Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Analiza stanu zachowania, wydzielanie egzemplarzy nieczytelnych oraz inwentaryzacja pojedynczych jednostek są ważnymi, lecz wtórnymi krokami w procesie porządkowania map. Ustalenie przynależności kancelaryjnej jest fundamentem, na którym opierają się wszystkie dalsze działania. Bez jasnego przypisania dokumentów do określonej kancelarii, nie można skutecznie ocenić stanu zachowania tych dokumentów ani ich czytelności. Wydzielanie egzemplarzy nieczytelnych może prowadzić do sytuacji, w której istotne dokumenty zostaną pominięte lub niewłaściwie sklasyfikowane, co ma negatywny wpływ na całościową organizację. Inwentaryzacja pojedynczych jednostek, choć istotna dla zarządzania zasobami, nie dostarcza kontekstu potrzebnego do zrozumienia, dlaczego dany dokument znajduje się w danej kancelarii i jakie ma znaczenie dla szerszej struktury archiwizacji. Często w praktyce pojawia się błąd polegający na skupieniu się na szczegółach, takich jak identyfikacja pojedynczych egzemplarzy, bez odniesienia do szerszego kontekstu kancelaryjnego. Właściwe podejście do porządkowania dokumentacji geodezyjnej wymaga zatem holistycznego spojrzenia, które zaczyna się od przynależności kancelaryjnej, co jest fundamentem dla wszelkich późniejszych działań związanych z analizą, wydzielaniem czy inwentaryzacją.