Do zakresu obowiązków archiwum zakładowego nie należy
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź dotycząca nadzoru nad czynnościami kancelaryjnymi jako niebędącej w zakresie obowiązków archiwum zakładowego jest prawidłowa. Archiwum zakładowe odpowiedzialne jest głównie za gromadzenie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie dokumentacji archiwalnej, a także za brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie ewidencji swojego zasobu. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi, który obejmuje organizację obiegu dokumentów, ich rejestrację, czy kontrolę terminów przechowywania, należy do zadań innych jednostek, najczęściej działów administracyjnych lub kancelarii. Przykładem zastosowania tej wiedzy może być sytuacja, w której archiwum współpracuje z działem kancelaryjnym, jednak ich role są wyraźnie wydzielone, a archiwum pełni funkcję wsparcia w zakresie przechowywania dokumentów, które już straciły aktualność operacyjną. Zgodnie z normami PN-ISO 15489 oraz dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją, ważne jest, aby każda jednostka była świadoma swoich kompetencji i odpowiedzialności, co umożliwia efektywniejsze zarządzanie informacją.
Wybór odpowiedzi, która sugeruje, że nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi należy do archiwum zakładowego, jest błędny. Archiwum zakładowe ma jasno określone zadania, które obejmują przechowywanie i zabezpieczanie dokumentów archiwalnych, brakowanie dokumentacji niearchiwalnej oraz prowadzenie ewidencji zasobów archiwum. Nadzór nad czynnościami kancelaryjnymi, do którego zalicza się m.in. kontrola obiegu dokumentów, rejestracja oraz organizacja pracy kancelaryjnej, jest zadaniem, które spoczywa na działach administracyjnych lub kancelariach. Często dochodzi do nieporozumień, które wynikają z nieścisłości w definiowaniu zakresu obowiązków. W praktyce, archiwa muszą współpracować z kancelariami, ale ich rola jest ograniczona do działań związanych z dokumentacją, która już została uznana za archiwalną. Istnieją również normy, takie jak PN-ISO 15489, które precyzują, że zarządzanie dokumentacją powinno być realizowane w sposób systematyczny i zgodny z określonymi standardami. Dlatego kluczowe jest, by wiedza na temat zakresu obowiązków była jasno zdefiniowana, co pozwala na uniknięcie błędów organizacyjnych i zapewnia lepszą efektywność w zarządzaniu dokumentacją.