W przypadku gdy jest wszczynane postępowanie zmierzające do ustania działalności podmiotu lub do jego reorganizacji, prowadzącej do powstania nowego podmiotu, kierownik podmiotu zawiadamia o tym fakcie
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Zawiadomienie dyrektora właściwego archiwum państwowego o wszczęciu postępowania zmierzającego do ustania działalności podmiotu lub jego reorganizacji jest kluczowym krokiem w procesie zarządzania dokumentacją. Zgodnie z ustawą o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach, każdy podmiot, który planuje likwidację lub reorganizację, ma obowiązek przekazać odpowiednie informacje do archiwum. W praktyce oznacza to, że kierownik podmiotu powinien dokładnie sporządzić dokumentację dotyczącą stanu archiwalnego, a także przekazać informacje o planowanych zmianach, co umożliwia archiwum oszacowanie, jakie dokumenty powinny być zachowane i jakie działania należy podjąć w celu zabezpieczenia dziedzictwa dokumentacyjnego. Dobrym przykładem zastosowania tej praktyki jest sytuacja, gdy instytucja kultury przekształca się w nowy podmiot – wówczas archiwum ma możliwość zabezpieczenia i uporządkowania dokumentacji, co jest zgodne z zasadami zarządzania informacją oraz najlepszymi praktykami w zakresie ochrony zasobów archiwalnych.
Zgłoszenie faktu likwidacji lub reorganizacji podmiotu do Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego, Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych lub dyrektora oddziału Zakładu Ubezpieczeń Społecznych nie jest zgodne z wymaganiami prawnymi dotyczącymi zarządzania dokumentacją w Polsce. Minister Kultury i Dziedzictwa Narodowego zajmuje się polityką kulturalną i nie jest bezpośrednio odpowiedzialny za sprawy archiwalne, co sprawia, że kierownik podmiotu nie ma obowiązku informowania go o takich zmianach. Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych pełni rolę nadzorczą, ale to dyrektor właściwego archiwum państwowego posiada kompetencje na poziomie lokalnym do zarządzania sprawami archiwalnymi konkretnego podmiotu. Zgłoszenie do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych również nie ma podstaw prawnych, ponieważ ZUS zajmuje się kwestiami ubezpieczeń społecznych, a nie zarządzaniem dokumentacją archiwalną. Kluczowym błędem w myśleniu jest utożsamianie różnych instytucji z obowiązkami wynikającymi z prawa archiwalnego, co prowadzi do nieprawidłowego kierowania informacji i utraty kontroli nad dokumentacją. Zrozumienie roli każdego z tych organów oraz ich kompetencji jest kluczowe dla prawidłowego zarządzania dokumentacją i zgodności z obowiązującymi normami prawnymi.