W przypadku zauważenia overbookingu, kluczowym działaniem recepcjonisty jest niezwłoczne powiadomienie kierownika recepcji. Kierownik dysponuje pełnym kontekstem sytuacji oraz ma możliwość podjęcia decyzji, które mogą obejmować przeniesienie gości do innych pokoi, negocjacje z klientami czy też zarządzanie rezerwacjami w celu minimalizacji negatywnych skutków. Działania te są zgodne z najlepszymi praktykami w branży hotelarskiej, gdzie kluczowe jest zapewnienie satysfakcji klienta oraz utrzymanie wysokiego standardu obsługi. Ważne jest, aby personel recepcji był dobrze przeszkolony i wiedział, do kogo zwrócić się w sytuacjach kryzysowych, co pozwala na szybką i efektywną reakcję. Ponadto, zgłaszanie problemów do kierownika recepcji sprzyja transparentności w zarządzaniu oraz umożliwia wdrożenie działań, które mogą zapobiec podobnym sytuacjom w przyszłości, na przykład poprzez analizy danych dotyczących rezerwacji i dostępności pokoi.
Wybór innego działu do poinformowania o overbookingu jest nieodpowiedni, ponieważ każdy z wymienionych departamentów ma swoje specyficzne funkcje, które nie są bezpośrednio związane z obsługą rezerwacji gości. Przykładowo, służba pięter odpowiedzialna jest za utrzymanie standardów czystości i komfortu w pokojach, a dział marketingu koncentruje się na promocji obiektu oraz pozyskiwaniu nowych klientów. Zgłaszanie problemu overbookingu do tych działów może opóźnić reakcję i nie przynieść oczekiwanych rezultatów. Z kolei administracja zajmuje się sprawami organizacyjnymi oraz finansowymi hotelu, co również nie ma bezpośredniego związku z bieżącymi problemami recepcyjnymi. Kluczowym błędem jest zatem zrozumienie hierarchii komunikacyjnej oraz odpowiedzialności w hotelu. W sytuacji kryzysowej, jaką jest overbooking, niezbędne jest natychmiastowe działanie oraz skierowanie sprawy do właściwej osoby, która dysponuje nie tylko odpowiednimi kompetencjami, ale również autorytetem do podejmowania decyzji. Skuteczne zarządzanie sytuacjami kryzysowymi wymaga znajomości procedur oraz szybkiej komunikacji między działami, co jest kluczowe dla zachowania reputacji obiektu i zadowolenia gości.