Kwalifikacja: EKA.03 - Opracowywanie materiałów archiwalnych
Zawód: Technik archiwista
Jaką metodę powinno się zastosować do organizacji dokumentacji technicznej?
Odpowiedzi
Informacja zwrotna
Odpowiedź na temat schematyczno-rzeczowej dokumentacji jest całkiem dobra. Ta metoda organizacji pomaga w szybkiej orientacji się w treści, co jest mega ważne, zwłaszcza w technice. Jak dokumentacja jest dobrze podzielona na różne sekcje, to dużo łatwiej znaleźć potrzebne info. Z własnych doświadczeń wiem, że spisy treści, różne diagramy czy tabele naprawdę ułatwiają przeszukiwanie. W IT albo inżynierii to wręcz kluczowe, bo jak zespół dobrze rozumie dokumenty, to praca idzie sprawniej. Kiedy mamy na przykład instrukcję obsługi, to dobrze, żeby była napisana w jasny sposób, właśnie dzięki tej metodzie. No i normy ISO 9001 mówią, że porządna dokumentacja to nie tylko wymóg, ale też najlepsza praktyka, która poprawia efektywność działania.
Układanie dokumentacji według metody chronologicznej to średni pomysł, bo skupia się na datach, a nie na tym, co jest w środku. To, co naprawdę się liczy, to dostępność do informacji, które powinny być uporządkowane według tematów. Metoda kancelaryjna też nie jest najlepsza, bo ona raczej klasyfikuje dokumenty według procedur biurowych, co może być nudne i utrudnia dostęp do ważnych info. Strukturalno-organizacyjna metoda niby też jest bliska schematyczno-rzeczowej, ale może wprowadzać zamieszanie, bo bardziej patrzy na organizację firmy niż na treść dokumentów. Dobra organizacja dokumentów powinna przede wszystkim ułatwiać zrozumienie i szybkie znalezienie potrzebnych rzeczy. Często ludzie myślą, że chronologiczne ułożenie dokumentów wystarczy, ale w praktyce może to przynieść więcej problemów, zwłaszcza w skomplikowanych projektach, gdzie kluczowy jest szybki dostęp do specyfikacji czy instrukcji.