Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybierając niewłaściwą liczbę egzemplarzy spisu zdawczo-odbiorczego, można napotkać na szereg problemów organizacyjnych oraz prawnych. Udzielając odpowiedzi, która wskazuje na jeden lub dwa egzemplarze, można sądzić, że jest to wystarczające zabezpieczenie dla procesu archiwizacji, jednak jest to błędne założenie. Przykładowo, sporządzenie tylko jednego egzemplarza oznacza, że nie będzie kopii dla osoby przekazującej dokumentację oraz dla odbierającego, co w przypadku jakichkolwiek nieporozumień czy sporów dotyczących zawartości dokumentacji będzie prowadziło do trudności w ustaleniu prawdy. Wybór dwóch egzemplarzy z kolei nie zapewnia wystarczającej przejrzystości w procesie, ponieważ jedna strona może nie mieć dostępu do informacji dotyczących obowiązków i stanu dokumentacji. Warto podkreślić, że zgodnie z wytycznymi archiwalnymi, każda strona powinna mieć swoją kopię dokumentu potwierdzającego odbiór, co jest trudne do osiągnięcia przy mniejszej liczbie egzemplarzy. Ponadto, z perspektywy organizacji, brak odpowiedniej dokumentacji może prowadzić do problemów z audytami, kontrolami czy też w przyszłych procesach prawnych, co może skutkować poważnymi konsekwencjami finansowymi i reputacyjnymi. Przyjmowanie niepełnych praktyk w zakresie archiwizacji wskazuje na brak zrozumienia fundamentalnych zasad zarządzania dokumentacją, co może mieć długofalowe skutki dla organizacji oraz jej procesów operacyjnych. Z tego względu, warto zawsze stosować się do rekomendacji dotyczących liczby egzemplarzy sporządzanych dokumentów, aby zabezpieczyć proces archiwizacji i zapewnić jego wysoką jakość.