Kwalifikacja: EKA.04 - Prowadzenie dokumentacji w jednostce organizacyjnej

Protokół zdawczo-odbiorczy jest kluczowym dokumentem wykorzystywanym w procesie przekazywania akt spraw załatwionych. Jego podstawową funkcją jest formalne potwierdzenie przekazania dokumentacji pomiędzy organami lub jednostkami organizacyjnymi. W praktyce protokół ten zawiera szczegółowe informacje na temat przekazywanych akt, w tym ich rodzaj, ilość oraz daty złożenia. Dzięki temu stanowi ważne narzędzie zapewniające przejrzystość i odpowiedzialność w obiegu dokumentów. Stosowanie protokołu zdawczo-odbiorczego jest zgodne z obowiązującymi normami i regulacjami prawnymi, które nakładają na instytucje obowiązek prowadzenia dokumentacji w sposób umożliwiający jej późniejsze odnalezienie oraz kontrolę. Przykładem praktycznego zastosowania tego dokumentu może być sytuacja, w której jednostka administracyjna przekazuje akta do archiwum lub innej jednostki, co wymaga potwierdzenia ich stanu oraz kompletności. Dobrą praktyką jest również załączenie do protokołu dodatkowych informacji, takich jak adnotacje o ewentualnych brakach czy uwagach dotyczących przekazywanych akt, co znacznie ułatwia późniejszą ich weryfikację.