Kwalifikacja: EKA.02 - Organizacja i prowadzenie archiwum

Wybór nieprawidłowych odpowiedzi wskazuje na brak zrozumienia procedur związanych z zarządzaniem dokumentacją archiwalną i odpowiedzialności instytucji. Powiadamianie firmy przechowalniczej dotyczące utraty dokumentów nie jest właściwe, ponieważ firma ta nie ma odpowiednich kompetencji ani odpowiedzialności za dokumentację archiwalną. Jej rola ogranicza się do fizycznego przechowywania materiałów, a nie do ich ochrony lub odbudowy. Informowanie organu nadrzędnego również nie jest zgodne z wymogami prawnymi, ponieważ organ ten nie zajmuje się bezpośrednio sprawami archiwalnymi, a jego zadaniem jest nadzór nad działalnością jednostki, co nie obejmuje kwestii utraty dokumentacji. W takiej sytuacji nie jest również zasadne powiadamianie kancelarii ogólnej, która zajmuje się administracją bieżącą jednostki. Kancelaria nie ma odpowiednich uprawnień do podejmowania działań w sprawach utraty dokumentów archiwalnych. W rezultacie, nieprawidłowe podejście do sytuacji utraty dokumentacji może prowadzić do nieodwracalnych konsekwencji, takich jak utrata ważnych informacji, która mogłaby być naprawiona poprzez właściwe powiadomienie archiwum państwowego. Kluczowe znaczenie ma znajomość i przestrzeganie procedur, które mają na celu zabezpieczenie dokumentacji przed utratą lub zniszczeniem, co wpisuje się w ramy dobrych praktyk zarządzania dokumentacją i archiwizacją.