Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Zgłaszając zainteresowanie tematyką archiwizacji, warto zrozumieć, jakie informacje powinny być zawarte w sprawozdaniach z działalności archiwów. Często błędnie zakłada się, że wszelkie aspekty funkcjonowania instytucji powinny być zawarte w tych dokumentach. Jednakże, zasady obiegu pism w instytucji, mimo że mają kluczowe znaczenie dla efektywnego zarządzania dokumentacją, nie są elementem, który archiwum powinno dokumentować. Archiwum skupia się głównie na aspektach związanych z zachowaniem i udostępnianiem dokumentów, takich jak ilość dokumentacji kategorii A przejętej do archiwum, co jest istotne w kontekście zarządzania informacją. Ponadto, zmiany personalne w archiwum oraz uzgodnienia normatywów kancelaryjnych z archiwum państwowym są także częścią działalności archiwum, ponieważ wpływają na sposób, w jaki dokumenty są przetwarzane i przechowywane. Zrozumienie tych różnic jest kluczowe, aby uniknąć błędnych założeń dotyczących zawartości sprawozdań. W praktyce, archiwa powinny dążyć do zachowania zgodności ze standardami, które określają, jakie rodzaje informacji są kluczowe w kontekście archiwizacji, a nie wprowadzać elementy, które są właściwe dla innych działów administracyjnych.