Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Akta osobowe pracowników, którzy zostali zwolnieni, są porządkowane na regale magazynowym według
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź wskazująca, że teczki osobowe pracowników zwolnionych są układane według numeru pozycji spisu zdawczo-odbiorczego jest słuszna, ponieważ ten numer jest kluczowym elementem identyfikującym i porządkującym dokumentację kadrową. Spis zdawczo-odbiorczy jest dokumentem, który formalizuje przekazanie akt, co zapewnia przejrzystość i łatwość w odnajdywaniu odpowiednich teczek w przyszłości. W praktyce oznacza to, że każdy zbiór akt odnosi się do konkretnej pozycji w spisie, co umożliwia szybkie i efektywne odnalezienie dokumentów. Dobre praktyki w zarządzaniu dokumentacją kadrową sugerują, że powinny być one uporządkowane w sposób systematyczny, co minimalizuje ryzyko zagubienia ważnych informacji i umożliwia ich efektywne archiwizowanie oraz późniejsze przeszukiwanie. Utrzymanie takiego systemu porządkowania jest zgodne z przepisami prawa pracy, które obligują pracodawców do rzetelnego prowadzenia dokumentacji. W sytuacjach audytów czy kontroli, łatwość dostępu do dobrze zorganizowanej dokumentacji jest nieoceniona.
Wybór innych opcji, takich jak data zatrudnienia, staż pracy czy nazwa komórki organizacyjnej, prowadzi do nieefektywnego zarządzania dokumentacją kadrową i może skutkować chaosem w archiwizacji. Układanie teczek osobowych według daty zatrudnienia może być mylące, zwłaszcza gdy pracownicy byli zatrudniani w różnych okresach lub gdy następują zmiany w zatrudnieniu. Data sama w sobie nie jest unikalnym identyfikatorem, co utrudnia odnajdywanie konkretnych teczek w sytuacjach, gdy potrzebna jest szybka informacja. Podobnie, opieranie się na stażu pracy w instytucji nie daje pełnego obrazu, ponieważ nie każdy pracownik, który ma długi staż, posiada teczkę, a ich liczba może być bardzo zróżnicowana. Z kolei klasyfikowanie akt według nazwy komórki organizacyjnej, która je przekazała, może wprowadzać dodatkowe zamieszanie, zwłaszcza w przypadku reorganizacji struktury wewnętrznej firmy, co może prowadzić do trudności w lokalizowaniu dokumentacji. W praktyce, dla zapewnienia prawidłowego zarządzania dokumentacją, kluczowe jest stosowanie jednoznacznych i stałych kryteriów porządkowania, takich jak numer pozycji w spisie zdawczo-odbiorczym, co zapewnia organizację i dostępność potrzebnych danych.