Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów
Jaką liczbę egzemplarzy należy sporządzić dla spisu zdawczo-odbiorczego dokumentów kategorii B?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Spis zdawczo-odbiorczy dokumentacji kategorii B sporządza się w trzech egzemplarzach, ponieważ jest to zgodne z obowiązującymi normami w zakresie zarządzania dokumentacją. Trzy egzemplarze zapewniają odpowiednią archiwizację oraz umożliwiają przekazanie jednego egzemplarza do jednostki odbierającej, pozostawiając jeden dla zlecającego, a trzeci w archiwum dokumentacji. Taka praktyka pozwala na zwiększenie bezpieczeństwa przechowywanych informacji oraz ich łatwiejszy dostęp w przyszłości. W przypadku ewentualnych sporów dotyczących dostarczonych dokumentów, posiadanie trzech egzemplarzy ułatwia potwierdzenie wykonania usługi czy dostarczenia materiałów. Warto również pamiętać, że w różnych branżach mogą występować dodatkowe wymogi dotyczące liczby egzemplarzy, dlatego zawsze należy zapoznać się z odpowiednimi przepisami i regulacjami dotyczącymi konkretnego sektora. Wiedza na temat właściwego sporządzania i przechowywania dokumentacji jest kluczowa dla efektywnego zarządzania projektami i zapewnienia zgodności z obowiązującymi normami.