Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum
Zawód: Technik archiwista
W jakim układzie powinny być ułożone teczki aktowe na liście zdawczo-odbiorczym?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź 'Zgodnie z wykazem akt' jest jak najbardziej trafna. Spis zdawczo-odbiorczy powinien rzeczywiście odzwierciedlać to, co mamy w archiwum. Wykaz akt to taki dokument, który mówi, jakie akta przechowujemy, jakiego są typu i na jak długo. W archiwizacji ważne jest, żeby akta były uporządkowane według ich klasyfikacji, bo to mocno ułatwia późniejsze szukanie dokumentów. Na przykład, jakaś jednostka organizacyjna może stworzyć wykaz akt, żeby skatalogować dokumenty według tematów. Dzięki temu w przyszłości łatwiej będzie zarządzać aktami. Wykaz akta jest super przydatny, gdy przekazujemy dokumenty do archiwum, bo jasno pokazuje, co się tam znajduje i jaki mają status. Fajnie jest też regularnie aktualizować ten wykaz, żeby był zawsze zgodny z rzeczywistym stanem dokumentów.
Odpowiedzi takie jak 'Zgodnie z chronologią', 'Topograficznym' czy 'Strukturalno-rzeczowym' mogą wydawać się sensowne, ale w kontekście spisu zdawczo-odbiorczego nie są za bardzo trafione. Spis zdawczo-odbiorczy to dość formalny dokument, który ma za zadanie określić, jakie akta zostały przekazane i jak są klasyfikowane. Podchodzenie do tego od strony chronologicznej może skomplikować sprawy, bo nie bierze pod uwagę tego, jak akta są tematycznie lub funkcjonalnie zorganizowane. To może później utrudniać znalezienie dokumentów, bo ważniejsze jest rozumienie kontekstu ich powstawania niż skupianie się tylko na datach. Z kolei podejście topograficzne, które klasyfikuje dokumenty według tego, gdzie są przechowywane, może działać na krótką metę, ale nie pokazuje rzeczywistej struktury archiwum tak, żeby łatwo zarządzać tym w dłuższym czasie. A strukturalno-rzeczowe podejście, które organizuje dokumenty według ich kategorii i funkcji, może być bardziej złożone i nie zawsze jest potrzebne na tym etapie. Dlatego ważne, żeby spis zdawczo-odbiorczy był zgodny z wykazem akt, bo to umożliwia lepsze zarządzanie dokumentacją i pozwala łatwiej je później odnajdywać.