Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kategorie: Klasyfikacja i kwalifikacja dokumentacji Obieg i ewidencja dokumentów
Ile egzemplarzy powinno się sporządzić w przypadku protokołu potwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia wypożyczonych dokumentów?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Protokół stwierdzenia uszkodzenia lub zaginięcia akt wypożyczonych powinien być sporządzony w trzech egzemplarzach, co jest zgodne z najlepszymi praktykami w zarządzaniu dokumentacją. Pierwszy egzemplarz protokołu pozostaje w archiwum instytucji, co zapewnia trwały zapis zdarzenia oraz możliwość dalszych działań w przypadku, gdyby sprawa wymagała dodatkowego wyjaśnienia. Drugi egzemplarz przekazywany jest osobie odpowiedzialnej za zarządzanie wypożyczeniami, co umożliwia jej monitorowanie i ocenę sytuacji oraz podjęcie odpowiednich kroków. Trzeci egzemplarz natomiast powinien być dostarczony osobie, która zgłosiła uszkodzenie lub zaginięcie akt, aby miała pisemny dokument potwierdzający zajście zdarzenia. Posiadanie trzech egzemplarzy protokołu jest również zgodne z wymogami prawa o dostępie do informacji publicznej, co zapewnia przejrzystość i odpowiedzialność w zarządzaniu dokumentacją. Przykładem zastosowania tej procedury może być sytuacja w bibliotece lub archiwum, gdzie regularnie dokonuje się inwentaryzacji akt, co pozwala na szybsze identyfikowanie ewentualnych problemów i minimalizację ryzyka utraty cennych informacji.