Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Podmiot odpowiedzialny za przejęcie dokumentacji wygaszanej instytucji to
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Sukcesor to organ lub podmiot, który przejmuje prawa i obowiązki likwidowanej instytucji, w tym także odpowiedzialność za jej dokumentację. Z perspektywy zarządzania dokumentacją, sukcesor musi zorganizować i zabezpieczyć wszelkie dokumenty, aby zapewnić ciągłość działania oraz legalność operacji. Przykładem praktycznym może być sytuacja, w której przedsiębiorstwo łączy się z innym. W takim przypadku nowa jednostka – sukcesor – przejmuje archiwum i aktywa dokumentacyjne, co jest kluczowe dla zachowania historii działalności oraz zgodności z przepisami prawnymi dotyczącymi przechowywania danych. Dobrą praktyką w tych sytuacjach jest wprowadzenie procedur archiwizacji i przekazywania dokumentów, co zapewnia ich łatwy dostęp i integralność. Warto również zwrócić uwagę na regulacje prawne, które mogą wymagać od sukcesora zachowania określonych dokumentów przez ustalony czas, co podkreśla znaczenie skrupulatnego podejścia do procesu przejęcia dokumentacji.
Kierownik, referent oraz dokumentalista to role, które mają swoje specyficzne funkcje w strukturze organizacyjnej, jednak nie są one odpowiednie do opisanego kontekstu przejmowania dokumentacji likwidowanej instytucji. Kierownik zazwyczaj zarządza działem lub projektem, co oznacza, że jest odpowiedzialny za podejmowanie decyzji i koordynację działań, ale niekoniecznie za przejmowanie aktywów dokumentacyjnych. Referent, w swojej roli, często zajmuje się codziennymi zadaniami administracyjnymi i wsparciem w obiegu dokumentów, lecz nie jest odpowiedzialny za kompletne przejęcie i zabezpieczenie dokumentacji instytucji, która przestała istnieć. Dokładnie tę odpowiedzialność pełni sukcesor, który ma zadanie zapewnienia, że dokumentacja jest odpowiednio zarządzana, przechowywana oraz udostępniana w przyszłości. Dokumentalista natomiast koncentruje się na archiwizacji i organizacji dokumentów, ale nie ma kompetencji do przejmowania całości obowiązków i praw likwidowanej instytucji. Typowym błędem w rozumieniu tej kwestii jest mylenie tych ról w kontekście przejęcia pełnej odpowiedzialności za dokumentację, co prowadzi do nieprawidłowej interpretacji pojęcia sukcesora. W kontekście prawnym, sukcesor ma również do spełnienia obowiązki wynikające z ustawodawstwa dotyczącego ochrony danych osobowych oraz zarządzania archiwami, co czyni tę rolę kluczową w procesie likwidacji instytucji.