Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Zrozumienie struktury organizacyjnej aktotwórcy jest fundamentalne, jednak nie jest to proces, który powinien być realizowany w trakcie kwalifikacji archiwalnej, segregacji dokumentów czy systematyzacji materiałów. Kwalifikacja archiwalna ma na celu określenie wartości dokumentów oraz ich przydatności do zachowania w archiwum. W tym kontekście, niewłaściwe jest zakładać, że można skutecznie przeprowadzić tę ocenę bez wcześniejszej analizy kontekstu organizacyjnego. Przykładowo, nieznajomość struktury organizacyjnej może prowadzić do błędnej klasyfikacji dokumentów, co w przyszłości wpłynie na ich dostępność i użyteczność. Segregacja dokumentacji natomiast zajmuje się podziałem dokumentów na poszczególne grupy, bazując na kryteriach takich jak temat czy typ, co również wymaga wcześniejszego zrozumienia organizacyjnych aspektów działalności. Systematyzacja materiałów to kolejny etap, który opiera się na wcześniejszych decyzjach podjętych podczas kwalifikacji i segregacji, jednak bez kontekstu organizacyjnego, te procesy mogą być chaotyczne i nieefektywne. W praktyce, pominięcie etapu studiów wstępnych może prowadzić do poważnych błędów, które będą miały długofalowy wpływ na zarządzanie dokumentacją w danej organizacji.