Kwalifikacja: HGT.06 - Realizacja usług w recepcji

Nieprawidłowe jest sądzenie, że informacja o przyjeździe gościa VIP powinna być przekazana do pokojowej. Pracownicy pokojowi są odpowiedzialni za utrzymanie czystości i porządku w pokojach, a ich głównym zadaniem jest przygotowanie miejsca pobytu gościa. Nie mają oni jednak kompetencji ani uprawnień do podejmowania decyzji, które dotyczą szczególnych potrzeb VIP-ów, a tym bardziej do organizowania dodatkowych usług, które są kluczowe dla zadowolenia gościa. Dlatego przekazanie informacji do pokoju nie tylko spóźniłoby odpowiednią reakcję, ale również mogłoby prowadzić do zamieszania w organizacji obsługi. Również kierownik restauracji, choć odgrywa istotną rolę w zapewnieniu odpowiedniej obsługi gastronomicznej, nie jest odpowiednią osobą do priorytetowego informowania o przyjeździe VIP-a, ponieważ nie ma on pełnego obrazu sytuacji w hotelu ani nie odpowiada za całościową obsługę gościa. Portier, z kolei, jest osobą, która może odegrać rolę komunikacyjną w zakresie przyjmowania gości, lecz w kontekście VIP-ów kluczowe jest, aby wszystkie decyzje i działania były koordynowane na poziomie zarządzania hotelem, a nie ograniczały się do poszczególnych działów. Przykładowo, jeżeli informacja o przyjeździe VIP-a dotrze najpierw do pokojowej lub portiera, mogą wystąpić opóźnienia w odpowiedniej obsłudze, co negatywnie wpłynie na doświadczenie gościa. Dlatego kluczowe jest, aby wszystkie informacje o VIP-ach były kierowane do dyrektora hotelu, który ma pełną wiedzę o hotelowych procedurach i możliwości dostosowania usług do indywidualnych potrzeb gości.