Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Regulamin organizacyjny, choć istotny dla funkcjonowania jednostki, nie zawiera szczegółowych zasad przekazywania dokumentacji do archiwum. Jego głównym celem jest opis struktury organizacyjnej oraz zakresu odpowiedzialności poszczególnych komórek. Ewidencja dokumentacji, mimo że może zawierać informacje o obrót dokumentami, nie jest dokumentem regulującym zasady ich przekazywania, lecz narzędziem do śledzenia ruchu dokumentów. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest bardziej zbiorem kategorii dokumentów i nie precyzuje procedur archiwizacyjnych. Często mylnie zakłada się, że regulacje zawarte w regulaminie organizacyjnym są wystarczające do zarządzania dokumentacją, jednak z praktyki wynika, że brak konkretnych instrukcji prowadzi do chaosu w obiegu dokumentów. Toteż, zaniedbanie instrukcji kancelaryjnej skutkuje nie tylko problemami w archiwizacji, ale również może narazić organizację na ryzyko związane z utratą ważnych informacji, co jest niezgodne z dobrymi praktykami zarządzania dokumentacją. Właściwe podejście do archiwizacji dokumentów powinno opierać się na jasnych procedurach, co ułatwia późniejsze odnajdywanie i wykorzystanie zgromadzonych materiałów. Dlatego tak istotne jest przestrzeganie zasad ujętych w instrukcji kancelaryjnej, która powinna być regularnie aktualizowana oraz dostosowywana do zmieniających się przepisów prawa oraz potrzeb organizacyjnych.