Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Rejestr korespondencji to kolejny dokument, który też służy do ewidencjonowania pism, ale działa trochę inaczej niż dziennik podawczy. Zwykle jest bardziej skupiony na pismach wychodzących i nie ma tak sztywnej struktury, co może prowadzić do bałaganu w dokumentacji. Kontrolka przesyłek to coś zupełnie innego, bo ona ma monitorować stan przesyłek, a nie ewidencjonować korespondencję, co też jest ważne, żeby nie pomylić tych funkcji. Inwentarz książkowy odnosi się z kolei do zbiorów książek, więc nie pasuje do obiegu dokumentów tak, jak powinno. Jak ktoś nie rozróżni dziennika podawczego od innych dokumentów, to może się narazić na chaos, a to potem prowadzi do trudności z dostępem do informacji. Właściwe zarządzanie dokumentacją i rozumienie tych narzędzi jest kluczowe dla każdej organizacji. Trzeba mieć na uwadze, że złe stosowanie tych pojęć może prowadzić do problemów prawnych i administracyjnych.