Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór odpowiedzi dotyczących teczek osobowych pracowników zwolnionych, materiałów związanych z promocją lub bilansów i sprawozdań finansowych może być wynikiem niepełnego zrozumienia zasad zarządzania dokumentacją. Teczki osobowe pracowników zwolnionych, mimo że dotyczą już byłych pracowników, mogą być istotne w kontekście przyszłych audytów czy spraw sądowych, dlatego ich wypożyczanie jest dozwolone pod pewnymi warunkami. Materiały związane z promocją są zazwyczaj mniej wrażliwe i mogą być używane w różnych kontekstach biznesowych. Bilansy i sprawozdania finansowe są istotnymi dokumentami, które mogą być udostępniane w ramach regulacji dotyczących raportowania finansowego, co czyni je bardziej dostępnymi. Z kolei ewidencja archiwum zakładowego jest narzędziem do zarządzania i dokumentowania, co sprawia, że jej wypożyczanie byłoby nieodpowiednie. Zrozumienie, które dokumenty powinny pozostać w archiwum, jest kluczowe dla zachowania integralności danych oraz zgodności z przepisami prawa, co jest niezbędne dla prawidłowego funkcjonowania instytucji archiwalnych. Typowym błędem jest mylenie charakterystyki dokumentów i niebranie pod uwagę ich roli w kontekście zarządzania informacjami i archiwizacji.