Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór dokumentu, który nie jest instruktorem kancelaryjnym, prowadzi do nieporozumień dotyczących zarządzania dokumentacją. Jednolity rzeczowy wykaz akt, mimo że jest istotnym narzędziem w archiwizacji, nie reguluje obiegu dokumentów w jednostce, lecz jedynie klasyfikuje dokumenty zgodnie z określonymi kategoriami. Schemat organizacyjny, z drugiej strony, jest narzędziem przedstawiającym strukturę organizacyjną, które może obrazować, jak różne jednostki w organizacji są ze sobą powiązane, ale nie dostarcza informacji na temat procedur obiegu dokumentów. Regulamin organizacyjny również nie obejmuje szczegółowych regulacji dotyczących obiegu dokumentacji, skupiając się raczej na zasadach i przepisach dotyczących organizacji pracy. Typowym błędem myślowym przy wyborze nieprawidłowej odpowiedzi jest pomylenie dokumentów regulujących procedury i organizację z tymi, które określają zarządzanie dokumentacją. Kluczowe jest zrozumienie, że instrukcja kancelaryjna jest specjalistycznym dokumentem skoncentrowanym na praktykach zarządzania obiegiem informacji, co czyni ją niezbędną dla każdej jednostki organizacyjnej zajmującej się dokumentacją.