Księgi wieczyste są publicznymi rejestrami, które zawierają szczegółowe informacje o prawach do nieruchomości. Zgodnie z Ustawą o księgach wieczystych i hipotece, każdy właściciel nieruchomości ma prawo do wglądu w księgę wieczystą, co sprzyja przejrzystości obrotu nieruchomościami. W księgach zawarte są informacje dotyczące właściciela, powierzchni, przeznaczenia, a także obciążeń, takich jak hipoteki. Przykładowo, przed zakupem nieruchomości, nabywca powinien sprawdzić stan prawny w księdze wieczystej, aby upewnić się, że nie ma na niej żadnych ukrytych długów czy roszczeń. Dobre praktyki w obrocie nieruchomościami zakładają, że każda transakcja powinna być poprzedzona dokładnym sprawdzeniem ksiąg wieczystych, co minimalizuje ryzyko prawne i finansowe.
Dokumenty przechowywane w sądach okręgowych odgrywają istotną rolę w postępowaniach sądowych, ale nie są bezpośrednim źródłem informacji o stanie prawnym nieruchomości. Choć mogą zawierać orzeczenia dotyczące sporu o nieruchomość, nie dostarczają one pełnego obrazu prawnego dotyczącego konkretnej nieruchomości. Z kolei urzędy gmin pełnią funkcje administracyjne i zajmują się m.in. planowaniem przestrzennym oraz wydawaniem decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, ale nie prowadzą rejestrów prawnych nieruchomości, co ogranicza ich rolę w kontekście ustalania stanu prawnego. Ewidencja gruntów i budynków, mimo że jest ważnym rejestrem, nie zastępuje informacji zawartych w księgach wieczystych; ewidencja ta ma na celu przede wszystkim gromadzenie danych dotyczących powierzchni działek oraz budynków, a nie praw własności czy obciążeń. Typowym błędem myślowym jest utożsamianie tych różnych rejestrów, co może prowadzić do niepełnego zrozumienia stanu prawnego nieruchomości. Dlatego kluczowe jest korzystanie z ksiąg wieczystych w celu uzyskania pełnych, wiarygodnych informacji prawnych dotyczących nieruchomości.