Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór rejestru teczek aktowych, rejestru korespondencji lub spisu spraw jako podstawy do przejęcia akt do archiwum zakładowego jest błędny z kilku powodów. Rejestr teczek aktowych jest narzędziem, które służy do bieżącego śledzenia i zarządzania aktami, jednak nie jest on formalnym dokumentem przekazania. Zawiera on jedynie informacje o aktach w trakcie ich obiegu, co nie daje pełnego obrazu dotyczącego stanu dokumentów w momencie, kiedy są one przekazywane do archiwum. Rejestr korespondencji skupia się na przetwarzaniu i dokumentowaniu przychodzącej i wychodzącej korespondencji, co ma swoją specyfikę i nie odnosi się do archiwizacji akt. Natomiast spis spraw, choć może zawierać opisy dotyczące poszczególnych spraw, również nie stanowi odpowiedniego narzędzia do formalnego przejęcia akt przez archiwum. W kontekście archiwizacji, kluczowe jest zrozumienie, że przekazanie dokumentów powinno odbywać się w sposób uporządkowany i zgodny z normami archiwalnymi, a spis zdawczo-odbiorczy pełni funkcję notarialną, dokumentując cały proces. Używanie niewłaściwych narzędzi do archiwizacji może prowadzić do chaosu informacyjnego i utrudniać późniejszy dostęp do dokumentów, co jest sprzeczne z dobrymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją. Właściwe postępowanie w zakresie archiwizacji jest kluczowe nie tylko dla organizacji, ale również dla zapewnienia zgodności z przepisami prawa dotyczącego ochrony danych oraz zarządzania dokumentacją.