Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Spis zdawczo-odbiorczy dokumentów nie powinien być organizowany w porządku topograficznym, ponieważ skupia się on na lokalizacji fizycznej akt, a nie na ich strukturalnym i funkcjonalnym przypisaniu. Taki sposób organizacji może prowadzić do chaosu w dokumentacji, ponieważ akta o podobnej tematyce mogą być rozproszone w różnych miejscach, co utrudnia ich późniejsze odnalezienie. Podobnie, porządek chronologiczny, choć przydatny w niektórych kontekstach, nie uwzględnia klasyfikacji według kategorii tematycznych, co może powodować trudności w szybkim dostępie do informacji. Natomiast strukturalno-rzeczowy porządek może być użyteczny, ale nie zawsze odzwierciedla on specyfikę wszystkich dokumentów, które powinny być zorganizowane zgodnie z ustalonym wykazem akt. W praktyce, wiele instytucji stosuje wykaz akt jako standardowy sposób organizacji dokumentacji, co zapewnia zgodność z przepisami prawnymi oraz ułatwia zarządzanie zasobami informacyjnymi. Ignorowanie tego standardu często prowadzi do nieefektywności w obiegu dokumentów oraz zwiększa ryzyko zgubienia istotnych informacji, a to z kolei wpływa negatywnie na organizację pracy i podejmowanie decyzji opartych na dokumentacji.