Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

W teorii zarządzania dokumentacją obowiązki dotyczące sporządzania spisów zdawczo-odbiorczych przypisane są wyłącznie do referentów będących wytwórcami dokumentacji. Inne odpowiedzi sugerują, że takie zadania mogą być realizowane przez koordynatora czynności kancelaryjnych, personel archiwum zakładowego lub wyznaczonego pracownika kancelarii ogólnej. Tego rodzaju myślenie wprowadza zamieszanie w procesie archiwizacji. Koordynator czynności kancelaryjnych, choć odpowiedzialny za nadzorowanie działań związanych z obiegiem dokumentów, nie zajmuje się sporządzaniem spisów, a jego rola polega na koordynacji i kontroli, a nie na bezpośrednim tworzeniu dokumentacji. Personel archiwum zakładowego, z kolei, zajmuje się przyjmowaniem, przechowywaniem i udostępnianiem dokumentów, ale nie jest odpowiedzialny za ich wytwarzanie ani klasyfikację przed przekazaniem. Wyznaczony pracownik kancelarii ogólnej może wspierać procesy administracyjne, ale nie powinien zastępować referentów w ich podstawowych obowiązkach. Typowym błędem myślowym jest przypisanie odpowiedzialności za działania, które powinny być wykonywane przez osoby mające bezpośredni kontakt z dokumentacją na etapie jej tworzenia. Ważne jest, aby zrozumieć, że odpowiedzialność za jakość i kompletność dokumentacji spoczywa na wytwórcach, a nie na osobach, które jedynie administrują zbiorem już istniejących akt. Rozdzielenie tych funkcji jest kluczowe dla właściwego zarządzania dokumentacją w każdej instytucji.