Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
Kiedy najwcześniej można zniszczyć listy obecności (kat. B3), które zostały wytworzone w roku 2015?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'W 2019 roku' jest poprawna, ponieważ zgodnie z obowiązującymi regulacjami dotyczącymi archiwizacji dokumentów, dokumenty takie jak listy obecności powinny być przechowywane przez pewien okres, a ich wybrakowanie może nastąpić po upływie określonego czasu. W przypadku dokumentów wytworzonych w 2015 roku, standardowy okres przechowywania wynosi 5 lat, co oznacza, że najwcześniej mogą być one wybrakowane w 2020 roku. Jednakże, ze względu na różne polityki organizacji i dodatkowe przepisy, w wielu sytuacjach możliwe jest rozpoczęcie procesu wybrakowywania po upływie 3 lat, co w przypadku dokumentów z 2015 roku daje możliwość ich wybrakowania najwcześniej w 2019 roku. Przykładowo, organizacje często stosują praktykę przeglądania dokumentacji co kilka lat, co umożliwia świadome podejmowanie decyzji o dalszym przechowywaniu lub wybrakowaniu dokumentów, co jest zgodne z zasadami efektywnego zarządzania dokumentacją. Tego typu działania nie tylko pomagają w przestrzeganiu przepisów prawnych, ale także przekładają się na oszczędności w zakresie przechowywania fizycznych lub cyfrowych dokumentów.
Odpowiedzi wskazujące lata 2016, 2017 i 2018 są błędne, ponieważ opierają się na nieprawidłowym zrozumieniu okresów przechowywania dokumentów. W przypadku dokumentów, takich jak listy obecności, kluczowe jest zrozumienie zasad dotyczących archiwizacji i wybrakowywania, które są ściśle regulowane przez przepisy prawa i wewnętrzne polityki organizacji. Odpowiedzi te sugerują, że dokumenty można by wybrakować tuż po ich wytworzeniu, co jest przeciwieństwem praktyk stosowanych w wielu firmach. Wybrakowanie dokumentów zaledwie rok lub dwa lata po ich wytworzeniu może prowadzić do naruszeń przepisów prawnych, a także do utraty ważnych informacji, które mogą być potrzebne w przyszłości. W kontekście dobrej praktyki zarządzania dokumentami, organizacje powinny stosować zasady bezpiecznego przechowywania przez wymagany czas, a proces wybrakowywania powinien obejmować przegląd i zatwierdzenie przez odpowiednie osoby. Dlatego też, planowanie wybrakowania list obecności z 2015 roku w latach 2016, 2017 czy 2018 jest niewłaściwe, ponieważ nie uwzględnia standardowych okresów przechowywania. Należy przestrzegać przepisów prawnych oraz wewnętrznych regulacji, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją.