Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Odpowiedzi takie jak 'Zgodnie z chronologią', 'Topograficznym' czy 'Strukturalno-rzeczowym' mogą wydawać się sensowne, ale w kontekście spisu zdawczo-odbiorczego nie są za bardzo trafione. Spis zdawczo-odbiorczy to dość formalny dokument, który ma za zadanie określić, jakie akta zostały przekazane i jak są klasyfikowane. Podchodzenie do tego od strony chronologicznej może skomplikować sprawy, bo nie bierze pod uwagę tego, jak akta są tematycznie lub funkcjonalnie zorganizowane. To może później utrudniać znalezienie dokumentów, bo ważniejsze jest rozumienie kontekstu ich powstawania niż skupianie się tylko na datach. Z kolei podejście topograficzne, które klasyfikuje dokumenty według tego, gdzie są przechowywane, może działać na krótką metę, ale nie pokazuje rzeczywistej struktury archiwum tak, żeby łatwo zarządzać tym w dłuższym czasie. A strukturalno-rzeczowe podejście, które organizuje dokumenty według ich kategorii i funkcji, może być bardziej złożone i nie zawsze jest potrzebne na tym etapie. Dlatego ważne, żeby spis zdawczo-odbiorczy był zgodny z wykazem akt, bo to umożliwia lepsze zarządzanie dokumentacją i pozwala łatwiej je później odnajdywać.