taka komunikacja jest stosowana w przypadkach, gdy pracownicy muszą raportować swoje osiągnięcia lub problemy do przełożonych, a nie w momencie wykonywania poleceń. Odpowiedź "poziomo" może być mylona z sytuacjami, gdy współpracownicy w tym samym dziale wymieniają się informacjami lub zleceniami, co również nie odnosi się do wydania polecenia przez wójta. Tego typu myślenie prowadzi do błędnych wniosków dotyczących struktury organizacyjnej i może wpływać na efektywność działań. Właściwe zrozumienie, że polecenia są przekazywane z góry na dół w strukturach hierarchicznych, jest kluczowe dla sprawnego funkcjonowania każdego zespołu. Zastosowanie tych niepoprawnych kierunków może prowadzić do chaosu w komunikacji i dezorganizacji w pracy, co jest sprzeczne z najlepszymi praktykami administracyjnymi.