Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Jak określa się zorganizowany zbiór dokumentacji w formie papierowej, zaaranżowany według kolejności dodawania do systemu EZD, stworzony w jednostce, w której zaimplementowano system EZD?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Skład chronologiczny to termin odnoszący się do specyficznego modelu organizacji dokumentacji w systemie Elektronicznego Zarządzania Dokumentacją (EZD). W kontekście nieelektronicznej dokumentacji, skład chronologiczny oznacza uporządkowanie dokumentów według daty ich wprowadzenia do systemu. Takie podejście jest zgodne z najlepszymi praktykami zarządzania dokumentacją, które podkreślają znaczenie kolejności w kontekście późniejszego dostępu do informacji oraz archiwizacji. Przykładowo, w instytucjach publicznych, gdzie dokumentacja jest często poddawana audytom, utrzymanie składów chronologicznych pozwala na szybkie odnalezienie i weryfikację informacji. Zastosowanie składu chronologicznego wspiera również procesy związane z zarządzaniem czasem przechowywania dokumentów, co jest kluczowe dla zgodności z przepisami prawnymi, takimi jak Ustawa o archiwizacji. W praktyce, dokumenty w takim składzie mogą obejmować korespondencję, protokoły z posiedzeń oraz inne dokumenty, co umożliwia ich efektywne przetwarzanie i archiwizację.
Wybór odpowiedzi, która nie odnosi się do pojęcia składu chronologicznego, prowadzi do nieporozumień związanych z organizacją dokumentacji w systemach EZD. Folder z metadanymi odnosi się do zbioru informacji opisujących inne dane, a nie do samej struktury dokumentów. Skład chronologiczny, jako uporządkowany zbiór dokumentów, ma na celu ułatwienie ich przeszukiwania i archiwizacji według daty, co jest kluczowe w kontekście zarządzania dokumentacją. Z kolei odwzorowanie cyfrowe dokumentów dotyczy procesu konwersji fizycznych dokumentów do formatu cyfrowego, co jest całkowicie inną kategorią i nie ma związku z porządkiem ich przechowywania. Z kolei skład informatycznych nośników danych sugeruje bardziej techniczne podejście do przechowywania informacji, jednak również nie odnosi się do specyfiki porządkowania dokumentów w czasie. W kontekście błędnych koncepcji, najczęściej pojawia się nieporozumienie co do różnicy między formą a funkcją dokumentacji, co prowadzi do wyboru odpowiedzi, które nie uwzględniają praktycznego aspektu organizacji dokumentów w systemach EZD. To z kolei może wpływać na efektywność procesów zarządzania dokumentacją w organizacji, co jest niekorzystne z perspektywy zarówno operacyjnej, jak i zgodności z regulacjami prawnymi.