Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi wskazujące lata 2016, 2017 i 2018 są błędne, ponieważ opierają się na nieprawidłowym zrozumieniu okresów przechowywania dokumentów. W przypadku dokumentów, takich jak listy obecności, kluczowe jest zrozumienie zasad dotyczących archiwizacji i wybrakowywania, które są ściśle regulowane przez przepisy prawa i wewnętrzne polityki organizacji. Odpowiedzi te sugerują, że dokumenty można by wybrakować tuż po ich wytworzeniu, co jest przeciwieństwem praktyk stosowanych w wielu firmach. Wybrakowanie dokumentów zaledwie rok lub dwa lata po ich wytworzeniu może prowadzić do naruszeń przepisów prawnych, a także do utraty ważnych informacji, które mogą być potrzebne w przyszłości. W kontekście dobrej praktyki zarządzania dokumentami, organizacje powinny stosować zasady bezpiecznego przechowywania przez wymagany czas, a proces wybrakowywania powinien obejmować przegląd i zatwierdzenie przez odpowiednie osoby. Dlatego też, planowanie wybrakowania list obecności z 2015 roku w latach 2016, 2017 czy 2018 jest niewłaściwe, ponieważ nie uwzględnia standardowych okresów przechowywania. Należy przestrzegać przepisów prawnych oraz wewnętrznych regulacji, aby uniknąć potencjalnych problemów prawnych i zapewnić właściwe zarządzanie dokumentacją.