Kwalifikacja: EKA.01 - Obsługa klienta w jednostkach administracji

Wybór kierownika jednostki jako osoby zajmującej się wstępną analizą treści pism oraz ich rozdziałem pomiędzy komórki organizacyjne opiera się na błędnym przekonaniu, że kierownik ma pełen przegląd wszystkich aspektów operacyjnych organizacji. Choć kierownik ma ogólną odpowiedzialność za funkcjonowanie jednostki, to nie zajmuje się codziennymi sprawami administracyjnymi i obiegiem dokumentów. Tego rodzaju zadania są zazwyczaj delegowane do specjalistycznych działów, takich jak kancelaria, która jest przeszkolona w zakresie obiegu informacji i dokumentów. Z kolei kierownik działu, mimo iż może mieć wiedzę na temat potrzeb swojego zespołu, nie posiada odpowiednich zasobów ani procedur do skutecznego zarządzania wszystkimi pismami, które wpływają do organizacji. Z kolei wydział ds. technicznych zajmuje się głównie aspektami technicznymi i nie ma kompetencji do klasyfikacji czy analizy dokumentów administracyjnych. Kluczowym błędem myślowym jest założenie, że osoby zajmujące się zarządzaniem na poziomie kierowniczym powinny być również odpowiedzialne za operacyjne aspekty obiegu dokumentów, co prowadzi do nieefektywności i chaosu w organizacji. Właściwe podejście do zarządzania dokumentacją wymaga wyodrębnienia zadań oraz przypisania ich do odpowiednich komórek, co zapewnia sprawniejszy proces i lepszą kontrolę nad informacjami.