Ustalenie przynależności kancelaryjnej jest kluczowym pierwszym krokiem w procesie porządkowania map, ponieważ umożliwia identyfikację odpowiedzialnych jednostek oraz odpowiednie przypisanie dokumentów do właściwych kategorii. Każda mapa lub dokument geodezyjny powinien być związany z konkretną kancelarią, co pozwala na utrzymanie porządku i łatwe odszukiwanie materiałów w przyszłości. Na przykład, w przypadku archiwizacji dokumentów geodezyjnych, każda kancelaria może mieć swoje unikalne oznaczenia i procedury, które ułatwiają ich identyfikację. Dobre praktyki branżowe, takie jak stosowanie systemów informacyjnych do zarządzania dokumentami, wspierają ten proces, umożliwiając efektywne śledzenie i zarządzanie danymi geograficznymi oraz ich przynależnością. W ramach standardów, takich jak ISO 15489 dotyczący zarządzania dokumentacją, kluczowe jest, aby każde działanie związane z dokumentacją było odpowiednio udokumentowane, co zaczyna się od ustalenia przynależności kancelaryjnej.
Analiza stanu zachowania, wydzielanie egzemplarzy nieczytelnych oraz inwentaryzacja pojedynczych jednostek są ważnymi, lecz wtórnymi krokami w procesie porządkowania map. Ustalenie przynależności kancelaryjnej jest fundamentem, na którym opierają się wszystkie dalsze działania. Bez jasnego przypisania dokumentów do określonej kancelarii, nie można skutecznie ocenić stanu zachowania tych dokumentów ani ich czytelności. Wydzielanie egzemplarzy nieczytelnych może prowadzić do sytuacji, w której istotne dokumenty zostaną pominięte lub niewłaściwie sklasyfikowane, co ma negatywny wpływ na całościową organizację. Inwentaryzacja pojedynczych jednostek, choć istotna dla zarządzania zasobami, nie dostarcza kontekstu potrzebnego do zrozumienia, dlaczego dany dokument znajduje się w danej kancelarii i jakie ma znaczenie dla szerszej struktury archiwizacji. Często w praktyce pojawia się błąd polegający na skupieniu się na szczegółach, takich jak identyfikacja pojedynczych egzemplarzy, bez odniesienia do szerszego kontekstu kancelaryjnego. Właściwe podejście do porządkowania dokumentacji geodezyjnej wymaga zatem holistycznego spojrzenia, które zaczyna się od przynależności kancelaryjnej, co jest fundamentem dla wszelkich późniejszych działań związanych z analizą, wydzielaniem czy inwentaryzacją.