Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych

Układanie dokumentacji personalnej według imion, nazw komórek organizacyjnych czy ostatnich zajmowanych stanowisk prowadzi do wielu problemów w zakresie organizacji i dostępu do informacji. Sortowanie według imion może powodować konfuzję, zwłaszcza w dużych organizacjach, gdzie wiele osób może mieć identyczne imię. Taki sposób porządkowania nie jest zgodny z powszechnie przyjętymi praktykami, które wskazują na nazwiska jako bardziej unikalny identyfikator. Sortowanie według nazw komórek organizacyjnych może skutkować rozproszeniem informacji dotyczących konkretnego pracownika i utrudnieniem ich szybkiego wyszukiwania, co jest istotne w sytuacjach wymagających natychmiastowego dostępu do danych, jak np. w przypadku inspekcji. Ostatnie zajmowane stanowiska, mimo że mogą być przydatne w kontekście historycznym, nie spełniają kryteriów efektywnego systemu archiwizacji, gdyż mogą się zmieniać, a dokumenty pracowników pozostają niezmienne. Typowym błędem myślowym jest przekonanie, że każdy z tych systemów sortowania może być równie efektywny jak sortowanie według nazwisk, co nie uwzględnia praktycznych wyzwań związanych z zarządzaniem dokumentacją osobową. Właściwe podejście do klasyfikacji i porządkowania akt osobowych jest istotne nie tylko ze względu na efektywność pracy kadry zarządzającej, ale również z perspektywy zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych.