Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Kierownik, referent oraz dokumentalista to role, które mają swoje specyficzne funkcje w strukturze organizacyjnej, jednak nie są one odpowiednie do opisanego kontekstu przejmowania dokumentacji likwidowanej instytucji. Kierownik zazwyczaj zarządza działem lub projektem, co oznacza, że jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji i koordynację działań, ale niekoniecznie za przejmowanie aktywów dokumentacyjnych. Referent, w swojej roli, często zajmuje się codziennymi zadaniami administracyjnymi i wsparciem w obiegu dokumentów, lecz nie jest odpowiedzialny za kompletne przejęcie i zabezpieczenie dokumentacji instytucji, która przestała istnieć. Dokładnie tę odpowiedzialność pełni sukcesor, który ma zadanie zapewnienia, że dokumentacja jest odpowiednio zarządzana, przechowywana oraz udostępniana w przyszłości. Dokumentalista natomiast koncentruje się na archiwizacji i organizacji dokumentów, ale nie ma kompetencji do przejmowania całości obowiązków i praw likwidowanej instytucji. Typowym błędem w rozumieniu tej kwestii jest mylenie tych ról w kontekście przejęcia pełnej odpowiedzialności za dokumentację, co prowadzi do nieprawidłowej interpretacji pojęcia sukcesora. W kontekście prawnym, sukcesor ma również do spełnienia obowiązki wynikające z ustawodawstwa dotyczącego ochrony danych osobowych oraz zarządzania archiwami, co czyni tę rolę kluczową w procesie likwidacji instytucji.